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1、公司內(nèi)部物資采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司內(nèi)部采購管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范公司的物資采購業(yè)務，制定詢價、議價流程，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強公司物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。第二條本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。第三條公司的采購部門或采購人員應當根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購，貨比三家，選購同等材料質(zhì)優(yōu)、價廉、服務好者。第二章采購流程第四條請購的提出1、各生產(chǎn)部門依物料需要狀況、庫存數(shù)量等要求，提前填報請購單，包括生產(chǎn)用主材、輔材、工具、設備修理配件、勞動保護2、用品、各種日常耗材等；2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負責開立請購單；3、請購單應注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)權責主管審核，并依請購核準權限送呈相關人員批準；4、緊急請購時，請購部門應于請購單備注欄注明“緊急”字樣。第五條請購核準權限1、生產(chǎn)所需原材料由倉庫保管員匯總后報生產(chǎn)副總，生產(chǎn)副總確認簽字后上報總經(jīng)理簽字后方可送采購部。2、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購，由綜合辦公室填報請購單，報總經(jīng)理核準后方可送采購部。第六條請購的撤消1、已開具請購單，并經(jīng)核準后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈原核準人，并轉送采購部，必要時應先口頭知會采購部。3、2、采購部門接獲通知后，立即停止采購。3、如遇特殊情況未能及時停止采購時，采購部應商原請購部門并妥善處理善后事宜。第七條采購方式根據(jù)本公司實際情況，公司物料采購采用以下三種方式：1、集中采購公司通用性大宗物料，以集中采購較為有利，依定時或定量之計劃進行采購；2、合約采購公司經(jīng)常使用之物料，采購部應事先選擇供應商，確定供應價格及交易條件，辦理合約采購，依定時或定量之方式進行采購；3、一般采購除1、2以外之零星物料，采用隨需求而采購之方式。第八條詢價、議價1、采購部采購人員接獲核準后之請購單，除集中采購方式外，應選擇至少三家供應商作為詢價對象；2、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條4、所限；3、如向特約供應商采購時，應附其報價明細表，如特約供應商有兩家以上，則應向其同時索要報價明細表；4、選擇詢價或采購的對象，應依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商之順序選擇；5、供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬代用品時，采購人員應商請購部門確認；6、專業(yè)材料、用品或項目，采購部應會同使用部門共同詢價與議價；第九條議價原則以下狀況時，采購部應及時與供應商議價：1、市場價格下跌或有下跌趨勢時；2、采購頻率明顯增加時；3、本次采購數(shù)量大于前次時；4、本次報價偏高時；5、有同樣品質(zhì)、服務之供應商提供更低價格時；6、其他有利于公司條件時第十條訂購作業(yè)1、采購人員應以本公司出具購銷合同，或供貨商5、出具購銷合同形式向供應商訂購物料，并以傳真形式簽字確認。2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應于購銷合同上明確注明。3、采購人員應控制物料訂購交期，及時向供應商跟催交貨進度。第十一條驗收與付款1、依相關檢驗與入庫規(guī)定進行驗收工作。2、依財務管理規(guī)定，辦理供應商付款工作。第三章采購物品之品質(zhì)管理第十二條采購品質(zhì)文件資料要求物料訂購前，本公司應提供下列文件資料，或在購銷合同、采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定：1、訂購物料之規(guī)格、圖紙、技術要求等。2、產(chǎn)品技術精度、等級要求。3、各種檢驗規(guī)范、標準或適用規(guī)格。4、所需之產(chǎn)品認證要求或工廠品質(zhì)管理體系認證要求。第十三條進貨驗收之規(guī)定供應商提供之物料，必6、須經(jīng)過本公司倉庫、請購、采購等部門人員驗收工作，主要包括下列幾項：1、依進料檢驗規(guī)定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。2、處理短損根據(jù)點收、檢驗結果，對發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時向供應商索賠；3、退還不合格品對檢驗不合格之物料，退供應商進行必要處理，由此造成的損失，向供應商進行索賠；4、如采購物料符合請購單位的品質(zhì)要求，正常辦理入庫，請購人、采購員均需在發(fā)票上簽字確認，之后將發(fā)票報送總經(jīng)理簽批。第十四條品質(zhì)糾紛處理有關采購物料發(fā)生規(guī)格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下：1、以雙方事先約定之品質(zhì)標準作為處理依據(jù)，并于購銷7、合同上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據(jù)。2、采購物料退貨與索賠（1）擬退回之采購物料應由倉管員清點整理后，通知采購部。（2）采購部經(jīng)辦人員通知供應商到指定地點領取退貨品。（3）現(xiàn)貨供應之退貨，要求供應商更換合格之物料。（4）訂制品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格為止。（5）確屬無法修復或供應商技術能力不足時，可取消訂單，另覓供應商。（6）退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。（7）雙方事前沒有明確訂購合約時，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。3、其它索賠規(guī)定（1）供應商原因造成之交貨延遲，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。（2）破損短少8、情形，由供應商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。（3）因供應商原因導致物料在使用或銷售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。（4）其他原因導致本公司之損失，依實際損失向供應商索賠。第四章 付款方式 第十五條付款方式1、由采購部根據(jù)請購單、采購合同、入庫單，向財務部請款。2、財務部依合同規(guī)定之給付方式，與廠商結款，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準。第五章 采購人員工作職責第十六條 對短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購員負直接責任。第十七條 采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運作，對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購，9、造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔經(jīng)濟責任。第十八條 對采購員未能及時完成采購任務時，應及早報告部門主管說明原因，提出相應意見方案，采購部應及時與請購部門溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應匯報總經(jīng)理。第十八條 物資采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。第十八條 采購人員必須遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。第十九條 采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。 第二十條 采購人員必須樹立服務意識，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關工作。第二十一條為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學習業(yè)務知識，提高業(yè)務工作的能力，以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資供應工作。第二十二條 售后服務：對于采購物資，采購部在簽訂購買合同時，要明確服務約定。1、采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導的，由采購部負責聯(lián)系。2、對于在使用過程中（保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下）出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由采購部在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。第六章附則第二十三條本制度由綜合辦公室負責解釋。