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1、公司采購合同、備用金人員行為準則管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: *有限公司采購管理制度第一條 目的 為了提高采購工作效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司生產經營需求，進一步規范采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。第二條 適用范圍 本制度適用于公司及控股子公司范圍內，各類物資（原材料、輔助材料、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品等）或勞務（技術、服務等）的采購。第三條 采購申請1、 采購申請定義：是指某部門、生產單位、個人根據需要確定一種或多種物資或勞務，并按照規定提報需求的過程。2、2、 采購申請提出要求：需求部門根據需要提出采購需求后要經過復核或審批，確保需求的必要性和需求量的準確性。3、 采購量的確認：需求部門應會同倉儲部門，共同確認產品庫存量（考慮安全庫存）確定采購需求量（為避免庫管人員對庫存物資不熟悉或是同物異名等，導致有庫存而不必要采購，占用資金情況發生，需求部門與倉儲部門對采購量共同負責），填報采購申請單，采購申請單要詳細填列。4、 采購申請單采購申請單 年 月 日申請部門申請人采購人申請理由品名規格/型號用途單位需求量庫存量采購量時間要求備注倉儲經理第四條 采購受理1、 采購部門接到需求部門采購審批單后，根據部門分工及具體工作需要，由負責人根據規定確定采取招標采3、購或詢價采購；2、 招標采購的指定負責人，進行招標準備工作，協調成立招標領導小組，編制招標文件，發布招標公告或招標邀請函，按照規定組建評標小組等工作；3、 詢價采購的指派采購人員實施采購，直接將采購人員名稱填寫在采購申請單采購執行人欄。第五條 采購詢價、比價（采購招標相關業務另行規定）1、 采購執行人，接到采購任務后，要及時收集采購信息，根據中標產品的執行標準向相關的單位發出采購詢價單并索要樣品，產品檢驗報告等（采購詢價單格式見附件）。2、 采購詢價對象數量要求：采購詢價不得少于3家。為避免收回的詢價單少于3家影響采購效率，發出采購詢價單原則上要多于3家。3、 比價采購執行人對收到的采購詢價單4、，要進行分析對比，并根據公司區域銷售經理提供的對詢價單可能存在的異議部分（如：綜合采購總體報價較低，但是個別報價高于其他比價供貨商報價）要及時進行溝通確認，并取得對方回傳的掃描或傳真確認件方能生效。采購執行人，根據尋比價情況，給出目標采購建議，報部門負責人審批后，報審計部進行復核。第六條 審計復核1、 為加強過程審計，避免或減少由于各種原因導致的采購支出增加，審計部對尋比價結果，應采取適當措施進行復核。2、 審計人員的復核，包括但不限于原詢價范圍，并應當適當拓寬詢價范圍，以便充分評價，尋比價的準確性、適當性。3、 審計部門對復核無異議的，簽署復核意見后，返回采購執行人。由采購執行人進行相應的采5、購審批。4、 審計復核有異議的及時反饋相關意見，并根據復核結果提出相關的處理建議。第七條 采購審批1、 采購執行人將經審計復核的采購建議，報總經理審批。2、 總經理應明確簽署同意或不同意的意見。第八條 合同擬定及審核1、 采購執行人根據審批結果，擬定合同草稿。2、 擬定的合同條款報法務審核，進行法律風險把關。并將審核結果一并反饋采購執行人。第九條 合同審批經財務及法務審核后的合同，進行會簽、蓋章、存檔。第十條 采購入庫1、 任何形式的采購物資都必須辦理入庫手續。采購執行人需憑采購入庫單據辦理沖賬及款項支付申請。2、 倉儲人員依據采購合同或采購訂單，與來貨清單進行核對，核對相符的，清點或稱量來貨6、數量，依據實際清點或稱量結果辦理入庫手續，并在來貨回執上簽字，對存在的差異及時通知采購人員進行處理。3、 特殊物資不能或不適合入庫存放的（如：體積大，入庫存放產生較大二次搬運費用，使用現場具備存放條件，且不會造成流失的），也要辦理入庫手續，同時辦理出庫手續，由保管責任人或領用人在出庫單簽字，以明確保管和使用責任。4、 需要進行檢驗的物資，辦理與入庫手續，并及時通知檢驗部門進行檢驗，檢驗合格后辦理入庫手續；對檢驗不合格的，檢驗部門要及時通知采購執行人，進行處理，退貨或折價接收，折價接收的需要履行審批手續。5、 嚴格禁止不經審批的讓步接收。讓步接收要確保所采購的物資能夠使用，并且不產生額外費用，增7、加額外成本，或是額外費用、成本能夠得到補償。第十一條 采購付款1、 采購執行人需憑經批準的采購合同、采購訂單申請支付采購預付款。2、 貨物到達后采購執行人需憑采購入庫單、合同及發票等，依據合同約定進行款項支付申請。3、 采購原則上使用轉賬付款，除特殊采購外，盡量減少現金使用。4、 財務部門對采購付款申請，依據采購合同及檢驗報告進行審核，審核通過的辦理付款手續。并及時進行賬務處理。第十二條 采購備用金1、為應對突發、零星采購需求，采購實行小額備用金制度，金額暫定500元。2、備用金憑經審批的采購申請單，經批準方可使用，3、備用金僅限于以下范圍內使用：（1）生產、建設過程中，因突發事件引起的，應急8、維修需要的備件；（2）零星、小額采購的非庫存儲備物資；（3）不進行緊急采購將影響生產、建設的物資，此類采購使用備用金，材料需求部門要說明原因，明確責任。（4）備用金實行報銷制度，發生備用金采購業務后，7日內進行報銷，補足備用金，非經特殊審批備用金額度不做調整。（5）備用金采購仍需執行詢、比價制度，特殊緊急采購經總經理批準，可在采購后將詢比價資料報審計部審查。第十三條 票據處理1、 采購人員在取得發票后，必須在7日內到財務部門辦理相關報賬手續，逾期未辦理，按照規定進項處罰，日期計算以本條第2款規定為計算依據。2、 隨采購物資同時開具發票的，當地以發票開具日期為準；外地采購采購人員帶回票據，以回程9、車船票日期為準準；郵寄發票以郵件收到日期為準，計算發票應繳納日期。3、 發票丟失的，依據不同情況給予處罰。第十四條 供應商一覽表1、采購人員應在獲取報價的同時索要供應商的企業營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等資質文件。2、已有合作的供應商或有相關業務關聯的供應商應建立供應商檔案，存檔，以備后期合作時的篩選資料。第十五條 采購人員行為準則1、 嚴格按照采購流程開展工作，自覺接受監督。2、 嚴格執行詢價、比價、議價程序。杜絕程序外議事。3、 三不：不接受供應商各種招待；（不吃請、不接受禮品、不接受禮金）不用私人電話聯系業務；不參加影響公司采購業務的各項活動。4、 禮儀性物品、禮金一律上交。5、10、 嚴格遵守保密制度，不向無關人員泄露業務內容。6、 定期學習業務知識，不斷提高自身工作能力。7、 嚴禁利用采購職權，吃、拿、卡、要，收受賄賂。第十六條 罰則1、 對利用采購職權，吃、拿、卡、要，收受賄賂。將追究經濟責任并予以開除，并保留采取法律措施，追究相關人員法律責任的權利。2、 對違反采購流程，不進行詢價的，每次處以100500元處罰；對詢價過程中弄虛作假，尋比價結果與實際采購價格相差較大的，單價500元以下，同規格、同型號、同廠家相差達到10元/單位或達到10%，處以100-500元處罰，單位價值在500元以上差異達到或超過2%的，每次處以5002000元處罰。3、 出以上特殊規定外，違11、反其他行為準則的，處以200元/次的處罰。4、 未按時遞交發票的，每次處以200元處罰。5、 發票丟失，普通發票能夠補開的，專用發票能夠取得開具方發票復印件的，每次處以300元處罰；發票丟失，普通發票不能補開的，處以發票稅點金額1.5倍，不超過1000元處罰，專用發票無法取得開具方發票復印件，又不能補開的處以進項稅額2倍2000元以下處罰。按約定應當取得發票而未取得的，比照發票丟失處理。6、 對不按規定辦理出、入庫手續的，嚴禁事后庫管員私自給予補辦手續，一經發現對庫管員及業務人員分別處以200元/次處罰。7、 對于不辦理入庫手續的，直接將采購物資交付使用人使用的，對采購執行人每次處以300元處12、罰。8、 由于工作疏忽、不負責任，提報采購量不準，造成多采購，能進行退貨的，對相關責任人處于發生費用1.5倍處罰，直接領導處以所產生費用50%處罰，主管領導處以3%處罰。9、 由于工作疏忽、玩忽職守，提報采購需求不準，無法退貨造成資金占用的，對直接責任人處占用資金2%-10%處罰，直接領導處以3%處罰，主管領導處以1%處罰。10、 由于工作疏忽，核實庫存量不準，導致多采購，雖然退貨，但產生額外費用的，對負直接責任的需求部門人員、倉儲部門人員共同承擔所發生費用1倍處罰，對倉儲負責人處以所發生費用5%處罰。11、 由于工作疏忽，核實庫存量不準，導致多采購，無法退貨，導致資金占用的，對直接責任人處占用資金2%-10%，2000以下處罰，倉儲直接領導處以3%處罰。12、 觸犯法律的，公司將根據實際情況，追究相關責任人法律責任。第十六條 獎勵對工作認真負責，成績突出的人員，將根據績效考核情況，由所在部門提出申請，給予相應獎勵。第十七條 本制度的由人力資源部門負責解釋。第十八條 本制度于批準執行之日起生效。