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1、公司需求貨品請購及采購驗收、運輸、紀律制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度1.目的確保公司在上游優秀供應商的支持下，及時地采購到具有最優性價比的所需貨品。2.目標把握一批優秀供應商，使采購程序合理化、采購行為規范化、談判過程透明化、審批權限明確化、貨品性價最優化、貨品供應及時化、采購成本節約化，存貨庫存最小化。3.范圍本公司及下屬各分公司或控股公司所需各項貨品的采購工作。4.職能化分4.1計劃部：生產性物資、設備、設施及各類儀器儀表的采購工作及生產安裝過程中配套之安全保護設施與設備的采購工作。4.2管理2、部：行政用車輛、辦公設備及用品、各類保險服務及通信、消防用品、廣告服務及辦公環境維護設施的采購工作。4.3公司其他部門在非極特殊情況下無權行使采購職能 ,須嚴格遵守本制度規定的采購職能化分。4.4各分公司/參控股公司應按分公司管理條例中相關規定，行使其采購職能。5.采購計劃與采購預算的編制5.1業務部于每年十二月份，提供公司下年度每種型式組合房屋的“銷售預測計劃”，生產部根據“銷售預測計劃”結合庫存能力、生產需要量及生產周期,由生產部編制下年度“年度生產計劃”。 計劃部根據年度生產計劃編制年度采購計劃和月度采購計劃，經領導班子審核通過后，將副本送交財務部，由財務部編制采購資金預算年計劃與月計劃3、。5.2 年度采購計劃和月度采購計劃及采購資金預算年計劃與月計劃報董事會執委會批準同意后，計劃部開始實施。5.3業務部變更銷售計劃或有臨時性重大銷售決策(例如緊急訂單)，應與生產部、計劃部、財務部協商，以排定生產日程，并據以修改采購計劃及采購預算。6.需求貨品請購 6.1請購申請工具為:請購單、請購貨品清單、內呈報告，其中請購貨品清單為請購單或內呈報告的明細附件并與之組成請購文件。請購單適用于經常性或預算內貨品請購；內呈報告適用于非經常性或非預算內貨品的請購。6.2請購部門經辦人員在發生貨品需求時，應提前開具請購文件填寫貨品品名、規格、數量、需求日期、注意事項，預估貨品額度的大小等，填好后送相4、應的職能采購部門，采購部門按照請購貨品審批程序及權限報上級審批。 6.3緊急請購時，由請購部門于請購單下方空白處加蓋“緊急采購”章，以緊急件卷宗遞送采購部門。6.4日常辦公用品由管理部按月依照消耗狀況，并考慮庫存情況，填制請購文件提出請購。6.5用量穩定的材料請購前，由需求部門依據去年的平均月用量，并參酌今年營業的銷售目標與生產計劃設定，若產銷計劃有重大變化(如市場發生重大變化等)，應修定月用量，制定生產用料計劃交計劃部編制采購計劃。6.6計劃部應與生產部共同確定原材料及成品“基準存量”，由計劃部填寫“基準存量設定表”呈生產副總、常務副總審核，報總經理審批，計劃部物管負責人依“基準存量”為底線5、將庫存情況報計劃部副經理及經理，計劃部經理依此并結合采購周期的長短及倉儲容量做出采購計劃和請購計劃。 6.7 生產用料差異量的設定是指當每10天統計實際用量與設定量差異5以上時，或每月統計三次并匯總數據也相差5%以上時，生產部管理人員應于每月5日前針對上月開具用料差異表，查明差異原因及擬訂處理措施，確定是否修正“基準存量”的偏差。生產部與計劃部協商修改基準存量后，計劃部依此做出請購變更計劃。6.8審批請購單前，采購職能部門應利用電腦(人工作業)查詢在途量、庫存量及安全存量，將上述材料作為審核與審批的說明依據。7.請購核準權限及撤消請購審批權限7.1請購單或內呈報告請購貨品的核準權限嚴格按深圳市6、雅致輕鋼房屋系統有限公司財務資金審批權限暫行規定及深圳市雅輕鋼房屋系統有限公司財務資金審批一覽表中的“審核”與“審批”權限執行。7.2確需撤銷已請購貨品時,需求貨品部門立即通知采購部門停止采購，同時在已填制請購單第一、三聯下方空白處加蓋紅色“撤銷”的戳記并注明撤銷原因，送回原貨品需求部門。 原請購單已送物管員待辦收料時，計劃部應通知物管員將請購單退回原請購部門。7.3如貨品需求部門發生請購項目變化,應在第一時間告知采購部門并向公司分管領導請示，當原請購單已無法撤銷時，采購職能部門應通知原請購部門，并共商處理措施，并報告需求部門的公司分管副總。8.采購作業 8.l各請購部門依需求計劃填寫請購單后7、交采購職能部門辦理請購審批手續。計劃部應核定常用材料項目類別，定期集中辦理采購。對超大型項目大規模集中采購設備或材料時,可采用招標完成，招標的形式及程序由計劃部按專案提出招標方案,報常務副總審核,領導班子復議,總經理批準。8.2對各請購部門依需要提出請購的經常性使用且使用量較大宗的材料，采購職能部門應事先選定廠商(見供應商評鑒辦法)，議定長期供應價格， 采購經辦人員詢價完成后，在請購單上詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”，按上面第7條規定的審核及審批權限呈報批準后，通知需求部門已開始辦理采購，并告知到貨期限。8.3采購經辦人員接獲批準的請購單后應依據請購貨品的緩8、急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，精選三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。8.4若供應商提供的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品，采購經辦人員應檢查所附資料并于請購單說明，先由需求部門或請購部門簽注意見后辦理，并重新辦理核準手續。 8.5屬于買賣慣例超過實際需求量的情況(如最低購買量超過請購量)，采購經辦人員于議價后，應于請購單中注明，經計劃部經理審核,常務副總審批后辦理。8.6對廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析市場行情，先以電話等聯絡方式向廠商議價，定價談判應由計劃部經理及副經理共同參加，如為專業性強的設備或儀器還必須由公司指定專業技術人員參加，一次性大宗采購9、（超500萬元）應至少有一名公司主管領導參加，報價談判結果應及時向公司常務副總經理匯報。8.7采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購貨品情況時，采購部門負責人應立即指定經辦人員先進行詢價、議價，待接到批準的請購單后，按采購程序優先辦理。8.8采購經辦人員接到經審核審批后的請購單后，應嚴格按請購單向廠商訂購，并以傳真件確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商于送貨單上注明“請購單編號”和“運輸及交付方式”。8.9若屬分批交貨者，采購經辦人員應于請購單上簽署“分批交貨”字樣。計劃部應制定“采購進度控制表”控制采購作業進度,采購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制“進度異常反應單”并注明“異常原因10、”及“預定完成日期”，經計劃部經理審核后轉送請購部門，與請購部門共同擬訂對策及處理意見,如無法達成一致,須報公司常務副總審訂。8.10采購貨品經審核及審批后，如發生采購數量、金額的變更時，請購部門應依更改后的采購金額所需的審核審批權限重新呈報； 8.11請購部門所請購材料，如系華南建材公司系統內各公司的制品或材料，請購部門應優先采購本系統內公司的產品(其價格采中間價解決)。8.12 采購部門在接到請購單時，立即辦理詢價、議價，并將詢議價結果記錄于請購單，但必要時須事先送請購部門簽注意見8.13請購單批準后送回采購部門向供應商辦理訂購，應與供應商簽訂買賣合同書一式四份，第一份正本存采購部門合同管11、理員處，第二份正本交公司財務部，第三份及第四份交供應商。8.14因缺貨以致無法按期采購，采購職能部門應立即通知請購部門8.15采購部門或請購部門與供應商接貨時，先將請購單與供應廠商的托運單據封存，并實際清點件數及量度規格后再與請購單核對，相符后簽收，如發現不符時，立即通知供應商送貨人員，并簽字說明不符。9.采購運輸9.1采購貨品，原則上由供應廠商負責直接運送到公司倉庫或公司計劃部指定的交貨地點。9.2采購貨品直接送工廠或指定地點，由供應商自備運送單據，交計劃部物管人員簽收后取回，留作交貨憑證。10.采購驗收管理10.1貨品正式訂購后，計劃部即通知廠商按時送貨，并將請購單第一聯留計劃部，第二聯交12、物管人員，第三交請購部門、第四聯交財務部，物管人員據此驗收。10.2所有采購的貨品收貨時都要有已批準的請購單作證，收貨應由貨品需求部門同計劃部物管人員檢查、點數、量度，至少應抽查驗收貨品質量。若有必要出具檢驗報告，則所有購進貨物的驗收報告必須由請購或采購之外的人員編制。10.3采購部門應對所有來貨備有記錄，標明供應商、運輸人員、請購單編號等。部分交貨有短少時應立即通知財務部門以保證正常的會計處理和及時的后續追索。10.4所有采購貨品必須經受質量控制檢查，必須儲藏在另設的分開的隔離區內并明顯地標明“不得移動”等字樣，一直保持到驗收入庫為止。采購部門應提前1日通知物管人員，以便于接貨調度。10.513、從儲藏倉庫轉移原材料和包裝材料，必須有批準的出庫單，才能辦理轉移工作。10.6凡發生應由供應商、運輸人造成的材料損壞或退貨等情況，應在收貨時明確責任，辦理追蹤索賠。11.價格及質量的復核11.1計劃部應經常性地調查主要材料的市場與行情，建立供應商資料，作為采購及價格審核的參考。特別是所需大宗材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核準成交價格的參考。11.2貨品需求部門應就企業內所使用的材料質量定期予以復核(如材料選用、質量檢驗)等。12.異常處理12.1需求貨品部門在數量與質量審查作業中，若發覺所送來的材料與請購單上所核準的數量內容不符時，應及時在請購單驗收欄注明數量不符并將差異量注14、明；如存在明顯質量問題則在請購單上注明質量不符情況，并填寫采購貨品意見反應處理表(或附檢驗報告資料)，驗收后將請購單復印留底，原件及采購貨品意見反應處理表(或附檢驗報告資料)轉計劃部處理，并通知計劃部主管人員是否將該批貨品存放在拒收貨品隔離區內，原則上非請購單上所核準的材料不予接受。12.2發現供應商以次充好現象，如確定為惡意的情況，則我公司不給辦理結算和退貨，并給予罰款處理。13.采購結算13.1 辦理付款時,物管直接簽收人應將已辦妥收料的請購單（必要時附上材料檢驗報告表）送計劃部。經與發票核對無誤后，計劃部經理在請購單上簽字“收訖”字樣后送財務部。財務部應按相應財務管理制度辦理付款手續。如15、為分批收料，請購單的第四聯須于第一批收料后送財務部，計劃部用第一聯留底。請購部門用第三聯留底，物管人員用第二聯存底。13.2如果到貨為短交應補足的情況，財務部應依照實收數量，進行整理付款。 13.3財務部在發現超交情況時,要求計劃部必須提供正常的審批手續，方能依照實收數量進行整理付款，否則僅依據訂貨數付款。13.4供應商領款時，必須將托運單據簽收聯、入庫單、發票先到計劃部對帳后，再繳回我公司財務部，經財務 人員核對無誤后，再憑供應廠商法人委托書或其他有效簽字領款，或辦理電子轉帳。13.5已訂貨品的退貨，原則上要求廠商重做或修改至通過合格驗收時為止，如只能部分符合使用要求而貨品需求部門同意接受者16、，則依實際情形，酌扣貨款。被退貨品應依合約條款辦理扣款或索賠。14.采購紀律14.1采購項目的招標、詢價和談判，必須嚴格按照公司規定的程序進行。14.2采購工作人員必須嚴格遵守公司的有關商業機密，不得單獨與供應商接觸談及采購實質性問題，更不能向對方泄露公司擬定的標底和談判策略，任何人不得將我公司的重要信息以任何方式告知對方。14.3在采購工作過程中，除正當的業務禮節需要接受少量價值不高的紀念品外，不準單獨接受超額饋贈禮品，確實難以拒絕的應交公司管理部處理。14.4對于違反上述規定者，視情節輕重，給予相應的紀律處分；觸犯刑律的，交司法機關追究其刑事責任。14.5 凡每批采購金額在300元以上，采購人員應至少向三家供貨商詢價，按同品種的最低價采購。對詢價資料(含聯系電話)需書面報采購部門負責人，采購部門負責人如發現自己的詢價比采購員的報價低于5時，即應展開調查，調查該采購人員是否有惡意欺詐或吃回扣行為，書面調查結論交常務總經理審批處理。 14.6采購人員應按請購單保質保量采購，收貨時按公司有關規定進行驗收，發現違約行為，及時采取有力措施換貨或退貨，并報告所屬采購部門負責人。14.7貨品驗收人員如在驗收中不認真履行驗收工作,人為發生重大差錯,將對當事人給予罰款乃至開除處理。