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1、公司采購供應部工作職責流程及管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購部管理制度、采購部崗位職責、采購部工作流程供應部工作職責和工作標準一、目的作用：1.1可作為供應部開展工作的規(guī)范依據(jù)。1.2可作為公司領導考核供應部工作業(yè)績的衡量依據(jù)。1.3可作為供應部人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)。二、管理歸口總經(jīng)理是供應部的上級直接領導。供應部的工作直接對總經(jīng)理負責。三、工作職責1、采購計劃的編制負責根據(jù)生產(chǎn)、總務、設備及檢驗等各部室物品需求計劃，編制與之相配套的采購計劃，并組織具體的實施，保證經(jīng)營過程中的物資供應。22、物資供應：2.1負責原輔材料、中藥材、包裝材料、備品、備件、辦公用品、檢驗用品及燃料等的采購供應工作。2.2認真做好市場調(diào)查和預測。掌握物資供應情況。2.3及時采購物資采購計劃中提出的各類物資，做到既要價格合理，又要保證質(zhì)量。2.4負責各類采購合同的簽訂與管理、落實工作，并制訂相應的管理制度。2.5嚴格執(zhí)行企業(yè)制定的物資供應制度，按照采購原則進行采購作業(yè)，根據(jù)生產(chǎn)安排做好物資供應的進度控制，實現(xiàn)物流的優(yōu)化管理。3、采購物資的入庫與結算：3.1負責辦理購進物資的到貨后的相關手續(xù)的辦理工作。 3.2對不合格產(chǎn)品及時退貨。4、供貨單位的質(zhì)量審核：4.1參加對供貨單位進行質(zhì)量管理體系的審核工作。4.3、2加強物資供應檔案的管理，做好物資信息情報的工作，建立起牢固可靠的物資供應網(wǎng)絡，并不斷開辟和優(yōu)化物資供應渠道。4.3負責制訂物資采購工作各項管理制度。4.4建立可靠的物資供應基地，會同質(zhì)量管理部等有關部門做好供應商評估、優(yōu)化選擇、關系處理等工作。使之按時、按質(zhì)、按量進行物資供應。5、負責企業(yè)外委托加工的出入庫業(yè)務。6、與企業(yè)內(nèi)各部門加強溝通配合，處理好生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的各物流管理需求協(xié)調(diào)平衡的事項和突發(fā)問題。7、完成公司領導交辦的其他工作任務。四、職責權限：4.1對于未經(jīng)批準的計劃有權拒絕供應。4.2有權要求倉庫保管員提供報庫存表。4.3采購權：食堂用具的采購權。辦公用品、用具及勞動保護用品4、工裝的采購權。衛(wèi)生用品、用具的采購權。公司內(nèi)備品、備件、生產(chǎn)用品用具及維修用料的采購權。檢驗用品及用具的采購權。企業(yè)用燃料的采購權五、工作標準5.1堅決執(zhí)行總經(jīng)理下達的各項工作指令，并且圓滿地完成。5.2根據(jù)生產(chǎn)需求計劃和物資庫存情況編制合理的采購計劃，按時、按質(zhì)、 按量地供應企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需要的各種物資，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動提供了物資保障。5.3嚴格執(zhí)行企業(yè)物資供應制度，遵守企業(yè)制定的采購原則，采購作業(yè)及供應商管理、供應渠道的建立等方面的工作均符合企業(yè)規(guī)定要求。5.4與其他部門能夠很好地溝通和協(xié)作配合，對物資供應發(fā)生異常情況或生產(chǎn)任務的臨時調(diào)整變動，均能較好地與有關部門協(xié)調(diào)處理。5.5根據(jù)各5、部門需注計劃，實行定期訂購和定量訂購方式，達到最小限度地占用流動資金，提高資金使用效益。5.6對供應商的管理辦法行之有效，所建立的物資供應渠道及供應網(wǎng)絡牢固可靠，對物資供應的情報工作及物資供應檔案資料管理均達到了規(guī)范要求。5.7對業(yè)務員的日常管理嚴格，外出工作人員沒有出現(xiàn)損害企業(yè)利益及違章違紀現(xiàn)象，工作效率普遍反映均好。5.8日常工作管理有條理，辦公室整潔，工作秩序好、效率高。5.9與其他部門在工作上能較好地溝通和協(xié)作配合。供應部工作流程供應部主要負責生產(chǎn)性物料及辦公用品、生產(chǎn)相關輔助用品、檢驗用品的采購工作及外委加工工作。依據(jù)生產(chǎn)管理部下達的生產(chǎn)物料采購計劃、各部門提交的物品使用計劃及庫存報6、表，供應部計劃員分解采購計劃，報生產(chǎn)管理部負責人、部門負責人、主管經(jīng)理審批確認后，分解下達采購計劃給各相關采購員。采購員依據(jù)質(zhì)量管理部下發(fā)的物料質(zhì)量標準及采購計劃進行比價后，確定供應商進行采購。物料到貨時業(yè)務員填寫到貨通知，到貨通知隨貨物一同送到倉庫，由倉庫保管員進行初檢，確認數(shù)量，核實無誤后，在到貨通知上簽字確認，將到貨通知第三聯(lián)由倉庫保管員保存，第二聯(lián)送交財務，第一聯(lián)返回供應部，物料入庫待驗。月底結帳時如發(fā)票未到，由采購員辦理暫入庫手續(xù)，發(fā)票到達后辦理正式入庫沖回暫入庫，業(yè)務員填寫入庫單，供應部負責人審核簽字，倉庫保管員填寫本批物料批號、代碼、檢驗報告單號并簽字確認，財務部依據(jù)入庫單及合格7、報告單辦理入庫及結算業(yè)務。為保證供貨質(zhì)量，企業(yè)應建立供應商評估小組，由質(zhì)量管理部、財務部、供應部等有關部門參與，并定期對供應商進行評估。主要物資的采購應確定兩個以上的定點單位，以保證物資渠道的暢通。供應部管理制度直接上級：總經(jīng)理； 部門性質(zhì)：負責采購、供應材料、備品配件其他物資；管理權限：受辦公室委托，行使對采購、供應的管理權限，并承擔執(zhí)行公司規(guī)章制度、管理規(guī)程及工作指令的義務；管理職能：合理地組織采購，并及時供應生產(chǎn)所需的物資； 供應部職責：1 從辦公室的統(tǒng)一指揮，嚴格執(zhí)行工作指令，一切管理行為向辦公室負責； 2負責編制原、輔材料及備品配件的供應計劃。認真組織原輔材料、包裝材料的供應與采購，8、做好原輔材料、包裝材料等備品配件的進、出、存庫統(tǒng)計核算工作；3制訂本部的工作計劃和目標； 4了解市場上公司所需采購的物資、備品的變化的情況；5調(diào)查研究本行業(yè)采購物資、備品的規(guī)律； 6采購方式設定； 7對主要供應商進行等級、品質(zhì)、交貨期、價格、服務、信用等能力的評估；8采購前要詢價、比價、議價； 9合理編制采購計劃、實施采購；10處理與協(xié)調(diào)和供應商之間的關系； 11組織對物資市場信息的搜集和分析；12檢查、考核、評比采購人員的業(yè)務水平和工作能力；13完成臨時交辦的其他事項；1 供應部在職人員行為規(guī)范：1.1 本職位人員所必須作的許多重要的決定，都是以良好的普通常識及邏輯判斷做依據(jù)。 1.2 本職9、務說明不可能涵蓋所有的事項，本職位人員應執(zhí)行由采購經(jīng)理在任何時間所指派之任何公務。 1.3與賣場的充分溝通與密切配合的合作關系，是本職位成功的必要條件。 1.4 采購人員成功的要素有下列七項，本職位人員應確實做好： （1） 操守廉潔 （2） 掌握市場 （3） 積極認真 （4） 適應性強（5） 精打細算（6） 精打細算2 采購程序 ：2.1 采購工作以“采購計劃”和“認證結果”為依據(jù)。 2.2 采購安全性關鍵器件必須是其獲得了安規(guī)認可。 2.3 在可行時，可以委托物料加工者或采購代理方進行進貨檢驗，但應與之形成質(zhì)量保證協(xié)議。 2.4 采購人員必須具備采購活動需要的專業(yè)知識，能熟練運用電腦在信息網(wǎng)10、上進行數(shù)據(jù)處理工作，有一定的英語水平和較好的談判技能。 2.5 根據(jù)生產(chǎn)計劃，采購部下達經(jīng)批準的基本物料采購計劃、零星采購計劃，該計劃是采購活動中“采購什么？采購多少？何時到貨？”的基本依據(jù)。2.6 采購部根據(jù)器件的分類，把基本物料采購計劃分配給不同的采購責任人。 2.7 采購責任人員在收到采購計劃后，應認真核對計劃的可執(zhí)行性，如有不可執(zhí)行的項目，應以書面形式反饋給計劃制訂部門，以便計劃部門及時調(diào)整計劃。 2.8 采購人員將采購計劃逐項核對評定的供應商相關信息，擬制采購訂單，采購訂單應清楚列明采購物料對應的本公司編碼、生產(chǎn)廠家、相應的廠家規(guī)格/型號、采購數(shù)量和要求交貨的日期等。貨期不能滿足時，11、需注明新的定約時間。 2.9 采購訂單必須按采購訂單審批、簽返流程進行規(guī)范化和審批，采購人員將經(jīng)采購經(jīng)理或其授權人批準的訂單發(fā)給供應商，并要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)簽返以示確認。采購訂單簽返后即生效，其復印件應由采購部存檔并妥善保管。 2.10 簽返的訂單如有價格、貨期、包裝的更改，采購人員應重新評議。2.11 采購計劃中，未列入評定合格供應商的物料，則屬風險采購；風險采購必須在申請單獲得準許后，方可實施采購。此物料的使用應由相關技術人員明確特定用途和要求，不可簡單二次使用的此類物料，如有二次使用應在受控狀態(tài)下進行。 2.12 訂單下達后，采購人員負責跟單，不斷提醒供應商按期交貨。2.13 貨到暫12、存庫，采購員應告知暫存庫收貨人員物料的緊急程度，以便及時送檢。 2.14 采購安全關鍵器件必須是其獲得了安規(guī)認可，未獲認可不得采購；因技術改進或其他特殊要求需作物料替換時，必須履行規(guī)定的認可審批手續(xù)。 2.15 當顧客特別要求時，可在本公司或供應商處對采購物料進行符合性驗證。 2.16 外協(xié)加工控制 a)外協(xié)加工采購小組負責及時、正確地申請、傳送外協(xié)加工所需技術文件、專用工裝和儀器； b)對重點物料，由外協(xié)采購人員組織對外協(xié)供應商相關人員進行技術培訓、生產(chǎn)現(xiàn)場技術指導和并進行首次加工評審。外協(xié)物料可以由質(zhì)檢部檢驗員或授權人在供應商現(xiàn)場檢驗，也可以送回檢驗，具體檢驗方式由技術工程部提出、實施；c13、)由采購部負責保持和外協(xié)加工供應商的日常溝通和聯(lián)絡，協(xié)調(diào)解決外協(xié)加工過程中的品質(zhì)、工藝等問題。d)由技術工程部組織對外協(xié)供應商實施定期考評，組織工藝輔導和品質(zhì)稽查，監(jiān)督供應商落實糾正、預防措施。 e)外協(xié)供應商必須按公司的要求提供產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的有關品質(zhì)數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)由質(zhì)量工程部管理并納入公司質(zhì)量月報中。3 驗貨控制程序 3.1 供應商將物料送到暫存庫，暫存庫管理人員在接收送來的物料時，應對其品種、數(shù)量和包裝進行核對和登記。 3.2 暫存庫管理人員填寫送檢單并送到質(zhì)檢部，由質(zhì)檢人員實施驗證，對于風險采購物料質(zhì)檢部應按加嚴方式驗證或檢驗方可入庫。 3.3 對于已經(jīng)在外協(xié)廠或其他場所檢驗的物料，暫存庫根據(jù)質(zhì)檢部開具的合格單據(jù)進行“直接接收”操作