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1、公司采購流程優化控制以及獎罰制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購流程以及獎罰制度采購流程：包括收集信息，詢價，比價，議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協調與溝通，催交，進貨驗收，整理付款。采購（purchasing）：是指企業在一定的條件下，從供應市場獲取產品或服務作為企業資源， 以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。采購實踐可分為戰略采購（sourcing）和日常采購（procurement）兩部分。一般流程企業采購流程一般有比選、競爭性談判和單一來源三種形式。比選采購方式的主要流程：1、采購2、人發出采購信息（采購公告或采購邀請書）及采購文件；2、供應商按采購文件要求編制、遞交應答文件；3、采購人對供應商應答文件進行評審，并初步確定中選候選供應商（中選候選供應商數量少于遞交應答文件供應商數量，具體數量視采購項目情況而定）；4、采購人保留與中選候選供應商進一步談判的權利；5、采購人確定最終中選供應商，并向所有遞交應答文件的供應商發出采購結果通知；6、采購人與中選供應商簽訂采購合同。競爭性談判的主要程序：1、采購人發出采購信息（采購公告或采購邀請書）及采購文件；2、供應商按采購文件要求編制、遞交初步應答文件；3、采購人根據初步應答文件與所有遞交應答文件的供應商進行一輪或多輪談判，供應商根3、據采購人要求進行一輪或多輪應答；4、采購根據供應商最后一輪應答進行評審，并確定成交供應商；5、采購人向所有遞交應答文件的供應商發出采購結果通知；6、采購人與成交供應商簽訂采購合同。流程內容1、詢價(Solicitation)詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業術語叫供方資格確認 (SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標公告、行業刊物、互聯網等媒體、供應商目錄、約定專家擬定 可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。2、供方選擇(Source Selection)這個階段根據既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：合同談判4、：雙方澄清見解，達成協議。這種方式也叫“議標”。加權方法：把定性數據量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個。選定供方后，經談判，買賣雙方簽訂合同。3、合同管理合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協調。1)授權承包商在適當的時間進行工作。2)監控承包商成本、進度計劃和技術績效。3)檢查和核實分包商產品的質量。4)變更控制，以保證變更能得到適當的批準，并保證所有應該知5、情的人員獲知變更。5)根據合同條款，建立賣方執行進度和費用支付的聯系。6)采購審計。7)正式驗收和合同歸檔。單據名稱接收采購計劃詢比議價決定下采購單審核跟催收貨付款退貨。相關的單據有：請購單、采購單、詢價單，采購暫收單、進貨單、采購退出、采購異常退出等。采購相關：戰略采購是采購人員（commodity manager）根據企業的經營戰略需求，制定和執行采購企業的物料獲得的規劃，通過內部客戶需求分析，外部供應市場、競爭對手、供應基礎等分析，在標桿比較的基礎上設定物料的長短期的采購目標、達成目標所需的采購策略及行動計劃，并通過行動的實施尋找到合適的供應資源，滿足企業在成本、質量、時間、技術等方面的6、綜合指標。戰略采購計劃內容包含采用何種采購技術，與什么樣的供應商打交道，建立何種關系，如何培養與建立對企業競爭優勢具有貢獻的供應商群體，日常采購執行與合同如何確立等。日常采購是采購人員（buyer）根據確定的供應協議和條款，以及企業的物料需求時間計劃，以采購訂單的形式向供應方發出需求信息，并安排和跟蹤整個物流過程，確保物料按時到達企業，以支持企業的正常運營的過程。采購的對象分為直接物料（BOM material）和間接物料（MRO material），直接物料將用于構成采購企業向其客戶提供的產品或服務的全部或部分，間接物料將在企業的內部生產和經營活動中被使用和消耗。采購是一個商業性質的有機體為7、維持正常運轉而尋求從體外攝入的過程。采購的基本原則：成本效益原則質量原則、 進度配合原則、公平競爭原則。什么是采購：是指通過交換獲取物料和服務的購買行為，為企業經營在合適的時間、地點、價格獲取質量、數量合適的資源。采購員必備能力：成本意識與價值分析能力、預測能力、表達能力、良好的人際溝通與協調能力、專業知識。什么樣才是好的采購員：采購員必備能力外，要有合理的采購計劃，遵守5R原則，選擇合適的供應商，并加于管理，不斷提高。在不影響企業正常生產下，降低采購成本。采購員須承擔的責任：采購計劃與需求確認、供應商選擇與管理、采購數量控制、采購品質控制、采購價格控制、交貨期控制、采購成本控制、采購合同管理8、采購記錄管理。采購流程：收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協調與溝通，催交，進貨檢收，整理付款。怎樣合理降低采購成本：事先制定合理的采購計劃，查詢當前市場行情，掌握影響成本的因素和事件。事中尋找多家合格廠商的報價，制作底價或預算，運用議價技巧。事后選擇價格適當的廠商簽訂合約，利用數量或現金折扣。采購價格構成：供應商成本的高低，規格與品質，采購物料的供需關系，生產季節和采購時機，交貨條件，付款條件。采購商品成本構成：工程或制造的方法，所需的特殊工具、設備，直接及間接材料成本，直接及間接人工成本，制造費用或外包費用，營銷費及稅捐、利潤。什么是合適的價格：采購價格應以達到適9、當價格為最高目標，采購員必須以采購要求，根據市場行情，分析物料的質量狀況和價格變動情況，選擇物美價廉的物料進行購買。怎么樣判斷采購價格是否合理：進行成本分析，價格分析，市場調研，多家廠商報價。怎樣找供應商：網絡，利用現有的資料，公開征求的方式，通過同業介紹，閱讀專業刊物，協會或采購專業顧問公司，參加產品展示會。供應商分類：戰略供應商，原材料供應商，小額服務性供應商，臨時性供應商。合格供應商的標準：優秀的企業領導人，高素質的管理人員，穩定的員工群體，良好的機器設備，良好的技術，良好的管理制度。怎樣對供應商進行分析：價格，品質，服務，位置，存貨政策，柔性。專業知識.判斷力.責任感.時間觀.口才.工10、作職責1新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作。2對新供應商品質體系狀況（產能、設備、交期、技術、品質等）的評估及認證，以保證供應商的優良性。3與供應商的比價、議價談判工作。4對舊供應商的價格、產能、品質、交期的審核工作，以確定原供應商的穩定供貨能力。5及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以期提升產品品質及降低采購成本。6采購計劃編排物料訂購及交期控制。7部門員工的管理培訓工作。8與供應商以及其他部門的溝通協調等。流程優化1、發現問題：此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么，而不是決策者。這是工業品銷售的基層環節。2、項目可行性研究：這個階段使用者已經11、將發現的問題向上層匯報，客戶內部在醞釀要不要采購計劃、考慮預算等問題。3、項目立項：這一階段一般會組建有使用部門、技術部門、財務部門、決策部門等人員共同組成的項目采購小組。4、確定采購的技術標準：在這一階段，是客戶關于采購標準制定階段。通常由客戶使用部門和技術部門分析需求，再把需求轉化成采購標準。5、招標：采購標準制定好以后，客戶將以標書的形式發布出來，準備投標的廠家拿到標書就可以制定方案了。此時，不管銷售人員如何推薦本產品的優點，客戶一般不會改動采購方案，除非發現了致命的缺陷。因為對他們來說，采購方案的改動是“牽一發而動全身”的，成本很高。6、項目評標：客戶一般會與兩家以上的銷售廠家進行洽談12、，以便進行評估和比較，得到更好的商業條件。這個階段會確立首選供應商。7、合同審核：這一階段客戶會通過商務談判，努力爭取一些附加價值。產品的技術標準和規格、數量以及付款方式等都是合同審核的內容。8、簽訂協議：本階段是簽訂合同，交付產品，實施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結束。真正的銷售這個時候才真正開始。銷售人員要按合同認真履行承諾，準時交貨，按進度完成。了解客戶內部采購流程，是工業品營銷說對話、找對人、做對事的前提。流程控制估計供應商的產品或服務成本；估計競爭對手的產品或服務成本；設定你公司的標的成本并發現產品和流程需要改進的領域；確定作出這些流程和產品改變并持續改進對你公司的價值。 采購部13、獎罰制度一.目的為規范采購日常行為，激勵和提高采購人員的工作積極性和責任心，保證按時、按量和按質地采購所需物品，特制定如下獎罰制度。二.適應范圍本制度適用采購部全體人員。三.獎勵細則1.采購人員及內勤及時完成上級安排的各項任務且當月無差錯體現的，獎勵100元/人。2.在同等或更低價格中找到更好質量的供應商，根據產品使用量與金額酌情獎勵100-200元。3.采購能找到價格更優惠的替代產品，按產品用量與總采購金額情況酌情獎勵100-200元/次。4.同等質量或更低價格中找到產能更大，交期更準時的供應商每按情況獎200元。5.在原供應商的基礎上主動將價格談到比歷史采購價更低，根據情況及采購量獎20014、元/次，若連續談價下調，可多次獎勵。6.市場價格確定漲價時，采購人員可保持原價或將價格談到漲價范圍之下的根據情況獎200元/次。7.上級指定人員對訂單進行談價的，按采購金額及差價情況獎200元/次。8.貨到付款談到月結或更長外包商付款方式有明顯改進，如前期付款額度減小，付款周期增長的獎200-500元。四.懲罰細則1.采購人員及采購內勤不能及時完成任務和處理事情不及時且沒有向上級匯報的酌情處罰50-100元/次。2.采購單不全不對、價格錯誤、交期錯誤、付款方式錯誤、稅率錯誤、數量錯誤等，根據損失的大小酌情處罰100元不等/次。3.當供應商供貨質量異常，不能及時督促及調整而導致對生產質量或生產周15、期造成影響的視影響程度的大小和事后跟催的情況綜合考慮，酌情處罰100-200元/次。4.若因采購交期延誤影響生產的按生產情況及延誤時長罰款100元/次，5.在審批過程中或在以后查核中明顯高于現市場價20的，一次性罰款200元；高于現市場價30的，一次性罰款500元。5、采購人員不得與供應商會餐、娛樂，不得借用交通工具以及接受供應商提供的其它方便或款待等，一經發現，視情況處以200-500元的罰款并做無薪開除處理，情節嚴重的移交公安機關處理。6、采購人員因自身疏忽大意沒有嚴格篩選供應商且給公司造成重大經濟損失的應承擔相關責任（采購部門人員貨款的60%，公司承擔30%，相關領導10%）五.注意事項16、1.若因其他部門的原因導致采購計劃落后而延誤交期的，采購部門不應以受到處罰。2.若因其他部門申報清單出錯，并沒有及時變更導致采購錯誤的，采購部不應以受到處罰。3.若因生產中，生產量清單發生臨時變更未及時給予通知導致采購錯誤的，采購部不應以受到處罰。4.采購部應履行授權簽字確認單進行采購，若其他部門進行的臨時性采買，如出現采買錯誤的，采購部不應承擔任何責任及處罰。5.若因生產進行中出現的突發采購計劃，采購部應盡力保證以為公司節約成本的理念進行采購，若在急需的采購中價格略高于市場價的，公司采購部應以實際情況考慮，不應對采購人員進行懲罰。6.若因供應商未能按時供貨或其它不可控原因造成供貨滯后或耽誤工期的，采購部不應以受到上述懲罰。采購部并應配合其他部門以合理的方式協調處理與供應商的合作關系，盡力為公司減少損失。7.對于公司其他部門或領導指定了品牌或供應商的，如價格已超出市場價的，采購人員不應承擔任何責任。8.因不可抗拒因素（不是人為可控：天災人禍）采購人員不應承擔任何責任。