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1、公司物資設(shè)備計(jì)劃、采購管理工作制度附流程圖編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 計(jì)劃采購管理制度（試行）1 總則1.1 為規(guī)范物資設(shè)備計(jì)劃、采購管理，保證基建、生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)正常進(jìn)行，控制公司成本及降低費(fèi)用，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。2 范圍2.1 本制度適應(yīng)于公司物資（設(shè)備）計(jì)劃、采購管理工作。3 職責(zé)3.1負(fù)責(zé)本公司除辦公用品、勞保用品外的其它物資、設(shè)備采購歸口管理。3.2堅(jiān)決維護(hù)公司的利益，認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度，為公司生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，按生產(chǎn)建設(shè)需要以最經(jīng)濟(jì)的辦法和效果保證物資供應(yīng)，確保生產(chǎn)正常進(jìn)行。3.3負(fù)責(zé)2、按國家及地方政府政策、法令、法規(guī)執(zhí)行物資、設(shè)備的采購工作。3.4作好物資設(shè)備計(jì)劃基礎(chǔ)管理工作，不斷提高物資計(jì)劃的管理水平。3.5結(jié)合庫存情況，進(jìn)行綜合平衡，編制物資設(shè)備采購計(jì)劃。4 計(jì)劃、采購管理要求4.1物資設(shè)備需求計(jì)劃編制內(nèi)容要求4.1.1物資設(shè)備需求計(jì)劃由需用部門根據(jù)生產(chǎn)、建設(shè)、維修等進(jìn)度要求，編制物資設(shè)備需求計(jì)劃。計(jì)劃中必須標(biāo)明所需物資設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)要求、材質(zhì)、單位、數(shù)量、到貨時(shí)間、用途等信息，經(jīng)需用部門主任簽字、計(jì)劃合同部審核，分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，報(bào)物資設(shè)備部。基建項(xiàng)目、技改工程以設(shè)計(jì)圖紙及訂貨清冊為依據(jù)編制需求計(jì)劃，并附材料清冊；如果沒有訂貨清冊，由需用部門或施工單位依據(jù)圖3、紙?zhí)岢鲂枨笥?jì)劃，并注明圖紙編號(hào)。基建項(xiàng)目因設(shè)計(jì)變更需增加材料，依據(jù)設(shè)計(jì)變更單或經(jīng)設(shè)計(jì)批準(zhǔn)的工程聯(lián)系單報(bào)需求計(jì)劃，并附設(shè)計(jì)變更單或工程聯(lián)系單。因施工單位保管不善，造成材料、設(shè)備丟失、損壞，需重新訂貨，價(jià)值5萬元以上（含5萬元），需求計(jì)劃必須經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)，價(jià)值5萬元以下由總經(jīng)理批準(zhǔn)，報(bào)物資設(shè)備部。款項(xiàng)在工程進(jìn)度中扣除或按施工合同約定執(zhí)行。未列入年度生產(chǎn)、建設(shè)、大修計(jì)劃的物資設(shè)備，需求計(jì)劃中標(biāo)明用途，價(jià)值人民幣30萬元以上（含人民幣30萬元），需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)通過，價(jià)值小于人民幣30萬元，需經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)委托人批準(zhǔn)。4.1.6設(shè)備、備件改型換代，填報(bào)需求計(jì)劃需附經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)的技術(shù)要4、求。4.1.7訂購大型設(shè)備、設(shè)備改造、大修非標(biāo)項(xiàng)目設(shè)備及技改項(xiàng)目，填報(bào)需求計(jì)劃需附相應(yīng)的技術(shù)要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。4.1.8對外委托加工件，填報(bào)物資設(shè)備需求計(jì)劃需附審核和批準(zhǔn)后的加工圖（一式四份）。4.2物資設(shè)備需求計(jì)劃編制時(shí)間要求需求計(jì)劃編報(bào)時(shí)間必須充分考慮物資設(shè)備的生產(chǎn)、供應(yīng)周期；基建材料：單筆（單批、單臺(tái)套）價(jià)值人民幣10萬元（含人民幣10萬元）以上的，必須使用前3個(gè)月報(bào)需求計(jì)劃；長周期制造設(shè)備，需滿足招標(biāo)、制造周期前提下，再提前3個(gè)月報(bào)需求計(jì)劃；小型設(shè)備安裝前6個(gè)月報(bào)需求計(jì)劃。4.2.3大修非標(biāo)項(xiàng)目的設(shè)備、零星購置設(shè)備及備品配件，由需用部門按項(xiàng)目及物資設(shè)備分類在大修前6個(gè)月編制需求計(jì)劃。4.5、2.4小修備品配件、工器具及材料，由需用部門在小修前3個(gè)月編制需求計(jì)劃。4.2.5生產(chǎn)、建設(shè)月度消耗材料，需用部門在每月10日前和25日前（遇節(jié)假日順延），報(bào)批準(zhǔn)后的需求計(jì)劃。4.2.6公司所屬生產(chǎn)以外的其它部門，在每月25日前（遇節(jié)假日順延），報(bào)批準(zhǔn)后的需求計(jì)劃。4.3物資設(shè)備采購計(jì)劃的編制要求4.3.1計(jì)劃管理人員根據(jù)需求計(jì)劃、庫存報(bào)表、在途物資、合同應(yīng)到貨物資等，平衡庫存后匯總編制物資設(shè)備采購計(jì)劃；平衡庫存時(shí)動(dòng)用儲(chǔ)備定額的，及時(shí)申請補(bǔ)充。采購計(jì)劃中必須標(biāo)明物資設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)要求、材質(zhì)、單位、數(shù)量、計(jì)劃單價(jià)、計(jì)劃金額、采購方式及到貨時(shí)間等信息。單筆（單批、單臺(tái)套）價(jià)值小于人民幣26、萬元物資采購計(jì)劃，需計(jì)劃管理人員、采購管理人員、倉儲(chǔ)管理人員簽字，部門主任審核批準(zhǔn)、財(cái)務(wù)管理部主任審核批準(zhǔn)；單筆（單批、單臺(tái)套）價(jià)值大于人民幣2萬元（含人民幣2萬元）物資設(shè)備采購計(jì)劃需經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。編制采購計(jì)劃時(shí)，需要改變需求計(jì)劃所報(bào)物資設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)、圖號(hào)、材質(zhì)等內(nèi)容或選擇代用物資時(shí)，應(yīng)征得需用部門同意，基建物資還需征得設(shè)計(jì)同意，并出具書面變更單后方可執(zhí)行。需求計(jì)劃送達(dá)后3日由計(jì)劃管理人員完成物資設(shè)備采購計(jì)劃編制；大批或特殊設(shè)備、材料需在7日內(nèi)完成。4.4物資設(shè)備采購計(jì)劃的實(shí)施物資設(shè)備采購必須嚴(yán)格執(zhí)行批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，沒有特殊原因不得隨意改動(dòng)，維護(hù)采購計(jì)劃的嚴(yán)肅性。物資設(shè)備采7、購必須與生產(chǎn)經(jīng)營、建設(shè)、投資費(fèi)用、工程進(jìn)度相一致。物資設(shè)備采購原則上必須在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)采購，如果合格供應(yīng)商不能滿足要求，需填寫合格供應(yīng)商方外采購單，單筆（單批、單臺(tái)套）價(jià)值小于人民幣2萬元的合格供應(yīng)商方外采購單由職能部門主任批準(zhǔn)，單筆（單批、單臺(tái)套）價(jià)值大于人民幣2萬元（含人民幣2萬元）的合格供應(yīng)商方外采購單由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。采取招標(biāo)的物資設(shè)備可不用填寫合格供應(yīng)商方外采購單。單筆（單批、單臺(tái)套）價(jià)值大于人民幣30萬元（含人民幣30萬元），需按甘肅省有關(guān)招投標(biāo)管理要求進(jìn)行公開招標(biāo)采購；單筆（單批、單臺(tái)套）價(jià)值大于人民幣10萬元（含人民幣10萬元），小于人民幣30萬元，由公司內(nèi)部組織招標(biāo)方式8、采購或議標(biāo)方式采購；單筆（單批、單臺(tái)套）價(jià)值大于人民幣1萬元（含人民幣1萬元），小于人民幣10萬元，采用不少于三家比質(zhì)比價(jià)采購，單筆（單批、單臺(tái)套）價(jià)值小于人民幣1萬元，需在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)采購；生產(chǎn)、建設(shè)、維修常用物資，簽訂框架協(xié)議，采用框架協(xié)議采購模式。如果物資種類繁多、數(shù)量少、金額少，到貨時(shí)間緊急，對工程質(zhì)量影響小的物資，經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后可委托乙方代采購，費(fèi)用在每月進(jìn)度款中結(jié)算。采用公開招標(biāo)方式采購，中標(biāo)單位由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)確定；由公司內(nèi)部組織招標(biāo)方式采購或議標(biāo)方式采購，中標(biāo)單位由甘肅能源慶陽煤電有限責(zé)任公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)；采用比質(zhì)比價(jià)方式采購，供應(yīng)單位確定由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；單筆9、（單批、單臺(tái)套）價(jià)值小于人民幣2萬元物資、設(shè)備采購供應(yīng)商確定，由職能部門主任批準(zhǔn)。物資、設(shè)備采購中，物資設(shè)備部負(fù)責(zé)組織招標(biāo)工作、編制招標(biāo)文件、合同談判、合同簽訂等工作，由需用部門、技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)起草招標(biāo)文件的技術(shù)部分、合同的技術(shù)協(xié)議以及技術(shù)談判。需與供應(yīng)商就價(jià)格、付款方式或供貨質(zhì)量及要求進(jìn)行談判的，由物資設(shè)備部、財(cái)務(wù)管理部及相關(guān)技術(shù)部門等人員組成談判組，提出初步意見，報(bào)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審定后由物資設(shè)備部牽頭談判。4.4.9采購管理人員在采購物資、設(shè)備時(shí)，必須索取能有效地證明該物資設(shè)備質(zhì)量的技術(shù)文件，（包括質(zhì)量證明書、合格證、使用說明書、安裝證明書、技術(shù)參數(shù)表、接線圖、線路圖、調(diào)整說明書、保修卡等），10、并確認(rèn)其有效性及真實(shí)性。4.5物資設(shè)備采購計(jì)劃的修改、撤銷由于生產(chǎn)、建設(shè)、維修的計(jì)劃任務(wù)量發(fā)生變化，或人為疏忽、編制依據(jù)不足造成物資需求計(jì)劃數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化，需要修改或撤銷需求計(jì)劃的，必須及時(shí)填報(bào)物資設(shè)備需求計(jì)劃撤銷申請，由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，報(bào)物資設(shè)備部，物資設(shè)備部根據(jù)采購計(jì)劃執(zhí)行情況確認(rèn)能否退貨。4.6合同簽訂物資設(shè)備采購合同談判、簽訂必須符合公司合同談判、簽訂流程，執(zhí)行公司合同審批程序。單筆（單批）價(jià)值大于人民幣5萬元（含人民幣5萬元）的物資采購，必須簽訂合同或框架協(xié)議。單筆（單批、單臺(tái)套）價(jià)值大于人民幣1萬元（含人民幣1萬元）的設(shè)備采購，必須簽訂合同。企業(yè)將授權(quán)貿(mào)易人員和簽約人11、員向貿(mào)易對手備案。采購合同需要變更或提前終止時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意。重大合同變更、撤銷需報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定。4.7跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行物資設(shè)備部采購管理人員、合同管理人員及有關(guān)部門在合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)跟蹤并監(jiān)督合同執(zhí)行情況。物資設(shè)備采購、技術(shù)、設(shè)計(jì)等部門和需用部門對重要關(guān)鍵長周期設(shè)備、材料實(shí)行過程監(jiān)造，確定監(jiān)造方式，編制監(jiān)造大綱，簽訂監(jiān)造協(xié)議，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人。采購管理人員按照采購合同中確定的制造周期、交貨時(shí)間、工程項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃落實(shí)催交催運(yùn)措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。4.8物資設(shè)備驗(yàn)收入庫質(zhì)量控制管理人員對到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告書傳采購管理人員、倉儲(chǔ)保管人員。具體按公司物資設(shè)備質(zhì)量12、控制制度執(zhí)行。采購管理人員編制入庫單，倉儲(chǔ)管理人員對到貨物資、設(shè)備進(jìn)行外觀和數(shù)量檢驗(yàn)，審核入庫單，對符合合同要求的合格物資辦理入庫手續(xù)，對檢驗(yàn)不符合合同要求的物資，不得辦理入庫手續(xù)。不合格物資由物資設(shè)備部辦理退貨索賠事宜或提出折讓方案，報(bào)財(cái)務(wù)管理部、需用部門審批后進(jìn)行處理。入庫手續(xù)具體按公司物資設(shè)備出入庫管理制度執(zhí)行。4.9發(fā)票校驗(yàn)、貨款支付財(cái)務(wù)管理部對購貨增稅發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)證（錄入金稅系統(tǒng)或到稅務(wù)部門現(xiàn)場認(rèn)證），未能通過認(rèn)證的必須退回重新開具。物資設(shè)備部根據(jù)采購合同規(guī)定的貨款支付方式及合同執(zhí)行情況，提出采購資金支付，采購管理人員填制付款申請并附采購合同、驗(yàn)收、入庫單據(jù)等付款依據(jù)，經(jīng)物資設(shè)備部計(jì)劃13、管理人員、合同管理人員、部門主任簽字，分管副總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)管理部主任簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)，送到財(cái)務(wù)管理部辦理貨款支付和結(jié)算手續(xù)。大額資金由資金委員會(huì)審批同意后支付。4.10清理、關(guān)閉合同合同執(zhí)行完畢后，物資設(shè)備部應(yīng)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行清理，關(guān)閉，并建立供應(yīng)商信譽(yù)檔案。物資設(shè)備部將合同清理和供應(yīng)商信用情況反饋給財(cái)務(wù)管理部門。5物資設(shè)備計(jì)劃、采購的檢查考核5.1物資設(shè)備采購計(jì)劃編制、實(shí)施工作效率、準(zhǔn)確率、完成率、積壓與利庫。5.2由于組織管理不力，采購計(jì)劃不準(zhǔn)確，安排不合理，執(zhí)行不到位，出現(xiàn)到貨延期、缺件或超計(jì)劃采購、質(zhì)量不符合要求、高出市場采購時(shí)價(jià)，影響正常生產(chǎn)建設(shè)的完成和造成浪費(fèi)的按照相關(guān)制度進(jìn)行14、考核。5.3不按公司物資設(shè)備計(jì)劃采購管理制度規(guī)定的審批權(quán)限、采購方式進(jìn)行采購，對責(zé)任人進(jìn)行考核。5.4由于組織管理不力，工作粗心大意，合同談判、執(zhí)行、付款過程中給公司造成損失的，對責(zé)任人進(jìn)行考核。6附則6.1對計(jì)劃的編制、調(diào)整和實(shí)施進(jìn)行全面分析和總結(jié)，積累資料，整理歸檔，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。文字性基礎(chǔ)資料至少保存五年，超過五年項(xiàng)目若沒有審計(jì)驗(yàn)收，必須保存至項(xiàng)目審計(jì)驗(yàn)收完成。6.2本制度由公司物資設(shè)備部負(fù)責(zé)解釋。6.3本制度至年6月6日起執(zhí)行。計(jì)劃采購流程圖總經(jīng)理，分管副總經(jīng)理需用部門計(jì)劃合同部財(cái)務(wù)管理部倉庫供貨商物資設(shè)備部分管副總經(jīng)理批準(zhǔn) 原審批領(lǐng)導(dǎo)同意分管副總經(jīng)理審批總經(jīng)理批準(zhǔn)編制需用計(jì)劃合同需要變更或提前終止變更后主任簽字審核主任簽字貨款支付選擇平衡庫存不合格退貨或折讓合格合格主任簽字填付款申請入庫物資驗(yàn)收跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行簽訂合同招標(biāo)或比質(zhì)比價(jià)議價(jià)詢價(jià)采購工程師實(shí)施購計(jì)劃計(jì)劃工程師編采購計(jì)劃