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1、公司物料采購流程、物品品質(zhì)、交貨期管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 采 購 管 理 制 度第一章總則第一條：為了提高中心生產(chǎn)、維修所用材料的采購效率，明確崗位職責(zé)，有效降采購成本，滿足中心生產(chǎn)對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物料采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。 第二條：本制度是中心物料采購管理行為的基本規(guī)范，適用于生產(chǎn)、用戶服務(wù)所需的各種原材料、外協(xié)加工、設(shè)備及備件、辦公用品等采購。第三條：中心的采購部門或采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購，貨比三家，同等材料質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、服務(wù)好者中標(biāo)采購。第2、四條采購人員組成：由材料科、請(qǐng)購部門、財(cái)務(wù)科分別派人組成，必要時(shí)增加相關(guān)部門人員。 第五條采購方式：一般情況，采購時(shí)依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購： 1集中計(jì)劃采購：凡具有共同性，且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用市場(chǎng)價(jià)格穩(wěn)定的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購較為有利。采購前，先通知使用部門依計(jì)劃提出需采購的物料清單，上報(bào)材料科統(tǒng)計(jì)匯總由中心相關(guān)部門審核后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)集中辦理采購。 2報(bào)價(jià)采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先征求使用部門意見，選定至少三家供應(yīng)廠商進(jìn)行報(bào)價(jià)，待經(jīng)市場(chǎng)詢價(jià)后議定出合適的供應(yīng)價(jià)格，上報(bào)中心批準(zhǔn)后通知使用部門依需要提出請(qǐng)購。 3.招標(biāo)采購3、：供應(yīng)部門按中心工程項(xiàng)目計(jì)劃或預(yù)決算清單，進(jìn)行相應(yīng)的市場(chǎng)考察，通過公開招標(biāo)的方式，選定合適的廠家采購。 4.一般采購：除過上述情況以外的零星配件、材料，采用隨需求而采購的方式。第二章采購流程第六條：請(qǐng)購的提出1、中心各生產(chǎn)部門依物料需要狀況、庫存數(shù)量、采購時(shí)間期等要求，及時(shí)填寫部門所需物料的領(lǐng)料審批單，按規(guī)定逐級(jí)呈核審批后送至庫房庫管員，庫管員根據(jù)所領(lǐng)物料庫存情況發(fā)料，如庫存沒有需購置的，庫管員應(yīng)及時(shí)填寫請(qǐng)購單，請(qǐng)購內(nèi)容包括生產(chǎn)、維修、工程安裝用主材、輔材、工具、設(shè)備修理配件、勞動(dòng)保護(hù)用品、各種日常辦公用品、耗材等。2、請(qǐng)購單應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)，經(jīng)材料、財(cái)務(wù)部門審核4、后，報(bào)中心主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、請(qǐng)購單經(jīng)審核批復(fù)后，一聯(lián)庫管員自存，二聯(lián)送交采購人員，三聯(lián)交財(cái)務(wù)。4、交貨期相同的同屬一個(gè)供應(yīng)廠商的物料，應(yīng)填具在同一份請(qǐng)購單內(nèi)。5、緊急請(qǐng)購時(shí)，庫管員應(yīng)于請(qǐng)購單備注欄注明“緊急”字樣。第七條：請(qǐng)購的撤消1、已開具請(qǐng)購單，并經(jīng)核準(zhǔn)后因各種原因需撤消請(qǐng)購時(shí)，由請(qǐng)購部門以書面方式呈送庫管核準(zhǔn)人，并轉(zhuǎn)送材料科，必要時(shí)應(yīng)先口頭知會(huì)材料科。2、材料科接獲通知后，應(yīng)立即通知采購人員停止采購。3、如遇特殊情況未能及時(shí)停止采購時(shí)，采購人員應(yīng)及時(shí)通告原請(qǐng)購部門并妥善處理善后事宜。第八條：詢價(jià)、議價(jià)1、采購人員接獲核準(zhǔn)后的請(qǐng)購單，應(yīng)選擇至少三家列入公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商或經(jīng)市場(chǎng)調(diào)5、查后選定的合格供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象。2、確屬貨源緊張、獨(dú)家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條所限。3、對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；如向特約供應(yīng)商采購時(shí)，應(yīng)附其報(bào)價(jià)明細(xì)表，如特約供應(yīng)商有兩家以上，則應(yīng)向其同時(shí)索要報(bào)價(jià)明細(xì)表。4、選擇詢價(jià)或采購的對(duì)象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商的順序選擇；詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)。5、供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)的物料規(guī)格與審請(qǐng)規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)，采購人員應(yīng)及時(shí)向申請(qǐng)部門確認(rèn)。6、專業(yè)材料、用品或項(xiàng)目，采購人員應(yīng)會(huì)同材料財(cái)務(wù)部門、生產(chǎn)技術(shù)部門共同詢價(jià)與議價(jià)。7、詢價(jià)后，如有必要，采購人員6、應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商會(huì)同使用部門共同進(jìn)行交互議價(jià)，并對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。8、需市場(chǎng)現(xiàn)款采購的，采購人員按核批后的請(qǐng)購單內(nèi)容，到相應(yīng)市場(chǎng)直接詢價(jià)采購，同時(shí)索要所采購物料的發(fā)票及相關(guān)資料。第九條：議價(jià)原則遇以下狀況時(shí)，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商議價(jià)：1、市場(chǎng)價(jià)格下跌或有下跌趨勢(shì)時(shí)；2、采購頻率明顯增加時(shí)；3、本次采購數(shù)量大于前次時(shí)；4、本次報(bào)價(jià)偏高時(shí)；5、有同樣品質(zhì)、服務(wù)的供應(yīng)商提供更低價(jià)格時(shí)；6、其他有利于中心條件時(shí)。7、詢價(jià)、議價(jià)完成后，采購人員要及時(shí)填寫采購詢價(jià)、議價(jià)單（對(duì)內(nèi)使用），隨附各供應(yīng)商回傳的報(bào)價(jià)單（對(duì)外使用），必要時(shí)附上產(chǎn)品書面說明，送中心領(lǐng)導(dǎo)審核7、；審核后，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí)，退回采購人員重新議價(jià)，或由相關(guān)部門與供應(yīng)商再次議價(jià)。8、 議價(jià)應(yīng)采用多種形式進(jìn)行，議價(jià)完成后，由采購人員擬定合作對(duì)象，呈請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。第十條：采購1、采購金額審批及采購周期的規(guī)定：（1）單次采購金額預(yù)估在5000元以下的零星采購項(xiàng)目，可市區(qū)或市區(qū)周邊采購的物資及產(chǎn)品由材料財(cái)務(wù)部門聯(lián)合核批后由采購人員采購，采購周期不應(yīng)超過1天。（2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以內(nèi)的項(xiàng)目比價(jià)采購，由中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批，采購周期不應(yīng)超過3天。（3）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上5萬元以下的項(xiàng)目比價(jià)招標(biāo)，由采購部門、財(cái)務(wù)部門審核簽字，中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)中心主任同意后采購，采購周期不應(yīng)超8、過6天。（4）單次采購金額預(yù)算在10萬元以上的項(xiàng)目可委托第三方代理招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過30天。（5）請(qǐng)購部門應(yīng)按照以上（1）-（4）條中規(guī)定的時(shí)間提前提出請(qǐng)購申請(qǐng)，采購人員如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)及時(shí)向中心領(lǐng)導(dǎo)或請(qǐng)購部門說明原因。（6）遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后采取快速優(yōu)先采購的策略。2、采購人員依據(jù)經(jīng)核準(zhǔn)的請(qǐng)購單及供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行采購；單次采購金額超過5萬元的，應(yīng)以本中心出具的購銷合同形式向供應(yīng)商訂購物料，并以現(xiàn)場(chǎng)或傳真形式簽字蓋章確認(rèn)。3、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應(yīng)于購銷合同上明確注明。4、采購人員應(yīng)控制物料訂購交貨期限，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。第十一條：驗(yàn)9、收與付款1、依相關(guān)中心材料檢驗(yàn)與入庫規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收入庫工作。2、按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款。3、按照中心規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)科付款。第三章采購物品的品質(zhì)管理第十二條：采購物料的品質(zhì)文件資料要求物料訂購時(shí)，在購銷合同或訂購單內(nèi)予以明確規(guī)定：1、 訂購物料的規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。2、產(chǎn)品技術(shù)精度、等級(jí)要求。3、各種檢驗(yàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格。4、所需的產(chǎn)品認(rèn)證要求或工廠品質(zhì)管理體系認(rèn)證要求。第十三條：合格供應(yīng)商的選擇物料采購時(shí)，所申請(qǐng)采購物品均需向合格供應(yīng)商訂購，合格供應(yīng)商一般要求10、符合下列條件：1、 經(jīng)本公司調(diào)查，列入合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商；2、提供的樣品經(jīng)本中心確認(rèn)合格；3、類似物料以往采購時(shí)有良好記錄的。第十四條：采購物料品質(zhì)保證的協(xié)定物料采購，應(yīng)由供應(yīng)商承負(fù)品質(zhì)保證的責(zé)任，并在訂購前明確，本公司應(yīng)要求供應(yīng)商承諾下列品質(zhì)保證：1、 供應(yīng)商的品質(zhì)管理體系需符合本中心指定的品質(zhì)保證系統(tǒng)，如ISO9000等。2、供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測(cè)。3、供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗(yàn)合格的記錄。4、接受本單位必要的隨時(shí)抽查。5、保證對(duì)提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應(yīng)商原因而導(dǎo)致出現(xiàn)的各類問題負(fù)相應(yīng)的責(zé)任并承擔(dān)賠付。第十五條：進(jìn)貨驗(yàn)收的規(guī)定供應(yīng)商提供的物料，必須經(jīng)11、過本中心倉庫、采購等部門人員的相關(guān)驗(yàn)收工作，主要包括下列幾項(xiàng)：1、品質(zhì)檢驗(yàn)：依進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求；2、處理短損：根據(jù)點(diǎn)收、檢驗(yàn)結(jié)果，對(duì)發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時(shí)向供應(yīng)商索賠；3、退還不合格品：對(duì)檢驗(yàn)不合格之物料，退供應(yīng)商進(jìn)行必要處理，由此造成的損失，向供應(yīng)商進(jìn)行索賠。第十六條：品質(zhì)糾紛處理有關(guān)采購物料發(fā)生規(guī)格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理，具體規(guī)定如下：一、以雙方事先約定之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)作為處理依據(jù)，并于購銷合同上詳細(xì)說明，其中涉及交貨時(shí)間、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等的，原則上以本公司的要求為依據(jù)。二、采購物料退貨12、與索賠：（1）擬退回的采購物料應(yīng)由庫管員清點(diǎn)整理后，通知采購部門。（2）采購部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品。（3）現(xiàn)貨供應(yīng)的退貨，要求供應(yīng)商及時(shí)更換合格的物料。（4）訂制品的退貨，原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。（5）確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時(shí)，可取消訂單，另覓供應(yīng)商。（6）退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。（7）雙方事前沒有明確訂購合約時(shí)，以實(shí)際造成本中心的損失向供應(yīng)商索賠。3、其它索賠規(guī)定：（1）供應(yīng)商原因造成的交貨延遲，以實(shí)際造成本中心的損失向供應(yīng)商索賠。（2）破損短少情形，由供應(yīng)商補(bǔ)足合格物料，若由此造成本中心的損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。（3）因供應(yīng)商原因?qū)?3、致物料在使用或銷售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本中心的損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。（4）其他原因?qū)е卤局行牡膿p失，依實(shí)際損失向供應(yīng)商索賠。第四章采購交貨期管理第十七條：采購交貨期的管理是采購的重點(diǎn)之一，確保交貨期的目的，是在必要的時(shí)間內(nèi)，提供給生產(chǎn)部門所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達(dá)到合理控制生產(chǎn)成本的目標(biāo)。第十八條：依供應(yīng)商評(píng)鑒辦法進(jìn)行考核，將交貨期的考核列為重要項(xiàng)目之一，以督促供應(yīng)商提高交貨期達(dá)成率。第十九條：對(duì)托收貨物，票到而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應(yīng)及時(shí)通知經(jīng)辦人，盡快查實(shí)情況。第五章采購人員工作職責(zé)第二十條：對(duì)短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出14、現(xiàn)后果由采購員負(fù)直接責(zé)任。第二十一條：采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運(yùn)作，對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購，造成的超儲(chǔ)積壓、損失均由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。第二十二條：對(duì)采購員未能及時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)，應(yīng)及早報(bào)告部門主管說明原因，提出相應(yīng)意見方案，采購部門應(yīng)及時(shí)與審請(qǐng)部門溝通，擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策，特別重大事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)匯報(bào)中心領(lǐng)導(dǎo)。第二十三條：物資采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅(jiān)持原則，秉公辦事，切實(shí)維護(hù)中心的利益，保障中心采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。第二十四條：采購人員必須遵守中心規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購，任何人不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。第二十五條：采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。第二十六條：采購人員必須樹立服務(wù)意識(shí)，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。第二十七條：為掌握瞬息萬變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)商品信息，如價(jià)格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)工作的能力，以保證及時(shí)、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。第二十八條：對(duì)于采購物資，采購人員在簽訂購買合同時(shí)，要明確服務(wù)約定。1、采購物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的，由采購人員或材料科負(fù)責(zé)聯(lián)系。2、 對(duì)于在使用過程中（保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下）出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由采購人員或材料科在規(guī)定時(shí)間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。