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1、公司采購計劃、流程及供應商評價管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度為了加強對公司物質采購的內部控制，規范采購管理控制，減少采購風險，現結合本公司的實際情況，制定本制度。依據公司所需物質的用途與采購方法的不同，將采購物質大致劃分為七大類：1、原材料與輔料；2、零星用品；3、機器設備；4、辦公用品及設備；5、委托加工材料；6、進口材料；7、模具。根據采購物質所屬類別不同，將遵循不同的采購管理辦法。一、 采購流程管理各物質采購的流程主要為：請購、訂購、收貨、付款、退貨。（一） 請購1、 原材料及輔料的請購2、1）原材料和輔料的請購人為生產部和技術部，其中已穩定使用大宗材料的請購為生產部。2）生產部根據生產計劃的需要預算的材料需求量及到貨日期，填寫“請購單”，必須有生產總經理簽名審批，送交采購部主管簽批采購。請購單1式3份，1份倉庫（方便倉庫收貨后及時調給請購人使用）；1份采購部，采購部根據請購單采購材料；1份是回簽生產部（生產部未來可據以跟蹤到貨）。采購部接到請購單，必須及時與供應商聯絡確認到貨時間，如果請購單上的時間或有其它問題，需要在1天內回復生產部，并作延期到貨通知。3）新型或特殊材料，生產部應與采購部把材料的要求作詳細說明（需要有書面要求文件），采購部接到臨時采購單（生產部總經理簽批），采3、購部及時與有關的供應商聯絡，并要求供應商提供樣版給生產部試用，同時在3天內確認價格（特殊情況例外），把確認到的價格及時報告到董事長秘書和接單部門銷售部總經理核算審批。生產部試用合格需要訂購，首批要采購部與供應商核實供貨期（在3天內），再反饋生產部進行填寫訂購單。首批如果總價超過1萬元，則采購部將回簽的請購單交還生產部，待董事長簽批后再確定購買。新型號產品塑料外殼，需要找三家或以上塑料加工廠打價，然后把各個塑料廠的新報價格交給董事長審核，最終由其確認哪家塑料加工廠加工新型的塑料外殼。4）為科學安排庫存，準確訂購材料，采購部須必向生產部提供各類材料到貨周期和市場的走勢詳情，生產部須根據這些資料對材4、料到貨周期、預計的需求量、現有庫存及在途數量等等，準確計算請購數量和期望到貨時間。2、 零星用品的請購零星用品主要指生產、研發、機修電房等各部門用于維修機器和日常損耗等所需的各類小物品，價值通常較低。對于一般的零星用品，需求部門應將本部門負責人審批的請購單交采購部門，統一購買；對于其中生產、研發所需的性能特殊、需求緊急的零星用品，如在本部門授權額度內，生產部、研發中心可在部門負責人審批后，由本部門人員購買。3、 機器設備的請購本處機器設備指單價在 2000元以上及單次采購金額在3000元以上的生產用設備。請購部門根據所需購買的機器設備填寫“請購單”，由部門負責人簽批后，交董事長審批，再由設備采5、購人員聯系供貨方購買，采購人員在與供貨方確認機器屬性、單價、預計到貨時間等要素后，將回簽的請購單交還請購人。對于請購部門未曾申請購買過的機器設備種類，請購人可先行與設備采購人員聯系確認供貨渠道、時間等。4、 辦公用品及設備的請購1）辦公用品各部門所需辦公用品由使用人向行政部后勤人員申領。對于常用品種的辦公用品，后勤人員根據計劃每兩周向采購部提出請購；對于各部門申領的特殊品種，后勤人員根據需要，一周內向采購部提出請購。2）辦公設備各部門如需要增加電腦、打印機、復印機等辦公設備，首先應咨詢行政部，是否能在公司范圍內調整取得；如不能，則請購人填寫請購單申購，由本部門負責人審批后，交行政部主管確認，再6、由電腦部門負責人回簽并安排購買。但其中設備價值金額高于2000元的，行政部須經副總經理簽名后，方能安排購買，如果急需使用，可先征得同意購買后補簽。5、 委托加工材料的請購委托加工材料的請購人為生產部。生產部根據生產計劃安排填寫“請購單”，并附帶委托加工的書面詳細要求，并在請購單上注明完成時間，送交采購部。采購部接到請購單，及時與加工商聯絡確認（如有異議，1天內反饋到生產部，再另行處理），生產部根據請購單上注明的到貨時間安排生產跟蹤。6、 進口材料的請購生產部填寫進口材料“請購單”上不能明確寫清到貨時間，因為進口材料，供應商訂貨周期較長，只能按采購部與供應商聯系后一個大約時間，采購部及時回復生產7、部（建議如果需要進口材料請購，要提前請購），其它方法同“原材料及輔料的請購”。7、開模具 銷售部接到客戶要求開具模訂做產品，首先把產品模樣拿到生產部確認是否可以按客要求開模生產產品（生產部總經理簽字確認），填寫一份要求開模具通知單到采購部詢價（需要有銷售總經理簽字確認），采購部接到開模具通知單和樣版，采購模具員按樣找各個模具廠報價。在三天內把各個模具廠的報價審報給銷售總經理和董事長，確認同意那家開模具廠生產此套模具并在選定的那家模具廠報價單上簽名（需要有董事長簽字和銷售總經理簽字）。（二）訂購1、 原材料及輔料的訂購原材料及輔料集中于采購部門購買。采購部接到生產部的請購要求后聯絡供應商訂購。其8、中，常規品種須向公司已經確認的合格供應商采購，特殊或新型材料，則須及時尋找適合的供應商并確定價格、交貨時間、質量保證、付款方式等合同要件。對于大宗或常規品種的材料，由采購部人員按照公司統一的版本準備好采購合同（目前如果某些供應商堅持沿用他們擬定的合同，請采購部先行提供該版本，審閱是否存在需要回避風險），由采購部主管簽批后，發送給供應商，并要求供應商回簽，以此督促供應商嚴格按照合同約定執行。合同價格須低于與該供應商最近一期交易的價格或持平。如果高于該價格，采購人員須在采購合同備注欄注明，在采購部主管簽批后，交由董事長審批，再發送至供應商。如果是較緊急的采購，無法及時聯絡董事長，在采購金額低于 59、 萬元時，可先與客戶簽訂合同，后再由董事長補簽；如采購金額高于5萬元，則須先征得董事長同意后簽訂合同并事后補簽。采購部負責材料的追蹤，須適時與供應商聯絡，提醒供應商在約定時間準時交貨。對交貨期可能延遲的情況，采購部應及時書面告知請購部門，向請購人發出“延遲到貨通知”以便生產或研發工作安排。（采購部保存一聯“延遲到貨通知”，作為未來評價供應商的依據之一。）審批后的采購合同原件及供應商回簽的復印件都須由采購部指定專人保存。采購合同上須附帶請單，并且另行編制有序列的合同號。采購部還應建立采購合同臺帳，以便查閱和管理。 2、 零星用品的訂購零星用品由于價值較低，需求較緊急，一般由采購人員依據請購要求采10、取直接購買的方式，如現款現貨交易等。可不簽定合同，但采購部主管也須及時了解市場行情，安排專人負責該部分物品的采購，盡可能做到“貨比三家”，并保證及時到位。通常零星用品的市內采購到貨期控制在1-2日內。采購物品后應統一登記品名、型號、數量、價格、商家等資料以備查。3、 機器設備的訂購機器設備的采購人員在接到請購單后聯系供貨方購買，根據與供貨方協商一致的價格、到貨期、品質確認方式、付款方式、運輸方式、違約條款等要件擬定采購合同，合同經董事長審批后由供應商回簽確認。合同簽定后的采購人員對到貨的追蹤職責及文件保存方法同上述“原材料及輔料的訂購”辦法。4、 辦公用品及設備的訂購a) 辦公用品采購部按照行11、政后勤人員提交的辦公用品請購單安排購買。對各供應商提供的最優價格及付款等條款的報價單應人存檔保存，并定時更新，采購應向比選條件最優惠的供應商訂購。b) 辦公設備公司相關采購負責人在接到行政部轉來的請購單后，應及時安排購買，采購到貨時間原則上控制在3-5日內。采購設備后應統一登記品名、型號、數量、價格、商家等資料以備查。5、 外協加工材料的訂購主要流程同“原材料及輔料的訂購”。但增加委托加工的原材料的發貨過程。采購部接到發外請購單，及時聯系加工廠商到工廠提取加工原材料，生產部把需要加工的材料發放到原料倉，并附帶1份加工要求詳細說明(一式3份)，由倉庫填寫“發外加工單”，注明加工廠商提供的材料名稱12、數量、出倉時間、完工時間等信息。倉庫在清點好發外數量時簽收發外加工單，并要求提貨廠商簽名確認，倉庫負責人簽名確認，采購負責人簽名確認。6、 進口材料的訂購方法同“原材料及輔料的訂購”7、 訂購模具 確認開模具廠商后，采購部與模具廠商議，出圖紙確認（圖紙的最終技術要求由生產部總經理確認），訂出開模具初次出模的日期（初次出模的時間要與訂購模具的業務員確認），有關事宜都在合同上反應出來，合同有采購主管簽名，銷售總經理簽名，然后由董事長簽名審核審批后，預付50%訂金。采購部負責模具的追蹤，須適時與模具廠聯絡和親自到模具查看開模進度和開模情況。（二） 收貨1、 原材料及輔料的收貨物料到廠后，采購部由專13、人填寫進倉單（一式三份），按照采購合同的訂購要求填寫物料名稱、應收數量等，采購部同時填寫一份材料質檢單，并馬上通知質檢部人員進行物料質檢。質檢后合格，通知倉庫辦入倉庫手續，清點數量，倉管人員列明“實收數量”，倉庫負責人簽名確認已收貨物和數量，并將進倉單客戶聯和采購聯交送貨人員，以確認收貨，送貨員把另外兩聯再交采購部計算金額，采購部把金額計算好把客戶聯交還給送貨員交回供應商，以留日后結帳，采購聯由專人錄入數據。對于質檢后不合格的產品，采購部當即拒收。對于個別不須檢驗的物料，倉庫直接辦理入倉手續，及時將進倉單采購聯返還采購部，錄入數據并加強貨物管理。倉庫每日上午須向車間報送更新的前一日的物料日報表14、 今后ERP用好后應在數據錄入后可即時查詢 以便車間及時掌握工廠庫存信息。對于有些物料需要先進倉檢驗的，倉庫應把簽收后的進倉單轉交質檢部，質檢部檢驗后把質檢報告和進倉單交采購部。質檢結果為合格的，采購部通知倉庫辦理入倉手續；質檢結果為不合格的，采購部馬上聯系供應商將問題反饋,無法解決的辦理退貨。此外，質檢部需出具一份質檢結果書面報告呈送給供應商，又或者采購部在征得質檢部、生產部同意前提下可與供應商協商解決辦法。對于須檢驗的物料，進倉單必須有質檢部簽名，倉管人員才能辦理入倉手續。對于哪些物料需要檢驗，質檢部負責組織生產部門、采購部、倉庫等，協商確定應檢物料清單，并不定期更新，以保持及時性和有效性15、。由于物料送達時受人員和時間所限，倉庫即時的數量清點可能并非準確，為明確今后責任，倉庫須在三日內進一步清點盤查，如有不符，須及時向采購部反映，聯絡供應商糾正；逾期發現問題，倉管人員應承擔一定的失職責任（資材部可設立一定的獎罰措施。今后倉庫在向車間發貨時也應核對數量）。對于各方確認確屬發貨不足的，采購部應聯系供應商補足，但確認發貨不足的時間限于該批次物料投入使用完畢之時。2、 零星用品的收貨零星用品不需進倉，采購部購買回來后即時通知請購人員領取，請購人員應在請購單上簽收，以作為日后付款依據。3、 機器設備的收貨機器設備到貨后，由相關采購人員依據采購合同中列明的設備名稱、型號、數量等條款及請購部門16、名稱、到貨時間等填寫“固定資產到貨單”交公司設備管理人員。設備管理人員和設備使用人員驗收合格后應做好設備的登記、編號等工作，并回簽到貨單給相關采購人員，以確認收貨。設備采購人員應及時通知請購人領用設備并辦理相關手續。4、 辦公用品及設備的收貨a) 辦公用品辦公用品到貨后，采購部應向行政后勤人員辦理移交，后勤人員向采購部回簽的請購單將作為采購部未來付款依據，各部門人員根據需要，去后勤人員處領取。后勤人員應要求領用人按部門分別予以登記，并每月分類匯總。對于臨時采購的特殊品種，后勤人員在到貨后1-2天內通知訂購人領取。b) 辦公設備對于單價在2000元以下的辦公設備，采購部門在到貨后通知行政部驗收及17、編號，并將請購單由行政部交請購人領用并簽收后，請購單返還采購部門作為未來付款依據。對于單價在2000元以上的辦公設備，采購部門到貨后填寫“固定資產到貨單”交行政部驗收及編號，并通知請購人領用和簽收后，到貨單返還采購部門作為未來付款依據。5、 外協加工材料回收對于加工商外協加工完成同樣也是采購部先開單入倉，倉庫按當時發貨時開出的”發外加工單”上的要求和數量收貨（發外加工的材料按實發數量收貨，就算有損壞也要原數退回本廠）。 倉庫應將簽收后的進倉單轉交質檢部，質檢員進行檢驗將質檢報告和進倉單交采購部。質檢結論為合格的，采購部通知倉庫辦理入倉；質檢結論為不合格的，采購部馬上聯系加工商辦理返工處理（訂出18、返工日期，及時通知生產部），以免擔誤貨期6、進口材料的收貨方法同“原材料及輔料的收貨”。但在進口材料到廠前，須先行與船公司傳真確認到貨材料的數量、重量等資料，并提前將供應商寄來的合同、發票、裝箱單的原件交由報關公司代報關。7、 模具完成 模具完成，就進行試模工作，首先把模具送至本廠，采購部對模具作采購設備統一登記品名、型號。本廠調配指定加工這套模具的產品塑料廠試模（模具產品的塑料加工廠是由董事長審批確認）,通過試模,如果需要修改,采購部負責跟蹤盡快與模具廠聯系進行修改,并擬定所需時間。（三） 退貨 各種物料及設備在檢驗或使用過程中，如發現存在質量等問題、將影響使用的，技術部將書面一份技術質量問19、題報告，交由采購部發通知給供應商，采購部再聯系供應商采取換貨、退貨等方法予以解決問題。如果情況嚴重的需要及時通知供應商派出有相關技術人員到本公司來解決質量問題。如果并非特別嚴重但必須退貨的，技術部可會同采購人員，與供應商協商解決辦法，例如要求供應商補償一定數額的物料、降價處理、嚴正提醒供應商今后保持品質穩定等。如果協商不成，同時質檢人員、使用部門認為存在的問題較嚴重，必須退貨的，采購部應聯系供應商安排退貨。1）對于收貨時已辦理進倉或固定資產到貨手續的，采購部應填寫“退料單”，由質檢或使用部門負責人確認后，交倉庫或固定資產管理員辦理退貨手續。2）對于收貨時使用人已在請購單上簽名領用的，退貨時使用20、人須在請購單上注明退貨品種、數量、時間等；如果在退貨前已支付貨款的，采購人員須另行填寫退貨單并經使用人確認。 如果是進口材料辦理退貨，須經海關、外匯管理局同意后，以類似出口的方式辦理退貨手續。（四） 付款A、付款基本方法采購部負責每月初與各供應商對帳，核對應付帳款余額、本月應付款額等，每月安排兩次付款。采購部在付款前3天須向財務部提交付款計劃表，內容包括待支付的各供應商名稱（代碼編號）、采購物料或設備總稱、結算周期、應付款、本次付款額等，財務部在與帳目核對正確后交總經理審批，作為付款的依據。審批后的付款計劃表交采購付款人員，采購部每月10號、18號分別將付款所需單據整理后填寫付款憑證，連同付款21、計劃表交財務部審查并簽字確認后，交總經理審批。財務部對審批后的的單據安排付款，付款時間分別為每月的13號及20號，如遇節假日順延。付款所需單據分別為：1、 原材料及輔料本公司開出的進倉單和客戶送貨單、發票、退貨單、訂購合同附帶請購單2、 零星用品請購單、客戶開出的送貨單（有領用人簽收的）、發票3、 機器設備請購單、固定資產到貨單、發票、退貨單4、 辦公用品及設備請購單（有領用人簽收的）、發票；或請購單、固定資產到貨單、發票、退貨單。采購部或設備采購人員負責要求客戶盡可能在付款前提供發票，且發票上的物料或設備名稱、單價、數量等信息與采購合同一致。對于預付帳款，采購部憑請購單和付款憑證先由總經理審22、批，后交財務部安排付款。才物料或設備到廠驗收合格后，采購人員應及時催要發票，并將到貨單據（進倉單、固定資產到貨單等）、發票及沖帳憑證交財務部沖減預付款。對于已付款后發生退貨的，采購部應做好數據的登記錄入，及時沖減應付款金額，或直接要求供應商退回貨款。財務部應督促采購部及時與供應商溝通解決辦法。 5、 進口材料付款方法進口材料付匯分如下兩種情況辦理：1） 預付貨款采購人員準備付匯申請書、合同和發票原件，先向總經理提出書面請款說明，經批準后，交財務部到銀行辦理付匯；并根據需要將匯款單傳真給供應商以安排盡快發貨；進口工作完成后，于3個月內在（石歧）外匯管理局辦理核銷，須提供的資料包括：進口報關單付匯23、證明聯原件；合同、發票、裝箱單復印件；匯款申請單原件及復印件；進口付匯核銷申請表一式兩份。2） 貨到付款貨物到公司后，按照合同約定支付時間，采購部在請款說明經總經理批準后，交財務部去銀行辦理付匯，同時辦理核銷手續。所須資料包括：合同、發票和裝箱單原件；付匯申請書；報關單付匯證明聯；IC卡。但單筆付匯在美元20萬以上至50萬以下、超過180天的；及單筆在美元50萬以上超過90天的，要到外管局辦理延期。報關公司代付的進口增值稅須在代付后三個工作日內劃轉至該公司。同時采購部統計相關數據，每月月底前安排向報關公司支付本月的報關代理費用。6、 模具付款通過試模沒問題，生產部下單開始生產，在生產過程中模具24、一直沒出現不良現象，生產出來的產品也沒有不良的，一個月后可以付款，付款前要找銷售部總經理簽名，生產部總經理簽名，最后董事長審核簽批。二、 采購計劃管理由于本公司多數產品實行的是完全的定單生產（依定單采購材料），故許多物料難以提前制定采購計劃。本辦法僅限于需要維持一定庫存量的常規品種的原材料、輔料及所需機器設備。其余物料及設備均按需即時采購。對于主要及常備品種的原材料和輔料，生產部根據生產經驗及預測，每月確定下一月可能需要維持的各物料最佳庫存量（包含庫存原材料、半成品及產成品中包含的所有該種原材料的庫存量），及安全庫存量（緊急采購時的最低庫存量）；同時提供物料的庫存結構、物料與產成品的換算比例及25、預測依據。會同銷售部、董事長、總經理商討確認，各部門可根據銷售市場態勢及未來可能增加或減少的大訂單情況，對生產部提交的采購計劃作出調整，以期更接近未來的真實需求。生產部計劃人員應隨時關注庫存與生產訂單的變化，及時調整采購訂單的安排，合理確定各物料的經濟采購批量，以滿足公司運作需要。訂購依據為：現有庫存量+已訂購在途數量+待訂購數量=最佳庫存量現有庫存量安全庫存量主要機器設備的訂購由生產部、研發中心提前（前一個月底）作出采購計劃，采購負責人員根據各部門提交的計劃統一匯總，作出正式設備采購計劃表（包括設備品種、數量、預計采購金額、預計支付方式等），交董事長和總經理審閱后提交至財務部，以便公司能更好26、地安排資金使用。三、 供應商管理1、 新供應商的開發公司采購部、生產部、研發中心都可向公司推薦新的供應商，由采購部統一對外聯絡，依據公司對新供應商及新材料的考察要點調查相關供應商，從經營資質、經營規模及效益、品質特點、供貨周期、價格等支付條件，多方面對供應商進行考察，對供應的材料應通過樣品的測試。對于主要材料或設備的新供應商，在完成上述工作后，如果各項指標合格或優良，采購部建議試用的，應填寫考察報告，詳細說明各項指標情況，并經質檢發表意見后，經董事長和總經理審批后方可確定為公司的合格供應商。公司的主要材料及設備的采購范圍僅限于合格供應商，原則上每種材料（型號）的合格供應商應在2-3家以上。2、27、 主要供應商的評價采購部負責組織生產部（質檢部）每半年對主要物料及設備的供應商進行一次評價，月平均采購金額達到2萬元以上的都應列為主要供應商，在評價之列。采購部根據評價指標測算各供應商得分，以此判斷各供應商優劣程度，作為未來調整采購方向的依據。采購部在每次評價完成后，按主要物料及設備分類，列出每種物料及設備對應的所有供應商的評價情況明細，并進行對比分析與說明后，將報告上交總經理。具體評價方法如下：1） 評價指標及權重A、品質 40%B、價格及支付條件 40%C、交貨期及按時性 15%D、服務 5% 各指標滿分均為100分，通過加權平均法計算各供應商最終得分。2） 評價方法A、 品質評價部門為生28、產部，評分標準：品質優良 100分 品質一般 90分 品質較差 80分生產部根據各供應商提供物料或設備的半年使用情況，按上述分級給予評分，另外每出現一次批量退貨的扣減5分。B、 價格及支付條件評價部門為采購部。評分標準： 價格最低 90分 價格較合理 85分 價格偏高 78分 價格最高 70分3個月月結及以上 +10分 2個月月結 +5 分 1個月月結 0分 預付款 -5分采購部按上述兩個指標的得分計算本項得分數。C、 交貨期及按時性 評價部門為采購部，評分標準： （含運輸時間） 15天以上 70分 7-14天 80分 3-6天 90分 3天以內 100分 2天以內 每批次 -2分3-5天 -29、5分5天以上 -7分 采購部按上述兩個指標的得分計算本項得分數。D、 服務 評價部門為采購部和生產部，兩部門分別評價后所得分數的平均值為本項得分。評分標準： 服務優良 100分 服務較好 80分 服務一般 65分 服務較差 50分3） 評價結果采購部負責組織對供應商的評價，根據各供應商得分，按物料品種分類編制表格，對比說明各供應商情況，并提出未來改進對策，采購方向應為政策向較優秀的供應商傾斜。四、 總結報告制度采購部應按月、半年、一年的周期向董事長和總經理提交采購工作總結及未來計劃，內容應包括：1、 各主要物料的采購市場環境說明（影響因素、變化趨勢等）；2、 本期采購工作成果及經驗教訓（含上期目標完成情況）3、 本期采購物料情況介紹（總額及逐月金額變化情況；各物料單價變化趨勢、物品質情況及交貨按時性介紹）4、 下期工作目標（降價目標；付款條件目標；新供應商開發計劃等）5、 其他采購工作的問題總結及建議等。 本制度自 年 月 日起實行，此前制度與本制度有沖突的，以本制度為準。