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1、公司采購組織領(lǐng)導(dǎo)、計劃工作程序管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 采購管理制度（初稿）第一章 總 則第一條 為建立和完善公司采購管控體系，規(guī)范采購行為，強化執(zhí)行力，切實推進(jìn)經(jīng)營管理工作，對公司物資、設(shè)備、苗木等采購過程實施控制管理，實現(xiàn)公司經(jīng)營目標(biāo)。根據(jù)國家、云投集團(tuán)及上市公司相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司經(jīng)營所需的物資、設(shè)備、苗木等所有原燃物料的統(tǒng)一采購管理工作。具體業(yè)務(wù)涉及部門包括公司各事業(yè)部和分子公司以及與公司相關(guān)職能部門。第三條 采購基本原則（一）根據(jù)采購計劃,遵循圍繞52、S原則，即“適價、適質(zhì)、適時、適量、適地”等基本要素和流程來開展采購工作 。1.采購前搜集并建立采購項目的基本資料搜集、過濾并建立可能的供應(yīng)資料，檢查及核準(zhǔn)采購單內(nèi)容，接洽合格供應(yīng)商，詢價、比價、議價，核準(zhǔn)訂購單，發(fā)出訂購單。 2.訂購單執(zhí)行發(fā)出訂購單，供應(yīng)商確認(rèn)訂購單內(nèi)容及條件，跟催，訂購單內(nèi)容變更，供貨商交貨，進(jìn)貨查封發(fā)票、交貨單據(jù)及數(shù)量，進(jìn)貨品質(zhì)檢驗，訂購單結(jié)案，庫存記錄更新。3.訂購單完成后應(yīng)付賬款作業(yè)，購料價格差異分析報告，供應(yīng)商績效評估。（二）采購必須遵循“三比”、“五不購”、“三保”、“四快”原則。1.三比就是比質(zhì)、比價、比運距，按“同質(zhì)比價、同價擇優(yōu)”的原則采購。 2.五不購原3、則：無計劃未批準(zhǔn)不購；質(zhì)量不合格價格不適宜者不購；有庫存可代替或加工改制者不購；舍近求遠(yuǎn)不購；有庫存積壓不購。3.三保原則：保證計劃時間要求；保證品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等符合要求；保證采購成本低于計劃。 4.四快：快采購、快提運、快入庫、快掛帳。第四條 采購方式 （一）公開招標(biāo)采購1.設(shè)備、物資、材料等貨物的采購項目，單項合同估算價在50萬元人民幣以上的。2.單項合同估算價在50萬元人民幣以下，但采購項目總投資額在3000萬元人民幣以上的。3.國家法律、法規(guī)及公司董事會要求招標(biāo)的其他項目。（二）總金額在10萬元以上50萬元以下的采取邀標(biāo)采購。（三）10萬元以下的可直接采用合約采購。第五條 公司4、采購部門的職能和業(yè)務(wù)范圍（一）公司行政人事部負(fù)責(zé)公司辦公用品、員工勞保用品及其他低值易耗品等的統(tǒng)一采購與管理。（二）工程事業(yè)部負(fù)責(zé)工程項目所需物資材料、設(shè)備和備品配件、苗木等物料的統(tǒng)一采購和管理。（三）苗木事業(yè)部負(fù)責(zé)本部門和其下屬單位生產(chǎn)經(jīng)營所需原燃物料的統(tǒng)一采購和管理。（四）各分子公司負(fù)責(zé)本單位和其下屬單位生產(chǎn)經(jīng)營所需原燃物料的統(tǒng)一采購和管理。第二章 組織領(lǐng)導(dǎo)和管理者職責(zé)第六條 公司實行總經(jīng)理負(fù)責(zé)制，總經(jīng)理為公司采購管理工作的最高領(lǐng)導(dǎo)者，負(fù)責(zé)組對公司采購活動的領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作。第七條 公司采購部門主要職責(zé)（一）負(fù)責(zé)本部門采購計劃并組織采購和物資質(zhì)量驗收及保管工作；（二）負(fù)責(zé)指導(dǎo)、參與、審5、核異地項目和下屬單位的采購管理工作；負(fù)責(zé)本部門和下屬單位的招投標(biāo)采購管理；（三）負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理與建檔工作，定期對采購狀況進(jìn)行總結(jié)分析，就采購物資質(zhì)量、價格、供應(yīng)商合作等方面進(jìn)行統(tǒng)計分析，向公司提出優(yōu)化改進(jìn)建議。并建立質(zhì)量管控制體系。第八條 公司主要職能部門職責(zé)（一）審計部負(fù)責(zé)對采購活動的合法、合規(guī)、合理性和真實、完整、有效性進(jìn)行審計，及時發(fā)現(xiàn)存在問題，提出意見和風(fēng)險預(yù)警。（二）財務(wù)管理部負(fù)責(zé)對工程造價、預(yù)算、資金計劃和財務(wù)報表及采購價格等進(jìn)行財務(wù)規(guī)范性審核。對采購成本、潛在問題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)建議。（三）運營部負(fù)責(zé)組織采購合同會審和法定代表人委托書及合同檔案臺賬管理；負(fù)責(zé)牽頭提請公司召開6、采購材料定價會。情況特殊或緊急時可提出相關(guān)意見報公司分管副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理依次審核批準(zhǔn)后執(zhí)行；負(fù)責(zé)公司采購招投標(biāo)管理；負(fù)責(zé)牽頭組織相關(guān)部門對采購活動進(jìn)行督促、檢查和考核管理。（四）公司各職能部門應(yīng)按規(guī)定的職責(zé)各司其職，充分發(fā)揮部門職責(zé)，積極開展工作，盡量給采購部門提供服務(wù)和支持。第三章 采購計劃第九條 儲備計劃（一）對公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的機、電、儀產(chǎn)品和備品配件，化肥及農(nóng)用物資等，要根據(jù)維修情況和加工條件、歷史消耗、使用和更新及采購周期、重要程度、儲備要求及氣候環(huán)境等制定保險儲備定額，作為采購部門編制采購需求計劃的依據(jù)。（二）采購部門負(fù)責(zé)儲備計劃及定額的編制、執(zhí)行和管理，據(jù)生產(chǎn)工藝條件的7、改進(jìn)、新技術(shù)、新材料的采用、設(shè)備更新、管理水平的提高、市場供求關(guān)系的變化及時提出物資儲備的修訂意見，確保物資得到充分有效利用，防止積壓浪費，始終保持儲備的先進(jìn)合理性。 （三）年初采購部門要將儲備計劃及定額的執(zhí)行情況和修訂意見報公司運營部備案，運營部據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和事業(yè)部的修訂意見，牽頭組織公司相關(guān)部門對儲備計劃進(jìn)行修訂和完善，經(jīng)相關(guān)部門會審，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)執(zhí)行。（四）采購部門年中要對庫存儲備物資做一次全面的清倉盤查，并形成報告向公司相關(guān)部門通報；年終進(jìn)行全面檢總結(jié)，并形成清倉盤點報告上報公司。（五）公司運營部負(fù)責(zé)儲備計劃的監(jiān)督、檢查和考核工作。第十條 采購計劃（一）采購部門8、負(fù)責(zé)根據(jù)公司經(jīng)營計劃和庫存儲備情況及采購環(huán)境，預(yù)估物料或商品需用時間和數(shù)量，負(fù)責(zé)制定物資需求計劃按公司既定程序報批。計劃應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)定表格填寫，必須數(shù)量名稱清楚，規(guī)格型號準(zhǔn)確，材質(zhì)明確，必要時附質(zhì)量、性能、技術(shù)參數(shù)（若有專門技術(shù)要求應(yīng)附圖紙資料或技術(shù)附件），使用時間等要求，如專業(yè)廠家應(yīng)注明專業(yè)廠商的單位全稱、通迅地址、聯(lián)系方式和指定專業(yè)廠商采購理由等相關(guān)資料供采購部參考。（二）需求計劃經(jīng)公司財務(wù)、審計、運營等相關(guān)職能部門審核通過后，報請公司分管副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理依次審查批準(zhǔn)后，作為各事業(yè)部及分公司的正式采購計劃下達(dá)執(zhí)行。（三）計劃在執(zhí)行過程中如有變動，應(yīng)上報公司審批通過方可執(zhí)行。（四）9、采購部門應(yīng)每月向運營部報送市場信息及采購計劃的執(zhí)行情況，匯總制表上報公司，便于公司考核部門檢查和監(jiān)督。（五）將計劃執(zhí)行偏差和存在問題及時反饋到公司相關(guān)部門，以便調(diào)整計劃。 （六）公司運營部負(fù)責(zé)牽頭組織相關(guān)職能部門對采購計劃的實施過程進(jìn)行監(jiān)督檢查與評價考核。第五章 工作程序第十一條 采購任務(wù)分配和采購前準(zhǔn)備（一）采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃組織采購，按采購計劃下達(dá)采購單任務(wù)：采購單各欄填寫要清楚；按分配原則分派采購任務(wù)；急件優(yōu)先分派辦理；撤銷采購單應(yīng)先送辦理。（二）詢價：向廠商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法；有無其它較有利的代用品或?qū)蛊罚粦?yīng)提供同規(guī)格不同廠牌10、做比較；有無必要辦理售后服務(wù)及保固年限；新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗試用。（三）比價、議價：廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn)；是否殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進(jìn)口商；其它經(jīng)銷商價格是否較低；是否有必要向廠家索取型錄比較；價格上漲下跌有何因素；是否必要開發(fā)其它廠商或外購；第十二條 采購渠道及方式管理（一）固定供應(yīng)商采購：公司與固定供應(yīng)商簽訂了長期供應(yīng)合同，則在同等質(zhì)量、價格情況下，優(yōu)先由固定供應(yīng)商供應(yīng)。（二）未指定固定供應(yīng)商采購的，則由采購部門依據(jù)質(zhì)優(yōu)、價廉原則確定采購對象。（三）采購部門進(jìn)行詢、比、議價時，應(yīng)請供應(yīng)廠商確認(rèn)報價、付款方式及報價有效期間等相關(guān)交易條件；必要時，采購部門得會同公司相關(guān)部11、門共同進(jìn)行。議價結(jié)果形成書面文件，并隨采購單，呈總經(jīng)理（或授權(quán)人）核準(zhǔn)，以決定是否采購。（四）如供貨商的交期無法滿足需求部門要求的日期時，采購部門須告使用部門，并同有關(guān)部門采取必要補救措施。第十三條 采購合同或協(xié)議的簽訂（一）除部分零星采購?fù)猓坎少彵仨毾扰c供貨方簽訂采購合同，采購合同應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨日期、運費承擔(dān)、結(jié)算方式及經(jīng)濟處罰等項條款。在采購合同有效期內(nèi)，若因市場行情發(fā)生較大變化時，按公司規(guī)定程序報批，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)可以與供貨商簽訂調(diào)價協(xié)議，并報公司財務(wù)管理部、運營部備案。（二）長期固定的供應(yīng)商均應(yīng)和公司簽訂長期供貨合同。經(jīng)過詢價、比價、議價的供應(yīng)商，應(yīng)和公12、司簽訂訂購單和采購協(xié)議。（三）所有采購合同或協(xié)議均需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人或其職務(wù)代理審批后，按公司合同審批程序辦理呈批手續(xù)，經(jīng)報公司總經(jīng)理（或授權(quán)人）核準(zhǔn)后執(zhí)行，合同或協(xié)議須加蓋公司公章或合同章。（四）采購合同或協(xié)議的其他管理按公司合同管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十四條 驗收、入庫、保管和領(lǐng)用（一）采購物資到貨時，先由使用部門、倉庫保管部門對照核對采購計劃，必要時請相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行質(zhì)量檢驗，檢驗合格的物資交倉庫清點入庫。（二）入庫物資檢驗過程中，對采購的物資實行全檢的方式進(jìn)行質(zhì)量檢驗，質(zhì)量檢驗按照國家標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或公司規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖樣或封樣件的有關(guān)要求執(zhí)行。（三）領(lǐng)用：所有采購的物資物料、工具13、等必須先經(jīng)過倉庫驗收后由領(lǐng)用部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。 第十五條 結(jié)算付款（一）賒銷結(jié)算1.對以賒銷方式購入的物資，采用“平時送貨、月末掛帳結(jié)算”的方式，在公司規(guī)定的掛賬日，經(jīng)倉庫保管部門簽字確認(rèn)后，由采購部門核對，報公司財務(wù)管理部門審核。2.賒銷方式購入物資的合同約定付款日，采購部門根據(jù)公司財務(wù)部門規(guī)定的結(jié)算要求，通知供貨方開具發(fā)票，經(jīng)公司財務(wù)部門審核后報批付款。（二）無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結(jié)算付款時均需由采購部門填開資金呈批件，連同有關(guān)憑證報經(jīng)財務(wù)部門審核，并按程序報請總經(jīng)理批準(zhǔn)后，出納人員方可付款。（三）公司財務(wù)管理部門結(jié)算付款時，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核采購單、采購合同、采購計劃單、入庫單、發(fā)票等有關(guān)單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證，財務(wù)部門不得辦理審核手續(xù)。 （四）公司出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不齊的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。若因付款時間較急，出納員可以先以電話請示的方式報請總經(jīng)理同意后辦理付款手續(xù)，但必須在總經(jīng)理回到公司后補辦審批手續(xù)。第六章 附 則第十六條 本辦法由公司運營部負(fù)責(zé)解釋。 第十七條 本辦法自頒布之日起實施。