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1、酒店集團建設項目辦公系統信息管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 協同辦公系統信息管理制度文件類型制度文件編制部門行政部文件編號XX-AD-019版本號1.0編/修訂次數第1次生效日期XX年月日0.0 總則0.1 目的為了加強公司辦公自動化系統的建設，保障公司辦公自動化系統高效、穩定、安全、可靠地運行，以達到提高工作效率的目的，特制定本制度。0.2 適用范圍 本制度的責任部門【行政部】負責對本制度進行監督、落實、執行、意見收集、改進更新、培訓和解釋工作。0.2.2 本制度的知曉部門/崗位為公司的所有部門、所有崗位2、。1.0 機構與職責1.1 OA系統管理機構 建立三級網絡信息管理機構，實行層層負責、雙向管理的體制。分管領導：公司行政副總具體負責與組織工作的人員：專項小組長、專項協調人員、專項技術人員具體監督和執行操作的人員：各部門負責人、各部門OA系統協管員1.2 分工職責 分管領導 為公司OA系統安全暢通和正常運行的第一責任人，負責指導專項小組的工作； 負責確定相關制度措施定案，并督促實施。 負責OA系統上線內容的最終把關。 專項協調人員 制定OA協同辦公系統相關制度； 組織并部分承擔公司人員相關的OA協同辦公系統培訓，提高全員保密意識和培養全員使用習慣； 督促公司具體操作人員嚴格執行OA協同辦公系統3、相關制度和操作規程，并加強監督； 加強與各部門OA系統協管員的日常溝通，及時收集和反饋OA系統上線和使用期間發現的問題，并追蹤解決。 專項技術人員 部分承擔公司人員相關的OA協同辦公系統培訓； 負責OA協同辦公系統用戶賬號的派發和用戶權限的設置與管理； 負責OA協同辦公系統模塊與欄目設置變更操作的具體執行； 負責OA協同辦公系統的日常其它維護。 各部門負責人 負責本部門OA協同辦公系統管理的監督與控制。1.2.5 各部門OA系統協管員（以下簡稱“協管員”） 熟練掌握系統操作方法，并負責指導本部門人員對系統的應用操作； 負責本部門人員系統用戶賬號、權限申請工作； 負責本部門的通知、公告、新聞消息4、等的發布與管理工作； 負責本部門規范、流程與表格在系統中的增加與變更工作； 負責本部門各類電子資料的整理與存檔； 負責收集本部門人員在系統使用過程中遇到的問題、意見和建議，提交專項小組協調處理。 負責監督本部門人員對OA制度嚴格執行與落實。2.0 OA系統用戶帳號和權限管理辦法2.1 帳號管理 員工賬號由其姓名、工號組成，初始密碼由專項技術人員統一設置，員工在接到賬號起用通知后，須在第一時間更改為自用密碼，并注意保護。 各部門進行員工賬號的申請創建與關閉，須由協管員填寫協同辦公系統用戶賬號/權限變更申請單，經部門負責人審核、主管領導審批后，由專項技術人員予以辦理，并及時給申請部門協管員反饋。 5、若員工離職，人力資源部須第一時間通知專項技術人員，即時關閉該員工用戶帳號，并協同審計部對該人員OA系統內容進行相關審計。2.2 權限變更管理 員工的初始權限由專項技術人員按照該員工所在部門協管員提交的經部門負責人、主管領導審批后的部門操作權限分配方案進行初始設置。 如因員工崗位調動或職級晉升，產生權限變更的需求，須相關協管員填寫協同辦公系統用戶賬號/權限變更申請單，經部門負責人審核、主管領導審批后，由專項技術人員予以辦理，并及時給申請部門協管員反饋。2.3 帳號與權限變更流程 3.0 OA系統平臺管理辦法 3.1 系統平臺公司OA系統分為公司與部門兩個平臺，根據信息的重要程度和知曉范圍，對兩個6、平臺的使用和管理進行權限控制，公司平臺由專項小組進行維護與管理，部門平臺由各部門協管員進行維護與管理。3.2 部門提請新增或修訂公司平臺內容 審批流程新增與修訂程序 各部門根據業務審批需求，繪制線上審批流程圖、制作線上審批表單，由相關系統協管員提交協同辦公系統信息發布/修改申請單。 相關系統協管員根據已審批通過的協同辦公系統信息發布/修改申請單，首先更新線上審批流程圖，然后在系統中修改審批流程。在修改審批流程前，應先將該流程狀態設置為“禁用”，在修改完成后再恢復為“啟用”。 3.3 部門信息程序 部門信息可以在系統中“通知公告”模塊發布。3.3.2 部門宣傳與公告需要發布的部門信息，須部門協管7、員提交協同辦公系統信息發布/修改申請單，按審批程序完成審批后，按照已審批通過的內容，錄入和發布。各部門負責人須對發布內容的真實性與嚴謹性嚴格把關。 對于各部門職責范圍內與工作相關的信息，包括會議通知、備忘錄等，經各部門負責人確認具有普遍知曉意義，且不損害公司利益的，可由部門協管員直接錄入和發布。 發布通知公告時，其格式與字體應符合公司要求。原則上2000字以內的，必須在系統內直接編輯，不采用上傳附件的形式發布。超過2000字的，需在編輯框內錄入并發布主要內容后，上傳說細附件。4.0 OA系統使用管理辦法OA系統是公司日常辦公的平臺，根據公司現實情況，考慮到系統的程序的復雜性度和使用人員的適應性8、，公司對OA系統中涉及公文流轉、審批的模塊內容實行分批次、分步驟上線的方式。原則上，凡上線內容，公司員工須盡量通過OA系統進行處理。4.1 系統登錄 協同辦公系統的運行基于公司局域網，在公司固定辦公場所工作的員工，可使用桌面終端瀏覽器，通過局域網直接訪問該系統。 各部門協管員登錄后，須保持上班時間全程在線，及時收、發并向部門內傳達OA系統中展現的“通知公告”、“會議管理”、“文件傳閱”、“公文處理”等所有信息。 公司領導、各部門負責人須保證每天間隔登陸系統至少4次，進行文件信息的閱讀反饋和相關流程的審核審批。 公司領導、各部門負責人及協管員以外的未涉及流程審批環節的其他人員，登陸時間段為每日上9、午11：0012：00；下午16：0017：00。 所有用戶登陸后，若離開工位或忙于其它事務，20分鐘及以上不在系統內進行操作的，必須及時退出登陸。4.1.6 在公司固定辦公場所外辦公和出差的員工，則需要通過互聯網訪問系統(考慮到系統的安全性，此功能尚未開發，將來會根據公司運營情況進行安排)。4.2 賬號及密碼 公司每位員工均有一個獨立的賬號和密碼，這是登錄協同辦公系統的唯一憑證，也是登錄后證明員工身份、確定操作權限的唯一依據。對于賬號和密碼，需要遵循如下使用原則： OA系統中所有用戶須按照規定的權限閱讀和使用系統提供的信息，不得盜用他人的用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。員工須對個人10、使用的OA系統用戶密碼嚴格保密，不對任何人泄漏，并避免發生請他人代為使用或輸入密碼等行為，以防他人有意或無意打開系統數據庫獲取信息，濫發電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉。 OA系統用戶一旦發現密碼丟失情況，須第一時間報告本部門負責人，并同時告知專項技術人員，公司可重新為其配置密碼，但由此產生的一切后果及損失由丟失人員自行負責，并對其過失行為進行行政及經濟處罰。4.3 個人維護 使用協調辦公系統，應按照工作內容的不同，對處理完畢的流程、信息、文件進行定期的清理、歸檔工作，以使工作條理清晰，以便日后的查詢和統計。 協調辦公系統專為公司辦公使用，所有的數據均存放在服務器終端。為了不影響系統的效率11、和安全，請員工不要將私人信息存放在系統中，更不得存放音頻、視頻、照片等大量消耗系統資源的文件。OA專項技術人員將定期對每個賬號的存儲空間占用情況進行檢查和評估。對于明顯異常的賬號，將向所在部門發出警告通知，并在本人在場的情況下，登錄系統進行內容檢查。4.4 工作流操作 系統以工作流為核心，通過“定制流程”和“自定義流程”實現公文處理、事務審批等日常公務的辦理。工作流依賴公司日常業務流程中使用的表格單據，根據使用需要授權給相關部門人員管理。 已上線的審批業務，辦理時必須通過相應的流程，不能采用電子郵件、短信息或其它方式。 系統未設置默認流向，工作流在流轉的過程中會提示下一步的流轉方向，工作流發起12、者應根據工作程序進行選擇。各部門員工必須嚴格按照流程說明進行操作，由于操作不當或誤操作造成的工作延誤，由失誤環節的經辦人承擔相應的責任。 工作流產生的信息會自動歸檔到系統不同模塊的指定位置，分別由不同的部門協管員或欄目管理員進行歸檔管理；根據公司的檔案管理要求，每半年交由公司檔案室按檔案管理要求整理歸檔。5.0 “新聞中心”模塊管理“新聞中心”是OA系統的重點模塊之一，其中公司內部新聞“公司新聞”欄目部分要求各部門共同完成。具體操作流程及要求如下： 6.0 OA系統安全控制6.1 為了保證系統穩定性及安全，各部門對日常電腦辦公管理要更加嚴格要求，凡違反公司行政管理制度中XX-AD-009日常電13、腦辦公設備管理制度規定的人員，將從重予以行政和經濟處罰。6.2 用戶在系統平臺中進行的任何操作系統都會如實記錄。通過此系統進行的各項公文處理與書面處理方式具有同等效力，員工須對自己在系統中的一切操作負責。6.3 系統管理員密碼由專項技術人員控制，未經公司主管領導批準，不得無故告知他人，且應定期做好系統維護、數據備份等相關工作。部門協管員與其他人員密碼自行管理，可登陸界面修改。6.4 所有可以登陸系統的人員，對系統內文件、資料及其它所有信息，必須遵守公司保密制度的相關規定。6.5 公司IT部進行系統升級或數據備份等工作前，應至少提前1日通知所有在線人員，以防數據丟失。7.0 系統維護與數據備份714、.1 各部門在辦公OA系統使用過程中，如出現任何異常現象，應及時向專項技術主管提出報修申請，因異常造成的數據存儲不完整、丟失等系統故障，影響系統完整性運行的，由專項技術人員負責維護。7.2 公司專項技術人員負責聯系服務器所在的裕達電腦部，定期清理系統服務器，對服務器上無用的信息、硬盤碎片、數據庫壓縮、臨時文件等進行安全運行清理，同時定期備份系統數據。7.4 備份數據庫資料保管地點具備防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜等設施。7.5 對需要長期保存的數據磁介質，專項技術人員應在每年底進行轉儲，以防因媒介失效造成數據遺失。8.0 涉及文件、記錄2.1涉及文件協同辦公系統用戶賬號/權限變更申請表3.2涉及文件協同辦公系統信息發布/修改申請單