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1、公司物品采購計劃、市場調查、供方評定管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購物品供方控制制度1、目的： 及時采購配套適用的物品，確保各部門（項目）各項工作的正常運行。2、適用范圍： 適用于公司物品采購管理。3、職責： 3.1總經理負責采購及結算的審批；3.2總辦主任負責各項目采購審核和監督及供方及采購的審核；3.3財務部負責采購審核和監督；3.4總辦采購負責供方初選、初評及采購實施；3.5需求部門（項目）負責臨時和特殊采購的申報。4、工作程序：4.1采購原則：加強采購的計劃管理，不出現壓庫或影響工作的情況；4.2、1.2加強采購的質量管理，選擇適用配套、檔次協調、質量穩定，售后服務完善的產品，確保服務質量不受影響；4.1.3加強采購的價格管理。選擇價格合理的供方，加強采購時的詢價和議價，確保采購物品達到“貨真價實、物美價廉”。加強采購的監督。通過財務部及需求部門的共同監督，保證采購工作的透明度。 4.2選定供方：選擇原則：首選：生產廠家及其銷售公司（部門）；次選：指定的代理商或大、中型銷售商；可選：產品適用、質優價廉、供貨可靠的小型銷售商，但每次須嚴把質量驗收關和結算關。物品供方選擇的好與差，與服務質量存在直接關系，應擴大選擇面，選擇品牌好、服務好、與大廈檔次配套的直接供應商，避免中間環節的加價和不確定3、性。選定程序：初選：由采購負責人負責，按照的原則，通過廣泛的市場調查以及同行比較、網上查詢等形式，進行供方比較，包括產品品牌、質量檔次、供貨可靠性、及時性、價格合理度、售后服務、供貨業績等方面，以確定初選供方，將有關情況填寫在物品供方預選/年度評定表中，并索要營業資質證明、供貨價目表、供貨業績表、售后服務承諾書等文件。選定：由總辦主任、財務部負責人、使用部門經理從供貨質量、品牌、價格、服務等方面對預選供方進行逐一評定，并在物品供方預選/年度評定表中填寫評定意見，報總經理批準后，形成合格物品供方名單。由采購負責人與每個合格物品供方簽訂供貨協議書。4.3制定年度采購計劃：由采購負責人依據采購額和預4、測需求額，于每年12月上旬制定下年度的采購計劃，形成XX年度采購計劃表。由總辦主任和財務部負責人對年度采購計劃進行審核，通過審核后報總經理審批。4.4計劃采購的實施：凡列入XX年度采購計劃表的物品實施計劃采購，并在計劃表中規定每種物品全年采購的次數（一般為6-8次）和最低庫存量。采購方法如下：A當達到或低于最低庫存量時或在公司指定的時間內，由庫管員填寫采購申請單，按照每次采購數量=全年采購數量/全年采購次數確定采購數量，報財務部負責人和總辦主任進行審核，由總經理審批；B采購負責人按照經總經理審批后的采購申請單實施采購；C采購數量超出年度計劃后如仍有需求，按需求采購申報。對可能造成壓庫的物品，應5、通過申報各環節予以控制；對由于換代等原因不再需要的物品，由需求部門提前告知財務部和總辦。4.5需求采購的實施：凡不在年度采購計劃范圍的物品實施需求采購，方法如下：A由需求部門根據需要填寫采購申請單，確定采購物品的規格、型號和數量；B采購負責人進行多方詢價后，在采購申請單中填寫采購價格和金額；C采購審核、報批及實施同計劃采購有關內容。4.6市場調查：采購負責人、總辦主任和財務部負責人應充分利用市場調查及網上購物、同行比較等形式進行定期和不定期的市場調查，以全面掌握市場行情，確定合理的采購價格。總辦主任每年6月份進行一次覆蓋所有集中采購物品的市場調查，并填寫采購物品市場調查表； 對市場調查結果進行6、及時溝通，對于價格偏高的物品供方，由總辦適時實施調整。4.7供方評定：平時評定：由需求部門實施質量跟蹤，必要時制定有關措施和進行標識，發現質量達不到要求時，進行驗證確認后，報總辦按有關文件要求處理；年度評定：初評：由采購負責人于每年12月上旬對所有供方進行初評，填寫物品供方預選/年度評定表；評審：由各部門（項目）對有關供方，總辦和財務部對所有供方進行評審，將評審意見填寫在評定表中。結論：每年12月20日前評審確定現有供方是否為合格供方，并經總經理批準。4.8采購時間的規定：特急：3個工作日內到貨，并盡量提前；急：5個工作日內到貨；一般：10個工作日內到貨。在批準采購單之日起，總辦應采取辦法保證及時供貨。如有特殊情況不能按時到貨時，由采購負責人提前向使用部門經理做出解釋，以便使用部門采取必要措施。4.9其它：使用部門可以推薦供方，提供采購物品的價格，監督采購物品的質量；采購人員應加強自律，接受監督，與供方建立和保持正常工作關系。