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1、地產集團地區公司采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX地產集團地區公司采購管理制度第一章 總 則第一條 為加強集團對各地區公司的采購管理，規范采購申報程序，嚴格控制成本，嚴明采購紀律，特制訂本辦法。第二條 本制度適用于各地區公司所需各類資產（含非資產類）、集團統一簽訂框架協議的工程類材料設備、地區公司負責供應給施工單位的10萬元以下（含10萬）工程類材料設備采購，包括年度采購、單項采購及緊急采購。第二章 采購原則第三條 嚴格遵守“誰使用、誰申購、誰保管”的原則。第四條 嚴格遵守地區公司采購部統一詢價定標的2、原則。 第五條 嚴格遵守“三個三”原則。 1、選購三原則：（1）一種物品采購各部（參與部門或人員）分別找三家；（2）一種物品分別報三家；（3）一種物品最后定一三家。 2、定購三原則：（1）同類物品質量最優；（2）同類物品價格最低；（3）同類物品的供應商服務最好。3、驗收三原則：（1）由地區公司采購部、使用部門、資產管理部門等部門共同參與驗收；（2）經參與驗收的各方代表簽字方能視為有效；（3）發現假冒偽劣產品，一票否決，堅決退換。第三章 年度采購第六條 年度采購的定義年度采購是指對有計劃、有持續需求的物資采購。第七條 年度采購的范圍辦公耗材等物料用品（含非資產類）：辦公耗材、辦公文具、印刷制品、3、廣告制品、綠化租賃、飲用水、保潔服務、快遞、標準化的工程材料設備等。第八條 需求部門/單位確定所申購物資的檔次及要求。第九條 采購立項申購部門/單位填寫立項報告，按權限逐級審批后，交由地區公司采購部作為采購立項依據。第十條 立項報告審批流程1、低值易耗品： 申購部門/單位填寫資產購置審批表申購部門/單位負責人審批主管領導審批地區公司負責人審批采購部2、辦公文具、耗材類：（1）辦公文具立項流程：申購部門/單位每月初填寫“地區公司月份文具用品申購表”（辦公文具限額10元/人月）部門負責人審核由行政人事部匯總審核后按年度合同實施采購、驗收并辦理相關結算手續。（2）耗材類立項流程：申購部門/單位每月初4、填寫“地區公司耗材申購表”部門負責人審核行政人事部匯總審核地區公司負責人審批行政人事部按年度合同實施采購、驗收并辦理相關結算手續。3、綠化、飲用水、印刷制品等的申購及租賃：申購部門/單位填寫呈批報告部門負責人審核行政人事部等有關部門匯總審核地區公司負責人審批采購部。4、營銷所需材料、廣告制品立項流程：營銷部填寫已確定標準的營銷活動方案及材料清單地區公司主管領導審核地區公司負責人審批采購部。第十一條 供應商的征召、資格審查和選擇1、供應商的資格要求：必須是行業或區域綜合實力前十強、國際知名的品牌或企業；確無相關排名的，入選企業應為規模大、實力強的企業。2、供應商的征召：年度供應商的征召由采購部、5、總工室/需求部門、招投標部的人員按照“背靠背”的原則，分別在網上搜索10家以上單位密封后提交至地區公司負責人（或其授權人）。3、聯系函的發放：由地區公司負責人（或其授權人）獨立篩選出初選單位名單，親自或指定專人在一個小時內填寫加蓋公章的聯系函并密封寄出，寄出的聯系函由采購部建立臺帳。聯系函寄出三日后指定專人與初選入圍單位進行聯系，落實供應商投標意向及其詳細情況。4、供應商的資格審查：(1) 地區公司負責人（或其授權人）根據聯系情況確定須考察的單位，并組織由征召小組部門人員所組成的考察小組，必要時邀請相關部門人員參加，對供應商進行考察；考察小組考察完畢后填寫供應商考察情況表，并向地區公司負責人（6、或其授權人）匯報考察情況。 (2) 地區公司負責人（或其授權人）根據聯系情況確定須約見單位的，其流程參照XX地產集團地區公司招投標征召單位操作細則執行。5、入圍供應商的最終選擇：地區公司負責人（或其授權人）根據聯系情況匯報或考察結果確定至少3家最終入圍供應商名單。第十二條 招標文件的編制及會審1、地區公司采購部負責招標文件的編制，招標文件原則上按集團的標準格式編制。招標文件必須附合同文本，合同文本原則上采用集團下發的標準合同范本。2、對于具備量化條件的項目由需求部門編制量化清單，并將其作為招標文件的重要組成部分。3、地區公司采購部根據需要可組織相關部門對招標文件進行會審，并報地區公司負責人（或7、其授權人）審批。第十三條 發標、開標、定標1、地區公司負責人（或其授權人）指定專人向最終入圍供應商發放招標文件，并負責招標文件的答疑。2、年度采購的開標會須由地區公司負責人（或其授權人）主持，采購部2人、招投標部1人、合同管理部人員1人、監察室1人參加，可根據需要邀請相關部門人員參加。3、經濟標采用內部公開開標的方式，并當場由各投標單位單獨進行二次報價，開標人員在性價比分析的基礎上出具評標意見，由主持開標的領導當場確定中標單位或宣布招標無效。嚴禁確定中標單位后再次接受其他投標單位的價格調整。4、地區公司采購部將定標結果，按審批權限逐級報批。 第十四條 合同的簽訂1、地區公司自行采購的項目，由采8、購部根據定標審批結果，按權限逐級報批合同。2、由地區公司采購部依據集團統一簽訂的框架協議簽訂供貨合同或三方協議的材料類別有屋村巴士、高爾夫球場草坪保養設備等。第十五條 由地區公司負責采購的材料設備中，屬于設備類和地區公司自用的材料由地區公司直接與供應商簽訂供貨合同，屬于供應給施工單位的材料，必須簽訂代購代扣代付的三方協議，貨物驗收、結算辦理、各種單據的管理參照全國性材料物資采購供應管理制度的相關規定執行。第四章 單項采購第十六條 單項采購的定義單項采購是指對單項（批次）申報物資的采購。單項采購適用于各地區公司的辦公設備、辦公軟件、家具、服裝、電器、車輛、非標準化的工程材料等采購。 第十七條 單9、項采購立項1、單項采購立項同年度采購立項。2、工程材料：由工程部填寫材料清單工程技術部審核主管工程領導審核采購部。3、固定資產：1）、10萬元以內（含10萬元）的固定資產審批流程申購部門/單位填寫資產購置審批表主管領導審批資產管理部門意見地區公司負責人審批采購部2）、10萬元以上的固定資產購置以及所有車輛（包括運輸車輛、工程車輛、商務車輛和小轎車）的購置必須報董事局主席審批。第十八條 單項采購工作流程1、詢價（1）預算金額2萬元以下（含2萬元）的單項采購，由采購部三名采購員分別提交至少1家供應商的最終報價。（2）預算金額2萬元-10萬元（含10萬元）的單項采購，由采購部3名采購員按“背靠背”的10、原則，分別在網上搜索5家以上合格單位，密封提交至地區公司負責人（或其授權人）；地區公司負責人（或其授權人）獨立篩選出至少三家合格供應商后，由三名采購員分別提交供應商的最終報價。2、定標由地區公司主管采購的領導（或其授權人）主持，3名采購員參與，按照“公平、公正、公開”原則進行比價、定標，制作定標審批表并出具評標意見，報地區公司負責人審批。3、預算金額10萬元以上的單項采購，按年度采購方式進行。4、對已經開標定價的10萬以下（含10萬）物資（IT產品除外），一個月內再次申購的，經地區公司負責人審批后直接按定標價格進行采購。第十九條 采購驗收1、地區采購部或立項部門根據定標資料，進行合同簽訂、采購11、驗收并辦理結算手續。2、材料物資的驗收按驗收三原則執行，工程材料由工程部組織驗收。第五章 緊急采購第二十條 議標由于特殊原因不能按正常程序實施招標，需議標的項目須按下列程序進行：1、議標審批權限：預算金額100萬以下（含100萬元）的報地區公司負責人審批。2、車輛采購由地區公司采購部負責人、監察室及行政人事部等相關人員共同到該品牌的4S店或總代理詢價、議價。3、議標項目的開標、評標、定標參照本制度第十三條執行。第二十一條 現金采購由于特殊原因需用現金采購的項目須按下列程序進行：1、現金采購審批權限：預算金額10萬元以下（含10萬元）的報地區公司負責人審批；10萬元以上的須報集團總裁審批。2、12、預算金額5000元以下（含5000元）的現金采購，必須由需求部門1人以上、采購部2人共同參與，原則上須在3家供應商有效報價的基礎上形成統一意見后進行采購；預算金額5000元以上的現金采購，必須由需求部門1人以上、采購部2人（含采購部經理）共同參與，原則上須在3家供應商有效報價的基礎上形成統一意見并電話請示地區公司負責人后進行采購。第六章 采購紀律第二十二條 預算金額10萬元以上的采購項目，發標時須將招標文件提供一份給監察室；5000元以上的現金采購項目，采購前須提交一份相關資料給監察室備案。第二十三條 所購工程材料種類（統配以外的）集團已有戰略供應商的，必須邀請其參與投標。第二十四條 采購系統13、以外的任何人員不得干預采購工作。第二十五條 參與采購工作的各部門獨立運作，禁止相互串通、干預。第二十六條 所有參與采購工作的人員不得接受供應商的任何宴請、饋贈，不得與供應商發生任何經濟往來。第二十七條 所有參與采購過程的人員須嚴格保守機密，應對有關采購信息承擔保密責任，不得泄密、公開。第二十八條 招標項目在開標期間，監察室負責開標現場所有工作人員手機集中存放。第二十九條 采購人員必須注意保存并慎重地使用在履行工作職責時所獲取的資料，嚴禁以此謀求任何個人利益，嚴禁以有損于公司利益的方式濫用上述資料。第三十條 凡違反采購紀律的，交集團監察室查處。第三十一條 各類采購招標原始資料必須歸檔，按統一格式建立臺賬，并定期移交監察室。第七章 附 則第三十二條 本制度自發文之日起執行。如有以往規定與本制度不一致的，以本制度為準。第三十三條 本制度由集團采購配送中心負責解釋。