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1、公司行政采購(gòu)、審批程序管理制度附配置單編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 行政采購(gòu)管理制度 為規(guī)范公司行政采購(gòu)行為,加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的管理和監(jiān)控,本著“保證質(zhì)量、節(jié)約開(kāi)支、堵塞漏洞、避免損失、提高效益”的原則，在公司辦公用品管理制度的基礎(chǔ)上，細(xì)化如下行政采購(gòu)管理制度。一、行政采購(gòu)的負(fù)責(zé)部門為行政部，本制度所界定的行政采購(gòu)均采用集中采購(gòu)原則。二、行政采購(gòu)的范圍： 1、固定資產(chǎn)：各類價(jià)值較高的辦公設(shè)備，如：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公桌、椅、文件柜等。 2、辦公用品：消耗品，如鉛筆、刀片、膠水、膠帶、別針、橡皮筋、打印紙、便簽2、信紙、橡皮擦、文件夾、原子筆、訂書(shū)釘?shù)龋?3、管理消耗品，如剪刀、熒光筆、激光筆、美工刀、釘書(shū)機(jī)、記事本、打碼機(jī)、日期章、計(jì)算器、印泥、電池、尺子等； 4、價(jià)值在200元以上，但價(jià)值未達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品。 5、其他物資： 6、廣告類，如宣傳單頁(yè)、宣傳冊(cè)等； 7、禮品、購(gòu)物禮券等； 8、其他。三、本制度對(duì)以下采購(gòu)流程進(jìn)行規(guī)范：采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)和甄選、合同簽訂、驗(yàn)收和付款、質(zhì)量保證、監(jiān)督管理、領(lǐng)用管理。四、采購(gòu)程序（一）采購(gòu)計(jì)劃管理：1. 定期采購(gòu)：對(duì)辦公用品等需要定期采購(gòu)的物品，行政部要根據(jù)各部門每月的領(lǐng)用情況，于每月25日統(tǒng)計(jì)各部門下月的需求填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單。請(qǐng)購(gòu)單由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字3、后，行政部根據(jù)適量庫(kù)存分發(fā)，不足部分交由采購(gòu)員進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。2. 臨時(shí)采購(gòu)：需要臨時(shí)采購(gòu)的物品，須請(qǐng)購(gòu)人填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，由部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字、行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字后，由采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)，價(jià)格高于5000元的需由董事長(zhǎng)審核簽字。（二）詢價(jià)和甄選管理1. 采購(gòu)人員接到批準(zhǔn)后的“請(qǐng)購(gòu)單”后，優(yōu)先到公司指定的供應(yīng)商處購(gòu)買，如指定供應(yīng)商無(wú)供應(yīng)時(shí)，必須進(jìn)行多方比價(jià)，并做好市場(chǎng)詢價(jià)記錄（附市場(chǎng)詢價(jià)記錄表），擇優(yōu)擇廉購(gòu)買。2. 辦公用品等消耗品在甄選時(shí)，優(yōu)先到 或大型對(duì)公超市進(jìn)行采購(gòu)，特殊用品至少要選擇三家供應(yīng)商進(jìn)行比對(duì)；固定資產(chǎn)和其他價(jià)格較高的物資在比價(jià)甄選時(shí)，至少要選擇五家供應(yīng)商進(jìn)行比對(duì)，必要時(shí)可以采用邀請(qǐng)4、招標(biāo)的方式由使用部門，相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)一并參與綜合考評(píng)確定。3. 保管好市場(chǎng)詢價(jià)記錄表，以供以后參考和審核，保管期限為一年。4. 采購(gòu)員不得擅自依據(jù)各部未經(jīng)總經(jīng)理或行政部批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)物品，否則一律不予報(bào)銷。（三）采購(gòu)合同簽訂和管理1. 采購(gòu)物品選定后，采購(gòu)商品價(jià)格在單筆3000元以上或者有經(jīng)常供貨行為的（一年內(nèi)有三次以上）必須與供貨商簽訂采購(gòu)合同。2. 采購(gòu)合同原件由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人保管，合同原件保管期限為三年。3. 簽訂采購(gòu)合同時(shí)需有采購(gòu)人員，行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部指派人員三人在場(chǎng)，以保證采購(gòu)行為的規(guī)范。（四）驗(yàn)收和付款的管理1. 采購(gòu)物品到貨后，由行政部相關(guān)人員、財(cái)務(wù)部指派人員共同驗(yàn)收，5、（采購(gòu)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的質(zhì)量關(guān)把控，為第一負(fù)責(zé)人；采購(gòu)物品到貨后，由行政部相關(guān)人員驗(yàn)收配置或入庫(kù)，把控?cái)?shù)量關(guān)和質(zhì)量關(guān)，固定資產(chǎn)、其他物資單項(xiàng)在3000元以上的由財(cái)務(wù)部指派一人和采購(gòu)人員一同進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，把控價(jià)格關(guān)）配置使用或入庫(kù)，并填好采購(gòu)物品配置單或入庫(kù)單。2. 采購(gòu)物品驗(yàn)收合格后，方能辦理付款手續(xù)：（1）單次單項(xiàng)物品在1000元以下的實(shí)行現(xiàn)金支付，采購(gòu)人員選定供應(yīng)商后，做出采購(gòu)預(yù)算，根據(jù)預(yù)算先從財(cái)務(wù)預(yù)支采購(gòu)款項(xiàng)（借條須有行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字才有效）并進(jìn)行付款。（2）單次單項(xiàng)物品在1000以上的，實(shí)行轉(zhuǎn)賬支付。3報(bào)銷管理：采購(gòu)人員憑票填寫(xiě)報(bào)銷單，實(shí)行轉(zhuǎn)賬的需在報(bào)銷單上注明“轉(zhuǎn)賬”字樣和對(duì)6、方的帳戶，按費(fèi)用報(bào)銷程序辦理撤條及轉(zhuǎn)賬。（五）質(zhì)量保證管理對(duì)于需要售后服務(wù)的采購(gòu)物資，在購(gòu)買或簽訂合同時(shí)要明確服務(wù)約定。采購(gòu)物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的，由行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系；對(duì)于在使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，由行政部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)同供貨商協(xié)調(diào)解決。（六）領(lǐng)用管理 領(lǐng)用管理按照辦公用品管理制度執(zhí)行。四、審批程序（一）固定資產(chǎn)采購(gòu)審批（含報(bào)價(jià)審批）需求人 部門負(fù)責(zé)人 行政部負(fù)責(zé)人 總經(jīng)理（二）辦公用品采購(gòu)審批 需求人 部門負(fù)責(zé)人 行政部負(fù)責(zé)人 （三）其他物資 需求人 部門負(fù)責(zé)人 行政部負(fù)責(zé)人 總經(jīng)理（價(jià)格在5000元含以下的為止）注：以上物品單筆采購(gòu)價(jià)格在5000元以上的，必須報(bào)董事長(zhǎng)審批。附：1、辦公7、用品請(qǐng)購(gòu)單 2、采購(gòu)物品配置單3、固定資產(chǎn)（其他類）采購(gòu)計(jì)劃表（用途、到位時(shí)間、行政部審批意見(jiàn)等等）4、市場(chǎng)詢價(jià)記錄表5、報(bào)價(jià)審批表（行政部審批意見(jiàn)等、財(cái)務(wù)部建議等）6、合同審查表附：表一： 部門 月辦公用品請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)部門： 年 月 日請(qǐng)購(gòu)物品要求單位數(shù)量備注請(qǐng)購(gòu)人簽字：部門領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)： 行政部意見(jiàn)： 表二 市場(chǎng)詢價(jià)記錄表采購(gòu)物品明細(xì)詢價(jià)情況備注單位：報(bào)價(jià)：詢價(jià)方式：?jiǎn)栐內(nèi)耍罕粏?wèn)詢?nèi)耍簡(jiǎn)挝唬簣?bào)價(jià)：詢價(jià)方式：?jiǎn)栐內(nèi)耍罕粏?wèn)詢?nèi)耍簡(jiǎn)挝唬簣?bào)價(jià)：詢價(jià)方式：?jiǎn)栐內(nèi)耍罕粏?wèn)詢?nèi)耍簡(jiǎn)挝唬簣?bào)價(jià)：詢價(jià)方式：?jiǎn)栐內(nèi)耍罕粏?wèn)詢?nèi)耍簡(jiǎn)挝唬簣?bào)價(jià)：詢價(jià)方式：?jiǎn)栐內(nèi)耍罕粏?wèn)詢?nèi)耍鹤ⅲ涸儍r(jià)記錄需后附對(duì)方出具的報(bào)價(jià)單。表三：采購(gòu)物品配置單采購(gòu)物品型號(hào)單位數(shù)量申請(qǐng)日期到貨日期驗(yàn)收人物品流向使用人簽字固定資產(chǎn)申購(gòu)單申購(gòu)部門使用人擬購(gòu)置時(shí)間申購(gòu)物品名稱型號(hào)擬購(gòu)置價(jià)格部門負(fù)責(zé)人意 見(jiàn)行政部意見(jiàn)財(cái)務(wù)部意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)董事長(zhǎng)意見(jiàn)（5000元以上）備 注采購(gòu)部簽字： 購(gòu)置時(shí)間注：此申購(gòu)單一式兩份，由所在部門負(fù)責(zé)人填寫(xiě)，一份報(bào)銷時(shí)附報(bào)銷單后，一份留行政部備案。固定資產(chǎn)申購(gòu)單申購(gòu)部門使用人擬購(gòu)置時(shí)間申購(gòu)物品名稱型號(hào)擬購(gòu)置價(jià)格部門負(fù)責(zé)人意 見(jiàn)行政部意見(jiàn)財(cái)務(wù)部意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)董事長(zhǎng)意見(jiàn)（5000元以上）備 注采購(gòu)部簽字： 購(gòu)置時(shí)間注：此申購(gòu)單一式兩份，由所在部門負(fù)責(zé)人填寫(xiě)，一份報(bào)銷時(shí)附報(bào)銷單后，一份留行政部備案。