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1、實業(yè)公司采購部供應(yīng)商信息管理制度附問題一覽表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 供應(yīng)商信息管理是企業(yè)管理者為了有效地開發(fā)和利用供應(yīng)商信息資源，在供應(yīng)商管理過程中，對供應(yīng)商信息進(jìn)行收集、加工、輸入和輸出的活動總稱。第1章 總則第1條 目的為了規(guī)范供應(yīng)商信息的收集、整理和存檔管理工作，促進(jìn)公司充分了解供應(yīng)商的供應(yīng)、交期、品管等能力，從而為公司制定采購決策提供依據(jù)，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于采購部人員收集、整理、存檔供應(yīng)商信息等相關(guān)工作。第3條 職責(zé)分工1.供應(yīng)商主管負(fù)責(zé)審核和落實供應(yīng)商信息管理制度，監(jiān)督供應(yīng)2、商信息管理過程。2.采購專員負(fù)責(zé)分析和核定供應(yīng)商信息，評價供應(yīng)商資信等。3.采購文員負(fù)責(zé)收集、整理、存檔、保管供應(yīng)商信息。第2章 供應(yīng)商信息的收集第4條 供應(yīng)商信息的內(nèi)容供應(yīng)商信息的內(nèi)容主要包括以下四個方面。1.供應(yīng)商基礎(chǔ)資料，也就是公司掌握的供應(yīng)商最基本的原始資料，主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、E-mail、網(wǎng)址、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人，公司概況，設(shè)備狀況，人力資源狀況，主要產(chǎn)品及原材料等。2.供應(yīng)商特征信息，包括供應(yīng)能力、發(fā)展?jié)摿Α⑵髽I(yè)規(guī)模和知名度等。3.供應(yīng)商業(yè)務(wù)狀況，主要包括目前及以往的銷售實績，經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)，與其他競爭公司的關(guān)系，與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。4.交易活3、動現(xiàn)狀，主要包括供應(yīng)商的交貨狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策、企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、財務(wù)狀況等。第5條 實施信息收集1.采購專員制訂周密、切實可行的信息收集計劃，并報采購部經(jīng)理審批。2.供應(yīng)商主管將收集計劃分解并分配給采購專員。3.采購文員按照信息收集的目的和要求設(shè)計出合理的信息收集提綱與表格。4.采購文員按照任務(wù)的特點，選擇合適的收集方式和方法。第3章 供應(yīng)商信息的整理第6條 供應(yīng)商信息的分類供應(yīng)商信息按照來源不同一般分為以下五類，采購專員應(yīng)按照以下分類整理信息。1.基本情況，包括供應(yīng)商代碼、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地址、開戶銀行、開戶賬號、稅號、聯(lián)系人、電話、傳真等。2.資料類，主要4、包括營業(yè)執(zhí)照、執(zhí)照到期日期、生產(chǎn)許可證、許可證到期日期、質(zhì)量體系證書、證書到期日期、產(chǎn)品標(biāo)識、行業(yè)檢測報告及有效期、企業(yè)簡介、配套設(shè)備情況、供應(yīng)商基本情況調(diào)查表等。3.合同類，包括供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議、配套產(chǎn)品保修服務(wù)協(xié)議、合同及合同編號、技術(shù)協(xié)議。4.產(chǎn)品類，包括物料編碼、產(chǎn)品名稱、圖號、價格、企業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等。5.流程類，包括樣品小批鑒定表、供應(yīng)商評價記錄、供應(yīng)商批準(zhǔn)表格等。第7條 供應(yīng)商信息的整理1.采購文員負(fù)責(zé)收集和審核供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的資料，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、印刷許可證和稅務(wù)登記證等。2.采購專員對供應(yīng)商進(jìn)行分類與編號，分類的方法按公司編碼規(guī)定。3.采購文5、員按照供應(yīng)商編號，將采購專員核定的供應(yīng)商信息錄入信息管理系統(tǒng)，建立供應(yīng)商檔案卡。4.采購文員把信息以調(diào)查報告、資料摘編、數(shù)據(jù)圖表的形式整理出來。5.采購專員將這些信息資料與收集計劃進(jìn)行對比分析，如不符合要求，還要進(jìn)行補(bǔ)充收集。第4章 供應(yīng)商信息的存檔第8條 供應(yīng)商信息存檔規(guī)定1.按照領(lǐng)導(dǎo)審批和公司規(guī)定，采購文員將供應(yīng)商信息資料注明密級。2.將資料按來源、時間、內(nèi)容等分成若干層次和類別。3.歸檔的資料應(yīng)齊全完整，按照順序或編號進(jìn)行裝訂。4.將裝訂好的資料，按照公司的編碼規(guī)則編號、標(biāo)注標(biāo)題，并編制卷內(nèi)目錄。5.按照分類將案卷整齊放在規(guī)定的檔案柜或檔案架上。6.定期對資料進(jìn)行整理、清理、核對。第9條6、 供應(yīng)商信息借閱規(guī)定1.借閱資料時，必須辦理借閱手續(xù)。借閱人員需注明借閱資料、期限及用途等，由借閱人員部門領(lǐng)導(dǎo)審批，并由采購部經(jīng)理審批。2.采購文員審核“借閱申請單”，并及時登記借閱信息。3.借閱人員應(yīng)準(zhǔn)時送還資料，采購文員應(yīng)核對資料，并登記。4.如出現(xiàn)借閱異常時，采購文員應(yīng)了解情況，必要時上報部門領(lǐng)導(dǎo)。第10條 供應(yīng)商信息管理的注意事項1.供應(yīng)商信息管理應(yīng)保持動態(tài)性， 需要根據(jù)供應(yīng)商情況的變化， 不斷地加以調(diào)整，清理過舊資料，及時補(bǔ)充新資料，并進(jìn)行跟蹤記錄。2.供應(yīng)商信息管理工作應(yīng)提高質(zhì)量和效率，不能將供應(yīng)商檔案束之高閣，應(yīng)以靈活的方式及時全面地提供給業(yè)務(wù)人員和有關(guān)人員。第11條 公司員工應(yīng)7、理解并遵守供應(yīng)商信息管理制度的相關(guān)規(guī)定。第12條 供應(yīng)商信息的標(biāo)注、保存、借閱、打印、復(fù)制、分發(fā)傳遞、銷毀、監(jiān)控和失密情況的處理，按公司信息保密制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第5章 附則第13條 本制度由采購部負(fù)責(zé)制定，報采購總監(jiān)審批后執(zhí)行。第14條 本制度自頒布之日起實行。 采購信息系統(tǒng)使用制度采購信息系統(tǒng)可以有效地整合企業(yè)內(nèi)外資源，加強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商之間的合作，增強(qiáng)企業(yè)采購業(yè)務(wù)的透明度，實現(xiàn)采購管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化等，提高采購工作的效率和質(zhì)量，提升企業(yè)的核心競爭力。采購信息系統(tǒng)使用制度第1章 總則第1條 目的為了有效組織、管理和控制采購信息的采集、整理、傳輸、分析等過程，確保公司的采購活動實現(xiàn)信息8、化，提高采購工作效率，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司采購信息系統(tǒng)的使用、維護(hù)等相關(guān)管理工作。第3條 職責(zé)分工1.采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)劃分采購信息系統(tǒng)中采購模塊的使用權(quán)限，審核系統(tǒng)維護(hù)的信息，并且監(jiān)督采購信息系統(tǒng)的實施。2.采購部各工作人員負(fù)責(zé)與信息管理部溝通采購信息系統(tǒng)需求，操作采購信息系統(tǒng)，配合信息管理部人員開展系統(tǒng)測試，并及時將操作信息反饋給信息管理人員。3.信息管理部人員負(fù)責(zé)采購信息系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)操作的培訓(xùn)和指導(dǎo)、系統(tǒng)運轉(zhuǎn)情況的監(jiān)控及采購信息系統(tǒng)的調(diào)試、維護(hù)等工作。第2章 采購信息系統(tǒng)的架構(gòu)介紹第4條 采購信息系統(tǒng)的構(gòu)成采購信息系統(tǒng)包括業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和電子商務(wù)9、系統(tǒng)三個部分。采購信息系統(tǒng)的構(gòu)成及用途一覽表序號構(gòu)成主要用途1業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)日常采購計劃及認(rèn)證、訂單環(huán)節(jié)的核心業(yè)務(wù)信息處理2業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)采購績效統(tǒng)計處理，商業(yè)信息數(shù)據(jù)的收集及查詢、歷史經(jīng)驗數(shù)據(jù)存放與共享3電子商務(wù)系統(tǒng)與供應(yīng)商或社會供應(yīng)群體的信息系統(tǒng)進(jìn)行信息交換及傳遞第5條 采購信息系統(tǒng)架構(gòu)一般情況下，在整個采購作業(yè)系統(tǒng)中包括采購資料庫、管理信息系統(tǒng)、采購作業(yè)系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)及MRP系統(tǒng)等模塊。第3章 采購信息系統(tǒng)的操作管理第6條 采購信息系統(tǒng)的權(quán)限分配1.采購專員申請采購信息系統(tǒng)的操作權(quán)限，提交采購部經(jīng)理審核，并報采購總監(jiān)審批。2.采購專員將審批通過的“權(quán)限申請表”提交給信息管理部。3.采購專10、員得到信息管理部的反饋后，進(jìn)行權(quán)限測試，如有問題應(yīng)及時通知信息管理部。4.采購專員使用分配的系統(tǒng)權(quán)限，按照操作標(biāo)準(zhǔn)開展日常業(yè)務(wù)。第7條 采購信息系統(tǒng)使用操作1.信息管理部應(yīng)編制采購信息系統(tǒng)操作標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)信息管理部經(jīng)理審核后下發(fā)采購部執(zhí)行。2.采購部工作人員在接受信息管理部的采購信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)之后，應(yīng)利用信息系統(tǒng)輔助開展采購業(yè)務(wù)。3.采購專員在日常使用系統(tǒng)中，如發(fā)現(xiàn)問題 應(yīng)及時與信息管理部溝通解決。第8條 采購信息系統(tǒng)操作注意事項1.采購專員的系統(tǒng)權(quán)限應(yīng)與其崗位職責(zé)相符，如采購訂單的制作和采購訂單的審核不能是同一個用戶。2.采購專員的職責(zé)如有變動，應(yīng)及時申請，請信息管理部做相應(yīng)的變更。3.未經(jīng)授11、權(quán)，任何人不得將用戶權(quán)限給未授權(quán)限的用戶使用。4.采購專員應(yīng)嚴(yán)格按照采購信息系統(tǒng)的操作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，不得擅自改動。第4章 采購信息系統(tǒng)的操作問題處理第9條 采購管理信息系統(tǒng)的主要問題由于市場隨時發(fā)生變化、人員操作失誤等原因，在使用信息管理系統(tǒng)時應(yīng)注意收集信息系統(tǒng)問題，一般情況下問題可分為以下兩類，具體如下表所示。系統(tǒng)管理信息系統(tǒng)問題一覽表問題種類具體問題系統(tǒng)本身問題信息系統(tǒng)與公司現(xiàn)有系統(tǒng)（包括公司防火墻）的整合問題，不能兼容系統(tǒng)數(shù)據(jù)容量問題，可能影響系統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲、備份、輸出系統(tǒng)運算邏輯問題，運行結(jié)果與實際出現(xiàn)差異系統(tǒng)設(shè)計的程序不能滿足實際業(yè)務(wù)操作的需求，因系統(tǒng)的局限性無法進(jìn)行二次開發(fā)或開發(fā)費12、用過高系統(tǒng)程序開發(fā)出現(xiàn)漏洞，可能引發(fā)系統(tǒng)癱瘓業(yè)務(wù)操作的問題系統(tǒng)操作比實際業(yè)務(wù)操作復(fù)雜，需增加崗位或人員，導(dǎo)致管理費用或維護(hù)費用過高各職能部門之間缺乏合作，造成數(shù)據(jù)錯誤操作人員缺乏規(guī)范、完整的培訓(xùn)，因系統(tǒng)操作不熟悉導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤因不熟悉系統(tǒng)或?qū)嶋H業(yè)務(wù)操作，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)參數(shù)設(shè)置錯誤缺乏信息系統(tǒng)管理的復(fù)合型人才，導(dǎo)致無法全面的協(xié)調(diào)和管理整個系統(tǒng)的運行人員變動頻繁，關(guān)鍵操作或?qū)嵤┤藛T流失，導(dǎo)致系統(tǒng)操作流程發(fā)生阻塞測試和試運行不充分，急于投入使用，未及時發(fā)現(xiàn)問題第10條 信息系統(tǒng)的改善1.采購專員在日常操作中如發(fā)現(xiàn)問題或需要改善的地方，經(jīng)采購部經(jīng)理審批后及時將系統(tǒng)改善需求提交到信息管理部。2.采購專員應(yīng)配合信息管理的調(diào)查、確認(rèn)以及測試的需求。3.在信息管理部對系統(tǒng)調(diào)試完成后，應(yīng)先進(jìn)行試運行，并記錄運行狀況。4.改善的系統(tǒng)經(jīng)確認(rèn)滿意之后，采購專員要簽字驗收，并更新采購信息系統(tǒng)操作標(biāo)準(zhǔn)。第5章 附則第11條 本制度由采購部負(fù)責(zé)制定、解釋、修訂，由采購總監(jiān)審批。第12條 本制度自頒布之日起正式實行。