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1、工程公司甲供材料、設(shè)備管理辦法附采購(gòu)審批表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、目的為了保證工程質(zhì)量、降低建造成本、促進(jìn)工程建設(shè)，結(jié)合我公司實(shí)際情況制定本辦法。二、適用范圍及要求本辦法適用于項(xiàng)目工程中的甲供材料/設(shè)備（以下簡(jiǎn)稱“甲供材”）的采購(gòu)。1、工程中用量較大、部位較重要，涉及到安全、觀感及物業(yè)日后維護(hù)工作量大的材料設(shè)備，統(tǒng)一由甲方訂購(gòu)。甲供材范圍：上下水管、（約定尺寸）閥門、瓷磚（墻地磚）、外墻涂料、裝飾燈具、電纜、（約定截面積）電線、高低壓變配電設(shè)備、空調(diào)主機(jī)、自來(lái)水加壓水泵、消防設(shè)備、集分水器、供暖設(shè)備等。2、窗型材屬于甲分包范圍2、按合同規(guī)定應(yīng)由施工單位采購(gòu)供應(yīng)的材料，因某種原因改為建設(shè)單位采購(gòu)供應(yīng)的材料。三 采購(gòu)計(jì)劃 1、新開(kāi)項(xiàng)目開(kāi)工前，成本管理部編制材料/設(shè)備需求總表，甲供材、認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)材料分開(kāi)填寫，交采購(gòu)部，由采購(gòu)部制定項(xiàng)目的材料設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃。 2、在建項(xiàng)目應(yīng)在每年年初采購(gòu)部隨工程年度計(jì)劃編制完成下一年的采購(gòu)計(jì)劃，包括材料設(shè)備名稱、規(guī)格、性能參數(shù)、數(shù)量、擬招標(biāo)起止日期、計(jì)劃進(jìn)場(chǎng)時(shí)間等。 3、實(shí)施中的工程項(xiàng)目的甲供材的進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃由工程部根據(jù)與施工單位確認(rèn)的施工進(jìn)度計(jì)劃提報(bào)： （1）一般材料提前30天提交；設(shè)備提前60天提交； （2）需定制的材料設(shè)備、重大或集中采購(gòu)的項(xiàng)目需適當(dāng)提前。四、甲供材執(zhí)行程3、序 1、施工單位依據(jù)施工合同、招標(biāo)文件、工程量清單、施工圖紙要求等，對(duì)需要的甲供材提出書面申請(qǐng)。 2、施工單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按要求填寫甲供材料/設(shè)備申請(qǐng)單監(jiān)理單位審核工程部（審核規(guī)格型號(hào)是否與圖紙相符）成本管理部（對(duì)申報(bào)數(shù)量進(jìn)行審核）總工辦（審核技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)等是否符合要求）采購(gòu)部。3、采購(gòu)部按照甲供材料/設(shè)備申請(qǐng)單內(nèi)容和金額確定采取招標(biāo)方式或直接采購(gòu)；已有合作協(xié)議的，采購(gòu)部直接訂貨；需進(jìn)行招標(biāo)的，送招標(biāo)辦按公司招標(biāo)程序執(zhí)行。4、實(shí)施直接采購(gòu)的，采購(gòu)部通過(guò)詢價(jià)方式將最終確定的價(jià)格填入甲供材料設(shè)備采購(gòu)審批表，并附報(bào)價(jià)單及詢價(jià)報(bào)告，報(bào)成本管理部、主管副總審核、分（子）公司總經(jīng)理審批， 5、甲供材4、料/設(shè)備申請(qǐng)單包括內(nèi)容：(1) 工程名稱，使用部位、合同編號(hào)；(2) 施工單位、監(jiān)理單位名稱及主管簽字，建設(shè)單位工程部主管工程師及總監(jiān)/經(jīng)理審核簽字，成本管理部、總工辦負(fù)責(zé)人審核簽字；（3）材料設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等；（4）申請(qǐng)時(shí)間、要求到貨時(shí)間。6、甲供材料/設(shè)備采購(gòu)審批表應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）審批表編號(hào)；（2）材料設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、合計(jì)等；（3）采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、成本管理部負(fù)責(zé)人、總工辦負(fù)責(zé)人、主管副總、分（子）公司總經(jīng)理審核簽字。7、甲供材工作的組織實(shí)施（1）招標(biāo)方式-需要通過(guò)招標(biāo)方式確定的材料、設(shè)備，招標(biāo)辦依照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)；-在公司合作伙伴信息庫(kù)建立前公司5、各部門均可提供供應(yīng)商、合作商信息； -采購(gòu)部配合招標(biāo)辦進(jìn)行招標(biāo)。 (2) 直接采購(gòu)方式-可采取詢價(jià)、議價(jià)方式確認(rèn)；-詢價(jià)單位不得少于3家，有關(guān)詢價(jià)信息填入報(bào)價(jià)匯總表；-采購(gòu)部填寫甲供材料設(shè)備審批表，經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可實(shí)施采購(gòu)。-5000元以上的采購(gòu)必須簽訂采購(gòu)合同。8、封樣核準(zhǔn)程序（1）采購(gòu)部在詢價(jià)、談判過(guò)程中，簽訂采購(gòu)合同之前，要求供應(yīng)商提供簽字蓋章、封存的樣品，作為投標(biāo)、報(bào)價(jià)的實(shí)物依據(jù)。（2）總工辦對(duì)樣品的質(zhì)量、規(guī)格、外觀、顏色等進(jìn)行確認(rèn)，選定符合要求的廠家、品牌。采購(gòu)部根據(jù)總工辦確定結(jié)果簽字封存樣品，一樣一封，保證封樣單牢固。樣品封存兩份，工程部和采購(gòu)部各保存一份。（3）封存的樣品作為現(xiàn)場(chǎng)6、收貨的依據(jù)，發(fā)生質(zhì)量爭(zhēng)議時(shí)，以封存樣品質(zhì)量為準(zhǔn)四、審批時(shí)限：1、甲供材料設(shè)備申請(qǐng)單及甲供材料設(shè)備審批表審批傳遞過(guò)程中各相關(guān)部門的審核時(shí)限要求如下：-成本管理部、總工辦的審核時(shí)間各為4小時(shí)；-主管副總的審核時(shí)間為4小時(shí)；-分（子）公司總經(jīng)理的審批時(shí)限為8小時(shí)。2、辦公室機(jī)要秘書負(fù)責(zé)審批件的內(nèi)部審批傳遞。甲供材料/設(shè)備審批表原件一式三份，成本管理部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部各一份。五、其他1、成本管理部在審核施工單位上報(bào)的甲供材數(shù)量時(shí)，如發(fā)現(xiàn)施工單位用量計(jì)劃超出預(yù)算，向工程部提出超量供應(yīng)預(yù)警。工程進(jìn)度款、結(jié)算款申報(bào)時(shí)，成本管理部負(fù)責(zé)依據(jù)合同扣除甲供材料款。2、工程部負(fù)責(zé)甲供材料的接收和驗(yàn)收工作。采購(gòu)部應(yīng)提前7、2-3天通知工程部材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)間，工程部組織采購(gòu)部、監(jiān)理公司、施工單位、供貨商進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按申請(qǐng)單中（有封樣的按照封存樣品）的規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)當(dāng)場(chǎng)簽署，不符合要求的材料必須退場(chǎng)。3、材料、設(shè)備驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員共同簽署甲供材料/設(shè)備工地接收單，一式五份，供應(yīng)商、接收單位，采購(gòu)、預(yù)算、工程各一份。4.簽訂供貨合同的供應(yīng)單位交貨時(shí)不到現(xiàn)場(chǎng)的，視為同意驗(yàn)收各方的驗(yàn)收結(jié)果，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交甲供材料/設(shè)備工地接收單。各方簽字的甲供材料/設(shè)備工地接收單及材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單，作為供貨方履行合同和付款的依據(jù)，否則財(cái)務(wù)部不予受理。5對(duì)到場(chǎng)貨物是否滿足要求有爭(zhēng)議的，總工辦、督察部8、一起參與協(xié)商。6、采購(gòu)部負(fù)責(zé)甲供材料、設(shè)備的臺(tái)賬登記及臺(tái)賬管理工作。六、獎(jiǎng)罰措施 1、采購(gòu)部在直接采購(gòu)中，采購(gòu)的產(chǎn)品或服務(wù)不能滿足公司要求，或者價(jià)格明顯過(guò)高，對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以通報(bào)批評(píng)，并處以500-1000元罰款，督察部負(fù)責(zé)抽查。 2、由于甲方供應(yīng)材料、設(shè)備不合格使工期延誤，造成經(jīng)濟(jì)損失的，每次給予采購(gòu)部500元經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的追加降職甚至免職處分。 3、在樣品封樣核準(zhǔn)過(guò)程中，具有下列情形之一并給公司造成風(fēng)險(xiǎn)或損失的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以通報(bào)批評(píng)，并處不低于200元的罰款：-根據(jù)本辦法規(guī)定，應(yīng)進(jìn)行樣品封存的產(chǎn)品而未進(jìn)行封存的。-樣品封存程序不符合本辦法規(guī)定。-對(duì)已封存的樣品未進(jìn)行有效的管理，致9、使樣品毀損、滅失。 4、采購(gòu)部材料賬目零亂，數(shù)據(jù)出現(xiàn)巨大偏差的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人處以不低于200元的處罰。 5、采購(gòu)文件審批過(guò)程中，相關(guān)審批人員未按照本辦法的規(guī)定履行審批職責(zé)，視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以通報(bào)批評(píng)，并處以20-500的罰款。下列情形屬于未履行審批職責(zé)： -文件中存在明顯錯(cuò)誤等情況，并且屬于審批人員職責(zé)所涉范圍內(nèi)應(yīng)知悉的情況，而審批人員未發(fā)現(xiàn)或發(fā)現(xiàn)后未說(shuō)明的； -拒絕在文件審批單上簽署意見(jiàn)的；-收到審批文件后未在審批時(shí)限內(nèi)完成審批的。 6、在采購(gòu)過(guò)程中采購(gòu)人員私自接受供方宴請(qǐng)或收受財(cái)、物的，根據(jù)情節(jié)輕重，公司將分別給予相關(guān)責(zé)任人記過(guò)、免職、辭退等行政處罰及200-1000010、元經(jīng)濟(jì)處罰；給公司造成重大損失的，公司將依法追究法律責(zé)任。 7、通過(guò)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，合理降低采購(gòu)成本，保證公司利益，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后認(rèn)為應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)的，根據(jù)節(jié)約采購(gòu)成本的金額給予500-5000元的獎(jiǎng)勵(lì)。七、附件 附件;甲供材料/設(shè)備采購(gòu)流程圖附件：甲供材料/設(shè)備工作流程圖招標(biāo)辦編制項(xiàng)目、年度招標(biāo)計(jì)劃施工單位甲供材料/設(shè)備申請(qǐng)單工程部、成本管理部、總工辦審核確認(rèn)采購(gòu)部協(xié)同招標(biāo)辦進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)部實(shí)施直接采購(gòu)，進(jìn)行詢價(jià)招標(biāo)結(jié)果報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批采購(gòu)部根據(jù)詢價(jià)結(jié)果出具詢價(jià)報(bào)告和采購(gòu)審批表報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批 招標(biāo)辦協(xié)同采購(gòu)部簽訂合同，采購(gòu)部實(shí)施采購(gòu)采購(gòu)部實(shí)施采購(gòu)材料/設(shè)備進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收驗(yàn)收合格投入使用材料（設(shè)備）需求總表 編 11、號(hào)： 工程名稱: 年 月 日序號(hào)材料（設(shè)備）名稱規(guī)格型號(hào)性能參數(shù)數(shù)量計(jì)劃進(jìn)場(chǎng)時(shí)間備注注：甲供材料、甲方認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)材料分開(kāi)填寫。此表一式三份，成本管理部一份，采購(gòu)部一份，一份上交公司主管領(lǐng)導(dǎo)。成本管理部總監(jiān)/經(jīng)理： 主管副總： 分（子）公司總經(jīng)理：甲供材料申請(qǐng)表工程項(xiàng)目： 送貨地點(diǎn)： 施工合同編號(hào)： 填表時(shí)間：施工單位：序號(hào)材料編碼品名規(guī)格與型號(hào)顏色單位使用部位數(shù)量到貨時(shí)間備注123456789施工單位蓋章：建設(shè)單位項(xiàng)目經(jīng)理： 建設(shè)單位工程部總監(jiān)/經(jīng)理：施工單位項(xiàng)目經(jīng)理：建設(shè)單位采購(gòu)部經(jīng)理： 確認(rèn)日期：會(huì)簽部門審核 成本管理部 總工辦注：1、本表由施工單位填寫上報(bào)，辦公室機(jī)要秘書審核傳遞。2、成本管理部負(fù)責(zé)數(shù)量的審核，總工辦負(fù)責(zé)技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)的審核。 公司甲供材料/設(shè)備采購(gòu)審批表序號(hào)材料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)合計(jì)備注經(jīng)辦人采購(gòu)部負(fù)責(zé)人相關(guān)部門意見(jiàn)成本管理部 總工辦主管副總經(jīng)理審核分（子）公司總經(jīng)理 編號(hào)：注：1、本表由采購(gòu)部填制后交機(jī)要秘書負(fù)責(zé)審批傳遞，并在審批后交采購(gòu)部辦理。2、成本管理部對(duì)材料數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行審核；總工辦對(duì)材料規(guī)格、型號(hào)進(jìn)行審核。 3、后附報(bào)價(jià)單及詢價(jià)報(bào)告。