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1、房地產(chǎn)公司材料采購(gòu)工作流程及制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 房地產(chǎn)公司材料采購(gòu)制度 采購(gòu)工作意見稿一、供應(yīng)商資格審察：1、公司簡(jiǎn)介、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、法人委托書、質(zhì)量管理體系認(rèn)證書、信用等級(jí)等；2、供應(yīng)商授權(quán)書；安裝維修（資質(zhì)）證書；3、近期承接的工程項(xiàng)目或供貨成交的最大的合同文本（參考）。二、采購(gòu)原則：1、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)為原則；2、采購(gòu)以“貨比三家”為原則；（利用競(jìng)爭(zhēng)競(jìng)價(jià)，謀求低成本購(gòu)入）；3、零星采購(gòu)，二家以上同價(jià)的，以名牌或殷實(shí)供應(yīng)商為原則；（依據(jù)相關(guān)部門的物資采購(gòu)計(jì)劃；任何零星、分散、緊急、無(wú)計(jì)劃的2、采購(gòu)都會(huì)增加采購(gòu)成本，并且不能確保所需物資適時(shí)性價(jià)比）；4、特殊材料、器材、工具，由專業(yè)人士確定為原則；5、材料采購(gòu)以一物一單，以現(xiàn)貨為原則；6、評(píng)標(biāo)議價(jià)：對(duì)采購(gòu)當(dāng)中的廠商報(bào)價(jià)及投標(biāo)組織相關(guān)議價(jià)評(píng)標(biāo)人員組成議價(jià)評(píng)標(biāo)小組，其成員應(yīng)為：本次采購(gòu)經(jīng)辦人，采購(gòu)部主管，分管領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)部，相關(guān)服務(wù)部門，必要時(shí)可需邀請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)一起加入本小組；（1）、零星采購(gòu)：1-5000，1000元以下，采購(gòu)部根據(jù)相關(guān)部門提供的信息并對(duì)采購(gòu)價(jià)格向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，在得到同意后可以向財(cái)務(wù)借支現(xiàn)金， 1000-5000元，盡量使用銀行轉(zhuǎn)帳，如確實(shí)不能轉(zhuǎn)帳的，應(yīng)與部門主管和財(cái)務(wù)主管溝通并得到認(rèn)可后才可借支現(xiàn)金或轉(zhuǎn)帳支票后自行安排采購(gòu)3、人員完成工作，待工作完成后應(yīng)及時(shí)報(bào)銷、核帳；（2）、緊急采購(gòu)： 10000元以下盡量使用銀行轉(zhuǎn)帳，如確實(shí)有困難，應(yīng)與部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)溝通并得到認(rèn)可后才可以臨時(shí)借支現(xiàn)金或轉(zhuǎn)帳支票，在完成工作后盡快報(bào)銷、核帳；但緊急采購(gòu)的工作比例不得超過(guò)整個(gè)采購(gòu)工作的10%；（3）、常規(guī)采購(gòu)：5000-100000元，對(duì)各個(gè)廠商的報(bào)價(jià)進(jìn)行綜合整理，做到有可比性，將相關(guān)信息資料整理完成后召集采購(gòu)議價(jià)小組成員進(jìn)行議價(jià)工作，并做好小組工作記錄，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)進(jìn)度合理安排材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)間，提前向采購(gòu)部門提交有效的書面采購(gòu)計(jì)劃；（4）、大宗采購(gòu)：100000元以上，除要遵守（3）條款外，應(yīng)要求各個(gè)廠商對(duì)最終報(bào)價(jià)進(jìn)4、行統(tǒng)一格式的封閉式投標(biāo)，在議價(jià)小組會(huì)議上公開拆封，并約請(qǐng)公司權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)參加；相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)所需采購(gòu)物品的具體情況提前10-60個(gè)工作日向采購(gòu)部門提交有效的書面申購(gòu)計(jì)劃。三、采購(gòu)工作流程：1、資格審查（避免合同糾紛）；品牌選定（附：行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；2、采購(gòu)清單：由相關(guān)部門（專業(yè)人員）提供估算（進(jìn)口、國(guó)產(chǎn)品等），品牌、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)、品質(zhì)要求、采購(gòu)到位的時(shí)間、數(shù)量；采購(gòu)詢價(jià)中由相關(guān)部門提供技術(shù)支持，采購(gòu)簽約時(shí)的技術(shù)小簽；3、采購(gòu)部對(duì)采購(gòu)的物資詢價(jià)，按申購(gòu)部門需求時(shí)間，按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)；詢價(jià)過(guò)程中對(duì)材質(zhì)、品牌、技術(shù)要求等信息及時(shí)反饋于相關(guān)部門，以獲得專業(yè)人員的技術(shù)支持；4、采購(gòu)制度應(yīng)過(guò)程檢查，過(guò)程監(jiān)督5、，及時(shí)糾錯(cuò)；5、采購(gòu)人員常對(duì)供應(yīng)商與生產(chǎn)企業(yè)，以及市場(chǎng)狀況進(jìn)行調(diào)查研究，并把各種調(diào)研結(jié)果記錄下來(lái)，匯編成冊(cè)；并由一線人員及時(shí)記錄產(chǎn)品市場(chǎng)的價(jià)格變動(dòng)情況，使采購(gòu)與談判更富有計(jì)劃性；6、部門設(shè)立訂購(gòu)臺(tái)賬；并依靠臺(tái)賬，對(duì)整個(gè)采購(gòu)過(guò)程，包括申購(gòu)、預(yù)算、采購(gòu)、入庫(kù)等過(guò)程進(jìn)行（電子檔）管理；提高成本意識(shí)，杜絕一切浪費(fèi)與不當(dāng)消耗；7、合同文本的制作與流轉(zhuǎn)：草擬的合同（用款申請(qǐng)），以流轉(zhuǎn)形式請(qǐng)相關(guān)部門對(duì)技術(shù)參數(shù)要求予以修正（相關(guān)部門審核），公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；8、合同文本相關(guān)部門流轉(zhuǎn)會(huì)審程序；合同經(jīng)總經(jīng)理室批準(zhǔn)，蓋章生效后，申請(qǐng)支付款項(xiàng)報(bào)財(cái)務(wù)審核；9、相關(guān)部門與采購(gòu)部的工作基本流程如下：（1）任務(wù)接收；物資6、申請(qǐng)人物資申請(qǐng)人部門經(jīng)理權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)采購(gòu)部門經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)辦人；（2）采購(gòu)工作處理：采購(gòu)經(jīng)辦人采購(gòu)部門經(jīng)理權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限總經(jīng)理；（3）合同審核流程：合同起草人（采購(gòu)經(jīng)辦人）采購(gòu)申請(qǐng)人部門經(jīng)理合同起草人部門經(jīng)理合同起草人權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)公司權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)合同起草人（根據(jù)各部門意見修改后交由權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽字）印章管理員（蓋章）檔案室（存檔）；（4）采購(gòu)資金申請(qǐng)流程：采購(gòu)經(jīng)辦人采購(gòu)申請(qǐng)人部門經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)辦人部門經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)辦人權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)公司權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)；（5）一般費(fèi)用報(bào)銷流程（需與公司財(cái)務(wù)制度及想融合）：費(fèi)用報(bào)銷人部門經(jīng)理報(bào)銷人權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)公司權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)。四、付款方式：1、按照合同的約定預(yù)付貨款；2、按合同約定、并結(jié)合實(shí)際7、情況的進(jìn)度付款、驗(yàn)收合格付款、尾款（銀行履約保函）； 3、質(zhì)保金；4、將貨物采購(gòu)（用款）申請(qǐng)單、發(fā)票、入庫(kù)單、采購(gòu)合同一并交財(cái)務(wù)部核對(duì)審核，并辦理報(bào)銷或結(jié)算手續(xù)；5、對(duì)財(cái)務(wù)付款跟催（備份付款記錄、明細(xì)）；中期付款過(guò)程核對(duì)，至質(zhì)保金付清。五、物資驗(yàn)收：1、封樣驗(yàn)收、貨到驗(yàn)收；2、商檢、質(zhì)檢報(bào)告（質(zhì)保函、合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收簽字單、進(jìn)口報(bào)關(guān)單、原產(chǎn)地證書等）；3、驗(yàn)收方法：封樣物比照；送貨單與物品的品牌、型號(hào)規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、外包裝等比照；申購(gòu)部門驗(yàn)收、施工方驗(yàn)收、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理驗(yàn)收、技術(shù)部門工程師驗(yàn)收、采購(gòu)部驗(yàn)收；共同驗(yàn)收簽字；交付或入庫(kù)（辦理相關(guān)的入庫(kù)手續(xù)）；4、做好采購(gòu)檔案及付款進(jìn)度的工作。六、8、資料管理：本部門對(duì)所有工作資料（紙面、電子）進(jìn)行專人統(tǒng)一管理，這樣可以避免在本部門人員發(fā)生職務(wù)變動(dòng)時(shí)方便工作交接及避免信息流失，建議由專人建立專門的文件夾，如下：1、聯(lián)系函：（1）采購(gòu)申請(qǐng)，即相關(guān)部門需要采購(gòu)部進(jìn)行物資采購(gòu)的申請(qǐng)憑證；（2）內(nèi)部業(yè)務(wù)，即相關(guān)部門需要采購(gòu)部對(duì)相關(guān)物資的價(jià)格、品牌等提供工作協(xié)作的聯(lián)系函； （3）外部業(yè)務(wù)，即相關(guān)業(yè)務(wù)單位在與本部門之間發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)的工作聯(lián)系函；2、票據(jù)：對(duì)本部門所涉及的發(fā)票、收貨單、入庫(kù)單、出庫(kù)單等進(jìn)行統(tǒng)一存檔，如部分票據(jù)（如發(fā)票等）原件需要移交相關(guān)部門時(shí)，本部門應(yīng)該保留其復(fù)印件； 3、資料：（1）檢驗(yàn)資料：對(duì)各種物資的相關(guān)商檢、質(zhì)檢報(bào)告（質(zhì)保函、合格證9、檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收簽字單、進(jìn)口報(bào)關(guān)單、原產(chǎn)地證書等）進(jìn)行統(tǒng)一管理；（2）廠商及物品資料：對(duì)各種物質(zhì)的廠商資質(zhì)文件及物質(zhì)說(shuō)明等按照其經(jīng)營(yíng)種類歸類建檔（聯(lián)系人、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)地址、經(jīng)營(yíng)范圍等）。七、供應(yīng)商管理：1、根據(jù)公司采購(gòu)工作內(nèi)容建立完善的供應(yīng)商體系；2、對(duì)各供應(yīng)單位的綜合性價(jià)比進(jìn)行定期評(píng)估，符合條件的則根據(jù)其實(shí)際情況確定主要合作單位、一般合作單位及備選合作單位；3、同一系列物資必須有同時(shí)具有主要合作單位、一般合作單位及備選合作單位，這樣可以避免個(gè)別單位發(fā)生特殊情況時(shí)無(wú)法合作或者不能良好合作時(shí)而影響采購(gòu)計(jì)劃；4、對(duì)供應(yīng)單位提出的意見和建議即使處理，樹立和維護(hù)我公司良好的企業(yè)形象。八、部門人員安排10、：1、具體工作采取專人負(fù)責(zé)和團(tuán)隊(duì)合作方式相結(jié)合，即：各采購(gòu)人員根據(jù)任務(wù)安排主要負(fù)責(zé)具體工作，部門同事對(duì)其所接受的工作任務(wù)提供建議和意見，協(xié)助完成工作；2、所有相關(guān)信息、資料由專人（采購(gòu)內(nèi)勤）統(tǒng)一存檔；3、對(duì)相關(guān)物資及物資所涉及原材料的國(guó)際、國(guó)內(nèi)的期貨、現(xiàn)貨市場(chǎng)進(jìn)行適時(shí)調(diào)查，了解行業(yè)趨勢(shì)；4、熟悉本地區(qū)各物資市場(chǎng)及行情，并適時(shí)對(duì)其市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查，了解市場(chǎng)具體變化情況； 5、加強(qiáng)本部門員工的職業(yè)操守、專業(yè)知識(shí)、團(tuán)隊(duì)合作、溝通能力等方面的綜合培養(yǎng)，進(jìn)一步提高員工素質(zhì)。九、采購(gòu)人員職業(yè)道德：1、以公司利益為己任，嚴(yán)禁索取禮品（財(cái)物）、收受禮品，如有收受紀(jì)念性或禮節(jié)性禮品時(shí)應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理匯報(bào)后交由公司處理，不得私自占有； 2、采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中，不能接受供應(yīng)商直接或間接的帶有娛樂(lè)性質(zhì)的邀請(qǐng)，如有必要的宴會(huì)則需報(bào)請(qǐng)部門經(jīng)理同意后方可前往參加；3、采購(gòu)人員是企業(yè)形象的代表，對(duì)供方人員，應(yīng)當(dāng)做到有禮有節(jié)，公平對(duì)待，不允許傲慢的舉止，有失公允的態(tài)度；4、采購(gòu)人員在與供應(yīng)商交往中，杜絕任何有意或無(wú)意的泄密行為。