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1、小公司采購流程及合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為了提高公司采購效率，明確崗位職責，有效降底采購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規范物質采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。 第1項 申購程序申購的定義。申購是指某人或者某部門根據公司經營活動需要確定一種或幾種物料，并按照規定格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。一、申購單提報規定。1.申購單應按照要素填寫完整，清晰，由公司總經理審核批準后報采購部門。2.申購單的更改和補充應重新填寫并由公司總經理簽字。二、申購單接收規定。 具體負責2、采購的部門就以下事項對申購單進行審核。1應檢查申購單的填寫是否按照規定填寫完整，清晰，檢查申購單是否經過公司領導審批。2接收申購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整不清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。3通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存。4對于不符合規定和撤銷的申購單物資應及時通知申購部門。三、申購單分發規定。 1對于采購應按照人員分工和崗位職責進行分工處理。審批人與采購人應職責分離。2對于緊急申購項目應優先處理。3無法于申購部門需求日期辦妥的應通知申購部門。4重要項目的采購前應征求公司相關領導的建議。四、采購周期的規定。 1詢好價后在本市區采購的物資及產品的采購周期不應超3、過3天。2詢好價后非本市區采購的物資及產品的采購周期不應超過7天。3采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明相關原因。4遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。五、對于已簽訂合同的供應商，分次采購需就每次采購的數量、金額、發貨時間等事項，與供應商進行書面或郵件確認。未簽訂合同的供應商按本制度第三章供應商的選擇及合同簽訂執行。六、屬于相同類型或屬性近似的產品應該整理歸類集中采購。對于緊急申購項目應優先處理。 1. 集中采購：凡是有相同類型，共同性的材料采用集中計劃采購。采購前，申購部 門按計劃申請。采購部門集中辦理采購。 2. 緊急采購：緊急采購的物料總金額在5000元以下（含54、000元）的，書面報請公司項目分管領導批準。采購的物料總金額在5000元以上20000元（含20000元）以下的，需報請公司總經理書面批準。 第2章供應商的選擇及合同簽訂對第一次合作的供應商，需進行資質考核、詢價、比價。詢價、比價由總經理負責，并報備董事長。 一、 采購部門應對供應商資質進行考核，考核的方面包括但不限于以下內容：1供應商應具備一定的資質和實力，具有提高或完成我公司所需物資和項目的能力，產品質量符合我司需求。2供應商財務流程健全，能提供正規的發票。 3查詢供應商是否有征信不良記錄，對銷售給我們的商品是否在其法定營業范圍內，近期是否出現重大違法事項。 4重要項目應通過一定的方法對于5、目標單位的實力、資質進行驗證和審查，并通過進行實地考察，了解供應商的各方面實力，以確保其能進行穩定的合作。 二、初步篩選后，有針對性的就幾家供應商進行詢價。1. 應認真審閱申購單的品名，規格，數量，了解技術要求，遇到問題應及時與申購部門溝通。2. 所有采購項目必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則上不通過其代理或各種中介機構詢價。 3在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。三、對詢價結果進行對比、議價。 1對供應商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認。 2對于合格供應商的價格水平進行市場分析、比對，篩選價格最低，所報價的綜合條件更加突出的廠商。 3參考目標或理想價格與各供應商進行價格6、及條件的進一步談判。4比價，議價結果經公司領導審核，并報備至董事長。第3項 合同的簽定及規定合同的簽訂及其規定。合同是當事人或當事雙方之間設立，變更，終止民事關系的協議，依法成立的合同，受法律保護，廣義合同指所有法律部門中確定權利，義務關系的協議。 一、合同正文應包含的要素1合同名稱，合同編號，簽訂地點。2采購物品名稱，規格，數量，單價，總價及合同總額。3. 包裝要求：重量，尺寸，規格，包裝材料等等。4. 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應說明。5質量要求及規范。 6要求交貨日期。7付款方式。 8違約責任和解決糾紛的辦法。9雙方公司信息。 二、合同簽訂及其規定。 1如涉及到技術問題及7、公司機密的注意保密責任。 2質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品的質保期。3詳細約定發票的提供時間及要求。4針對不同的合同約定不同的付款方式。5違約責任一定要詳細具體， 要經公司法律顧問審核。 6合同審查后應由公司領導簽字加蓋合同公章方可生效。 7合同以傳真或其它形式提供給供應商后，要求供應商簽字加蓋公司合同專用章回傳。第4項 付款及合同執行 一、付款按以下規定執行 1財務部向倉庫確認貨物收到、質檢合格后方可申請付款。2按照合同約定，達到付款條件的貨款進行付款操作。3填寫費用報銷單，該單由財務負責人、總經理審批簽字完畢后提交財務部。二、合同執行與跟進 1已簽訂合同、訂單由申購部門負責跟進，總經理進行監督，如出現問題申購部門應及時提出建議或補救措施，并及時通知公司領導。 2已簽訂的合同在執行期間應及時掌握合作單位對合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量按時履行。3. 合同在履行期間應按照雙方約定嚴格執行，如遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同。第5項 對賬調節 每月5日之前，財務部對主要供應商就截止至上個月底的應付未付金額、未開發票金額等事項進行對賬，并將結果匯報給財務負責人及總經理。 若發生較大差異，應查明原因，并填寫書面情況說明書，闡明原因及處理意見，匯報至總經理處。