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1、酒店?duì)I銷崗位職責(zé)及及管理、工作考核制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 營銷崗位職責(zé)：一、1）建立有關(guān)團(tuán)隊(duì)預(yù)定檔案，便于查閱。 2）積極爭取新客戶，保持與發(fā)展同各旅行社的密切關(guān)系。 3）及時(shí)接收、發(fā)送預(yù)定傳真，不得以任何理由延誤。 4）根據(jù)傳真內(nèi)容仔細(xì)填寫各類預(yù)定單，送報(bào)審批。 5）將以確定的預(yù)定單盡快傳送有關(guān)部門，不得有誤。 6）與前廳有關(guān)部門保持密切聯(lián)系，隨時(shí)處理各類變更。 7）定期整理各類檔案，嚴(yán)密關(guān)注一周內(nèi)的預(yù)定，為銷售工作提供參考。 8）有責(zé)任接受并傳達(dá)各類文件、電話、保證銷售信息暢通。 9）確認(rèn)當(dāng)日入住團(tuán)2、隊(duì)，有責(zé)任協(xié)助前臺(tái)做好接待工作。 二、1）熟悉酒店里的各項(xiàng)設(shè)施、設(shè)備，各個(gè)服務(wù)項(xiàng)目和專業(yè)知識(shí)。 2）嚴(yán)格執(zhí)行部門經(jīng)理部署的銷售計(jì)劃。關(guān)心酒店銷售狀況。 3）積極收集市場信息，供部門經(jīng)理參考，便于獲得最高住房率和最高平均房價(jià)的策略計(jì)劃。 4）認(rèn)真建立銷售業(yè)務(wù)檔案，以便查閱。 5）定期拜訪當(dāng)?shù)毓潭蛻簦S時(shí)傳達(dá)酒店的銷售策略，同時(shí)關(guān)注他們的最新計(jì)劃及人事變動(dòng)。 6）積極爭取新客戶，保持與發(fā)展同各商務(wù)客戶的密切關(guān)系。 7）依據(jù)上司部署的方針，獨(dú)立與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，起草訂房、定宴會(huì)、租會(huì)議場地或娛樂場所等協(xié)議。 8）聽取所有投訴，采用正確方式向客戶陳述事因及及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)。 9）密切注意其他酒店的客3、源住房率，房價(jià)及經(jīng)營政策，便于競爭中取勝。 10）有責(zé)任協(xié)助財(cái)務(wù)解決應(yīng)收帳款。 11）為酒店及個(gè)人利益，保持商業(yè)機(jī)密。 三、 1）準(zhǔn)確及時(shí)接發(fā)各類文件，傳遞各類工作信息。 2）協(xié)調(diào)本部與其他部門之間的關(guān)系，保持酒店內(nèi)部良好公共關(guān)系。 3）按要求起草各種方案、信函及打印、復(fù)印各種文件、資料，做到及時(shí)、準(zhǔn)確。 4）為總監(jiān)經(jīng)理準(zhǔn)備各類報(bào)表以及郵件處理。 5）對(duì)重要文件、檔案嚴(yán)格管理，不可漏傳耽誤。6）配備各種所須辦公用品，嚴(yán)格控制，避免浪費(fèi)。 7）做好部門會(huì)議記錄，整理紀(jì)要經(jīng)理審批后，印發(fā)各位。 8）有責(zé)任保持辦公室的整潔氣氛。 9）統(tǒng)計(jì)每天部門人員的考勤，并負(fù)責(zé)按時(shí)上報(bào)人力資源部。 10）統(tǒng)計(jì)部門4、各銷售人員的業(yè)績。 11）做好本部門各項(xiàng)單據(jù)使用，包括：部門例會(huì)紀(jì)要、申購單、協(xié)議單及客戶預(yù)定單等。 13）做好本部門的電話接聽及電話預(yù)定，并且做好記錄，協(xié)助各銷售人員協(xié)調(diào)與本店各部之間的關(guān)系。 14）負(fù)責(zé)各客戶來訪時(shí)的接待及對(duì)銷售業(yè)務(wù)的洽談。營銷管理制度一、1、嚴(yán)格按照員工手冊(cè)履行職責(zé)。 2、思想端正，責(zé)任心強(qiáng)，視酒店利益為第一位。 3、禮貌待人，誠心待客，維護(hù)酒店形象。 4、提高警惕，嚴(yán)格保持酒店機(jī)密，杜絕外泄。 5、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，富有理想。 6、愛護(hù)公物，維護(hù)酒店財(cái)物安全。 7、尊重領(lǐng)導(dǎo)，服從酒店的內(nèi)部安排。 8、遵守考勤制度，工作時(shí)間內(nèi)嚴(yán)禁辦理私事。 9、主動(dòng)與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通，5、發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)商解決。 10、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，嚴(yán)禁私自宴請(qǐng)，否則費(fèi)用自理。 二、營銷工作考核制度： 1、考勤制度：嚴(yán)格按人力資源部下發(fā)的工資待遇中的各種扣款制度執(zhí)行 2、儀容儀表（違反一項(xiàng)扣510元） 1）按規(guī)定著裝；工牌端正的掛于胸前。 2）制服合體、清潔、無破損、無油污。 3）男員工不留胡須、鬢角，頭發(fā)梳理整齊。 4）女員工頭發(fā)梳理整齊，無頭皮屑，不濃妝艷抹。 5）外衣燙平、挺括、襯衫領(lǐng)口清潔、扣子完好。 6）女員工著裙時(shí)，穿肉色長襪，長襪無破損。 7）確保無體臭、口臭，不能吃帶有異味的食品。 8）指甲修剪整齊、不涂彩色指甲油。 3、工作紀(jì)律 1）行走時(shí)，昂首挺胸，目不斜視，腳步要輕而穩(wěn)，速度6、適中。2）與客人交談時(shí)態(tài)度和藹，語氣要親切，音量要適中，答話要明確迅速。 3）不能在公共場所肩并肩、手拉手閑逛。 4）對(duì)客人詢問有問必答，使用禮貌語言；不能輕易說不知道，語氣委婉。 5）在工作場所不得大聲說話、拍手、呼喚、爭吵、跑動(dòng)、唱歌、談笑。 6）不準(zhǔn)隨地吐痰，亂扔亂吐雜物，破壞環(huán)境衛(wèi)生。 7）工作時(shí)嚴(yán)禁扎堆、聊天、串崗、及擅離工作崗位。 8）上下班時(shí)須嚴(yán)格按指定的員工通道出入酒店。 9）工作態(tài)度要端正，與客人、同事或上司對(duì)話要禮貌。 10）嚴(yán)格遵守安全守則及部門其他規(guī)定。 11）工作中愛護(hù)公物、工具和設(shè)備等。 12）未經(jīng)許可不能擅離工作崗位或擅自調(diào)班。 三、新開拓客戶實(shí)地拜訪標(biāo)準(zhǔn)程序： 7、1、初次接觸客戶為表示禮貌和節(jié)約時(shí)間，應(yīng)提前電話預(yù)約： 1）自我介紹自己所服務(wù)的酒店。 2）陳述打電話的目的。 3）引起潛在客戶的興趣。 4）要求安排一次會(huì)面。 2、實(shí)地拜訪： 1）按約定時(shí)間抵達(dá)目的地。 2）自我介紹，遞上名片（交換名片要雙手遞，接，表示尊重） 3）了解客戶基本情況（姓名、職務(wù)） 4）推銷自己，并介紹酒店基本情況。 5）了解客戶的消費(fèi)能力及需求。 6）根據(jù)客戶的興趣愛好，盡可能多方面介紹酒店優(yōu)勢。 73、注意事項(xiàng)： 1）介紹用語：抱歉，打擾一下，我是（同時(shí)遞名片），有關(guān)酒店的情況能不能給我些時(shí)間作以介紹。 2）確認(rèn)對(duì)方（主要確定具有決策權(quán)者是誰）“請(qǐng)問你是主任嗎？”“有關(guān)接待8、方面的工作，是不是找辦公室主任？） 3）在對(duì)方還沒有說“請(qǐng)坐“以前，絕不可坐下，入坐時(shí)避免坐在對(duì)方的正前方，應(yīng)坐在左側(cè)或右斜方。 4）第二次拜訪時(shí)，先感謝客戶的第一次熱情接待，然后送上酒店的宣傳資料及報(bào)價(jià)表。 四、辦公室環(huán)境衛(wèi)生營銷是酒店形象的代表，營銷辦公環(huán)境布置是否合理、整齊、美觀，在很大程度上反映了酒店的管理水平及員工素質(zhì)。1.保持辦公區(qū)域地面、桌面整潔、干凈；不亂扔紙屑、亂掛衣物、毛巾等。2.不許大聲喧嘩、惡意調(diào)笑，保持辦公室內(nèi)安靜。3.不許到處粘貼非業(yè)務(wù)所需的宣傳印刷品。4.愛護(hù)辦公室設(shè)施及設(shè)備，損壞需照價(jià)賠償。5.堅(jiān)持每日衛(wèi)生值日制度。五、工作匯報(bào)制度1.銷售人員要求每日參加部門銷9、售晨會(huì)，匯報(bào)當(dāng)日工作計(jì)劃。2.外出銷售或辦事應(yīng)先到崗位報(bào)到，然后方可外出。3.銷售代表外出銷售，必須填寫銷售報(bào)告表，并在當(dāng)日下班前交給經(jīng)理審閱。4.每周五下午交本周銷售報(bào)告、銷售電話記錄、拜訪客戶檔案及下周工作計(jì)劃。5.每月交回本月的工作小結(jié)及下月計(jì)劃報(bào)告。6.每年年終，銷售代表要做出年度工作總結(jié)及下一年的工作計(jì)劃交回部門經(jīng)理。7.每天按時(shí)上下班。六、會(huì)客制度1.會(huì)見客人或客戶，一般安排在大堂吧，用茶或飲料招待。2.上班時(shí)不允許與親朋好友敘私事，不許將閑雜人員帶入工作區(qū)域。3.準(zhǔn)備在辦公室會(huì)客要注意保持辦公區(qū)域環(huán)境的安靜、整潔。七、儀容儀表要求1.上班著工作，不允許穿自己的服裝出入對(duì)客服務(wù)區(qū)，10、部門經(jīng)理可以例外，但必須著西裝或套裝(職業(yè)打扮)。2.拜訪客戶穿著要整齊大方，職業(yè)化打扮，能代表酒店的形象。3.男性留短發(fā)，不留胡須，皮鞋雪亮，襯衫領(lǐng)袖干凈。4.女性化淡妝，衣著文雅，忌著奇裝異服，濃妝艷抹。5.拜訪客戶前避免吃有異味的事物。6.避免酒后拜見客人，以免留下不良印象。會(huì)議活動(dòng)洽談標(biāo)準(zhǔn)程序： 1、在于客戶接觸熟悉過程中，得到并確定了會(huì)議活動(dòng)信息，帶落實(shí)具體內(nèi)容時(shí)應(yīng)掌握如下事項(xiàng)，并多為客戶著想，給客戶所需。 1）首先對(duì)客戶表示感謝，感謝對(duì)酒店的信任。 2）了解會(huì)議性質(zhì)類型，規(guī)模人數(shù)，日期。 3）了解會(huì)議的整體消費(fèi)水平后再給客人報(bào)價(jià)。 4）如果會(huì)議活動(dòng)，吃住，開會(huì)全安排在店內(nèi)，價(jià)位可考11、慮適當(dāng)放寬，如果只是用餐或用會(huì)議室，可在原價(jià)位上做小的浮動(dòng)。 5）房價(jià)確定以后，詢問房間是否加水果等問題，如果要求，再做有關(guān)介紹。 6）會(huì)議報(bào)道形式，是否設(shè)報(bào)道臺(tái)還是在會(huì)務(wù)組報(bào)道，報(bào)道時(shí)是否派人協(xié)助收取押金或會(huì)務(wù)費(fèi)。 7）除酒店提供制作的宣傳條幅，指示牌外，還需制作增加那些宣傳標(biāo)語。 8）確訂就餐形式：桌飯，自助餐或宴會(huì)等。并提出合理建議，確定用餐標(biāo)準(zhǔn)，就餐地點(diǎn)（在地點(diǎn)方面應(yīng)根據(jù)店內(nèi)實(shí)際情況定在較為合適的餐廳，避免由客人選擇）。確定就餐人數(shù)，時(shí)間，是否用餐券還是統(tǒng)一鑒單。 9）確定酒水，煙的種類，盡量避免客人自帶酒水現(xiàn)象，應(yīng)說明酒店給予一定的會(huì)議優(yōu)惠價(jià)，如客人堅(jiān)持自帶酒水，講明理由后收取相應(yīng)服12、務(wù)費(fèi)。10）確定會(huì)議室的使用時(shí)間，人數(shù)，擺臺(tái)形式和其它物品使用的要求。 11）確定會(huì)議期間是否其它娛樂活動(dòng)需要安排。 12）確定會(huì)議負(fù)責(zé)人及簽單人，問清哪些費(fèi)用由客人自理，哪些費(fèi)用由大會(huì)統(tǒng)一支付，并確定最后結(jié)帳方式。 13）把會(huì)議有關(guān)事項(xiàng)書寫明確，請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)簽字。（內(nèi)部下發(fā)相關(guān)部門） 14）再次對(duì)客戶表示感謝，并預(yù)祝合作愉快。 2、洽談會(huì)議過程中注意事項(xiàng)： 1）洽談會(huì)過程中,如客人單獨(dú)問房價(jià)或餐飲標(biāo)準(zhǔn)時(shí),應(yīng)先回避,應(yīng)先把會(huì)議的整體情況了解后在做報(bào)價(jià),要讓客人按我們的思路走. 2）報(bào)價(jià)要注意小數(shù)報(bào)價(jià)方式,結(jié)合我們的服務(wù)優(yōu)勢及包括項(xiàng)目內(nèi)容,讓客人感覺到所報(bào)價(jià)位既合理又實(shí)惠,但價(jià)格雙方都能接受. 313、）客人對(duì)報(bào)價(jià)不能接受,要壓價(jià)時(shí),但以超出銷售人員的權(quán)限時(shí),應(yīng)先穩(wěn)住客戶,及時(shí)匯報(bào)部門主管,做相應(yīng)對(duì)策. 4）洽談過程中,對(duì)客戶提出的問題,酒店應(yīng)合理提供的事項(xiàng)一定表示肯定,多用等詞語.客人所提要求,酒店方面因場所限制或其他因素不能做到時(shí),一定向戶解釋清楚,請(qǐng)求諒解,并提出自己的合理建議. 3、會(huì)議預(yù)定程序： 、接到預(yù)訂，要簡明扼要地向客人了解以下內(nèi)容：預(yù)訂人姓名或公司名稱、酒店房間號(hào)碼或電話聯(lián)系號(hào)碼、會(huì)議的起始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間、會(huì)議的人數(shù)、會(huì)議室布置要求 、向預(yù)訂客戶介紹會(huì)議室的服務(wù)設(shè)備。 、邀請(qǐng)參觀會(huì)場。 4、確認(rèn)付款方式，并要求對(duì)方預(yù)付訂金(按實(shí)際情況收取)。 5、填寫綜合會(huì)議通知書。 6、14、由副總審批，然后下發(fā)各部門，并由部門經(jīng)理簽字方可。 7、做好音響設(shè)備的預(yù)約和鮮花的預(yù)訂。 （營銷暫定三人）一、與各部門溝通協(xié)調(diào)的操作程序：（一）市場營銷部與前廳部1、市場營銷部對(duì)收到的每份客戶訂房傳真、已確認(rèn)的團(tuán)隊(duì)訂房、已確認(rèn)的會(huì)議、已確認(rèn)的長包房，應(yīng)及時(shí)填寫相關(guān)表單交前廳部客房預(yù)訂。2、市場營銷部應(yīng)將所接待的重點(diǎn)賓客客人等級(jí)及餐飲、住房安排標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容及時(shí)填寫相關(guān)表單交前廳部客房預(yù)訂，由前廳部客房預(yù)訂負(fù)責(zé)通知其他相關(guān)部門。3、預(yù)訂單上有關(guān)旅游團(tuán)隊(duì)、散客餐飲標(biāo)準(zhǔn)信息的，市場營銷部應(yīng)根據(jù)規(guī)定及時(shí)通知前廳預(yù)訂組。4、市場營銷部應(yīng)將所有海內(nèi)外客戶的詳細(xì)地址、郵政編號(hào)、電話、傳真、聯(lián)系人名單及酒店給予該15、公司的折扣標(biāo)準(zhǔn)等信息以表格形式遞交前廳部客房預(yù)訂。5、關(guān)于旅游團(tuán)隊(duì)延長住房的房價(jià)，市場營銷部應(yīng)與前廳部協(xié)商，并由市場營銷部將協(xié)商后的價(jià)格通知團(tuán)隊(duì)領(lǐng)隊(duì)。6、市場營銷部應(yīng)將海外訂房中心及網(wǎng)絡(luò)的銷售價(jià)格、產(chǎn)品組合、訂房情況和流量報(bào)告及進(jìn)程報(bào)告通知前廳部。7、市場營銷部應(yīng)及時(shí)向前廳部反饋賓客意見，并與前廳部共同安排好來酒店參觀者的有關(guān)工作。（二）市場營銷部與餐飲部1、市場營銷部接到海內(nèi)外客戶有關(guān)餐飲預(yù)訂內(nèi)容的電話、傳真時(shí)，應(yīng)填寫有關(guān)通知單送交餐飲部。2、市場營銷部對(duì)特殊團(tuán)隊(duì)、散客需要免費(fèi)、優(yōu)惠用餐的，經(jīng)報(bào)營銷總監(jiān)審批同意后送交餐飲部執(zhí)行。3、涉及在餐飲場所進(jìn)行的重大促銷活動(dòng)或經(jīng)營活動(dòng)，市場營銷部應(yīng)事先16、向餐飲部送達(dá)任務(wù)通知單，并就任務(wù)落實(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)、擬寫備忘錄。4、將接到的訂餐、酒會(huì)、宴會(huì)及其他有關(guān)任務(wù)及時(shí)通知餐飲部。5、市場營銷部負(fù)責(zé)協(xié)助餐飲公司進(jìn)行營業(yè)場所內(nèi)所需的廣告、橫幅、裝飾設(shè)計(jì)及各項(xiàng)餐飲促銷活動(dòng)宣傳單片的設(shè)計(jì)、制作工作。（三）市場營銷部與財(cái)務(wù)部1、市場營銷部制定各項(xiàng)促銷價(jià)格需及時(shí)通知財(cái)務(wù)部。2、市場營銷部與相關(guān)單位簽定的應(yīng)收帳協(xié)議需符合財(cái)務(wù)部的有關(guān)規(guī)定，應(yīng)收帳協(xié)議文本應(yīng)交財(cái)務(wù)部留存。3、市場營銷部每月收到財(cái)務(wù)部開具的各類長包房及應(yīng)收款帳單時(shí)，應(yīng)積極配合做好催款工作。（四）市場營銷部與總經(jīng)理室1、市場營銷部將搜集的賓客意見和重大投訴及時(shí)以書面形式報(bào)告總經(jīng)理閱示，遵照指示妥善處理，并將處17、理結(jié)果反饋給賓客。2、市場營銷部須于每年的10月份將次年的市場計(jì)劃、重大活動(dòng)計(jì)劃、市場信息報(bào)告及各類預(yù)算上報(bào)總經(jīng)理室。（五）市場營銷部與工程部1、市場營銷部接到重要團(tuán)隊(duì)或重大接待任務(wù)需臨時(shí)增加設(shè)備、設(shè)施時(shí)，應(yīng)至少提前三天將有關(guān)計(jì)劃和要求預(yù)先通知工程部。2、市場營銷部接到租用長包房、租賃或承包酒店經(jīng)營場所等業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)至少提前三天將租用方需用的電器設(shè)備的情況及時(shí)通知工程部，由工程部負(fù)責(zé)對(duì)租用區(qū)域內(nèi)的電器容量進(jìn)行測定審核后方可使用。若承租方提出需對(duì)租用場所進(jìn)行必要的裝修改造時(shí)，市場營銷部應(yīng)與工程部共同研究提出實(shí)施方案，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由工程部落實(shí)實(shí)施。（六）市場營銷部與人力資源部1、根據(jù)本部門工作需要18、和人力資源部安排，做好員工崗位調(diào)整工作和崗位培訓(xùn)工作。2、根據(jù)工作需要向人力資源部提出用工申請(qǐng)，參與員工面試并做好新進(jìn)員工培訓(xùn)。3、市場營銷部除做好自身各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，應(yīng)積極配合人力資源部做好本員工崗位資源培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。4、市場營銷部應(yīng)配合人力資源部做好考勤、業(yè)績考核和工資獎(jiǎng)金的評(píng)議和發(fā)放工作以及部門員工福利性待遇和醫(yī)療費(fèi)用的審核。5、市場營銷部應(yīng)做好長包房的住宿登記管理，積極配合保安部做好長包房承租人有效證件的查驗(yàn)和安全協(xié)議書的簽訂工作。6、由市場營銷部組織的大型活動(dòng)應(yīng)事先將活動(dòng)方案報(bào)人力資源部，請(qǐng)其協(xié)助維持治安秩序和現(xiàn)場安全檢查。二、與各部門溝通協(xié)調(diào)的工作標(biāo)準(zhǔn)：1、所有的19、通知都必須以書面的形式發(fā)出，雙方需簽字認(rèn)可。2、信息的傳遞與反饋必須及時(shí)準(zhǔn)確，最長不可超過24小時(shí)，急事急辦。3、注意工作方式，杜絕用強(qiáng)硬、命令的口吻一、會(huì)議銷售的操作程序：1、會(huì)議洽談前（1）各種會(huì)議原則上由市場營銷部負(fù)責(zé)，涉及租場、住房、宴會(huì)等方面的大型綜合活動(dòng)由市場營銷部會(huì)同餐飲公司等共同接洽承辦。（2）先準(zhǔn)備好有關(guān)推銷資料，如會(huì)議價(jià)目表、會(huì)議宣傳資料，餐飲各類菜譜，租用設(shè)備價(jià)目表、名片、洽談?dòng)涗泦挝坏炔磿r(shí)與客戶見面。（3）帶領(lǐng)客戶參觀會(huì)議場地及設(shè)施做好介紹性推銷。2、會(huì)議洽談中（1）根據(jù)預(yù)訂要求，查閱會(huì)議/團(tuán)隊(duì)客情一覽表；（2）了解會(huì)議的性質(zhì)、名稱、時(shí)間、人數(shù)、舉辦單位、聯(lián)系人、電話20、號(hào)碼并準(zhǔn)確地記錄其要點(diǎn)。（3）確定會(huì)場的地點(diǎn)、形式、音響、燈光、服務(wù)、項(xiàng)目、所需的橫幅、會(huì)標(biāo)、告示牌、花草布置、簽到臺(tái)、迎賓臺(tái)、歡迎隊(duì)伍、文藝演出等要求。（4）確定用餐標(biāo)準(zhǔn)，宴會(huì)人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、地點(diǎn)、日期以及會(huì)議的茶水、水果點(diǎn)心、飲料等要求和標(biāo)準(zhǔn)。（5）確定用房要求，如房間種類、間天數(shù)、日期、價(jià)格等。（6）確定場租、設(shè)備租用以及其它娛樂配套設(shè)施的價(jià)格。（7）確定支付方式，并要求會(huì)議方支付預(yù)算費(fèi)用的10%作為訂金。（8）確定參會(huì)人員泊位數(shù)，司機(jī)、陪同就餐休息地點(diǎn)。（9）盡量滿足會(huì)議方要求，若有困難需事先向客人解釋清楚，以免誤會(huì)。（10）洽談結(jié)束前，重復(fù)各項(xiàng)要點(diǎn)最終確定，簽定會(huì)議協(xié)議書，一式二份，雙方21、各執(zhí)一份。（11）根據(jù)洽談要求，填寫會(huì)議接待通知單會(huì)議室使用通知單用餐通知單，按所涉及的部門，一式幾份，一份留存，其余送到有關(guān)部門，要求至少提前三天送達(dá)。3、會(huì)議期間（1）會(huì)議前一天，與財(cái)務(wù)聯(lián)系，了解會(huì)議方支付訂金情況，如未交，要提醒；對(duì)信譽(yù)欠佳者，可采取相應(yīng)的措施，對(duì)老客戶可酌情放寬有關(guān)限制；總之，要區(qū)別對(duì)待，確保所有款項(xiàng)收齊。（2）如有變化，應(yīng)及時(shí)填寫變更通知單通知有關(guān)部門，細(xì)小變化可電話通知，記下對(duì)方姓名，以便查實(shí)。（3）會(huì)前一小時(shí)檢查會(huì)場布置情況。（4）會(huì)議期間，全方位跟蹤服務(wù)，了解客人的反映，及時(shí)處理與協(xié)調(diào)有關(guān)問題。保證會(huì)議客人滿意。4、會(huì)議結(jié)束后（1）會(huì)議結(jié)束時(shí)，及時(shí)與總臺(tái)聯(lián)系，確保所有款項(xiàng)收齊，處理可能出現(xiàn)的問題，如匯款到酒店則需經(jīng)辦人對(duì)所有款項(xiàng)簽字認(rèn)可。（2）征求會(huì)務(wù)和開會(huì)者的意見，作好記錄，并填寫客戶意見反饋表。（3）由部門文員將會(huì)議協(xié)議書、會(huì)議接待通知單歸類，并登記在會(huì)議/團(tuán)隊(duì)經(jīng)營情況一覽表上。（4）由高級(jí)公關(guān)經(jīng)理為會(huì)議客戶建檔，注明所有細(xì)節(jié)，以便今后有針對(duì)性地推銷。