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1、國際貿易有限公司勞保辦公物品采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總則: 1.1、為規范XX集團(以下稱為:集團)及下屬生產企業的采購工作，特制定本制度, 最后呈請董事長批準通過。 1.2、本制度適用于集團公司及集團下屬各生產企業的采購活動。二、目的: 加強集團采購業務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業務的質量和經濟效益。 三. 采購管理制度 : 3.1 范圍: 本制度適用于集團以下物品（原材料、輔料、勞保用品、辦公用品）的采購。 3.2職責: 3.2.1.市場部、2、研發部編制銷售計劃, 交給財務部計算毛利后, 報經董事長批準后,并下發相關部門(財務部、營運部、總廚部、采購部及倉儲物流部)。 3.2.2. 營運部及總廚部根據銷售計劃，編制原輔材料需求清單, 然后編制采購申請及供貨計劃, 下發給采購部。 3.2.3. 采購部根據營運部及總廚部報送的采購申請及供貨計劃，核實倉庫存量，結合物料庫存安全定額，編制采購合同及訂單，報經采購總監批準后, 下發給供貨商進行采購。 采購部同時將采購訂單抄送倉儲物流部3.2.4. 倉儲物流部收到采購部的采購訂單后,根據到貨時間預留倉庫板位,負責驗收工作。3.2.5. 倉儲物流部每日接收門店訂單及安排配送,負責后續的倉存管理。3、3.2.6.完成采購訂單后,財務部根據倉儲物流部收貨數據與供貨商對賬及付款工作。 四、采購作業操作規程 4.1.直撥物料采購流程(生鮮食品、調味品及用品用具)4.1.1.月底采購員陪同門店同事到各個區域市場詢價, 填寫;4.1.2. 采購員同時向供應商索取下月報價; 4.1.3. 采購員按市場行情進行物料定價, 制定, 報請采購經理及總監后; 4.1.4. 分發到相關部門如:營運，財務，IT及倉儲; 4.1.5. 前廳及廚房同事根據業務需要, 每日填寫, 由店長核準后, 向直撥物料供貨商下單,供貨商安排送貨;4.1.6.供貨商送貨后,前廳及廚房同事負責收貨, 由店長門店核實, 再收銀員輸入系統4、; 4.1.7.月結后,由財務部根據系統收貨數據和供貨商對賬;4.1.8.財務部將對賬結果發給采購部,采購部根據對賬結果在審批系統上申請貨款;4.1.9. 財務部每周四匯總下周需要支付的貨款清單發給采購總監, 由采購總監在周五最后核準支付款項;4.1.10. 財務部匯總支款項后,發給總經辦, 等待董事長最終核實支付。 4.2.大宗物料采購流程(冷凍食品、冷藏食品、干貨、易耗品)： 4.2.1. 大宗采購員日常維護,定期詢價及尋找新貨源;4.2.2.倉儲物流同事根據倉存管理原則及實際倉存情況, 填寫, 發給大宗采購組,; 4.2.3. 大宗采購員根據供應商的采購合同發出訂單, 報送大采購經理及采5、購總監批準; 4.2.4. 采購訂單會發給供貨商及抄送倉儲物流部,預留倉位; 4.2.5.供貨商根據訂單送貨,待倉庫驗收后, 倉儲物流部將送貨明細輸入系統; 4.2.6.月結后,由財務部根據系統收貨數據和供貨商對賬;4.2.7.財務部將對賬結果發給采購部,采購部根據對賬結果在審批系統上申請貨款;4.2.8. 財務部每周四匯總下周需要支付的貨款清單發給采購總監, 由采購總監在周五最后核準支付款項;4.2.9. 財務部匯總支款項后,發給總經辦, 等待董事長最終核實支付。 4.3采購實施及物資驗收 公司的采購業務統一由采購部負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。 采購部應根據營運部及總廚部下達的原輔6、物料需用計劃,結合庫存數量編制采購計劃，報采購經理及總監批準后執行。 采購部根據批準的采購計劃進行采購，除零星采購外, 所有采購業務必須先與供貨方簽訂采購合同，并與財務部、營運部及總廚部等相關部門進行會審，采購合同應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在采購合同有效期內，若因市場行情發生較大變化時，經過采購總監批準可以與供貨商簽訂物料價格變動申請表，并報請財務部門備案。 供貨商送貨時,出具送貨單、第三方檢驗報告及進出口檢驗檢疫報告或規定的證照, 門店同事及倉儲物流部對照核對采購計劃，按照采購部制定收貨標準中條件允許的范圍內進行物料檢驗及清點數目,經7、確認無誤后簽署送貨單，檢驗不合格的物料不得辦理入庫,直接拒收。 4.4結算 采購發票按規定能夠取得增值稅發票的，且在集團能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發票，不能取得的，價格按扣除增值稅以后執行。 4.4.2.月結后,由財務部根據系統收貨數據和供貨商對賬，在結算付款時均需由采購部填開采購付款申請單，連同有關憑證報經財務部門審核，并經董事長批準后，出納人員方可付款。 財務部在對采購物品結算付款時，應當認真審核請購單、采購合同、采購計劃單、采購付款申請單、入庫單、發票或收款收據等有關單證，賬目結算不清或未按合同規定期限付款以及不符合稅務制度規定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續。 出納員須在8、接到經董事長批準的付款憑證后辦理付款手續，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續。 五、責任 5.1不按規定程序未經審批采購的，由經辦部門和人員自行負責處理，已經與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發生的損失由經辦人員全額承擔。 5.2經審批的采購計劃和申請，負責采購的部門和人員應在規定采購期限內采購到位，避免因不按時采購而影響正常經營的。5.3未經比價即進行采購的，采購價格明顯高于比價結果的，價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高；經查實后采購人員承擔相應損失，損9、失額在5000元以上的責令其下崗。 5.4物料使用部門必須依據生產計劃、生產管理實際需要，認真按照規定填制購物申請單。填寫不規范，導致無法確認請購物資須知信息的，采購部門有權拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，以經濟和行政處分。 5.5供應部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經濟損失的，應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關采購人員負有無條件的10、清收責任。 5.6財務部必須認真履行審核監督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向董事長匯報有關事情真相，并造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。 5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購合同規定的質量要求進行質量檢驗。若發現品質不符時，必須及時報告采購部門（必要時直接報告總經理）處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。 5.8倉庫對驗收合格的外購物品辦理入庫手續，并對入庫采購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向有關部門報告，同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規定操作，造成入庫數量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應負經濟賠償責任。 六、廉潔制度 所有采購人員必須做到: 1、熱愛企業，自覺維護企業利益，努力提高采購材料質量，降低采購成本。公司采購管理制度。 2、加強學習，提高認識，增強法治觀念。 3、廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。 4、嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。 5、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。 6、努力學習業務，廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新食料、新設備及市場信息。 七、本制度自發布之日起執行，自本制度執行之日起，原有相關規定同時廢止。