園林公司采購價格管理制度附付款審批表.doc
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上傳人:職z****i
編號:1161267
2024-09-08
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1、園林公司采購價格管理制度附付款審批表編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第1章 采購價格管理制度1編制目的為確保物質高品質低價格,從而達成降低成本的宗旨,規范采購幾個審核管理,特制定本制度.2實用范圍實用于各種物資采購時,價格的審核、確認。3管理規定3.1 報價依據3.1.1 項目部提供物資的規格要求,作為采購部成本分析的基礎,也作為供應商報價的依據3.1.2 非通用性物資的規格要求,一般由供貨商先提供樣品,供項目部確認可用后,方予報價。3.2 價格審核3.2.1 供應商接到規格要求后,在規定的期限內提出報價單3.2.2、2 采購部一般應選擇三家以上供貨商詢價、比價、議價。3.2.3 采購人員以“單價審核單“一式三份呈部門主管(經理)進行審核。3.2.4采購主管經理、副經理審核后,認為需要進一步議價時,退回采購人員重新議價,或由主管親自與供應商議價。3.2.5 采購部主管審核的價格,呈分管副總審核,并呈總經理確認批準。3.2.6 副總、總經理均可視需要再行議價或要求采購部進一步議價。3.2.7 “單價審核單“經核準后,一聯轉財務,一聯由采購存檔,一聯轉供應商3.3價格調查3.3.1 已經核定的物資,采購部必須經常分析或收集資料,作為降低成本的依據。3.3.2 公司各相關單位,均有義務協助提供價格信息,以供采購部3、比價參考。3.3.3 已經核定的物資采購單價如需上漲或降低,應以”單價審核單“形式重新報批,且附上書面原因說明。3.3.4 單價漲跌的審核流程,應同新價格審核流程。3.3.5 在同等價格、品質條件下,漲跌后采購員應優先考慮與原供貨商合作。3.3.6 為配合公司成本降低策略,原則上每年應就采購單價要求供應商做降價配合。3.3.7 采購數量或頻率有明顯增加時,應要求供應商適當降單價。物料名稱規 格單位包裝標準公司名稱報價二次報價工期付款方式聯系人及聯系方式選定廠家采購部意見:經辦人: 采購副經理: 采購經理: 主管副總:比價定價單第2章 采購合同管理1采購合同制定與審批1.1 采購合同制定合同是公4、司與供應商之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同,受法律保護。制定規范的采購合同時規范采購工作的開端。采購合同的制定流程:1 確責任部門采購合同文本由采購部門負責編寫,其他部門從旁協助2 明確法律依據一般來說采購合同的法律依據是中華人民共和國經濟合同法,合同的制定不能違背法律規定3 確定合同內容:合同應制定標準的文本,其中內容一般包括以下條款:(1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(2) 采購物品、項目名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額,清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分(3) 包裝要求(4) 合同總額應含稅,含運達公司的總價,特殊情況應注明(5) 付款方式(6) 工5、期(7) 質量保證期(8) 其他約定4 協商采用合同標準文本的,經雙方協商,可以對標準條款進行修改,也可以增加補充條款5 定稿經過雙方協商,最終確定合同所有條款,形成定稿,并報相關領導審批,經過逐層審批后,審批通過才能實行1.2合同審批采購人員與供應商商談一致后,制定采購合同文本,報部門負責人審批核準采購人員與供貨商商談一致后,經辦人制定采購合同文本,附“采購合同會簽表”,報部門負責人核準,部門負責人如果不同意,則可以對合同提出書面修改意見,采購人員根據修改意見整理處最終的合同文本,并再次與供應商協商妥當采購合同審批會簽表采購合同審批會簽表合同名稱合同編號供貨單位合同金額合同類別主材 輔材 石6、材 管件 其他付款方式交貨期會簽人員采購部經辦人: 采購副經理: 采購經理: 公司領導主管副總:1.3 合同簽訂供需雙方達成一致意見,并經過相關人員會簽完畢,由委托代理人負責合同的簽字蓋章第3章 采購付款流程管理1 采購常規付款采購常規付款是指按照一般程序,在供貨商送貨之后的付款。具體付款流程:1 收貨供應商將貨物送到后,由項目驗收,并開具材料驗收單,并將采購驗收單送達采購部2 核對發票由采購部將供貨商提供的發票與材料驗收單進行核對3 付款申請; 采購部根據核對的發票、材料驗收單等文件填寫“付款申請單”申請付款4 財務部審核由財務部對“付款申請單”進行審核,主要審核申請金額、支付日期等內容是否7、正確,審核未通過則需要發回重新審核,審核通過后交由總經理審批5 總經理審批由總經理對財務審核過的:付款申請單“進行審批6 財務部付款總經理審批通過將“付款申請單”交至財務部安排付款,財務部向供貨商付款是必須再次仔細核對、確認、保證無誤。7 報銷發票財務部按照發票報銷數據報銷發票,完成付款工作。8 付款匯總財務部要對每次付款做好記錄,記錄在“采購付款匯總表”,并定期與采購人員核對2.采購預付款預付款是指供貨商在貨物送達之前,提前向供貨商預付貨款。一般來說,當供貨商的物資比較緊俏,多家公司需要,為了使供貨商按時按量發貨,或預付款價格優惠力度比較大,為節約成本,采取預付款的方式。預付款流程:1 確認8、預付款根據采購合同,與供貨商商定的付款方式為預計款2 預付款申請采購部相關人員根據采購訂單預算情況,計算預付款金額,編制“付款申請單”,并注明為預付款項,提出預付款申請3 財務部審核由財務部對“付款申請單”進行審核,主要審核申請金額、支付日期等內容是否正確,審核未通過則需要發回重新審核,審核通過后交由總經理審批4 總經理審批由總經理對財務審核過的:付款申請單“進行審批5 財務部付款總經理審批通過將“付款申請單”交至財務部安排付款,財務部向供貨商付款是必須再次仔細核對、確認、保證無誤。園林付款審批表申請人:日期: 用款事由:結算方式:即付 預付 節點結支付方式:現金 銀行轉賬是否計劃內資金支付:9、是 否資金計劃金額:合同編號:合同總價款:結算金額累計已付款金額:本次申請付款金額:下欠金額:本次實付金額:¥人民幣大寫: 對方收款單位信息單位(個人)賬戶名稱: 開戶行: 賬號:聯系電話:項目采購副經理:采購經理:主管副總:總經理:成本(預算)中心經辦人:負責人:財務管理中心項目會計:項目財務經理:財務總監:董事長審批備注:成本控制中心統計備案,財務登記臺賬填表說明:1、本表適用公司項目預付款、進度過程中付款、月結、支付尾款等支付行為;以元為單位;尾數在結算完成后支付;2、編號:各部門按部門序號自行編制。舉例:yh201612-001第4章 供應商的管理1. 供應商的開發與考核1.1供應商的10、開發供應商的開發的基本要求“Q.C.D.S”也就是質量、成本、交付、服務并重。在這四點中,質量因素是最重要的,其次是成本與價格,在交付方面,要確定供應商是否擁有足夠的供應能力、人力資源是否充足,同時要確認是否能提供足夠好的服務供應商開發的流程:1 分析特定的分類市場在供應商開發的流程中,首先要對特定的市場進行競爭分析,要了解誰是市場的領導者、目前市場的發展趨勢是怎樣的,從而對潛在供貨商有個大概了解2 建立初步的供應商數據庫在這些分析的基礎上,就可以建立初步的供應商數據庫并做出相應的產品分類3 供應商調查尋找潛在的供應商,也就是對其進行調查,經過對市場的仔細分析,采購人員可以通過各種去頂得到供應11、商的聯系方式,而這些到包括現有資料、供應商主動詢問和介紹、專業媒體廣告、互聯網等方式4 對供應商進行現場考察現場考察供貨商,應著重從管理能力、對合同的理解能力、設備能力、過程管控能力等方面入手,現場考察做好記錄5 詢價對供應商審核完成后,對合格供應商發出書面詢價單,如果有特殊形狀及規格要求,也可以提供樣品供供貨參考6 報價分析在收到報價后,對其條款進行仔細分析,對其中的疑問要徹底澄清,如果可能的話,應要求供貨商進行成本清單報價。7 價格談判在價格談判之前,一定要做充分的準備,設定合理的價格;價格談判是一個持續的過程,根據每個供貨商的情況不同,供貨量的差異,促進供貨商提出改進方案,并到達降價的目12、的8 選擇供貨商最終選擇供貨商時應優先考慮本地供貨商,同時考慮備選供應商9 通知供貨商確定了供貨商以后,一定要通知被選中的供貨商,同時也要通知未被選中的供貨商,并告知未被選中的原因。2供應商的考核供應商考核流程如下:1 確考核目的掌握供應商的經營概況,確保其供應商的產品質量符合公司的需要;了解供應商的能力與潛力;協助供應商改善質量,提供交貨能力2 建立考核評分體系交貨質量評分;配合狀況評分;供應商管理體系評分;其他項目3 實施考核公司按照規定時間對供應商實施考核,在考核過程中最好制定標準的考核評價表4 根據結果實施獎懲依據考核的結果,給予供應商升級或降級的處分,并根據采購策略的考慮,對合格、優13、先的供貨商給予優先議價、優先承攬的獎勵,對不符合標準的供貨商予以拒絕來往的懲罰2 供應商的日常管理與溝通供應商溝通就是采用定期或不定期與供應商進行交流,通過交流交換彼此的意見。溝通的狀況,應當作為考核評價定級的依據。供應的的溝通流程:流程說明:1 明確溝通渠道相關規定溝通渠道包括定期與不定期的,定期的如會議、走訪,不定期的如臨時出現問題而采取的溝通;如果供應商過多,可以通過召開供應商大會的形式溝通工作2 建立溝通渠道溝通渠道主要包括:負責溝通的部門及人員;供應商接受溝通的部門及人員;溝通的方式,如電話,郵件,走訪,會議等3 保持溝通渠道的暢通要保持溝通渠道暢通,以便發現問題能及時通知供應商,并14、迅速予以解決;采購人員必須掌握供應商的基本情況,而這些情況包括供應商的名稱、地址、負責人、供應商負責溝通的部門及人員等4 建立相應的溝通程序為了使雙向溝通更有效,公司與供應商都建立相應的程序,而該程序應該規定定期和不定期溝通的時間、條件、內容、溝通方式等、5 拒絕溝通的處理對于拒絕溝通或溝通不及時的供應商,則要讓其限期改進,如果供應商不及時改進,應該考慮從“合格供應商名單”中除去6 做好溝通記錄每次溝通都應該做好記錄,注意記錄參與溝通的人員、溝通的內容、溝通需要解決的事項等第5章 采購部人員管理1 制定采購規范采購工作往往涉及大量的資金來往,因此,公司必須制定采購規范,使員工按照規范開展工作215、.采購隊伍的組建要預防采購腐敗的發生,首先就要打造一支高效優質的采購隊伍,從根本上杜絕腐敗的發生3.采購人員培訓不論是采購何種采購制度與作業,人事成敗的主要因素。采購所產生的經濟效益,都由采購人員的貢獻而來。因為采購人員不僅要處理例行采購工作,還需要運用其創造力、想象力與機智力來處理采購業務,因此,對采購人員進行專業的培訓室特別重要的4.采購人員的考核公司應加強對采購人員的考核,通過考核來確定采購人員的日常工作成績,并根據其成績實施獎懲采購員績效考核表序號考核項目定義衡量標準權重完成情況考評得分備注1管理制流程的執行情況定與工作(1)違反公司管理制定及工作流程,每次扣1分(2)違反公司管理規定16、及流程,且給公司造成損失,直接責任扣5分及以上,間接責任扣2-5分2采購及時性未按采購計劃進度完成物資采購,根據延誤時間,扣2-5分3采購入庫手續的及時性采購物資驗收手續辦理不及時,扣2-5分4采購資金計劃報表提交采購資金計劃報表提交部及時或出現錯誤,扣2-5分5采購單據及臺賬未及時、準確制定分管財務物資的相關單據與物資采購臺賬,扣2-5分6發票按時取得的及時性按照公司規定按時取得分管采購物資發票并傳遞到財務部,若延誤扣2-5分,發票應附的附件不齊,扣2-5分7采購差錯若采購回的分管物資數量差異,根據差異大小5-10分8合理化建議凡是提出合理化建議被采納在部門中實施的可酌情加2-5分,在公司實施的5-10分9內部客戶滿意度因為工作原因被同事或客戶投訴,經查實,視情節輕重,扣2-5分10上級交辦的其他工作沒有及時完成或上級對完成情況不滿意2-5分