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1、公司生產(chǎn)用物品交貨驗(yàn)收采購合同管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 采購管理制度1. 目的加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。 2. 范圍本制度適用于公司所有生產(chǎn)用物品（原材料、輔料、備品備件、設(shè)備、工器具等）的采購管理制度。3. 具體規(guī)定3.1 采購計(jì)劃3.1.1 物資采購必須認(rèn)真貫徹計(jì)劃采購原則，嚴(yán)禁無審批采購和無計(jì)劃采購。3.1.2 生產(chǎn)用物料由生產(chǎn)部提交生產(chǎn)物資需求計(jì)劃、外協(xié)成品由銷售部提交銷售計(jì)劃，采購部定期綜合需求并依據(jù)庫存、在途、2、在產(chǎn)、訂購周期等信息擬定采購計(jì)劃，總經(jīng)理審批通過后實(shí)施采購。具體操作詳見采購計(jì)劃及安全庫存編制辦法。3.1.3 樣品采購依據(jù)需求部門提交獲批的外協(xié)申請(qǐng)實(shí)施采購。3.1.4 生產(chǎn)輔助物資、工器具、設(shè)備等依據(jù)需求部門提交獲批的采購申請(qǐng)實(shí)施采購。3.1.5 采購申請(qǐng)?zhí)顚憰r(shí)必須寫明品名、規(guī)格/型號(hào)/指定品牌/技術(shù)參數(shù)、需求數(shù)量、用途、需求時(shí)間等信息，信息填寫不全的不予采購。3.1.6 物資采購必須符合計(jì)劃規(guī)定的品種、規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量要求，按生產(chǎn)進(jìn)度或使用部門需求時(shí)間及時(shí)組織進(jìn)貨。3.1.7 常用工具、消耗品、生產(chǎn)輔助物資等采用定期集中采購制，由使用部門提前申請(qǐng)，每月15日及月末最后一天集中采購，遇節(jié)假3、日順延。3.2 采購實(shí)施3.2.1 采購物資的圖紙、資料須從資料室索取，未經(jīng)存檔的圖紙、資料一律不能用作采購用途。3.2.2 采購的物資質(zhì)量應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方簽訂的合同標(biāo)準(zhǔn)。3.2.3 采購的物資質(zhì)量應(yīng)符合貨比三家、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則。3.2.4 貿(mào)易類物資的渠道應(yīng)貫徹先近后遠(yuǎn)、先廠家后供應(yīng)商的原則，杜絕假貨、劣貨的采購。3.2.5 加工類物資的渠道應(yīng)貫徹優(yōu)先考慮公司供應(yīng)商圈而后擴(kuò)大選擇范圍的原則，加工類供應(yīng)商應(yīng)設(shè)立明確選擇標(biāo)準(zhǔn)。3.2.6 加工類物資需要二次加工的，應(yīng)秉持優(yōu)先模塊化采購的原則，由外協(xié)商完成從零件加工到完成組件裝配的生產(chǎn)過程。3.2.7 帶料外協(xié)的，必須有外協(xié)加工廠簽收4、物料的回執(zhí)。3.2.8 應(yīng)在合格供應(yīng)商目錄范圍內(nèi)實(shí)施采購，具體操作詳見供應(yīng)商開發(fā)與維護(hù)。3.2.9 對(duì)長期使用的大宗物料，可適當(dāng)采用定期招標(biāo)的辦法，通過供應(yīng)商之間的競(jìng)爭確定供應(yīng)商，或者通過備選供應(yīng)商檔案選三家報(bào)價(jià)，進(jìn)行比較采購，以達(dá)降低采購成本之目的。3.2.10 對(duì)模具類產(chǎn)品，需經(jīng)常了解原材料成本與人工成本波動(dòng)情況，定期進(jìn)行供應(yīng)商實(shí)地走訪、評(píng)價(jià)、考核，已達(dá)到合理控制采購成本及質(zhì)量的目的。3.2.11 對(duì)研發(fā)用的樣品應(yīng)秉持質(zhì)量第一、交期第二、價(jià)格第三的原則，為保證加工質(zhì)量、加快交期、減少額外費(fèi)用的增加，應(yīng)及時(shí)建立樣件供應(yīng)體系，并實(shí)時(shí)維護(hù)，建立供應(yīng)商與研發(fā)工程師的溝通渠道，保證信息通暢，問題及時(shí)5、解決。3.3 交貨驗(yàn)收3.3.1 供應(yīng)商交貨時(shí)應(yīng)隨貨附帶送貨單和質(zhì)檢證明。3.3.2 送貨單格式不限，但填寫內(nèi)容應(yīng)包含訂單編號(hào)、訂貨號(hào)、圖號(hào)/規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)品名稱、數(shù)量/重量、單位、供應(yīng)商名稱。3.3.3 供應(yīng)商交貨的產(chǎn)品外包裝上應(yīng)有醒目標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)的形式根據(jù)不同種類供應(yīng)商可分別采用印刷、粘貼標(biāo)簽等形式，標(biāo)簽粘貼位置一般為箱體側(cè)邊最小面右上角，內(nèi)容包括訂貨號(hào)、圖號(hào)/規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)品名稱、數(shù)量/重量、供應(yīng)商名稱、生產(chǎn)日期/批號(hào)、模腔號(hào)（僅用于一模多腔的注塑品）。3.3.4 產(chǎn)品包裝方式及標(biāo)識(shí)內(nèi)容由采購工程師確定實(shí)施方案，并存檔執(zhí)行，物資驗(yàn)收時(shí)由質(zhì)檢部按存檔信息執(zhí)行，并反饋不良項(xiàng)，采購部督促供應(yīng)商改進(jìn)，6、詳見附圖包裝、運(yùn)輸、標(biāo)識(shí)、檢驗(yàn)記錄各方案確定流程。3.3.5 采購的物資經(jīng)驗(yàn)收準(zhǔn)確無誤后方可入庫，票與實(shí)物不符的要通知采購予以處理。3.3.6 物資驗(yàn)收的時(shí)間限制詳見待檢區(qū)管理辦法。3.3.7 物資入庫時(shí)需按規(guī)格進(jìn)行過磅、過數(shù)、量尺寸等工作，確認(rèn)與訂單數(shù)量相符，無法計(jì)量的應(yīng)由采購部與供方協(xié)商達(dá)成一致。3.4 不良處理3.4.1 不良物資暫存于紅標(biāo)區(qū)內(nèi)，批量不良由采購工程師向供應(yīng)商通報(bào)不良項(xiàng)和處理意見，詳細(xì)溝通不良原因及改善措施，達(dá)成一致處理意見，處理意見的執(zhí)行由負(fù)責(zé)的采購員進(jìn)行；微量不良由采購員按合同約定處理。3.4.2 紅標(biāo)區(qū)不良品應(yīng)及時(shí)處理，批量不良品在不良品處置單簽署完畢兩周內(nèi)退回供應(yīng)商7、處，逾期的，每天收取貨值的0.5%作為倉儲(chǔ)費(fèi)用，因采購員未及時(shí)通知供應(yīng)商導(dǎo)致的逾期，采購員承擔(dān)倉儲(chǔ)費(fèi)；少量不良品由采購員每月集中處理一次，不收取存儲(chǔ)費(fèi)。3.4.3 供應(yīng)商委托報(bào)廢不良品的，應(yīng)取得供方書面確認(rèn)，未取得書面確認(rèn)導(dǎo)致的糾紛，追究當(dāng)事人責(zé)任。3.4.4 退回供應(yīng)商的不良品運(yùn)費(fèi)由供應(yīng)商自行承擔(dān)，退貨前應(yīng)知會(huì)供應(yīng)商，并優(yōu)先選用供應(yīng)商指定的物流公司發(fā)貨，退貨的同時(shí)應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)出退貨單，供應(yīng)商驗(yàn)收數(shù)量后回簽，采購部存檔備查。3.5 采購合同3.5.1 公司確定的供應(yīng)商必須簽訂正式的采購合同，合同種類分為模具制造合同、外協(xié)加工合同、質(zhì)量保證協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保證協(xié)議、戰(zhàn)略合作協(xié)議、采購訂單等。3.58、.2 采購合同的內(nèi)容及格式必須符合經(jīng)濟(jì)合同法及公司的有關(guān)規(guī)定，以確保公司利益最大化為第一原則，簽署人具備相應(yīng)的職責(zé)和法律資格，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可蓋章生效。3.5.3 模具類供應(yīng)商簽署模具制造合同、外協(xié)加工合同、質(zhì)量保證協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保證協(xié)議；非模具類外協(xié)加工供應(yīng)商簽署外協(xié)加工合同、質(zhì)量保證協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保證協(xié)議；貿(mào)易類供應(yīng)商僅簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；短期供應(yīng)商、年采購額少的供應(yīng)商可不簽合同，在采購訂單中約束即可。3.5.4 正式合同一式兩份，雙方簽字生效后，供、需雙方各留一份，所有合同必須分檔管理，于付款時(shí)提供給財(cái)務(wù)審核。3.5.5 合同內(nèi)約定的條款須嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)禁違約操作，因合同執(zhí)行不力，給公司造9、成損失的，追究當(dāng)事人責(zé)任；供方違約的，采購員應(yīng)及時(shí)處理，處理不了的及時(shí)上報(bào)。3.5.6 合同的執(zhí)行須建立詳細(xì)的合同執(zhí)行記錄。3.5.7 按規(guī)定應(yīng)簽而未簽的合同，給公司造成損失的追究當(dāng)事人的責(zé)任。3.6 賬款結(jié)算與票據(jù)報(bào)銷3.6.1 合同對(duì)賬結(jié)算及付款、報(bào)銷手續(xù)由采購員負(fù)責(zé)，采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理審批后方能執(zhí)行。3.6.2 每月24日為公司結(jié)賬日，除預(yù)付款及特殊情況外，當(dāng)月24日前辦理付款手續(xù)的，次月30日前財(cái)務(wù)完成付款。簽訂采購合同時(shí)應(yīng)特別協(xié)商此付款條件。3.6.3 定期結(jié)算的供應(yīng)商，對(duì)賬結(jié)款時(shí)間按合同條款執(zhí)行，采購員每周一次檢查合同執(zhí)行狀況，給符合結(jié)款條件的供應(yīng)商辦理對(duì)賬結(jié)款手續(xù)。3.10、6.4 因未及時(shí)履約付款而導(dǎo)致的供方投訴或不配合工作，追究當(dāng)事采購員責(zé)任。3.7 供貨質(zhì)量3.7.1 為保證供應(yīng)物資的質(zhì)量，生產(chǎn)用物資必須從公司評(píng)審認(rèn)定的合格供應(yīng)商處采購，合格供應(yīng)商的開發(fā)與維護(hù)詳見供應(yīng)商開發(fā)與維護(hù)。3.7.2 采購工程師根據(jù)各部門反饋的問題，定期擬定質(zhì)量改善計(jì)劃，按計(jì)劃組織資源對(duì)供應(yīng)商實(shí)施考核、提升、更換，以確保供貨質(zhì)量，實(shí)施辦法詳見供應(yīng)商考核與評(píng)價(jià)。3.7.3 所有物資首次批量供應(yīng)前應(yīng)先進(jìn)行小批量試產(chǎn)，小批量試產(chǎn)的批次與批量由研發(fā)部確認(rèn)，具體操作詳見樣品確認(rèn)管理辦法。3.8 模具管理3.8.1 采購部接到研發(fā)部提交的模具方案后，根據(jù)模具等級(jí)在合格供應(yīng)商目錄內(nèi)挑選符合條件的供11、應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，經(jīng)過比價(jià)、議價(jià)、評(píng)審后在入選的供應(yīng)商處開模，并簽署模具制造合同。3.8.2 采購部簽署模具合同時(shí)，應(yīng)持模具方案到資料室申請(qǐng)模具編號(hào)，將編號(hào)簽在模具制造合同里，要求供應(yīng)商將編號(hào)標(biāo)注在模架醒目位置上，便于我方識(shí)別。3.8.3 建立模具檔案并在資料室存檔管理，模具使用狀態(tài)、存放地等發(fā)生變化時(shí)，采購工程師持相關(guān)手續(xù)及時(shí)到資料室辦理更改手續(xù)。3.8.4 凡為公司生產(chǎn)產(chǎn)品所定制、所有權(quán)屬于公司的模具，必須在模具制造完成并驗(yàn)收后簽訂模具代管協(xié)議，在資料室存檔，由資料室辦理模具入庫手續(xù)。3.8.5 為便于識(shí)別我公司模具及防止生銹，注塑類模具要求供應(yīng)商統(tǒng)一在外表涂刷綠色油漆，如遇撞色則在醒目位置點(diǎn)12、黃色油漆區(qū)別。3.8.6 供應(yīng)商所代管模具，應(yīng)對(duì)模具進(jìn)行有效的維護(hù)管理，采購工程師應(yīng)每年向供應(yīng)商索要一次模具保養(yǎng)計(jì)劃，保養(yǎng)周期和保養(yǎng)項(xiàng)目需根據(jù)不同的模具及使用頻率制定，保養(yǎng)計(jì)劃交模具工程師審核簽字后，回復(fù)供應(yīng)商并在采購部存檔，采購工程師不定期組織模具工程師對(duì)模具維護(hù)及保養(yǎng)情況進(jìn)行抽查，檢查頻率每家供應(yīng)商每年一至兩次。3.8.7 供應(yīng)商代管模具頻繁出現(xiàn)異常導(dǎo)致延誤交貨或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的，采購工程師會(huì)同模具工程師對(duì)模具進(jìn)行檢查評(píng)估，提出改善方案，并監(jiān)督供應(yīng)商實(shí)施改善。3.8.8 如發(fā)生模具轉(zhuǎn)移的情況，應(yīng)向由3.9 檔案管理3.9.1 歸檔內(nèi)容分類3.9.1.1 采購內(nèi)部文件記錄的歸檔。采購部工作中需存13、檔的文件，采購訂單、對(duì)賬單、工作計(jì)劃、采購計(jì)劃、入庫單、退貨單、合格供應(yīng)商目錄、供應(yīng)商評(píng)估表等及采購部門相關(guān)管理文件資料。3.9.1.2 公司其他部門提供的文件歸檔。公司其他部門提供的圖紙、采購申請(qǐng)單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。3.9.1.3 外來或外放文件的歸檔。供應(yīng)商資料、采購合同、報(bào)價(jià)單、對(duì)賬單聯(lián)絡(luò)函或其他與供應(yīng)商有聯(lián)系的文件資料。3.9.1.4 存儲(chǔ)在電腦、ERP或其它介質(zhì)上的資料。采購部的臺(tái)賬、電子檔的文件記錄。3.9.1.5 建立采購部文件、記錄歸檔表，詳細(xì)描述各文件記錄歸檔存放位置。3.9.2 檔案保存期限3.9.2.1 采購訂單、合同、供應(yīng)商資料長期保存。3.9.2.2 其它14、往來文件需保存3年。3.9.3 歸檔要求3.9.3.1 歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。3.9.3.2 所有文檔均要編號(hào)，并建立目錄，逐項(xiàng)填寫清楚，書寫工整。3.9.3.3 所有存檔文件格式統(tǒng)一，而且有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章，是有效文件。3.9.3.4 采購部檔案要有專人、專位的保管。3.9.3.5 采購部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。3.9.4 檔案調(diào)閱3.9.4.1 需查閱或借閱采購部文件時(shí)，需向采購部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，得到批準(zhǔn)后借閱，查閱保密文件時(shí)，需履行審批手續(xù)，得到采購領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.9.4.2 查閱檔案人員要求嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得泄露。3.9.4.3 查閱檔案應(yīng)當(dāng)日歸還；摘抄和復(fù)制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。3.9.4.4 采購檔案管理人員，要及時(shí)收取借閱的檔案，避免遺失。3.9.5 檔案銷毀3.9.5.1 采購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時(shí)由采購部檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清單，該清單永久保存。3.9.5.2 辦理銷毀手續(xù)，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準(zhǔn)備，方能銷毀。3.9.5.3 采購檔案保管期已滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)和合同文件，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)和合同改造完畢為止。