投資公司物資采購審批及報銷制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1161198
2024-09-08
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1、投資公司物資采購審批及報銷制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 物資采購審批及報銷制度 為保障集團公司及下屬各分公司正常經營活動的開展,規范集團各分公司物資申購、采買及報銷程序,結合公司實際情況制訂本制度。一、適用范圍:除房產工程物資以外的所有常規物資。二、申報流程:1、擬訂、審批物資申購報告1.1 庫存常規物資備貨:集團公司及分公司根據實際經營需要,于每月20日向庫房提交次月物資(含印刷品)消耗計劃(見附件1),除經營中出現的特殊情況外必須按計劃執行,倉庫于每月25日根據物資領用及月末物資結存情況擬訂次月物資采購月2、計劃表(見附件2),經如下程序審批:倉庫主管每月25日匯總確認集團公司采購經理集團公司總裁簽批部門經理及店長提交物資消耗計劃1.2 零散及新增物資申購: 集團公司及各分公司在經營過程中申購零散或新增物資,申購部門經理首先應確認庫房(集團公司、房產公司庫房確定為森樺苑庫房)有無相應物資或相應物資有無充分備貨量,新增物資申購前應查詢庫房是否有相應物資的替代品。確認無誤后擬訂相關物資采購申請表(附件3),報集團公司財務部審核后,根據金額大小經分公司總經理、集團公司總裁審批通過后,方可開支此筆費用。審批流程:* 申購物資金額在人民幣500(含)元以下的新增及零散物資申購流程:市場詢價員詢價后簽署參考價3、及質量品牌市場詢價員確認采購價格集團采購部經理簽字確認技術管理中心負責人倉庫主管確認有無庫存申購部門填制物資采購申請單(附件3)集團公司財務部經理簽字確認所屬分公司總經理簽批* 申購物資金額在人民幣500元以上的新增及零散物資申購流程:集團采購部經理簽字確認技術管理中心負責人市場詢價員詢價后簽署參考價及質量品牌倉庫主管確認有無庫存申購部門填制物資采購申請單(見附件3)集團公司財務部經理簽字確認集團公司總裁簽批1.3 印刷品及廣告制作集團公司和各分公司在宣傳活動中所需物資的制作或采購,首先由部門經理/店總(或分公司總經理)與企業發展中心經理(或集團公司總經理)溝通確定所需物資是否需要企劃部的設計4、制作,確認無誤后擬訂物資采購申請表(附件4),報集團公司企業發展中心、技術管理中心、財務部審核后,根據金額大小經分公司總經理、集團公司總裁審批通過后,方可開支此筆費用。審批流程:* 費用在人民幣500(含)元以下的新增印刷品及廣告制作申請流程:申購部門填制申請表并由該部門經理及該店店總簽字確認 (附件4)企業發展中心經理簽字確認技術管理中心負責人市場詢價員詢價后簽署參考價及質量品牌等集團公司財務部經理簽字確認 所屬分公司總經理簽批* 費用在人民幣500元以上的新增印刷品及廣告制作申請流程:申購部門填制申請表并由該部門經理及該店店總簽字確認 (附件4)企業發展中心經理簽字確認市場詢價員詢價后簽署5、參考價及質量品牌等技術管理中心負責人集團公司財務部經理簽字確認 集團公司總裁簽批1.4 報損物資申購流程因人為原因、磨損、自然事故等造成的毀損而喪失其使用價值的物資,集團公司及分公司需再次購買時需提供該物資的資產報損單(附件5)及物資采購申請表(附件3),報集團公司企業發展中心、財務部審核后,根據金額大小經分公司總經理、集團公司總裁審批通過后,方可開支此筆費用。審批流程:* 費用在人民幣500(含)元以下的零散及新增物資、印刷品、廣告制作申請流程:集團公司財務部經理簽字確認技術管理中心負責人市場詢價員詢價后簽署參考價及質量品牌企業發展中心、倉庫主管確認簽字使用部門提供有部門或分公司及集團公司總6、經理簽署意見的物資采購申請表(附件3)(并附該資產報損單)所屬分公司總經理簽批* 費用在人民幣500元以上的零散及新增物資、印刷品、廣告制作申請流程:集團公司財務部經理簽字確認技術管理中心負責人市場詢價員詢價后簽署參考價及質量品牌企業發展中心、倉庫主管確認簽字使用部門提供有部門及分公司或集團公司總經理簽署意見的物資采購申請表(附件3)(并附該資產報損單)集團公司總裁簽批2、實施物資采購2.1 采購部根據完成簽批程序后的物資申購報告,視物資的使用進度及頻率安排采購。月計劃物資由采購員填寫申購單,經成本會計、集團公司財務部經理確認后進行采購。其他物資采購員直接根據已完成簽批程序的物資申購報告進行采7、購。 2.2 采購物資原則上必須經三家或三家以上商家比質比價并簽訂供貨協議(三家或三家以上商家比價情況表附協議后),經集團公司財務部經理確認,根據金額大小報分公司總經理、集團公司總裁簽批后返采購人員執行。2.3 同質優價選擇制:無法形成合同的日常性采購,采購部采取同一規格品種同質優價選擇制,對該原則各使用部門及分公司管理人員有監督權,并可提出符合該原則的意見和建議,采購人員接到意見和建議后應著手更正或向上級報告情況。2.4 采購人員應與使用部門進行樣品確認后比樣購買,因采購物資不符合要求,使用部門可拒絕領用,財務部不予報銷。2.5 有特殊要求物資采購任務可請申購部門派員一同采購。無力解決的必須8、及時(3小時內)上報,不得拖延誤事。2.6 集團公司及分公司物資,包括電腦及辦公設備,均依據有效申購報告由采購部統一安排購買,集團公司其他部門及分公司原則上不得自行采購,特殊情況由集團公司財務部經理認可后可作特殊處理。2.7 所有采購項目擇商、報價由采購部在充分準備、掌握市場行情的條件下擇優確定。采購部在擇商報價過程中應認真研究,集團公司各部門及分公司應在工作中主動溝通配合,集團公司各部門及分公司有權了解所需物資的價格并提出質疑。2.8 供應商的優惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸公司所有,贈送部分應補辦入庫手續,任何部門或人員不得占為私有,如有違反立即作開除處理。2.9 在購買過程中要認真9、檢查所購物品的品質、商標、期限等內容,堅決杜絕假冒偽劣等不合格產品流入公司,如有上述情況出現按合同約定條款或國家相關質檢制度處理。2.10 采購物資必須索要符合財經法規的購貨發票。2.11 采購物資申請款項時,根據公司費用審批及報銷制度執行。3、物資驗收入庫3.1 采購員采購的物資,必須經庫管員或使用部門人員驗收,除另有規定外。3.2 對于不符合物資申購報告的采購,庫房人員必須拒收,如有違反該項采購物資財務不予報賬。3.3 庫房在驗貨過程中對商品質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門人員共同驗收,特殊情況可申報相關責任人。3.4 在驗收過程中對于存在嚴重質量問題且影響使用部門正常經營的商10、品,庫房或使用部門有權提出退貨要求,經確認屬實不符的由采購人員或供應商辦理退貨并賠償相應損失。3.5 購買、收貨和使用三個環節上的相關人員必須相互監督、相互合作,共同做好工作。對于有爭議的問題必須各自向上級報告協調解決。3.6 供應商或采購人員辦理入庫驗收手續后,庫管員開據一試四聯入庫單,并將結算聯交與供應商或采購員辦理結算。4、報銷及付款4.1 報銷 采購人員須于物資采購完成后5個工作日內,完成報賬事項。 報銷必須憑“發票”、“驗收單”、“供應商的送貨回單”、“采購申請財務聯”或“物資采購申購報告”、“采購訂單或合同”并填制“費用報銷單”或“用款申請書”,經財務部審核后,根據金額大小分別由分公司總經理、集團公司總裁審批后,財務根據合同或約定付款。 對于長期固定的采購項目應與供應廠商約定付款期限(月結30天、60天或90天),付款方式應采用轉賬方式支付。4.2 付款4.2.1 2000元以下的采購物資款可由采購員付現支出。超過2000元的物資采購款項原則上須通過銀行轉款結算。特殊情況經集團公司總裁同意可付現支出。4.2.2 供貨商結算款須通過銀行轉款結算。本制度解釋權歸財務部。本制度至簽發之日起執行。投資集團有限責任公司