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1、有限公司接待物資管理制度附采購申請單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為了進一步加強公司接待物資管理，健全物資采購流程，監督和控制不必要的開支，保證物資采購工作的正常化、規范化，特制定此制度。一、 管理范圍：本制度所稱接待物資指經公司批準，由總裁辦直接批量購置或定制的專門用于對外公關工作或業務交往，以公司名義向有關單位、個人饋贈的紀念物品（其他部門因工作需要定制和贈送的紀念物品不含在內）、過節物資、招待用香煙、酒水、茶葉以及董事會需要采買的其他物品等。二、 管理職責：2.1 組織實施本制度的責任部門是總裁辦。2.2 2、總裁辦設置專職倉庫保管員，其職能是對所采購的物資驗收入庫、領用發放實施監督和管理。三、 采購原則3.1 根據公司的實際情況，結合所采購的物資用途和范圍，本制度適用范圍內的采購業務統一由總裁辦負責具體辦理，其他部門或人員不得自行采購。所有采購事務由總裁辦主任統一協調、安排。3.2 總裁辦在購置、定制物資時應當遵循“貨比三家，質優價廉”的原則，采購申請5000元，必需尋找三家以上供貨方比價擇優選擇，以最大限度地提高資金的使用效率。3.3 急用、小金額突發性采購可以通過“釘釘”管理系統申請后先行購買，購回物品經總裁辦驗收后再到財務部報銷。3.4 采購物資原則上一律要求供應商提供發票，特殊情況下無法提3、供發票者與財務人員溝通后遵循財務管理制度處理。四、 采購程序4.1 公司所有采購均須按以下流程完成：收集信息（申請）、詢價、比價、議價、評估、索樣、決定、定購、催交、收貨檢驗、入庫、整理付款。4.3 每月25日，物資保管專員根據庫存情況，依據公司接待需求及時補充庫存。4.4 物資采購堅持誰需要誰申報的原則，于每月25日申報下月物資計劃，每月10日申報當月補充計劃，臨時性采購每月不得超過兩次。4.5 采購申請人根據實際需要，確定一種或幾種物資，到總裁辦領取“采購申請單”并按照規定格式認真填寫，采購申請單填寫保證清晰可閱讀，內容完整。并逐級遞交公司領導審核批準后，由總裁辦指派人員進行實際采購。填寫4、不規范，導致無法確認請購物資須知信息的，總裁辦有權拒絕采購。4.6 總裁辦在接收申購單時應遵循無計劃不采購；需求原因不清晰不采購；通知物資保管專員核查申購物資是否有存庫，已超儲的物資不采購。4.7 總裁辦指派專人負責具體采購事宜，采購前應認真審閱申購單的品名、規格、數量、名稱遇到問題應及時的與申購部門/人溝通。對于申購部門/人需求的物資如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品（但必須與申購部門/人商議）。對于急需的申購項目總裁辦應優先處理，無法按時購置的物資應及時通知申購部門/人。4.8 單一、固定或長期合作的采購或指定采購廠家及品牌的產品由申購部門/人作出書面說明及該供應商的詳細資料，總裁辦對5、供應方的供貨能力評估后，與其簽訂購銷合同。4.9 總裁辦應當對供應方的供應能力、交貨時間及產品或服務質量進行確認。所有采購項目必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則上不通過其代理或各種中介機構詢價。五、 入庫保管5.1 總裁辦物資專管人員在物資購置回公司或供應商按約定將物資交付公司時，首先辦理入庫手續，對照申請及送貨單檢驗貨物的品名、規格型號、質量、數量及金額是否一致，并檢查好物品的規格、質量，做到數量、規格、品種、價格準確無誤，質量完好，配套齊全，并在入庫登記簿上共同簽字確認。如果驗收不合格，不予入庫，并及時聯系供應商妥善處理。5.2 物資入庫，要按照不同的類型、規格、功能和要求，分類、分別相6、應位置儲存，倉庫物資應保證數量準確、價格不串。5.3 精密、易碎及貴重貨物要輕拿輕放。嚴禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥善保存，其中貴重物品應入公司內小倉庫保存，以防盜竊。5.4 物資入庫、出庫應如數登記，注明領用人、領用用途、數量和金額，并如實填寫物資出庫臺賬，做到賬物相符。如因主觀原因出現賬物不符的則按照物品同等價格進行賠償，并做出書面檢查。5.5 總裁辦專管人員要每月末對庫存物資進行全面盤點，并將盤點后的物資臺賬報總裁辦負責人。在物資不足時應及時向總裁辦負責人報告，及時提出補充采購需求。5.6 總裁辦專管人員換崗或離崗時，應將賬物盤點清楚后隨入庫單、出庫單、出庫臺賬一并移交下一任專管人員。57、.7 總裁辦專管人員的職責是負責保管，未經公司領導批準，不得發放。總裁辦專管人員因其他原因不在時，應由總裁辦負責人或由其安排總裁辦其他人員代管，在專管人員到崗后立即與代管人員核查帳物，以免出現賬物不符。代管人員在代管期間不履行職責的，出現賬物不符的由代管人員直接承擔經濟責任。六、 領用原則6.1 物資辦理入庫后，由總裁辦通知物資申購部門/人及時領用。由申購部門/人填寫領用單并經相關責任人簽字后自行到倉庫領取。6.2 物資保管專員嚴格執行憑領用單出庫，無單不出庫，并做好出庫登記，每月第做出入庫報告。6.3 對于急需使用的物資，可由總裁辦在入庫前通知申購部門/人共同核對申購單中采購項目，經確認無誤8、后直接在物資交接單上簽字領用。6.4 申請人領取酒水、禮品后未用完的，應及時退回倉庫，物資保管專員在收到回退的酒水、禮品后，重新辦理入庫手續。6.5 所有物資發出后，經檢查發現有領取部門或有關人員對所屬物資的用途不符，或假公濟私者，公司將按照該領取物資的總價值進行加倍處罰，以儆效尤。七、 責任劃分7.1 不按規定程序未經審批采購的，并已經與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發生的損失由經辦人員全額承擔。7.2 未經比價即進行采購的或采購價格明顯高于比價結果的，價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高；經查實9、后采購人員承擔相應損失。7.3 對貪圖省事、亂報申購物資的部門/人，造成本公司流動資金使用浪費的，相關損失由該部門/人承擔。八、 附 則本制度自發布之日起實施，各部門需嚴格按上述審批手續和流程執行。采購申請單 年 月 日 申請部門： 需求日期:推薦的供應商：申請原因：使用要求：序號物品名稱型號規格數量單位預算金額備注12345678910合 計 采購申請人（簽名日期） 部門主管（簽名日期）總裁辦主任（簽名日期） 董事長（審批日期）附表1 附表2 入庫單供應商：日期：序號貨品編號貨品名稱規格型號單位數量單價金額備注合計： 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分 ￥摘要： 記賬送貨人收貨人 審核人附表3 物資領用表申請部門申請人申請日期用 途序號物資類型物資名稱規格型號數量領用人12345備 注 部門主管： 總裁辦主任： 董事長： 注：申請人領取酒水、禮品后未用完的，應及時退回。附表4物資盤點臺賬序號物品名稱規格型號庫存數量單位備注保管人： 總裁辦主任：盤點日期：