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1、實業公司物資采購供應工作制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物資采購供應工作制度為保證本公司工程項目、送貨用物資的正常供應，特訂如下制訂如下制度：（一） 加強物資的計劃管理。根據各部門上報的年度所需物資計劃及倉存情況，每年第四季度統籌做好第二年的物資供就計劃，力爭按時準確上報公司年度物質材料計劃。（二） 加強物資訂購合同或協議的管理。物資合同或協議的簽訂是一種經濟責任，必須由物資供應部統一對外簽訂，其它部門不得對簽訂合同或協議，否則財務部拒絕付款。在簽訂合同或協議前應主動征求有關部門的意見，盡量做到采購回來的物資符2、合質量要求，使用部門滿意：同時要對購貨合同或協議進行登記，便于辦理提貨及進付款手續。每年第一季度要根據年度的計劃，尋找供應商，簽訂全年的大宗工程維護物資的供貨合同或協議，以保證大宗物資供應的穩定可靠性。（三） 簽訂合同的物資由供應室根據倉存和工程送貨用量情況衽分批過貨。常用零考物資要根據要求部門的需求量和倉存情況進行分散進貨，做到物資無積壓，數量品種充足又齊全。（四） 物資進倉衽質檢員、倉管員、采購員聯合作業，對物資質量、數量進行嚴格檢查，做到貨板相符，把好物資進倉質量關。（五） 采購業務工作人員要嚴格履行自己的職責，在訂貨、采購工作中衽“貨比三家”的原則，詢價后報領導核準供應商，不得私自訂購3、和盲目進貨。在重質量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資，做到質優價廉。同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有關商務、帳務工作。（六） 為掌握瞬息萬變的市場經濟商品住處如價格行情等，物供人員必須經常自學學習業務知識，提高商務工作的能力，以保證用時、保持、保量地做好物資供應工作。（七） 物資供尖工作必須始終貫徹招待有關政策法令，嚴格遵守本公司的各項規章制度，做到有令即行，有禁即止。全體物供人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，在商務工作臺中做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。附則：請購第一條 請購部門的劃分各項物資的請購部門如下： （一）常備物資： 部門 （4、二）預備物資： 部門 （三）非常務物資： 部門第二條 請購單的開立、遞送（一） 請購經辦人員應依存量管理基準、用物資瞀，參酌庫存情況開立請購單，并注明物資的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管審核后依請購核決權限呈核并編呈（由各部門依事業部別編訂），“請購單”附請購案件寄送清單送采購部門。需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統購材料，請購部門應以請購音附表，一單多品方式，提出請購。（二） 緊急請購時，由請購部門于“請購單”“說明欄”注明原因，并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。（三） 總務用品由物料管理部門按月依耗用關況，并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請購。（四） 物資檢驗須待試用方5、能實施者，請購部門應于“請購單”上注明“試用檢驗”及預定試用期限。第三條、 免開請購單部分（一） 下列總務性物品免開請購單，并可以“總務用品申請單委托總務部門辦理，但其核決權限另訂，其列舉如下：1、 賀奠用物品；花圈、花籃、禮物等。2、 招待用品；飲料、香煙等。3、 書報（含技術性書籍及定期刊物）等。4、 打字、刻印、報表等。第四條、請購核決權限（一） 常備：1、 物資：（1） 請購金額預估在1萬無以上者，由部門主管核決。（2） 請購金額預估在1萬元至5萬元者，由經理核決。（3） 請購金額預估在5萬元以上者，由總經理核決。2、 財產支出；（1） 請購金額預估在2000元以下者，由部門主管核決。6、（2） 請購金額預估在2000元至1萬元者，由經理核工業決。（3） 請購金額預估在2萬元以者，由總經理核決。3、 總務性用品：（1） 請購金額預估在1000元以下者，由部門主管核決。（2） 請購金額預估在1000元至1萬元者，由經理核工業決。（3） 請購金額預估在1萬元以上者，由總經理核決。附注：凡列入因定資產管理的請購項目應以“財產支出”核決權限呈核。（二） 緊急物資；1、請購金額預估在 萬（含）元以下者，由經理核工業決。2、請購金額預估在 萬元以上者，由總經理核決。第五條 請購案件的撤銷1、 購案件的撤銷應立即 由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于“請購單（內購）”或“請購單（外購）”7、第一、二聯加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。2、 采購部門辦妥（1） 采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。（2） 原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由物料管理部門據以請購單退回原請購部門。（3） 原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。（三） 采購第六條 采購部門的劃分1、 采購部門負責辦理。2、 總經理或經理對于重要材料的采購，可直接與供尖商或代理商議價，專案用料，必要時由經理或總經理指派專座 或指定部門協且辦理采購作業。第七條 采購作業方式除一般采購作業方式外，采購部門可依物資使用及采購特性，選擇下列一種最有得的方式進行采購；（一） 集8、中計劃采購：凡具有共同性的物品，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定物品項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。（二） 長期報價采購；凡經常性使用，且使用量較大宗的物質，采購部門應事先選定廠商，方定長期供應價格，呈準后通知各請同鄉會部門依需用要提出請購。第八條 采購作業處理期限、采購部門應依采購地區、物資特性及市場供水需，分類制定物資采購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。第九條、采購作業處理詢價、比價、議價（一） 采購經辦人員接獲“請購單（內購）”后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經核工業準得以電話詢價之外9、，另需精選三家以上的供尖商辦理比價或經分析后議價。（二） 若廠商報價的規格與請購物資規格略有不同或屬代用品者，采購經辦人中應檢附資料并于“請購單牙予以證明，經主管核工業發后，先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。（三） 屬于買賣慣例超交者（如最你采購量超過請購量），采購經辦人員于議價后，應于請購單“詢價欄“中注明，經主管簽認后呈核。（四） 對于廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯絡方式向廠商議價。（五） 采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購案件，主管應立即 指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。（六） “試用檢驗“的采購條件，采購經辦人員應10、于”請購單“注明與廠商議定的付款條件呈核工業。第十條 呈核及核決（一） 采購經辦人員詢價完成后，于“請購單“詳填詢價或議價結果及把訂”訂購廠商“”交貨期限“與”報價有效期限“經主管審核，并依請購核工業決權限呈枋。第十一條 采購核決權限；訂購（一） 采購經辦人員接到核決的“請購單“后應以”訂購單“向廠商訂商訂購，并以電話或傳真確定交貨（到貨）日期，同時要求供應商予”送貨單“上注明”請購單編呈“及”饈方式“。（二） 若屬分批交貨者，采購經辦人員應于“請購單“上加蓋”分批交貨“章以資歷識別。（三） 采購經辦人員使用暫借款采購時，應于“請購單“加蓋”暫借款采購“章，以資識別。第十二條 進度控制及事務聯11、系（一） 采購部門應分詢價，訂購、交貨三個階段，以“采購進度控制表“控制采購作業進度。（二） 采購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制：進度異常反應單“并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經呈主管核工業示后轉送請購部門，依請購部門意見撥訂對策處理。第十三條形 整理付款（一） 物料管理部門應按照已辦妥收料的“請購單”連同物資檢驗報告表（其免填“材料檢驗報告表“部分，應于收料單加蓋”免填物資檢驗報告表“章）送采購部門，經與發票核工業對無誤，于翌日前由主管核工業章后送會計部門，會計部門應于結帳前，辦妥付款手續。如為分批收料者，”請購單“的會計聯須于第一批收料后送會計部門。（二） 采購物資須待試用檢驗者，其訂閱 合同部分，依合同規定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。（三） 短交應補足者，請內參部門應依照實收數量，進行整理付款。（四） 超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則公依訂貨數付款。第十四條 訂購與合同或協議（一）“請購單“經核工業決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續。（二）需與供應廠商簽訂長期合同者，采購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核工業決權限呈核后辦理。第十五條 本辦法呈總經理核準后實施，增設修訂亦同。