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1、酒店經(jīng)營(yíng)管理公司日常采購(gòu)程序制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 目 錄 第一章 HHHHHHH總則1HHHHHHH第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)1HHHHHHH第三章 采購(gòu)工作內(nèi)容4HHHHHHH第四章 采購(gòu)程序7HHHHHHH第五章 其他相關(guān)工作規(guī)范13HHHHHHH第六章 責(zé)任與獎(jiǎng)罰14HHHHHHH第七章 附則16日常采購(gòu)管理制度第一章 總 則第一條 為保證酒店采購(gòu)工作的計(jì)劃性和統(tǒng)籌性，合理控制成本，促進(jìn)內(nèi)部協(xié)調(diào)，加強(qiáng)內(nèi)部控制，提高工作效率，特制定日常采購(gòu)管理制度(以下簡(jiǎn)稱(chēng)制度)。第二條 本制度適用于xxxx酒店經(jīng)營(yíng)2、管理有限公司旗下各酒店日常采購(gòu)工作。第三條 本制度由總則、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、采購(gòu)工作內(nèi)容、采購(gòu)程序、采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)施規(guī)范、責(zé)任與獎(jiǎng)罰和附則七個(gè)部分組成。第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)第四條 組織機(jī)構(gòu)酒店庫(kù)房部負(fù)責(zé)庫(kù)存物資管理，根據(jù)庫(kù)存物資消耗情況提報(bào)庫(kù)存物資的補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃。庫(kù)房部對(duì)因庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)把關(guān)不嚴(yán)造成超額或短缺采購(gòu)，導(dǎo)致酒店受損或無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。使用部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)日常經(jīng)營(yíng)和管理的消耗進(jìn)行科學(xué)合理預(yù)測(cè)，提報(bào)月度采購(gòu)計(jì)劃需求。酒店設(shè)立專(zhuān)職采購(gòu)部，牽頭組織編制定期采購(gòu)計(jì)劃，并全面負(fù)責(zé)酒店物資采購(gòu)的具體實(shí)施工作。采購(gòu)部隸屬酒店財(cái)務(wù)部系統(tǒng)，業(yè)務(wù)上同時(shí)接受管理公司采購(gòu)部業(yè)務(wù)監(jiān)督與考核。 酒店成立定價(jià)評(píng)審小組：由采購(gòu)部經(jīng)理3、使用部門(mén)負(fù)責(zé)人（食品原材料定價(jià)須由廚師長(zhǎng)和餐飲部負(fù)責(zé)人同時(shí)參加）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理組成 ，酒店總經(jīng)理任組長(zhǎng)。各酒店食品原材料固定周期內(nèi)的定價(jià)由評(píng)審小組評(píng)定后執(zhí)行。第五條 酒店采購(gòu)部組織架構(gòu)采購(gòu)部經(jīng)理雜品采購(gòu)食品采購(gòu)第六條 采購(gòu)部經(jīng)理工作職責(zé)1、負(fù)責(zé)持續(xù)完善酒店采購(gòu)制度，細(xì)化采購(gòu)流程，規(guī)范臺(tái)賬管理，確保采購(gòu)質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，保證物資采購(gòu)管理體系的完整與科學(xué)。 2、根據(jù)公司招標(biāo)管理相關(guān)規(guī)定，牽頭組織實(shí)施酒店權(quán)限內(nèi)的招標(biāo)采購(gòu)。3、掌握物資使用情況和庫(kù)存物資動(dòng)態(tài)，牽頭組織有關(guān)部門(mén)根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，合理、科學(xué)地編制并審核年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃。配合成控部門(mén)做好物資平衡工作，及時(shí)處理4、呆滯物資，加速物資周轉(zhuǎn)。4、組織實(shí)施酒店日常物資采購(gòu)供應(yīng)工作，審核所有采購(gòu)申請(qǐng)單、訂貨單，按程序上報(bào)經(jīng)審批后實(shí)施采購(gòu)。5、建立和維護(hù)價(jià)格管理體系，定期了解市場(chǎng)行情和價(jià)格信息，堅(jiān)持貨比三家的原則，落實(shí)詢(xún)、比、定價(jià)，控制物資采購(gòu)成本。 6、開(kāi)辟和維護(hù)優(yōu)質(zhì)供貨渠道，落實(shí)“1+2+n”的供應(yīng)商管理方式，保證供貨的及時(shí)性和質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。 7、按公司規(guī)定加強(qiáng)合同的管理，嚴(yán)格把關(guān)合同條款，保證合同的正常履約，防止經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。8、負(fù)責(zé)下屬的業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。9、完成領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)交辦的其他工作。相關(guān)權(quán)限：1、部門(mén)備用金的支配權(quán)。2、對(duì)采購(gòu)程序執(zhí)行情況的獎(jiǎng)懲建議權(quán)。3、下屬考核權(quán)與獎(jiǎng)懲權(quán)。4、部門(mén)日常行政工5、作的安排。第七條 雜品類(lèi)采購(gòu)工作職責(zé)1、熟悉酒店各部門(mén)對(duì)雜品的需求以及倉(cāng)庫(kù)存貨情況，掌握物品市場(chǎng)的供應(yīng)情況以及各類(lèi)物品的價(jià)格行情和信息。并對(duì)搜集回來(lái)的資料進(jìn)行歸類(lèi)整理。2、以采購(gòu)計(jì)劃為依據(jù)，負(fù)責(zé)審核各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)單，與倉(cāng)庫(kù)密切溝通，避免出現(xiàn)庫(kù)存積壓現(xiàn)象，確保不出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)。3、堅(jiān)持貨比三家的原則，對(duì)各部門(mén)申購(gòu)單和申購(gòu)計(jì)劃做好詢(xún)比定價(jià)，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4、采購(gòu)?fù)戤叄浜蟼}(cāng)庫(kù)做好物品入庫(kù)的驗(yàn)收工作。采購(gòu)的物品要確保價(jià)格合理、質(zhì)量可靠，對(duì)不符合采購(gòu)要求的物品負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)換工作。5、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)制度，辦理各類(lèi)付款的簽批手續(xù)。6、負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息庫(kù)的不斷更新及合同臺(tái)賬維護(hù)工作。7、根據(jù)酒店的6、實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，積極拓展供應(yīng)渠道，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)新產(chǎn)品，調(diào)整新貨源并及時(shí)上報(bào)，為酒店節(jié)省采購(gòu)成本。8、保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 第八條 食品類(lèi)采購(gòu)工作職責(zé)1、全面負(fù)責(zé)店內(nèi)所有煙、酒、食品類(lèi)物品的采購(gòu)工作，保證營(yíng)運(yùn)部門(mén)工作的連續(xù)性、時(shí)效性。2、熟悉酒店各部門(mén)對(duì)食品的需用要求以及倉(cāng)庫(kù)存貨情況，掌握食品市場(chǎng)的供應(yīng)情況以及各類(lèi)物品的價(jià)格行情和信息。并對(duì)搜集回來(lái)的資料進(jìn)行歸類(lèi)整理。3、堅(jiān)持貨比三家的原則，做好食品原材料的詢(xún)比定價(jià)工作。并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4、確保所購(gòu)食品來(lái)源的合法性、安全性，保證各類(lèi)食品證件的齊全。5、采購(gòu)?fù)戤叄浜蟼}(cāng)庫(kù)做好物品入庫(kù)的驗(yàn)收工作。采購(gòu)的物品要確保價(jià)格合理、質(zhì)量可靠，對(duì)不7、符合采購(gòu)要求的食品負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)換工作。6、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)制度，辦理各類(lèi)付款的簽批手續(xù)。7、根據(jù)酒店的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，積極拓展供應(yīng)渠道，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)新產(chǎn)品，調(diào)整新貨源并及時(shí)上報(bào)，為酒店節(jié)省采購(gòu)成本。8、負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息庫(kù)的不斷更新及合同臺(tái)賬維護(hù)工作。9、保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 第三章 采購(gòu)工作內(nèi)容第九條 采購(gòu)方案制定采購(gòu)物資要滿(mǎn)足使用部門(mén)對(duì)質(zhì)量、數(shù)量和時(shí)限性的要求，同時(shí)避免過(guò)量采購(gòu)帶來(lái)的壓庫(kù)風(fēng)險(xiǎn)，且價(jià)格要符合市場(chǎng)行情，達(dá)到控制成本的目的。合理的采購(gòu)方案制定要考慮以下幾個(gè)方面：1、數(shù)量：申購(gòu)數(shù)量由使用部門(mén)提報(bào)（建議訂貨量，以及申報(bào)理由），倉(cāng)庫(kù)校核（考慮合理庫(kù)存量和實(shí)際庫(kù)存量），采購(gòu)部門(mén)8、依據(jù)上述條件對(duì)實(shí)際采購(gòu)數(shù)量進(jìn)一步核算。在滿(mǎn)足經(jīng)營(yíng)的前提下，壓低控制庫(kù)存量，減少資金占?jí)骸?duì)于日常消耗量大且波動(dòng)價(jià)值較低物資，可適當(dāng)增大安全庫(kù)存。2、質(zhì)量和價(jià)格：須采取供應(yīng)商實(shí)物封樣或者照片封樣的方式保證驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，質(zhì)量必須經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)。嚴(yán)格按照詢(xún)比定價(jià)的原則執(zhí)行價(jià)格結(jié)算，采購(gòu)單上須標(biāo)明三家以上可比供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及聯(lián)系方式，堅(jiān)持同等質(zhì)量比價(jià)格。3、進(jìn)貨地點(diǎn)：按照在比價(jià)的前提下就近購(gòu)買(mǎi)的原則，確保供貨及時(shí)性。4、供應(yīng)時(shí)間：以綜合考慮最低庫(kù)存量及消耗速度和實(shí)際使用量為依據(jù)，在供應(yīng)商協(xié)議上明確約定供應(yīng)時(shí)間，以防缺貨影響經(jīng)營(yíng)管理。5、 供應(yīng)商：建立可靠穩(wěn)定信譽(yù)好的供應(yīng)商檔案，確保擁有“1+2+n”的9、供應(yīng)商資源，以公平的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價(jià)、及時(shí)的物資供應(yīng)，除非特別采購(gòu)請(qǐng)示，日常采購(gòu)應(yīng)由合格供應(yīng)商供應(yīng)。第十條 采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃包含計(jì)劃內(nèi)申購(gòu)（月度采購(gòu)計(jì)劃）和計(jì)劃外申購(gòu)（采購(gòu)申請(qǐng)單）。1、審批后的采購(gòu)計(jì)劃最終匯總采購(gòu)部組織實(shí)施，必須明確所需物品的名稱(chēng)、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量及到貨時(shí)間要求，到貨時(shí)間須滿(mǎn)足采購(gòu)周期的一般要求。2、因采購(gòu)計(jì)劃編制不當(dāng)而造成浪費(fèi)和損失，按照所負(fù)責(zé)的節(jié)點(diǎn)分別由申報(bào)部門(mén)、庫(kù)房、采購(gòu)負(fù)責(zé)。對(duì)因庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)把關(guān)不嚴(yán)造成超額或短缺采購(gòu)，其損失由庫(kù)房負(fù)責(zé)；對(duì)于日常消耗估測(cè)嚴(yán)重不準(zhǔn)造成的超額或短缺，其損失由使用部門(mén)負(fù)責(zé)；對(duì)于計(jì)劃審核測(cè)算錯(cuò)誤或供貨不及時(shí)造成的損失由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。第十一條10、 申購(gòu)申購(gòu)的分類(lèi)：計(jì)劃內(nèi)申購(gòu)和計(jì)劃外申購(gòu) 1、計(jì)劃內(nèi)申購(gòu)是指由倉(cāng)庫(kù)按酒店批準(zhǔn)的常備物品采購(gòu)計(jì)劃按供貨周期分批進(jìn)行的申購(gòu)。2、計(jì)劃外申購(gòu)是指確屬日常需要，但是在計(jì)劃中沒(méi)有涵蓋，臨時(shí)提出的采購(gòu)，各部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單HHHHHHH（見(jiàn)附件一：采購(gòu)申請(qǐng)單）HHHHHHH經(jīng)庫(kù)房校核、采購(gòu)部核算后逐級(jí)上報(bào)審批。第十二條 采購(gòu)實(shí)施 1、對(duì)于大宗物資（指全年大批量、單件價(jià)值高或單項(xiàng)品種達(dá)到一定規(guī)模的物資）采取招標(biāo)的辦法進(jìn)行采購(gòu)。具體工作事項(xiàng)可參照酒店管理公司招標(biāo)采購(gòu)管理制度。2、采購(gòu)部根據(jù)分工，按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃或者采購(gòu)申請(qǐng)單，向供應(yīng)商發(fā)出供貨通知，并過(guò)程督進(jìn)，保證及時(shí)性。3、定價(jià)小組根據(jù)所提供的供應(yīng)商資料11、，經(jīng)多輪報(bào)價(jià)，多輪談判確定最低價(jià)格或者性?xún)r(jià)比最高的供應(yīng)商。4、鮮活食品每15天進(jìn)行一次定價(jià)，每類(lèi)物品供應(yīng)商應(yīng)先報(bào)價(jià)。采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、餐飲部三方派人對(duì)市場(chǎng)調(diào)研，提供書(shū)面價(jià)格資料，經(jīng)過(guò)報(bào)價(jià)-詢(xún)價(jià)-核價(jià)-多輪談判-最后由定價(jià)小組簽批后執(zhí)行。5、非鮮活類(lèi)日常物資采購(gòu)要堅(jiān)持貨比三家的工作原則，詢(xún)價(jià)階段要有使用部門(mén)人員共同參加，定價(jià)小組經(jīng)多輪比價(jià)、議價(jià)后定價(jià)，最終選定的物品和價(jià)格要經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)。6、對(duì)于新品種除按正常的采購(gòu)申報(bào)外，還須提供樣品、試驗(yàn)報(bào)告，經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后（重要物質(zhì)還需酒店總經(jīng)理確認(rèn)）方可購(gòu)買(mǎi)。7、辦公用品歸口管理部門(mén)為辦公室，庫(kù)房申請(qǐng)辦公用品補(bǔ)庫(kù)需經(jīng)辦公室審核，然后轉(zhuǎn)采購(gòu)部執(zhí)行。工12、程維保材料的申購(gòu)歸口部門(mén)為工程部，電腦耗材的申購(gòu)部門(mén)為酒店電腦部。8、非采購(gòu)人員通知供應(yīng)商下達(dá)的采購(gòu)指令，一律無(wú)效。除專(zhuān)職采購(gòu)人員，其他任何部門(mén)、任何人都不得干預(yù)采購(gòu)工作。第十三條 付款采購(gòu)物品經(jīng)庫(kù)房驗(yàn)收入庫(kù)并經(jīng)使用部門(mén)出具物品合格驗(yàn)收單后方可按照合同或協(xié)議規(guī)定付款（按合同執(zhí)行的預(yù)付款除外）。月結(jié)類(lèi)固定供應(yīng)商付款時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1、考慮到員工餐廳廚房食品原材料與餐飲部廚房食品原材料有可能出現(xiàn)同種物品價(jià)格會(huì)有所區(qū)別，可以分開(kāi)上報(bào)。2、經(jīng)營(yíng)中的常規(guī)付款都應(yīng)制定計(jì)劃，各單店于每月10日前上報(bào)本月的付款計(jì)劃（見(jiàn)附件二：HHHHHHH本月付款計(jì)劃HHHHHHH），經(jīng)管理公司財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理及董事長(zhǎng)批準(zhǔn)13、后執(zhí)行。計(jì)劃內(nèi)付款各單店可直接支付。3、對(duì)于日常付款過(guò)程中出現(xiàn)以下情況之一的付款，各單店須上報(bào)管理公司審批（見(jiàn)附件三：HHHHHHH付款申請(qǐng)單HHHHHHH）：（1）對(duì)于實(shí)際需要付款的額度超出審批計(jì)劃；（2）對(duì)于計(jì)劃外的緊急采購(gòu)付款超過(guò)5千元（含5千）；（3）日常零星支出中，計(jì)劃內(nèi)單一事項(xiàng)額度超過(guò)2萬(wàn)元（含2萬(wàn)）；（4）日常零星支出如總額超出計(jì)劃，計(jì)劃外支出。第十四條 物資進(jìn)店管理1、所有進(jìn)店支持的談判必須要有財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理共同參加進(jìn)行。2、進(jìn)店支持要在保證公司利益、維護(hù)酒店聲譽(yù)的前提下進(jìn)行，禁止供應(yīng)商返利與商品加價(jià)后進(jìn)店。3、進(jìn)店費(fèi)用最佳方案為現(xiàn)金且一次性支付。第四章 采購(gòu)程序第十五條 14、計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)程序（月度采購(gòu)計(jì)劃）計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)程序的制定是為了加強(qiáng)各部門(mén)計(jì)劃性有序管理，將零散采購(gòu)變?yōu)榧胁少?gòu)。所有的采購(gòu)行為都要跟著臺(tái)賬等基礎(chǔ)工作的補(bǔ)充進(jìn)行。具體執(zhí)行順序如下：使用部門(mén)負(fù)責(zé)人庫(kù)房主管成本會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人總經(jīng)理采購(gòu)部1、各部門(mén)負(fù)責(zé)人需根據(jù)部門(mén)日常消耗測(cè)算出下月月度采購(gòu)計(jì)劃，于每月20日?qǐng)?bào)庫(kù)房校核。2、庫(kù)房將各部門(mén)月度采購(gòu)計(jì)劃匯總，結(jié)合庫(kù)存物資合理儲(chǔ)備量編制庫(kù)存物資常備物品采購(gòu)計(jì)劃并上報(bào)（可參照中軟庫(kù)存系統(tǒng)）。3、成本會(huì)計(jì)審核各部門(mén)月度采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)房常備物資采購(gòu)計(jì)劃儲(chǔ)備量設(shè)置是否合理。4、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核各部門(mén)月度采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)房常備物資采購(gòu)計(jì)劃是否超出部門(mén)本年度預(yù)算，并對(duì)設(shè)置原則進(jìn)一步分析15、合理性。5、酒店總經(jīng)理對(duì)月度采購(gòu)計(jì)劃擁有最終的審批權(quán)。6、采購(gòu)部依據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行購(gòu)買(mǎi)，有合格供應(yīng)商的通知供應(yīng)商送貨，沒(méi)有合格供應(yīng)商的連同使用部門(mén)共同調(diào)研篩選后上報(bào)審批，確保次月10日前到貨。第十六條 計(jì)劃外采購(gòu)程序具體執(zhí)行程序如下：使用部門(mén)負(fù)責(zé)人庫(kù)房主管采購(gòu)部財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理 采購(gòu)部購(gòu)買(mǎi)收貨“采購(gòu)申請(qǐng)單”應(yīng)一式四份（見(jiàn)附件一：HHHHHHH采購(gòu)申請(qǐng)單HHHHHHH）第一聯(lián)、采購(gòu)部存檔第二聯(lián)、申請(qǐng)部門(mén)留存第三聯(lián)、財(cái)務(wù)全面把控第四聯(lián)、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)使用各流程負(fù)責(zé)人職責(zé)如下:1、申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人：應(yīng)根據(jù)自身部門(mén)消耗與儲(chǔ)備情況酌量填寫(xiě)，并注明所需物品的詳細(xì)名稱(chēng)、規(guī)格、質(zhì)量、所需數(shù)量、用途、申報(bào)原因等16、，確實(shí)有必要購(gòu)買(mǎi),方可簽字確認(rèn)。2、庫(kù)房主管：應(yīng)仔細(xì)審核部門(mén)所填寫(xiě)的物品采購(gòu)單,若庫(kù)房有存貨或有替代品應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)讓其領(lǐng)貨。避免浪費(fèi),然后簽字確認(rèn)。3、采購(gòu)部：對(duì)部門(mén)提供的采購(gòu)單要迅速組織相關(guān)負(fù)責(zé)人調(diào)研, 價(jià)格與質(zhì)量要經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)后上報(bào)。采購(gòu)單上要明確寫(xiě)明三家的報(bào)價(jià)及聯(lián)系人、聯(lián)系方式，然后部門(mén)經(jīng)理簽字向上一級(jí)傳遞。4、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：對(duì)采購(gòu)部送來(lái)的采購(gòu)單進(jìn)一步分析,看是否超出本年度采購(gòu)預(yù)算，簽字確認(rèn)送至總經(jīng)理審批。5、總經(jīng)理：對(duì)采購(gòu)單有最終審批權(quán)。6、采購(gòu)部：根據(jù)最終審批下來(lái)的采購(gòu)單組織購(gòu)買(mǎi)。7、庫(kù)房部：庫(kù)房部依據(jù)審批下來(lái)的采購(gòu)單與使用部門(mén)、采購(gòu)部三方共同驗(yàn)收貨物。對(duì)于供應(yīng)商送交庫(kù)房物品，17、庫(kù)房部應(yīng)予詳細(xì)核對(duì)，對(duì)不符合要求的物品。絕不允許收貨。第十七條 緊急采購(gòu)程序原則上酒店不允許緊急采購(gòu)，除非極為特殊的情況。但緊急采購(gòu)必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度與程序，具體程序如下：1、緊急采購(gòu)適用范圍：重要接待、工程搶修、突發(fā)事件等不可預(yù)見(jiàn)性事件或總經(jīng)理認(rèn)為緊急采購(gòu)的物品。2、有關(guān)緊急采購(gòu)必須先通知財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理，若總經(jīng)理不在時(shí)須報(bào)知值班經(jīng)理，并獲得簽字同意。3、在采購(gòu)部當(dāng)班期間，緊急采購(gòu)原則上交由采購(gòu)部執(zhí)行。使用部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)單（標(biāo)注緊急采購(gòu)事由）后交采購(gòu)部。接到緊急采購(gòu)任務(wù)后，根據(jù)采購(gòu)分工，由采購(gòu)經(jīng)理安排采購(gòu)事宜。（1）對(duì)于庫(kù)存商品，有固定供應(yīng)商送貨的，馬上通知供應(yīng)商送貨。（2）需要外出購(gòu)買(mǎi)的18、，直接拿備用金購(gòu)買(mǎi)。如金額較大，使用部門(mén)填寫(xiě)借款單，交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽批后采購(gòu)部取現(xiàn)金購(gòu)買(mǎi)。物品買(mǎi)回后補(bǔ)填采購(gòu)單交庫(kù)房填寫(xiě)價(jià)格，報(bào)賬時(shí)附上。4、在采購(gòu)部非工作時(shí)間內(nèi)，緊急采購(gòu)可由使用部門(mén)實(shí)行，但必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度和程序。5、使用部門(mén)在收到貨物時(shí)需記錄注明收貨名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格及收貨時(shí)間，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后盡快轉(zhuǎn)給庫(kù)房。若庫(kù)管員當(dāng)班，應(yīng)通知庫(kù)管員驗(yàn)貨。6、緊急采購(gòu)的采購(gòu)申請(qǐng)單需事后12小時(shí)內(nèi)及時(shí)送交部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理補(bǔ)簽。7、所有緊急采購(gòu)相關(guān)的財(cái)務(wù)程序必須在3個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)并審批完畢，借款人應(yīng)確保緊急采購(gòu)發(fā)生的款項(xiàng)在5個(gè)工作日內(nèi)償還，否則財(cái)務(wù)部將會(huì)按相關(guān)制度執(zhí)行處罰。19、第十八條 食品原材料采購(gòu)程序蔬菜、水果、肉類(lèi)、水產(chǎn)等鮮貨類(lèi)執(zhí)行直撥物資采購(gòu)申報(bào)程序1、廚房報(bào)單員每天根據(jù)營(yíng)業(yè)情況及庫(kù)存物資情況確定次日所需物資品種及數(shù)量，詳細(xì)填制“每日市場(chǎng)采購(gòu)單”（見(jiàn)附件四：HHHHHHH每日市場(chǎng)采購(gòu)單HHHHHHH）并交廚師長(zhǎng)、餐飲部負(fù)責(zé)人簽字（若廚師長(zhǎng)不在時(shí)，需指定授權(quán)人）。2、廚房報(bào)單員在下午4：30點(diǎn)前應(yīng)將簽批后的每日市場(chǎng)采購(gòu)單交采購(gòu)部，逾期未將每日市場(chǎng)采購(gòu)單送至采購(gòu)部，采購(gòu)部將不予訂貨。若要補(bǔ)充當(dāng)日晚餐所需部分物資時(shí)，需將補(bǔ)充申請(qǐng)單于當(dāng)日下午1點(diǎn)前報(bào)采購(gòu)部。3、“每日市場(chǎng)采購(gòu)單”具體執(zhí)行流程如下:使用廚房提單員廚師長(zhǎng)餐飲部負(fù)責(zé)人采購(gòu)部通知供貨商直接供貨“每日市場(chǎng)采購(gòu)20、單”應(yīng)一式叁聯(lián),第一聯(lián)采購(gòu)部存檔,第二聯(lián)收貨部使用,第三聯(lián)使用廚房留用。4、各流程負(fù)責(zé)人職責(zé)如下: （1）廚師長(zhǎng):仔細(xì)檢查各個(gè)冷庫(kù)、菜庫(kù),根據(jù)存量在采購(gòu)單上明確所需食品的名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格，避免浪費(fèi)或者不足。若特殊食品要寫(xiě)明具體品牌，在采購(gòu)單上簽字確認(rèn)。（2）餐飲部負(fù)責(zé)人:應(yīng)根據(jù)實(shí)際消費(fèi)傾向情況審核食品原材料訂貨量,避免食品儲(chǔ)備不足或超量?jī)?chǔ)備,然后簽字確認(rèn)。（3）采購(gòu)部:先審核餐飲部送來(lái)的采購(gòu)單,看是否有特殊商品需單獨(dú)購(gòu)買(mǎi),然后及時(shí)通知供貨商明早送貨。（4）供貨商:接聽(tīng)到采購(gòu)部的訂單電話后及時(shí)備貨,確保食品質(zhì)量，保證及時(shí)供貨。 第十九條 食品原材料類(lèi)詢(xún)、比、定價(jià)程序1、詢(xún)價(jià)地點(diǎn)：各單體酒店所在地21、及周邊一級(jí)批發(fā)市場(chǎng)。2、詢(xún)價(jià)、定價(jià)人員：采購(gòu)部牽頭，協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部、廚房或員工食堂各指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)參與詢(xún)價(jià)工作。制定價(jià)格時(shí)，由參與詢(xún)價(jià)人員共同談判制定。務(wù)求準(zhǔn)確、公正以維護(hù)酒店利益。具體流程如下：供應(yīng)商報(bào)價(jià)詢(xún)價(jià)核價(jià)議價(jià)定價(jià)執(zhí)行。3、基本報(bào)價(jià)：每月1日、每月16日為供應(yīng)商報(bào)價(jià)日，要求供應(yīng)商對(duì)其負(fù)責(zé)的項(xiàng)目進(jìn)行報(bào)價(jià)，并對(duì)部分遺漏單品進(jìn)行補(bǔ)充。4、詢(xún)價(jià)： 每月2日、每月17日為市場(chǎng)詢(xún)價(jià)日，財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)、餐飲部廚師、食品采購(gòu)員到酒店及周邊一級(jí)批發(fā)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查及詢(xún)價(jià),并要有詢(xún)價(jià)記錄。5、核價(jià)和議價(jià)： 根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查后的情況，由采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、餐飲部負(fù)責(zé)人共同與供應(yīng)商再次進(jìn)行核價(jià)、議價(jià)。6、定價(jià)：（1）定價(jià)22、原則：酒店采購(gòu)定價(jià)不高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格。（2）每月3日、18日召開(kāi)定價(jià)會(huì)議，確定采購(gòu)定價(jià)。（3）確定最后價(jià)格后，由廚房廚師長(zhǎng)、采購(gòu)部經(jīng)理、餐飲部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理審定。7、執(zhí)行： 將最終審核后的價(jià)格交財(cái)務(wù)部執(zhí)行，財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、餐飲部、庫(kù)房各留一份價(jià)格清單進(jìn)行存檔。8、核價(jià)周期：（1）干貨、調(diào)料、凍品、糧油、酒水：定價(jià)周期為一個(gè)月一次，每月17日為詢(xún)價(jià)執(zhí)行日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認(rèn)后于每月20日早8點(diǎn)前將定價(jià)單上報(bào)管理公司采購(gòu)部，定價(jià)周期為本月20日至下月19日。（2）蔬菜、水果、禽類(lèi)、肉類(lèi)、海鮮類(lèi)：定價(jià)周期為一個(gè)月兩次，每月2日、17日為調(diào)研日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認(rèn)后每月523、日、20日早8點(diǎn)前將定價(jià)單上報(bào)管理公司采購(gòu)部，定價(jià)周期分別為本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。第二十條 固定資產(chǎn)采購(gòu)程序各酒店在編制年度財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)確定下年度固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃，報(bào)管理公司及地產(chǎn)總公司批準(zhǔn)后，按照計(jì)劃購(gòu)置固定資產(chǎn)。預(yù)算范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)購(gòu)置，由擬購(gòu)部門(mén)申請(qǐng)固定資產(chǎn)購(gòu)置，財(cái)務(wù)部門(mén)審核，酒店總經(jīng)理、管理公司審批后，由采購(gòu)部統(tǒng)一購(gòu)置。不可預(yù)見(jiàn)的計(jì)劃外購(gòu)置固定資產(chǎn)，可以追加購(gòu)置計(jì)劃，經(jīng)酒店、管理公司及地產(chǎn)總公司批準(zhǔn)后采購(gòu)。嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算外資產(chǎn)購(gòu)置行為。1、固定資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)采購(gòu)部在購(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)前應(yīng)進(jìn)行多輪詢(xún)價(jià)、議價(jià)，提供固定資產(chǎn)詢(xún)價(jià)單，詢(xún)價(jià)單列明至少三家同類(lèi)同規(guī)格產(chǎn)品價(jià)格信息，堅(jiān)持同24、等質(zhì)量比價(jià)格，同等價(jià)格比質(zhì)量的原則。詢(xún)價(jià)單要附經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)的多輪報(bào)價(jià)、談判記錄。經(jīng)財(cái)務(wù)核實(shí)后交使用部門(mén)確定所需資產(chǎn)，采購(gòu)部按使用部門(mén)要求辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)。2、固定資產(chǎn)驗(yàn)收購(gòu)置的固定資產(chǎn)由資產(chǎn)使用部門(mén)和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)實(shí)物驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)驗(yàn)收單由經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，連同固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)、購(gòu)置發(fā)票交財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)賬事宜。酒店財(cái)務(wù)部根據(jù)驗(yàn)收單登記固定資產(chǎn)明細(xì)表，表上記載資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、購(gòu)入日期、保管部門(mén)和存放位置等（見(jiàn)附件五：HHHHHHH固定資產(chǎn)明細(xì)臺(tái)賬HHHHHHH）。此表作為備查賬，方便酒店年度固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)和資產(chǎn)調(diào)撥、報(bào)廢等工作。第二十條 印刷品、宣傳類(lèi)物品采購(gòu)程序125、定樣（1）需求發(fā)起部門(mén)要確定印刷品的內(nèi)容。酒店所有印刷品的式樣、格式需經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)部美工制定稿樣。（2）美工的印刷稿樣需交需求發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。（3）有關(guān)酒店經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)的重要稿樣，還需經(jīng)酒店總經(jīng)理在稿樣上簽字審批，并報(bào)批酒店管理公司。2、申購(gòu)（1）需求發(fā)起部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，申請(qǐng)單要求附美工稿樣、品質(zhì)要求。（2）采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)附有美工稿樣的申購(gòu)單簽字審批，并按程序辦理審批手續(xù)。3、下單根據(jù)已審批的印刷品申購(gòu)單，采購(gòu)部聯(lián)系印刷商并提供稿樣給印刷商。采購(gòu)部應(yīng)協(xié)調(diào)過(guò)程中溝通和打樣，經(jīng)美工認(rèn)可并在樣品上簽字，方可通知印刷商印刷，保證印刷商按期交付。4、收貨（1）美工、申購(gòu)部門(mén)、采購(gòu)部根椐印刷品申購(gòu)單以26、及相關(guān)部門(mén)簽字審批后的樣品予以驗(yàn)貨。（2）對(duì)于供應(yīng)商送交庫(kù)房的印刷品，收貨部應(yīng)予詳細(xì)核對(duì)，對(duì)不符合要求的印刷品，絕不允許收貨。5、對(duì)于過(guò)程中品質(zhì)把關(guān)不嚴(yán)，造成低質(zhì)物品進(jìn)店，由各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任與損失。第五章 其他相關(guān)工作規(guī)范第二十一條 采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)工作 當(dāng)訂單發(fā)出后，采購(gòu)部需要跟催整個(gè)過(guò)程直至收貨入庫(kù)。過(guò)程中出現(xiàn)以下問(wèn)題應(yīng)規(guī)范操作。1、采購(gòu)訂單取消。分為以下兩種情況：（1）酒店取消訂單： 如因某種原因，酒店根據(jù)需要取消己發(fā)出之訂單，采購(gòu)部應(yīng)規(guī)避供應(yīng)商可能提出的賠償，制定預(yù)案并及時(shí)談判，爭(zhēng)取雙方均不造成損失。（2）供應(yīng)商取消訂單： 如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購(gòu)部一方面27、要第一時(shí)間補(bǔ)充其他供應(yīng)商并立即通知需求部門(mén)，保障酒店利益。另一方面在供應(yīng)商評(píng)價(jià)中給予降級(jí)等處罰，根據(jù)規(guī)定相應(yīng)降低該供應(yīng)商的送貨比例。2、違約管理： 在合同應(yīng)寫(xiě)明詳細(xì)的違約責(zé)任，若供應(yīng)商違約要嚴(yán)格按合同相關(guān)違約條款執(zhí)行，保證酒店利益。3、基礎(chǔ)資料管理： 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類(lèi)歸檔備查,并連同采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息每天須錄入至采購(gòu)物資信息庫(kù)。（HHHHHHH見(jiàn)附件HHHHHHH六：HHHHHHH采購(gòu)物資信息庫(kù)HHHHHHH）第六章 責(zé)任與獎(jiǎng)罰第二十二條 采購(gòu)責(zé)任與義務(wù)采購(gòu)人員的責(zé)任與義務(wù)包括但不僅限于：1、貫徹落實(shí)采購(gòu)申請(qǐng)、審批、訂貨、簽約、采購(gòu)、記賬等各項(xiàng)管理制度，無(wú)違規(guī)、違28、紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生。2、定期執(zhí)行貨源報(bào)價(jià)。集體定價(jià)、價(jià)格審批程序合規(guī)。每次采購(gòu)堅(jiān)持貨比三家，貨比三家價(jià)格合理，無(wú)虛報(bào)現(xiàn)象發(fā)生。 3、每次原材料、物品采購(gòu)能堅(jiān)持做到品種對(duì)應(yīng)、質(zhì)量?jī)?yōu)良、價(jià)格合理、數(shù)量適當(dāng)、到貨準(zhǔn)時(shí)，無(wú)人為原因影響經(jīng)營(yíng)正常進(jìn)行。 4、堅(jiān)守廉政條約，無(wú)串標(biāo)、圍標(biāo)、收取回扣、營(yíng)私舞弊等造成酒店經(jīng)濟(jì)損失的行為發(fā)生。 5、開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)查研究，不斷開(kāi)發(fā)貨源渠道，保證常規(guī)用品的供應(yīng)達(dá)到“1+2+n”的供應(yīng)商積累和動(dòng)態(tài)管理。更新提供市場(chǎng)信息，不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實(shí)施。第二十三條 相關(guān)獎(jiǎng)懲1、采購(gòu)人員有以下情形之一，給酒店帶來(lái)可實(shí)現(xiàn)或已實(shí)現(xiàn)的利益，酒店將給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)表?yè)P(yáng)、月度考核加分、評(píng)29、先創(chuàng)優(yōu)，以及100-2000元的獎(jiǎng)勵(lì)。（1）完善“1+2+n”的合格供應(yīng)商資源，并有效展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)管理；（2）開(kāi)辟新的供應(yīng)渠道，帶來(lái)更優(yōu)性?xún)r(jià)比的物資來(lái)源；（3）價(jià)格獲得同區(qū)域優(yōu)勢(shì)，并規(guī)范管理信用，獲得供應(yīng)商的額外支持；（4）價(jià)格預(yù)測(cè)超前準(zhǔn)確，并進(jìn)行補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃的合理建議，實(shí)施效果良好。（5）其他公司認(rèn)定的情形。2、采購(gòu)人員有下列情形之一，給酒店造成經(jīng)濟(jì)或名譽(yù)損失的。根據(jù)情節(jié)輕重，酒店將分別給予相關(guān)責(zé)任人記過(guò)、免職、辭退等行政處罰，100-2000元經(jīng)濟(jì)處罰。給酒店造成重大損失的，酒店將依法追究法律責(zé)任：（1）私自接受供方帶有娛樂(lè)性宴請(qǐng)或私自參加其它非正常活動(dòng)的。（2）私自接收或向供方索取財(cái)、物的。（3）接收財(cái)、物后未主動(dòng)上繳公司的。（4）未遵守保密制度，出現(xiàn)任何有意或無(wú)意的泄密行為的。（5）違反制度或違規(guī)操作，給公司帶來(lái)事實(shí)或潛在的風(fēng)險(xiǎn)與損失的。第七章 附 則第二十四條 本制度由公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋、修訂和補(bǔ)充。第二十五條 本制度由公司采購(gòu)部監(jiān)督各級(jí)采購(gòu)部門(mén)實(shí)施。第二十六條 各酒店可依據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際情況補(bǔ)充制度細(xì)則，但不得以任何形式規(guī)避本制度規(guī)定。第二十七條 本制度自簽發(fā)之日起開(kāi)始試行，試行期為半年。