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1、珍珠公司辦事處專柜制作及物料采購相關規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦事處專柜制作及物料采購的相關規定一、專柜管理的適用范圍：公司為經銷商和自營商場終端設計制作的所有的柜臺及柜臺相關物品。二、專柜的管理、核算的部門及相關人員的職責：（一）、專柜的管理部門及相關人員的職責：公司市場保障部為專柜的主管部門，全面負責專柜的設計、制作、驗收、維護維修、處置等工作。各辦事處作為專柜的分管部門，不但全力配合市場保障部的工作，而且對于各自管轄的專柜，要做日常維護工作。相關責任人具體規定如下：1、規定市場保障部對專柜實行統一管2、理，對于流程中各個環節設置專人管理。其職責如下：保障公司專柜資產的安全完整，溝通、記錄和管理專柜的設計、制作、驗收、維護維修、處置、結算等工作； 2、各辦事處負責人為各自辦事處專柜資產的第一責任人，全面負責各自使用的專柜資產；3、各辦事處負責人根據各自實際情況，對于各自使用的專柜資產制定具體責任人。其具體職責如下：（1）、及時準確上報公司要求的專柜資產方面的各種表格，并且對所上報的各種表格負責；（2）、自營商場營業員對各自負責的自營商場專柜資產做好防盜、防損、清潔等日常維護工作。（二）、專柜資產的核算監督部門及相關人員職責：公司財務部為專柜資產的核算監督部門，對公司的專柜資產進行全面的監督與核3、算。由資產管理員負責，對公司專柜資產購置、驗收、維護維修、處置、清查等工作進行監督管理，同時登記xx珍珠固定資產輔助帳、編制xx珍珠固定資產報表等報表并及時上報，月末按照企業會計準則-固定資產進行核算。三、管理內容和相關要求：（一）、自營市場專柜管理內容和相關要求： 1、自營市場專柜的設計：申請人提交設計單并簽名 設計圖回復申請人設計師設計（1）、設計流程：自營市場專柜的設計需填制xx珍珠專柜設計單，辦事處負責人簽名后傳至市場保障部經理簽名確認后，最終交付到市場保障部設計師。設計師設計后按照設計單緊急程度，在規定的時間內將設計圖回復申請部門。相關流程圖如下：保障部經理簽名簽名（2）、相關要求：4、設計單的上的相關內容必須填寫清晰、準確、齊全。特別是注明“設計制作要求”項目涉及的相關參數，對于未達到要求的設計單，市場保障部可拒絕受理；、為了避免工作的反復性，在有特殊要求或尺寸位置無法明確的情況下，應標明先出效果圖，確定后方可設計施工圖紙；、xx珍珠專柜設計單都應提前8天傳到保障部，方便設計師安排工作，及時的完成工作。設計工作可分為：一般（6個工作日完成）、急（4個工作日完成）、特急（3個工作日完成）；、設計圖一般通過網絡傳輸到各申請部門統一存檔，同時xx珍珠專柜設計單和設計圖市場保障部相關設計師存檔。附件：表xx珍珠專柜設計單2、自營市場專柜的制作：（1）、制作流程：辦事處收到設計圖應5、與商場聯系，商場在圖紙上簽字確認回傳后，辦事處填制xx珍珠專柜制作申請單，辦事處負責人簽名確認后，傳至市場保障部，市場保障部將報價單附后并署名意見上報財務部審核價格，最終上報總經理或董事長批準，批準后簽訂專柜制作合同；（2）、相關要求：報價不少于三家原則，（對于某些辦事處）采用招標的方式確定制作商：、自營商場進場簽報批準后，財務資產管理員處存檔備案；、如果目前公司合作的專柜制作商無法制作專柜而在辦事處當地制作，辦事處填制xx珍珠專柜制作申請單同時上報制作商加蓋公章的報價單給市場保障部；、保障部根據圖紙及商場要求，安排現有的專柜制作商報價。控制價格在合理范圍，并落實制作時間保證按時上柜。同時保障6、部將加蓋制作商加蓋公章的報價單作為xx珍珠專柜制作申請單的附件一起上報財務部審核；、財務資產管理員對所有專柜資料進行存檔，根據登記固定資產卡片賬進行“比對”審核簽名； 、專柜制作合同的審批，需填制合同使用審批單附xx珍珠專柜制作申請單（包括制作商的報價單）和合同文本。以上資料批準后，財務部資產管理員存檔（合同存檔原件）； 、按審批意見，保障部與專柜制作商簽訂合同制作專柜；、專柜制作商，專柜制作周期需要7-15天時間，大型專柜或是專賣店需要15-30天。如制作工期過于倉促，工藝不精細，會影響質量和效果。3、自營市場專柜的驗收支付：（1）、驗收支付流程：專柜制作安裝完畢并且商場驗收合格后，辦事處應7、在三個工作日內，業務員填寫xx珍珠專柜驗收單并由辦事處經理簽字確認，連同專柜照片上報市場保障部審核。市場保障部驗收合格后，信息反饋辦事處。市場保障部憑“付款審批單”、“發票”、“驗收單”進入支付流程。“付款審批單”需市場保障部、財務部、大區經理/營銷副總營銷總監審批，最終上報總經理或董事長審批后付款；（2）、相關要求：、辦事處按照公司驗收標準即xx珍珠專柜驗收單上所注明的事項，辦事處應在商場驗收合格后三個工作日內填寫xx珍珠專柜驗收單，連同專柜照片上報市場保障部；、市場保障部審核辦事處xx珍珠專柜驗收單，檢查專柜照片是否與效果圖一致。審核通過后反饋辦事處。如需整改，保障部協助辦事處出具整改意見8、表由制作廠家整改（整改時，由該專柜設計師負責整改事宜）；、市場保障部付款申請書簽字后，將專柜照片和xx珍珠專柜驗收單作為“付款申請書”的附件傳到財務部審核；、財務部資產管理員進行審核，將專柜照片存檔。最終審批后，登記xx珍珠固定資產輔助帳。即財務將“付款審批單”（附發票）和xx珍珠專柜驗收單作為原始憑證；、專柜尾款的支付（如發票已全額開具），由簽訂專柜制作合同的部門（保障部或辦事處）填制“付款審批單”，市場保障部、財務部、大區經理/營銷副總、營銷總監、總經理批準后付款。發票沒有全額開具的“付款審批單”后附上尾款發票；、專柜付款流程，由簽訂專柜制作合同的部門發起。附件：xx珍珠專柜制作申請單附件9、：xx珍珠專柜驗收單4、自營市場專柜的維護與維修：（1）、維修申請流程：營業員應向辦事處上報專柜維修申請，辦事處核實情況填制專柜維修申請單上報市場保障部（含照片），保障部審核并落實維修事項。維修后辦事處將圖片再次發送到市場保障部審核。如專柜超過保修期，專柜維修申請單市場保障部審核后，經財務部、大區經理/營銷副總、營銷總監審核后，最終上報總經理或董事長批準。市場保障部安排專柜制作商進行維修；（2）、維修申請相關要求： 、要求辦事處營業員要對各自所負責的專柜進行日常維護，確保其清潔完整的同時，發現問題及時匯報。要求辦事處對即將到保修期的專柜辦事處要進行檢查，及時發現問題（財務資產管理員可做定期提醒10、）；、辦事處對于出現問題的專柜，在3個工作日內填制xx珍珠專柜維修申請單和專柜照片上報市場保障部；、對于超過保修期的專柜，市場保障部根據維修明細詢價、落實維修制作商，控制成本。具體維修工作由辦事處協助專柜制作商完成；、財務資產管理員審核維修費用，并登記維修記錄；、xx珍珠專柜維修申請單批準后，財務部、市場保障部立即存檔。（3）、維修支付流程：專柜維修驗收合格后，辦事處填制xx珍珠專柜維修驗收單辦事處負責人簽名確認后，連同維修后的專柜照片傳到市場保障部審核。市場保障部審核通過后，辦事處填制“付款審批單”附發票和xx珍珠專柜維修驗收單，需經市場保障部、財務部、大區經理/營銷副總、營銷總監審核，最終11、上報總經理或董事長批準后財務付款；（4）、維修支付相關要求：、對于維護后的專柜，辦事處應按照xx珍珠專柜維修驗收單上的標準進行驗收；、xx珍珠專柜維修驗收單維修前后的專柜照片財務資產管理員處進行存檔，同時登記xx珍珠固定資產輔助帳；、財務部將批準的“付款申請書”（附發票）和xx珍珠專柜維修驗收單作為付款的原始憑證，其他資料存檔。 附件xx珍珠專柜維修申請單附件xx珍珠專柜維修驗收單5、自營市場專柜的處置：（1）、專柜處置申請流程：申請撤銷或更換專柜，辦事處首先以簽報形式申請說明原因。經營銷管理部、市場保障部、財務部、大區經理/營銷副總、營銷總監審核后，最終總經理或董事長批準。（2）、專柜處置申12、請相關要求：、辦事處在申請簽報上應說明：撤柜原因、撤柜時間、需要產生的相關費用（拆卸、運輸、人工等費用）等；、營銷管理部和市場保障部詳細注明處理意見（具體相關的費用，由市場保障部詢價，并落實指定的專柜制作商撤柜），如專柜暫退回制作商或調撥到其他網點等。待實際發生時，通知財務資產管理員，變動xx珍珠固定資產輔助帳；、商場撤柜手續由辦事處協助專柜制作商辦理，辦事處要監督其工作，確保所撤專柜安全完整；、特別強調：如專柜退回專柜制作商倉庫，必須由專柜制作商出具相關證明文件（加蓋公章）財務資產管理員存檔，以保證專柜的安全完整；調撥到其他網點，需按照上述“固定資產調撥流程”處理。如違反此規定，財務部在資產13、清查時一律按照資產盤虧處理；、申請簽報批準后財務資產管理員處存檔，同時與辦事處和市場保障部及時溝通，對于暫存放到制作商的專柜，及時索要相關文件存檔。（3）、專柜處置流程：專柜處置簽報批準后，辦事處填制固定資產處置申請單，辦事處經理簽名后，傳到營銷管理部、市場保障部、財務部、大區經理/營銷副總、營銷總監審核后，最終上報總經理或董事長審批。財務資產管理員根據審批結果，登記xx珍珠固定資產輔助帳。（4）、專柜處置相關要求：、如專柜贈送經銷商，處置專柜的一切費用均由經銷商承擔。經銷商收到專柜后，開具收條，財務資產管理員存檔；、固定資產處置申請單批準后一式三份，辦事處、市場保障部、財務部存檔。同時財務資14、產管理員登記xx珍珠固定資產輔助帳，辦事處資產管理員登記固定資產數量賬。 6、自營市場專柜的清查：本制度將自營市場專柜的清查納入，具體參照上述“固定資產清查”規定。7、自營市場專柜的核算：規定公司的專柜資產核算由財務資產管理員負責，具體核算按照企業會計準則-固定資產內容執行。專柜攤銷期為1年，攤銷后的專柜管理方式不變。（二）、日化店經銷商專柜管理內容和相關要求：1、日化店經銷商專柜的設計具體參照上述“自營市場專柜管理”規定；2、日化店經銷商專柜的制作和支付：具體參照上述“自營市場專柜管理”規定，驗收單需經銷商本人簽字確認。3、日化店經銷商專柜的清查：本制度將日化店經銷商專柜的清查納入，具體參照15、上述“固定資產清查”規定。公司營銷管理部、ERP控制中心、財務部將對所贈送的專柜進行跟蹤管理。對于未遵守合同相關規定的經銷商，公司將以扣貨款、扣拓展、扣物料、扣返利或收回專柜形式對經銷商予以處罰。4、日化店經銷商專柜核算：規定公司的專柜資產核算由財務資產管理員負責，通過與ERP控制中心和營銷管理部之間溝通，輔助以xx珍珠固定資產輔助帳進行管理。（三）、非日化店經銷商專柜管理內容和相關要求：1、非日化店經銷商專柜的設計具體參照上述“自營市場專柜管理”規定；2、非日化店經銷商專柜的制作和支付具體參照上述“日化店經銷商專柜管理”規定；3、非日化店經銷商專柜核算公司專柜資產核算由財務資產管理員負責，主16、要以xx珍珠固定資產輔助帳進行管理。 （四）促銷物料的采購管理：對于辦事處來說，促銷物料的采購只限制于DM單、寫真噴繪等普通物料的采購。一般只會在促銷活動時出現，并且需要采購的物料也不多，所以管理起來相對容易。整個采購過程同樣需要市場保障部的外派人員認真落實，完成采購任務。采購如下： 1、簽報：根據促銷活動情況進行簽報，在由總部不能準時配送的前提下，經公司市場保障部授權，辦事處可進行相應物料的當地采購。2、選擇供應商：根據需要的采購物料選擇幾家供應商，進行資質認證，挑選適合的供應商進行合作。同時，根據總部提供的采購指導價與供應商簽訂采購合同，進行采購。3、確定采購程序：辦事處要把相應的采購工作17、向公司市場保障部說明并由保障部存檔（包括供應商情況、采購物料數量、價格、設計稿審批等）。在于供應商簽訂采購合同時，可能會發生預付款，可以進行適當的費用預付。當采購工作完成后，需要進行驗收，并出具正式的驗收報告，公司只有看到正式的驗收報告和發票后，才能支付剩余款項。4、備注：職責分工在物料采購過程中，辦事處的市場保障部人員要“一跟到底”，從供應商的選擇、尋價、評估到簽訂采購合同、費用支付等等，必須做到一絲不茍。為了減小辦事處經理的工作負擔，讓其把主要精力都放在市場拓展和市場維護中，提高辦事處的工作效率，所以，在物料采購時，其他工作由保障部外派人員負責，但物料采購的驗收工作必須由辦事處經理親自完成，這也是為了檢驗我辦事人員的工作，同時也能保證工作實施的監督原則。沒有保障部外派人員的辦事處，由辦事處內勤完成該工作。公司已經取消的物料，辦事處不可再申請采購。公司已經統一采購的物料，必須從公司配送不可當地另行采購。