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1、 公司采購業務崗位分工與授權批準、控制制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購業務管理制度第一章 總 則第一條 為了加強公司采購業務管理，規范采購業務行為，防范采購業務活動中的差錯和舞弊，根據財政部內部會計控制規范采購與付款等法律法規，結合本公司采購業務特點和管理需要，制定本制度。第二條 本制度所指采購業務包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、價格評審、物資入庫、購貨發票、登記應付賬款和支付貨款等業務。第三條 本制度適用于公司總部及所屬子公司、分公司的采購業務管理與控制。第二章 崗位分工與授權批準第四條 公司建立采購業2、務崗位責任制，明確規定各崗位的職責與權限，確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。第五條 公司物資采購業務嚴格規范和執行如下程序：一、計劃與審批；二、請購與審批；三、詢價與核價；四、確定供應商；五、訂立合同；六、采購與驗收；七、物資入庫；八、賬簿登記與支付采購款。第六條 公司采購業務的基本分工如下：一、物流中心負責編制物資儲存計劃；二、采購部負責編制物資采購計劃，填制請購單、詢價與價格談判、簽訂合同、采購物資等業務；三、成本控制中心負責核定物資采購價格；四、財務部負責結算采購款項、登記存貨及應付賬款等；五、物流中心負責根據物資儲存計劃和采購計劃辦理物資入庫，登記保管賬等；六、品質部負3、責物資入庫前的質量驗收；七、審計部負責定期審計檢查采購業務的合規性、合理性和會計記錄的正確性與及時性。第七條 公司辦理物資采購、核價與付款業務的員工應當具備良好的業務素質和職業道德，辦理采購、核價與付款業務的人員在同一個崗位上連續工作時間不得超過三年。第八條 物資的采購價格、付款政策要嚴格執行公司授權文件的規定，各級審批人要在授權范圍內行使職權，不得超越審批權限。第九條 公司授權成本控制中心、采購部、品質部、物流中心、財務部分別辦理物資核價、訂購、檢驗、收存和付款業務，其他任何部門均無權經辦采購與付款業務。第十條 公司對于重要的、技術性較強的采購業務，應當專家評審、集體決策制度。第十一條 公司4、對機器設備的采購，以及一次采購價值超過50萬元的材料采購一律實行公開招標辦法采購。第三章 計劃與審批控制第十二條 公司對采購業務實行嚴格的計劃管理和采購目標責任制。每年12月份，公司總經理與采購部經理簽訂下一年度的采購目標責任書，明確全年的采購目標、價格目標、費用指標及獎懲兌現政策。第十三條 采購部要將年度采購目標層層分解落實到各個采購崗位，并將目標分解落實情況報公司備案。第十四條 物資采購計劃的制訂、審批程序和責任分工如下：一、計劃部負責編制產品生產計劃和物資耗用計劃；二、物流中心根據物資耗用計劃和庫存儲備情況編制物資儲存計劃；三、采購部根據物資儲存計劃編制物資采購計劃；四、成本控制中心審核5、平衡上述各項計劃，確保各項計劃與公司的全面預算相吻合；五、公司總經理審查并批準物資儲存計劃和物資采購計劃。第十五條 實施物資采購的具體依據是物資請購單。物資請購單的填制、審批程序如下：一、采購部根據物資采購計劃填制物資請購單，物資請購單中必須列明如下事項：1.采購物資的依據；2.采購物資的名稱、規格型號、數量和技術要求；3.物資用途及最遲入庫時間；4.供應廠家和詢價結果；5.采購金額、付款方式與付款時間；6.采購員及采購部負責人簽字。二、成本控制中心對物資請購單中的價格進行核定。三、公司有關領導按以下審批權限在物資請購單審批：1.總金額1-100萬元以下的采購業務，由總經理審批；2.總金額16、00萬元以上的采購業務，由董事長審批。四、經過公司有關領導審批的物資請購單，是采購物資及辦理驗收、入庫及付款的依據。第四章 采購價格控制第十六條 物資采購過程中的價格決策要做到科學有效、公開公正、比質比價、監督制約，杜絕采購過程中的不正當行為發生。第十七條 采購部和成本控制中心要廣泛收集采購物資的質量、價格等市場信息，掌握主要采購物資的信息變化。第十八條 物資采購價格的確定要履行詢價、核價、審批、談判和備案五項程序：一、詢價：采購部按照公司批準下達的物資采購計劃，根據采購項目的時間要求，在了解市場行情、參考過去采購記錄的基礎上，向供應商咨詢價格。接受詢價的供應商應在三家以上，詢價過程和供應商的7、報價要如實登記備案。二、核價：成本控制中心根據物資請購單中的詢價情況，在了解采購部詢價過程的基礎上，通過電話、計算機網絡等渠道查詢、核實采購部的詢價結果，并將核價的情況記錄備案，然后在物資請購單中列明核定的最高采購限價。三、審批：成本控制中心核定的最高限價，經成本控制中心主任填寫審核意見后，按照公司價格管理制度規定的價格審批權限辦理價格審批手續。四、談判：采購部根據領導審批的最高限價，與供應商進行價格談判，力爭以較低的價格簽訂采購合同。五、備案：采購部與供應商最終確定的采購價格要填寫物資采購價格反饋表報成本控制中心備案；與供應商簽訂的物資采購合同，也要報成本控制中心備案。第五章 采購與驗收控制8、第十九條 根據采購物資的性質不同，公司分別采取如下采購方式：一、一般采購物資在貨比三家的基礎上，采用訂單或合同訂購方式采購；二、小額零星物品采用擇優定點采購方式；三、符合公司招標管理制度的采購業務及設備購置一律實行招標采購。第二十條 除僅有唯一供貨單位或公司生產經營有特殊要求外，公司主要物資的采購應當選擇兩個以上的供貨商，要從質量、價格、供貨能力、信譽等方面擇優定點采購。第二十一條 公司主要物資采購及有特殊要求的物資采購，應當審查供貨單位資格；對已確定的供貨單位，應當及時掌握其質量、價格、信譽的變化情況。第二十二條 物資采購到廠，需辦理如下驗收入庫手續：一、物流中心保管員核實到庫物資是否與物資9、請購單規定的品名、數量、供貨廠家相符，凡核實無誤的，保管員開具采購物資待檢單；二、品質部根據采購物資待檢單，對待檢物資進行質量檢驗，并將檢驗結果填寫質量檢驗報告單；三、物流中心保管員將檢驗合格的物資驗收無誤后，收存物資并開具物資收存單；四、供應商開具增值稅發票后，經材料核算中心會計對價格、數量等項目審核無誤后，開具正式物資入庫單；五、物資入庫單經保管員簽字后生效，財務部據此登記賬簿和辦理有關結算事宜。第二十三條 到庫物資與物資請購單不符或未經質量檢驗的，一律不予辦理入庫和結算手續。第二十四條 質量檢驗人員應當嚴格按標準和程序進行檢驗，并對檢驗結果承擔責任。第六章 貨款支付與賬目核對第二十五條 10、采購物資的付款由財務部負責，付款的依據要同時滿足如下條件：一、訂有采購合同的，要參照合同規定的時間、方式、金額付款；二、要在公司貨幣資金預算范圍內付款；三、要在對采購發票、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核、確認無誤的前提下，辦理付款。第二十六條 采購付款時，由采購部填寫采購物資付款單，財務副總經理按預算審批；超出預算的付款，必須由采購部申明理由，經總經理批準后，從預算外資金列支。第二十七條 財務部要加強應付賬款和應付票據的管理，已到期的應付款項必須安排到貨幣資金支出預算中，并經財務副總經理的審批后，方可辦理結算與付款事宜。第二十八條 財務部往來核算會計負責應付賬款11、的核對與清理，要每個季度至少與供應商核對一次賬目，核對結果要填制應付賬款核對表備案；核對出的未達賬項，要逐項逐筆查明原因，杜絕串戶等錯誤現象的發生。第二十九條 采購部要按供應商設置物資采購臺賬，及時登記每一供應商的供貨、開票、付款及應付賬款余額增減變動情況。第三十條 采購入庫的物資在保管或使用過程中，發現數量和質量不符合要求的，采購部要及時與供應商聯系，并分別情況按以下程序進行處理：一、數量不足的，要求供應商予以補足；質量問題，尚能使用的，要求供應商給予價格折讓；不能使用的，要求供應商退貨或換貨。二、需要退貨或折讓的物資，均需供應商開出紅字發票。三、退貨通知單、紅字發票均應及時報送財務部入賬。第七章 采購業務的監督控制第三十一條 審計部負責對公司的采購業務進行監督檢查。第三十二條 采購業務監督檢查的內容主要包括：一、采購業務相關崗位及人員的設置情況；二、采購業務授權批準制度的執行情況；三、采購計劃與合同情況；四、采購價格及采購渠道情況；五、貨款結算情況；六、應付賬款和預付賬款的管理情況；七、有關單據、憑證和文件的使用和保管情況。第三十三條 審計部對監督檢查的結果要出具審計報告，發現的薄弱環節和問題，有關部門要采取措施，及時加以糾正和完善。第八章 附 則第三十四條 本制度經公司董事會審議批準。第三十五條 本制度由財務部負責解釋。第三十六條 本制度自頒布之日起施行。年11月12日