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1、控股集團總部及下屬各分公司采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1目的：為規范公司物資采購流程，降低采購成本，提高采購工作效率。2適用范圍：適用于XX控股集團總部及下屬各分公司的原材料采購、固定資產（含設備）采購、低值易耗品采購、辦公用品、勞保用品、工程物資采購等。3. 組織架構:3.1采購小組負責人:3.2采購小組組長： 副組長：3.3采購小組組員：3.4 聯合采購小組人員是由集團從下屬各分公司內選拔出來的，且人員不是固定不變的，如采購工作業務量較大時，采購小組負責人可從下屬各分公司再選拔人員支援采購小組工2、作。3.5 采購小組負責人每個月需對采購小組成員的工作進行評估，如工作態度、工作作風不符合聯合采購小組工作要求的，采購小組負責人可對其進行更換。4職責4.1公司采購職能由下屬各分公司抽調人員組成的聯合采購小組具體承辦，財務部門負責過程控制與監督。4.2生產部門或物資需求部門負責采購計劃的申報，工程物資、原材料采購計劃需一式四份，工程預算編制人員或生產計劃提報人員、項目經理或生產經理、采購員、庫管員各留存一份。4.3 采購小組負責歸集、整合各分公司、各部門提報的采購計劃統籌安排，達到集中采購，降低成本的目的。5. 采購時間安排：5.1 公路公司攪拌站石料采購： 每年10月份開始組織石料考察：由聯3、合采購小組組織攪拌廠相關人員、公路公司相關領導組成石料考察小組，對石料供應商進行綜合篩選、評定，對進場石料價格進行談判確定最低供貨價，對進場石料質量定出質量標準。11月15日前：由石料考察組組長與最終選定的石料供應商簽定供銷合同。11月15日12月末：石料進場。5.2 公路公司瀝青料采購：以5000噸為安全庫存系數，低于5000噸時，由物資需求部門與采購小組進行聯合采購。5.3 各分公司生產原材料、輔料：每月20日，提報下月采購計劃，特殊情況另作安排，如因生產部門工作效率問題造成采購計劃提報延遲，每延遲一天，生產部門相關領導罰款50元，負責提報計劃人員罰款20元。20日-25日：采購小組提報資4、金申請時間。25日-30日：物資采購時間。5.4 辦公用品、勞保用品采購：半年采購一次，3月份一次、9月份一次。每年3月1日-3月10日，由各分公司根據辦公用品上年度使用情況及庫存情況提報采購申請，采購申請經各級領導簽字后上交至聯合采購小組。3月10-3月15日：聯合采購小組會同財務人員根據采購申請單上的物資明細進行市場考察，詢價議價，最終確定供應商及供應價格，簽定供銷合同。3月15-3月20日：采購小組將各分公司上交的采購計劃進行整理匯總，集中申請采購資金。 3月20日-25日：采購物資到貨，采購小組根據各分公司提報的采購申請單上的采購物品及數量進行分配。由各分公司庫管員或辦公室人員在入庫單5、上簽字確認。 3月25日到3月末：進行報銷程序，采購小組負責報銷，發票名頭按各分公司上報的采購計劃開具，特殊情況需財務指導開具發票并審核。 5.5應急采購：（如突發的車輛、機械、設備故障需采購配件等）由物資需求部門與董事長溝通協調、財務借款等事宜，手續后補，如需采購小組支持，采購小組可派人隨同。 5.6 與廠家訂購的機械配件的采購：由物資需求部門辦理采購相關手續，采購小組不予參與。 9月份采購時間安排與3月份相同。6、 采購流程：供應商評選（采購小組）簽定供銷合同（各部門聯合會簽）采購計劃（物資需求部門）采購申請（采購小組）資金申請（采購小組）物資采購（采購小組）入庫驗收（采購小組、物資需求部6、門或庫管）報銷付款（采購小組、財務部）6.1供應商合同簽定流程： 市場調查（采購小組、財務人員進行），了解物資價格，了解供應商進行供應商篩選、評定與供應商進行談判，確定供應價格、質量要求、送貨時間、送貨方式、付款時間、付款方式、發票事宜等等草擬供應商合同財務部對供應商合同中與財務相關事項進行審核采購小組組長與供應商簽定供應商合同到集團辦公室蓋章（辦公室審核，集團副總審核后蓋章）。6.2 采購計劃提報流程：物資需求部門提報采購計劃單，主管領導簽字庫管員庫存核實分公司總經理簽字董事長審批上報采購小組6.2 采購申請審批流程:采購小組匯總整合提報上來的采購計劃提報采購申請 采購小組組長審核采購負責人7、審批。(注：如采購計劃單無需整合，此流程可省略。)6.3 采購資金申請流程:采購小組提報主管會計財務經理審核（或財務經理委托財務部長審核簽字）采購小組負責人審核董事長審批(如董事長聯系不上,此資金申請單必須有集團采購小組負責人、財務經理三人簽字)6.4 物資入庫驗收流程:物資到貨采購員與庫管員或物資需求部門人員當面驗收點貨驗收合格入庫,辦理入庫手續入庫單一式二份由采購員、庫管員或物資需求人簽字（采購員一份做報銷用、庫管員留存一份）6.5 報銷審批流程: 采購員填報報銷審批單（發票單據齊全）采購小組組長審核財務審核（會計、財務經理）分公司總經理審核 采購負責人審核董事長審批會計制證出納支付7、采8、購要求及相關規定：7.1 各分公司采購業務統一由聯合采購小組負責辦理，各分公司、各部門或人員不得自行采購。7.2 聯合采購組由各分公司抽調人員組成，在各分公司負責其它工作的同時兼職采購小組成員，各分公司不得設專職采購員。7.3 每月5日前，采購小組需將上月的發生的采購行為做一匯總分析，并在公司月例會時向集團領導匯報。財務部同樣需對本月發生的各項采購費用進行財務分析,并在月例會時向集團領導匯報。7.4 采購小組聯合財務部進行供應商評定后，簽定的供應商合同，需附供貨產品價格單，并在集團、財務部留存備檔。 7.5 財務部根據供應商提供的供貨價格對采購小組提報的資金申請進行審核，如有超出供應產品價格的9、，財務部不予簽字。 7.6如出現供應商更換，無法繼續合作的，采購小組須尋找新的供應商，簽訂新的供應商合同。 7.7采購小組須建立供應商檔案，并及時更新，供應商檔案電子版需上報集團辦公室。 7.8 采購小組在組織采購時，必須兩人以上共同采購，不得一人采購。原則上采購時應有采購小組出一人、物資需求部門出一人共同進行采購，如物資需求部門無法隨同的，則由采購小組組長指派兩人采購。 7.9 除零星物品采購、臨時性緊急采購外,批量采購業務必須先與供貨方簽定供貨合同或價格協議，供貨合同應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、送貨方式、送貨地點、運費承擔、結算方式、發票、違約責任等內容。 7.10在供貨10、合同有效期內,若因市場行情發生較大變化時,聯合采購小組需向財務部提供補充協議或新的合同,財務部審核備案。 7.11 無論是現金采購還是賒購,在結算時均需采購部門提供簽字齊全的或,連同相關的憑證經財務部門審核,董事長審批后,會計制度、出納付款。 7.12財務部在對采購物品結算付款時，應認真核對采購申請單、供貨合同、采購資金申請單、物資驗收入庫單、發票或收據等相關憑證。缺少單據、發票不全、簽字不全、票據涂抹等不符合公司財務報銷規定的，財務不予審核、報銷。 7.13采購發票按規定需索要增值稅發票的,必須索要增值稅專用發票, 7.14小額零星物品采購，且確實供貨商無開具發票資格，經董事長審批后可用收據11、報銷。 8、采購責任： 8.1 各分公司/各部門或個人未經采購小組自行采購的,由經辦部門及人員自行負責處理，財務不予報銷。 8.2 經審批完畢的上報至采購小組的,采購小組應在7天內采購完畢,因采購小組責任導致未按時采購且造成損失或影響正常生產經營的, 采購小組組長罰款100元,采購員罰款50元。 8.3 未經比價進行采購的，采購價格明顯高于市場同類產品的，價格高出部分，由采購員自行承擔。 8.4 提交供應商報價時,如與供應商串通抬高價格,從中謀取私利或未認真進行比價,導致采購價格明顯過高,經集團查實后,詢價議價相關人員承擔采購價格高出部分損失,扣失超5000元的公司直接辭退。 8.5 物資需求12、部門在提報采購申請時，必須根據生產計劃、生產經營管理實際需要、庫存情況等填寫采購申請，亂報采購申請，導致采購物資數量不準，造成公司資金使用浪費的，采購申請單相關簽字人員層層處罰，普通員工罰款20元，主管領導罰款50元，分公司總經理以上領導罰款100元。 8.6 采購申請單必須認真填寫各項采購信息,如采購申請單填寫不規范,采購小組成員有權拒絕采購,造成損失由物資需求部門承擔。 8.7 采購小組領導、各分公司總經理、財務部必須認真履行監督、審核、把關職能，如因把關不嚴，造成公司經濟損失的，由集團領導研究決定對相關責任人進行處罰。 8.8 有財務簽字審核的相關憑證,如因財務未認真審核發現錯誤,則對財13、務簽字相關人員進行處罰,簽字會計罰款50元,簽字財務領導罰款100元。 8.9 物資驗收入庫,由采購員、庫管員或物資需求人共同驗收，并在物資驗收入庫單上簽字確認，驗收入庫前發現物資質量、數量問題，由采購員負責協調解決，不能解決的，由采購員承擔相應損失；驗收入庫，雙方簽字后發現物資有質量、數量問題，由庫管員或物資需求人負責協調解決，不能協調解決的，由庫管員或物資需求人承擔相應損失。9、 采購備用金：采購小組成員可根據本公司采購業務量的大小在財務部借取一定的采購備用金，每個采購員備用金不能超出本人月工資，該備用金由財務部掛在該業務員帳下，每年年末，采購員必須將備用金結清。第二年再重新掛帳。10、附則：10.1 此制度自下發之日起執行,原采購管理制度自本制度下發之日起廢止。10.2 附表: 范本