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1、公司采購授權審批、申請預算、退貨管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度第一章 總 則第一條 為加強公司物資采購計劃、審批、采購、付款的規范性，進一步確定采購部門、人員職責，達到計劃采購、降低成本、保證質量的目的，根據公司相關管理架構設置，結合公司實際情況，制定本制度。第二條 本制度適用于總部、中心站（基地）、衛星站。第三條 除遵照國家有關法律規定外，本公司采購管理，均依本制度規定辦理。第二章 采購權限第四條 日常經營零星物資由各所屬單位負責。第五條 大宗統一采購物資由總部財投中心采購部負責。第六條 投2、資行為物資由總部財投中心采購部負責。第三章 采購分類第七條 日常經營零星物資：生產輔料、辦公用品等。第八條 大宗統一采購物資：生產主要材料，具體指電石、液態氣體產品。第九條 投資行為物資：增加固定資產、投資新項目需增加的物資；具體指鋼瓶、車輛、生產設備、土地廠房、現場供氣項目所需資產。第四章 采購規定第十條 公司所有采購行為嚴格按：計劃審批采購入庫開票付款結算方式進行。第十一條 總部財投中心統一制定各種采購行為的采購流程、采購底表作為本制度附件，各單位嚴格執行。第十二條 對于重要和技術性較強的采購業務，采購部應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴重損失。第十三條 大型空3、分生產設備由公司總經理組織專班招標確定，重大合同報知董事會。第十四條 液體事業部臨時外購液態氣體由采購部委托專人采購，責任人應及時填報采購訂單報財務部、財投中心采購部備案及辦理結算事宜。第十五條 根據具體情況采購部可填報委托采購通知單，委托專人采購。第五章 驗收及付款第十六條 所有采購辦理入庫、領用手續，嚴禁當事人直接采購使用報銷。第十七條 材料采購由生產部把好質量關，填報質量驗收單。第十八條 采購部門憑入庫單、質量驗收單催收對方發票。第十九條 預付款由采購責任人負責，發票交財務后辦理與供應方貨款的合同結算。采購授權審批制度第一章 總 則第一條 為明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限4、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購與付款業務的職權范圍和工作要求，特制定本制度。第二條 采購業務中審批人應當在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。第三條 嚴禁未經授權的機構或人員辦理采購與付款業務。1采購員應當在職權范圍內，按照審批人的批準辦理采購與付款業務。2對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務，采購員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。第四條 對于重要和技術性較強的采購業務，采購部應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現決策失誤而給公司造成嚴重損失。第二章 采購業務程序第五條 請購使用部門、倉儲部門及其他相關部門根據公司采購預算、實際經營需要等提出5、采購申請，經部門經理簽字后，及時向采購部門提出采購申請。第六條 審批采購部經理、財務總監、總經理根據規定的職責權限和程序對采購申請進行審核審批。1采購預算內采購金額在2萬元以內的，采購部經理審批；采購金額在2萬5萬元的，采購部經理審核，報請財務總監審批；采購金額在5萬元（含）以上的，由財務總監審核，報請總經理審批。2超預算或預算外采購項目均由財務總監審核，總經理審批。3對不符合規定的采購申請，審批人應當要求請購人員調整采購內容或拒絕批準。第七條 采購1采購部經理根據經過審批的請購內容，組織采購員進行采購。2采購員進行市場調查，進行比質、比價，擬定供應商名單，經采購部經理審核并提出參考意見后，交6、總經理最終確定合格供應商名單。3采購部根據合格供應商名單進行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購部經理審閱，報相關負責人審批后簽訂采購合同。（1）采購計劃范圍內金額在2萬元以下的采購合同，需由財務部審核后交采購部經理簽訂采購合同即可。（2）采購計劃范圍內金額在2萬5萬元以內的采購合同，需交財務部審核，財務總監審批后授權采購部經理簽訂采購合同。（3）采購計劃范圍內金額在5萬元以上的采購合同，經財務總監審核、總經理審批后交授權采購部經理簽訂采購合同。（4）采購計劃外的所有采購合同，需由財務部核對后，交財務總監審核，總經理審批后授權采購部經理簽訂采購合同。第八條 驗收質檢部門根據公司有關驗收規定對7、采購的物資進行驗收并入庫，對于在驗收中發現的問題應及時通知采購部，采購員根據驗收情況進行辦理。1驗收過程中出現的采購商品或勞務數量不符合公司規定的情況，采購員需提出解決方案，報采購部經理審批。2采購商品出現重大質量問題，由采購部經理組織召開問題解決會議，邀請質檢部、財務部、技術等相關人員參加；采購部負責編寫問題解決方案，經總經理審批后負責處理。第九條 付款1財務部應付賬款會計對采購業務的各種原始憑證進行審核，具體審核采購的各種單據和憑證是否齊備，內容是否真實，手續是否齊全，計算是否正確。2應付賬款在2萬元以內的，財務部經理審批；應付賬款在2萬5萬元的，財務部經理審核，財務總監審批；應付賬款在58、萬元以上，財務總監審核，總經理審批。3預付款與定金在1萬元以內的，財務部經理審批即可；預付款與定金在1萬3萬元以內的，報財務總監審批；預付款與定金在3萬元以上的，由總經理審批。4審核無誤后交財務部應收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯系供應商。第三章 采購賬務處理第十條 財務部在采購單據齊全的情況下，按照會計核算規定及時、準確地編制記賬憑證。第十一條 將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發票以及進口物資的報關單等支持性憑證附在記賬憑證的后面。如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。第十二條 每月應根據記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、9、“應付賬款”分類明細賬。第十三條 對賬1財務部門應于每月末與供應商進行貨款結算的核對。2取得供應商對賬單，審核其余額與企業“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發貨物上可能存在時間差等因素之后，公司與供應商的月末余額應保持一致。第十四條 相關文件表單 “請購單”采購申請管理辦法第一章 總則第一條 公司為明確商品或勞務采購的申請與審批規范，特制定本辦法。第二條 本公司所有部門的請購，除另有規定外，均依本辦法的規定處理。第三條 責權單位1采購部負責公司所需物資的采購工作。2財務部負責采購物資的貨款支付工作。3物資使用部門和倉庫部門提出采購申請。4財務總監、總經理根據權限審批采購項目。第二章 10、請購審批規定第四條 原材料或零配件的請購1需求部門請購（1）原材料或零配件由需求部門根據采購計劃或實際經營需要提出請購申請。（2）倉庫材料保管員接到“請購單”后，查看材料保管卡上記錄的庫存數，將庫存數與生產部門需要的數量進行比較。（3）當生產所需材料和倉庫最低庫存量合計已超過庫存數量時，則同意請購。2倉儲部門請購（1）倉儲部門在庫存材料已達到最低庫存量時提出請購申請。（2）倉庫主管簽字的“請購單”需要通過兩方面的審批。 采購員審查“請購單”，檢查該項請購是否在執行后又重復提出，以及是否存在不合理的請購品種和數量。如果采購員認為請購申請合理，則根據所掌握的市場價格，編制采購預算。 經采購員簽署同11、意的“請購單”交財務部進行審核，如果該項請購在經營目標和采購預算范圍內，財務部簽字確認后交采購部門辦理采購手續。第五條 臨時性商品的請購1臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。2使用部門需要在“請購單”上對采購商品做出描述，解釋其目的和用途。3“請購單”需由使用部門負責人審批同意，并經財務部經理、財務總監和總經理簽字后，采購部方可辦理采購手續。第六條 經常性服務項目的請購1經常性服務項目指的是由同一服務機構或企業所提供的某些經常性服務項目，如公用事業、期刊雜志、保安等服務項目。2使用部門最初需要這些服務時，提出“請購單”，由財務部、總經理進行審核、審批。第七條 特殊服務項目的請購1特殊服務項12、目請購是指保險、廣告、法律和審計等服務采購申請。2總經理、董事會或股東大會進行審議批準。3審議人員參照過去的服務質量和收費標準，分析申請人提供的需要內容，包括選定的廣告商、事務所及費用水平等是否合理，經總經理批準后，這些特殊服務項目方能進行采購。第八條 資本支出和租賃合同1對于資本支出和租賃合同，應該由經辦部門提出請購，總經理、董事會或股東大會進行決策。2對重要的、技術性較強的資本支出行為或租賃合同內容，應當組織專家進行論證，并實行集體決策和審批，防止出現決策失誤，給公司造成嚴重損失。第三章 請購單規定第九條 “請購單”的開列和遞送1“請購單”的開列（1）請購經辦人員應依庫存量管理基準、用料預13、算，參照庫存情況開立“請購單”。（2）各部門在生產、基建、維護中需采購的各類物資、工具、儀器儀表、房屋裝修、維修等各類開支，都必須按“計劃內采購請購單”和“計劃外采購請購單”所列內容填報。（3）請購單經使用部門負責人審核后，依請購核準權限報有關領導簽字批準，并根據內部管理要求編號，送采購部門。2需用日期相同且屬同一供應商提供的統購材料，請購部門應依請購單附表，以“一單多品”的方式提出請購。3緊急請購時，由請購部門在“請購單”中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。4材料檢驗必須經過特定方式進行的，請購部門應在“請購單”上注明要求。5物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制“請購單”提出請購要求14、。第十條 免開“請購單”部分1總務性用品免開“請購單”，并可以“總務用品申請單”委托總務部門辦理采購?？倓沼闷贩诸惾缦?。（1）禮儀用品如花籃和禮物等。（2）招待用品如飲料和香煙等。（3）書報、名片、文具等。（4）打字、刻印、賬票等。2零星采購及小額零星采購材料項目。第十一條 請購事項的撤銷1請購事項的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時在“請購單”第一、二聯加蓋紅色“撤銷”的標記并注明撤銷原因。2采購部門辦妥“撤銷”后，依下列規定辦理。（1）采購部門在原“請購單”上加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。（2）原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門通知撤銷，并由物料管理部門將原15、“請購單”退回原請購部門。（3）原“請購單”未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。采購預算管理辦法第一條 為了避免盲目采購，從總體上統籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購合理，特制定本辦法。第二條 采購預算管理的含義1采購預算是采購部門為配合企業年度銷售預測或生產數量，對所需求的原料、物料、零件、勞務等的數量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統反映的數量計劃，以利于公司整體目標的實現及資源的合理配置。2預算管理就是指公司內部通過編制預算、執行預算、預算差異的分析和預算考核來管理公司的經濟活動，反映公司管理的成績，保證管理政策的落實和目標的實現，促使公司不斷提高效率和效益。3采購預算管理是公16、司預算管理的一個分支，應與預算系統的其他項目相互協調。第三條 影響采購預算的因素1年度營銷計劃。2年度生產計劃。3“采購物料清單”。4存量管制卡。5物料標準成本的設定。6生產效率以及價格預期。第四條 編制采購預算編制采購預算是指根據公司經營目標確定采購預算項目、建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將公司在未來一定時期內應達到的具體采購目標以數量和貨幣的形式表現出來。1根據公司年度銷售計劃，由使用相關部門（生產部門、開發部門、管理部門等）填寫本部門的“采購預算申請單”，上交采購部。2采購員匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，采購部經理補充完善后，交財務部和預算管理委員會逐一核準后，采17、購員調整、完善采購預算，上交總經理審批。3財務部負責提供年度材料單價、次年度匯率、利率等各項預算基準。第五條 執行采購預算1將審批的各項采購預算指標及時地下達給相關責任部門及人員。2對預算執行過程進行監控。第六條 分析和調整采購預算差異1在預算執行過程中，采購部要根據業務統計和財務部門核算的實際數據，即預算的實際執行結果與預算數進行比較，編制預決算分析報告。2如果有差異，要分析差異產生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調整預算的具體措施。第七條 采購預算資金控制1在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度。2部門負責人只能在自己的限額內進行審批，限額以上的采購申請應按企業請購審批制18、度辦理請購，嚴格控制無預算的資金支出。3對于預算內采購項目，請購部門應嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。4對于超預算和預算外采購項目，采購部及財務部對需求部門提出的申請進行審核后，最終由總經理審批后方能給予辦理。第八條 采購部負責本辦法的制定、修改、廢止的起草工作，總經理負責本辦法的制定、修改、廢止的審批工作。采購退貨管理制度第一條 為明確退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨回收等規定，及時收回退貨款項，特制定本辦法。第二條 退貨條件驗收人員應該嚴格按照公司的驗收標準進行驗收，不符合公司驗收標準的物品為不合格物品。不合格物品應辦理退貨，主要包括數量與質量兩個方面。1對于數量上的短缺，采購員應與供19、應商聯系，要求供應商或者補足數量，或者扣減價款。2對于質量上的問題，采購員應該首先通知使用部門不能使用該批物品，然后與使用部門、質檢部門、相關管理部門聯系，決定是否退貨還是要求供應商給予適當的折扣。3經采購部經理審閱，采購總監審核，總經理審批后與供應商聯系退貨事宜。第三條 退貨手續檢驗人員對于檢驗不合格的物品，應貼上“不合格”標簽，并在驗收報告上注明不合格的原因，經負責人審核后轉采購部門處理并通知請購部門。第四條 物品出庫當決定退貨時，采購員編制“退貨通知單”，并授權運輸部門將物品退回，同時將退貨通知單副本寄給供應商。運輸部門應于物品退回后通知采購部和財務部。第五條 退貨款項回收1采購員在物品20、退回后編制借項憑單，其內容包括退貨的數量、價格、日期、供應商名稱以及金額等。2采購部經理審批借項憑單后，交財務部相關人員審核，財務總監或總經理按權限審批。3財務部應根據借項憑單調整應付賬款或辦理退貨貨款的回收手續。第六條 折扣事宜1采購員因對購貨質量不滿意而向供應商提出的折扣，需要同供應商進行談判后最終確定。2折扣金額必須由財務部審核、財務總監經審核后提交總經理審批。3折扣金額審批后，采購部應編制借項憑單。4財務部門根據借項憑證來調整應付賬款。第八條 相關文件表單驗收報告采購付款管理制度第一條 為加強預付賬款及定金的使用并得到及時、準確的反映，減少供貨商對公司資金的占壓，使公司資金得到合理運用21、，特制定本制度。第二條 適用范圍 本制度適用于本公司的采購部和財務部。第三條 預付賬款是指公司按照購貨合同或者勞務合同規定，預先支付給供貨方或者勞務方的賬款。在會計核算上一律通過“應付賬款”借方進行核算。第四條 定金是指公司為保證合同履行，預先向供應方或勞務方交納一定數額的錢款。第五條 預付賬款的使用范圍1合同中明確約定以“先款后貨”方式結算的，可按協議約定支付貨款。2合同中規定超額度進貨需先款后貨的。3金額比較大的訂單，為得到額外折扣且額外折扣不低于5%的。此類付款為公司授權權限所規定的特殊付款，實際執行時必須按照公司規定的授權權限報相關領導審批后支付。第六條 預付款及定金審批規定1以預付款22、形式采購且采購金額在5 000元以內的采購訂單，需經采購部經理審核、采購總監審批；采購金額在5 000元（含）以上的采購訂單，需經采購總監審核、總經理審批。2定金數額在500元以內的，采購部經理審批即可；5002 000元的，采購部經理審核、采購總監審批；2000元以上的，采購總監審核、總經理審批。采購驗收管理制度第一章 總則第一條 為規范本公司的驗收管理工作，確保所購商品符合公司生產需要，特制定本制度。第二條 商品的驗收工作由質檢部門主導，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到商品的數量和質量進行檢驗。第二章 驗收前的準備工作第三條 收貨準備1驗收人員在收到采購部門轉來已核準的“采購23、訂單”時，按供應商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。2對于需要按重量、長度、體積等方面計量的商品，應借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收，不得虛估。第四條 待驗商品處理已經到貨等待驗收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標簽并詳細注明貨號、品名、規格、數量及到貨日期，并且應與已驗收的分開儲存，并規劃“待驗區”，以示區分。第三章 實施驗收第五條 商品到貨后，驗收人員應會同使用部門依“裝箱單”、“采購訂單”、采購合同等采購文件核對商品名稱、規格并清點數量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實收數量填入“訂購單”，同時驗收人員填寫驗收報告并在上面簽字。第六條 質檢部門應24、當使用按順序編號的驗收報告，對于那些沒有對應采購申請的商品，一律不得簽收。第七條 質檢部門驗收完畢后，對驗收合格的商品應當編制一式多聯、預先編號的驗收證明，內容包括供應商名稱、收貨日期、商品名稱、數量和質量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品的依據，并及時報告采購部門和財務部門。第八條 驗收過程中如發現所載的商品與“裝箱單”、“采購訂單”或采購合同所載內容不符，應通知辦理采購的人員及相關部門進行處理。第九條 驗收過程中發現商品有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況且達到一定程度時，驗收人員應及時通知采購人員聯絡公證處前來公證或通知供應商前來處理，并盡可能維持其狀態以便于公證作業。第十條 25、公證單位或供應商確認后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負責人核實后，送財務部門及采購部門督促辦理。第十一條 超交處理交貨數量超過“訂購量”部分應予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的商品，其超交量在3%（含）以下，由倉儲部門于收貨時，在備欄內注明超交數量，經請購部門經理同意后進行收貨，并通知采購人員。第十二條 短交處理1交貨數量未達訂購數量時，以補足為原則，但經請購部門經理同意后，可免予補交。2短交如需補足時，倉儲部門應通知采購部門聯絡供應商處理。第十三條 急用品處理供應商交貨時，若倉儲部尚未收到“請購單”時，驗收人員應先詢問采購部，確認無誤后，開始按照驗收程序辦理。第十四條 商品驗收規范26、為利于商品檢驗收貨的業務，質檢部門就商品重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關部門，依所需的商品質量制定商品驗收規范，呈總經理核準后公布實施，以此作為采購及驗收的依據。第十五條 商品檢驗結果處理根據不同檢驗結果可做以下兩個方面處理。1檢驗合格的商品，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽。倉庫人員再將合格品入庫定位。2驗收不合標準的商品，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于驗收報告上注明不良原因，經負責人核實后通知采購部處理。第十六條 退換貨作業1對于檢驗不合格的商品退貨時，采購員應開立“商品交運單”并附有關驗收報告，呈采購部經理簽字確認后辦理退貨。2如為需要更換的商品，采購人員需要與供應商協商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內通知財務部門。3對于已付款但在保修期或保質期出現質量問題的商品，采購人員需要負責聯系供應商進行維修或賠償，索賠收入全部上繳財務部，注明賠償商品及賠償原因。第十七條 相關文件表單1“采購訂單”、“裝箱單”、“請購單”。2驗收報告、“索賠處理單”、“商品交運單”、商品驗收規范。