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1、 公司采購物料及耗材品管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。二、范圍適用于本公司所有采購的物料及耗材品三、定義3.1物料：指本公司所經營所需之直接與間接物料3.2采購人員：采購部執行采購業務人員3.3需求人員：各部門開具請購申請之人員四、采購作業流程4.1.請購的定義：請購是指某人或者某部門根據市場及門店需求確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫物料申請給部門2、經理審核后提交采購部。4.2采購作業是從接受物料需求一選擇適當的廠商，并確定物料之名稱，規格質理交貨期等要求，和訂單發出，確認及物料接收并按時請款之過程4.3應在合格供應商中選擇供應商，如需采購物品現有的供貨商無法達成，就在網上或朋友介紹開發新的供應商，則由采購部對其供貨商進行選擇及評估流程對供應商進行選擇，考核等作業。如需采購的產品中有被客戶批準或指定的供應商，則采購部在采購產品時，必須從客戶批準和指定的供應商名單上采購有關產品，如采購部要從其他供貨商處采購時，必須將此供貨商提供給客戶批準，并經客戶批準被列與客戶指定的供應商后，采購方可從該供應商處采購物料。如客戶有新批準的供應商名單或客戶對3、原批準的供應商名單做修改和更改時，采購人員必須及時對此客戶批準的供應商名單進行更新4.4對直接購買的物料，由采購人員收到請購單時對請購的物料進行審核及供應商價格，數量及交期等的確認。如果是重復性的采購，采購直接在系統里生產采購訂單并打印，經采購部主管經理簽核后傳真給供應商，如果是新物料或新供應商，則進行供應商選擇和評估及樣品評估流程，進行記錄。然后才能執行采購流程傳真給供應商。采購須進行采購追蹤及監控采購的物料，及時準確的到達公司入庫，然后財務根據送貨單，入庫單進行對賬。如供應商無法按交期交貨時，采購應征求相關單位是否調料，或采取緊急對應措施（自行提貨）如周期較長的物料可先行訂貨，但要征求采購4、部門主管及經理的同意.4.5間接物料采購，由需求人員填寫采購申請單，經部門經理批準并寫申請單號后交采購人員進行采購作業。采購人員對申請單進行審核以及交期確認。如采購的產品之質量對提交給客戶的產品質量基本上無任何影響的物料采購（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據其實際工作需要報經采購經理審批，由采購員直接進行采購作業。4.6采購產品的質量要求應在采購單上說明，如所采購的產品質量無法描述清楚時，則需求部門或品質部應附上相關的采購產品的質量標準，要求。且采購須與供應商確認采購物料之版次是否相符。五，供應商選擇及評估流程5.1新供應商的選擇客戶指定之供應商由客戶依據其本身規定進行評估，須注明針對5、某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應商5.2供應商的評估和考核根據采購部的預選供應商名單及供應商評估調查表，采購部負責組織SQA部門和采購人員組成評估小組到預選供應商處進行供應商的評估和考核，并將評估和考核的結果記錄與供應商評估調查中，評估小組根據質量體系和特定的質量保證要求和供應商調查表中的項目及內容對供應商提供的相關資料和樣品以及供應商的生產現場和生產能力等進行評估和考核5.3合格供應商核準SQA部將供應商評估和考核的結果及資料進行整理后呈報公司領導核準，經公司領導批準后的供應商被列為合格供應商，由SQA部將其登記合格供應商清冊，并將其資料整理建檔，同時將合格供應商名單包采購部6、。如供應商符合或具備以下條件，只需對其建立供應商評估調查表，即可。無須對其進行其他評估和考核，此資料經公司領導特準后，可將其列為合格供應商。5.4采購過程中產品質量監控依公司對采購產品之質量要求，檢驗員應對供應商所提供的采購產品之質量進行統計，并將統計的結果和狀況記錄于供應商績效監控統計表中，對連續3批檢驗不合格并拒收和退貨的供應商，由SQA部按糾正和預防措施程序填寫“糾正預防措施表”通知供應商整改，并在供應商限期改善的時間內對其執行糾正和預防措施做效果確認5.5供應商定期評估、考核供應商定期評分為月評估和年度考核，供應商月評估：采購部每月應對供應商的質量、交期、配合度或服務進行評估（統計時段7、為上月結日本月月結日）于次月10日前實施供應商月評估經采購經理核準后提交SQA部，對于月交貨少的供應商可以按季度進行評估。 3.3請購單及其提報規定（1）請購單應按照要求填寫完整、清晰 ，由公司領導審核批準后報采購部門； （2）固定資產申購按照附表一（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；（3）其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報；（4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；（5）請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；（6）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提8、交；（7）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。 4公司物資請購單的提報部門（1）公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、采購部接收請購單作業流程 1、請購的接收要點 （1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）通知倉庫管理人員核查請購物9、資是否有庫存； （4）對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。2、請購單的分發規定（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理； （2）對于緊急請購項目應優先處理； （3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門； （4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。3、采購周期的規定 （1）單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下采購的物資及產品的采購周期不應超過5天； （2）單次采購金額預算在5萬元以下的項目比價采購，采購周期不應超過15天；（3）單次采購金額預算在20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采購周期不應超過40天；（4）請購部門應按照以10、上（1）-（3）條中規定的時間提前提寫請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因；（5）遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略；三、詢價及其規定1詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項目應優先處理；4所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價就最好的；5對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司11、相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批準方可詢價或發放訂單；7詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；8除固定資產外單次采購金額在5千以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在5千元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請三家以上單位參與；單次采購金額預算價格在1萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購金額預算價格在5萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標；9比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和12、項目的能力；10比價采購或招標采購應按照附表（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價；11在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。三、比價、議價1對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；5參考目標或理想中標價格與以合作單位或以中標單位進行價格及條件的進一步談判。四、比價、議13、價結果匯總 1比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總； 2比價、議價結果匯總應按照附表（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規定。 1合同 合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。目前我們的采購工作主要涉及五金產品買賣合同。（1）合同正文應包含的要素1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2） 采購物品/項目的名稱/、規格、數14、量/清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；3） 包裝要求；4） 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；5） 付款方式；6） 質量保證期；7） 質量要求及規范；8） 違約責任和解決糾紛的辦法；9） 雙方的公司信息；10） 其他約定。（2）合同簽訂及其規定1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；2）以定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3）為防止合同訂單增加或增加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期；6）詳細約定發票15、的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；9）違約責任一定要詳細、具體； 10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作； 11）合同簽定簽應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。六、付款及合同執行1付款規定（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司修造船公司材料采購付款及報銷流程V1.修改版及修造16、船公司資金支出審批及報銷簽字權限及管理制中的相關規定執行；（2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；（3）按照貴司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；（4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。2合同執行 (1) 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導； （2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合17、同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同；七、報驗與入庫 1報驗 （1）供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收；（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行；（3）達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；（4）質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。2入庫（1）公司所有18、的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；（2）合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；（3）質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；（4）質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；（5）外協加工件應按照原材料入庫；（6）質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定不入庫。附表一 固定資產購置申請表企業名稱： 編號：申請部門 申請時間購置資產名稱購置數量預算單價預算金額購置原因：購置后效益分析：部門負責人分管領導分管財務副總總經理 年 月 日附表二采 購 申 請 表 申請部門： 填報19、日期： 年 月 日采購類別： 材料 工程 服務 其他 購置原因：序號名稱規格型號/工程概況數量/工程量估價（總價）交貨期/工期備注12345678備注：編制人： 部門經理： 分管副總：采購副總： 財務副總： 總經理： 附表三物資采購審批部門名稱 年 月 日序號項目名稱規格單位數量單價金額審批備注總經理：財務副總分管副總：財務審核：合計金額大寫：￥：經辦人： 部門負責人： 復核人：序號投標單位名稱資質情況業績情況聯系人電話/傳真手機電子郵箱備注12345附表四 擬報價/招標單位名單單位名稱： 填報日期： 年 月 日經辦人： 采購部： 技術副總： 采購副總： 財務副總： 總經理： 附表五 材料（設20、備）詢價表 日期：年 月 日 需求單位：序號 材料名稱規格型號單 位數量單價小 計備 注1234567合計：供方信息報價單位（蓋章）：供貨周期 付款方式聯系人電話 傳真郵箱 公司網址辦公地址：需方信息公司名稱：聯系人商務：電話傳真技術：郵 箱 公司網址辦公地址： 郵 編： 備注：1.本報價含17%的增值稅，含運費；2.本單只做詢價用，非正式訂單。附表六 比價/招標匯總表 企業名稱： 制表時間： 年 月 日物料名稱規 格單位包裝標準公司名稱一次報價二次報價工期付款方式聯系人選定廠家采購部意見：經辦人： 采購部： 技術副總： 分管副總： 財務副總： 總經理：備注： 附表七合同審查批準單 合同編號:21、 合同名稱： 合同標的物：產品（承攬）單價/合同總額：￥： 元（人民幣： 元整）。招（評）標情況：詳見報價及合同。合同洽談人：公司律師意見：技術副總意見：分管副總意見：分管財務副總意見：公司總經理意見：附表八資金支出審批單部門名稱 年 月 日序號項目名稱支付依據合同金額已付金額申請金額審批備注總經理：財務副總分管副總：財務審核：合計金額大寫：￥：經辦人： 部門負責人： 復核人： 付款申請審批單 合同編號: 合同名稱：付款依據：合同金額、已付款額：申請付款方式、付款金額：合同金額：￥ 元； 已付款額：￥ 元；申請付款金額：￥ 元； 質保金: ；本次申請付款大寫：合同洽談人：分管副總意見：財務副總意見：總經理意見：