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1、房地產開發公司材料設備采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第1章 總則第1條 目的1規范公司的采購行為，降低采購成本。2兼顧質量和成本，在保證公司開發項目正常施工的前提下提高材料設備質量。3提高對供應商的談判能力，以獲得較優性價比的采購材料設備。第2條 適用范圍公司工程項目材料設備采購管理相關工作需參照本制度執行。第2章 職責分工第3條 材料設備部職責1負責制定和完善材料設備采購管理制度和流程。2收集市場信息，建立材料設備和供應商信息庫。3負責對供應商進行評審、考核，建立供應商檔案和合格供應商名冊。4制訂項2、目總體的材料設備采購計劃。5負責組織制定各類材料設備的采購準備文件。6負責材料設備采購合同的談判和擬訂。7負責材料設備采購合同的報審和修改。8負責組織材料設備的進場及進場檢驗。9負責組織材料設備質量驗證的對外送檢工作。10參與協調施工過程中與供應商的關系。11負責跟蹤記錄材料設備的使用情況。12負責收集整理各種質量合格證書和檢驗試驗文件。13參與采購設備的竣工報驗。14負責協調和管理材料設備的保修服務工作。15負責對供應商進行考核評價。第4條 工程技術部職責1參與制訂項目總體采購計劃。2負責提出材料設備需求計劃。3參與制作相關的采購準備文件。4參與進場材料設備的檢驗和試驗。5負責監督材料設備的3、保管、標識及出入庫管理工作。6負責組織和協調設備安裝施工。7負責反饋材料設備使用情況和供應商的服務情況。8負責組織設備的竣工報驗。第5條 造價管理部職責1參與制訂項目的材料設備采購總體計劃。2負責提出材料設備采購的計劃成本。3收集整理市場材料設備價格變化動態，對報價進行監督審查。4負責審查材料設備采購合同。5負責匯總材料設備價款及變更，及時調整工程總造價。第6條 財務部職責1參與對供應商的銀行信用及財務狀況的調查。2參與制定合同的付款條款。3匯總、制訂材料設備資金需用計劃。4負責向供應商支付材料設備價款。第7條 公司主管副總職責1監督和指導材料設備采購全過程工作的開展。2負責選擇材料設備供應商4、。3負責審核材料設備采購合同。4負責處理材料設備進場和施工過程中的重大事件。5負責審核供應商考核結果。6負責審查材料設備履約完成證明，對材料設備價款支付出具意見。第3章 采購申請第8條 提出采購需求所有工程需用的甲供設備材料、配件由工程技術部在使用前一個月根據設計要求、施工圖及施工預算書編制甲供材料設備需求表，報項目經理審核通過后交材料設備部。第9條 編制采購計劃材料設備部根據工程技術部提供的材料、設備清單進行市場調查，編制采購計劃，交造價管理部、財務部審核后報項目經理審核確定。第10條 采購申請審批1一般材料設備采購由設備材料部編寫調查報告，報總工審核后實施。2重要設備及大宗物件的市場調查報5、告由項目經理審核后報公司副總、總經理審核。第4章 實施采購第11條 采購市場調查1收集產品和供應商的資料和信息。2收集各類材料設備的市場信息，針對計劃采購的材料設備建立專項數據庫，數據庫中每項必須收集不少于5家以上供應商的產品信息。3向各類材料設備廠家詢價，索取產品說明書、樣本等資料和信息，并進行分項編目、登記、保管，以備查用。4了解市場上新產品、新材料的情況，定期上交專項分析報告。5了解政府對材料設備使用的政策、法規。第12條 制作采購準備文件材料設備部組織制作“材料設備采購清單”，明確采購的詳細需求，以作為采購實施的依據，其內容應包括相關圖紙、設備型號、性能要求、技術參數、品種、加工要求、6、數量、交貨期、驗收標準、現場安裝要求、質量保修條件等。1造價管理部負責提供材料設備的數量、計劃采購成本等。2工程技術部負責提出材料設備的進場時間要求、現場安裝要求、設備型號、參數等，并負責與監理公司溝通，確認采購的相關需求。3由材料設備部負責歸檔管理相關材料設備的國家標準和部頒標準，作為材料設備進場檢驗的依據。第13條 供應商資格預審1材料設備要求供應商遞交各類證明文件，包括企業介紹、企業資質證明資料、產品質量證明資料、進口物資的相關證明、獲獎證書等，并對其資格進行評審。2材料設備部填寫“供應商資格評審表”，上報主管副總審批后確定入圍的供應商。3入圍的供應商不得少于兩家。第14條 供應商評價針7、對不同的材料設備特點采取不同的評價方式。1對能提供標準產品的進行樣品檢測，檢測結果作為評價依據。2對不能提供樣品的，進行廠家或其承包項目的考察，考察結果作為評價的依據。第15條 樣品檢測和評價1材料設備部要求各供應商按要求數量送樣，并附鑒定書或檢測報告。2材料設備部收到樣品后，立即填寫委托單，將樣品送到經過認證的專業檢測機構檢測。3材料設備部負責取得檢測報告，并按檢測結果對產品進行質量性能評價。4監理單位和公司的工程技術部、質量管理部參與對樣品的確認，并進行封樣。第16條 對廠家或其承包的項目考察材料設備部組織工程技術部、造價管理部、質量管理部及其他專業人員對廠家或其承包項目進行考察，必要時應8、邀請監理單位參與。第17條 考察報告材料設備部提交考察報告，報告的內容應包括企業規模、生產能力和裝備、領導質量意識、員工素質、質量管理體系建設、售后服務、設計開發能力、客戶滿意度反饋等。第18條 報價和審價當供應商樣品符合要求或考察合格后，可通知各供應商報價，材料設備部負責具體的談判工作。談判價格必須經過造價管理部審核。第19條 選定供應商1材料設備部負責向主管副總提交材料設備檢測報告或考察報告。2造價管理部向主管副總提交“供應商報價審核表”。3采購金額在 萬元以下的，由主管副總選定供應商；采購金額在 萬元以上的，由主管副總提出選擇建議，上報高層領導審批確定。4材料設備部負責將選擇結果通知各供9、應商，同時要求中選的供應商前來辦理有關合同事宜。第20條 合同談判與簽訂具體的執行程序和規定見本公司“工程物資采購合同管理制度”。第5章 材料設備進場檢驗第21條 編制進貨檢驗計劃材料設備部需編制“材料設備進場檢驗計劃”，明確檢驗地點、檢驗的方式、檢驗記錄方式、抽樣的方式和比例、檢驗量具和儀器、檢驗記錄表格等，為材料設備進場檢驗工作作好充足的準備。第22條 材料設備進場準備材料設備的進場時間及安排，至少提前5天通知項目管理部，要求承包單位和監理單位作好相應的準備。第23條 檢驗地點1進場檢驗一般在施工現場進行。2對體積特別大的采購材料設備，可送到施工現場的工作地，在工作地開展質量檢驗工作。3當10、現場安裝要求特殊的材料設備時，則可由材料設備部派出專業工程師常駐供應商生產現場，由其進行過程檢驗和出廠檢驗。4要進行報關商檢的進口材料設備，材料設備部的專業工程師應到海關進行檢驗。第24條 檢驗方式1材料設備部組織工程技術部、承包單位和監理單位、供應商幾家聯合驗收驗證，填寫相關的表格并簽字確認。2對重要的材料設備要現場錄像或照相，作為將來備查的依據。第25條 檢驗和試驗的執行1在進貨檢驗中，材料設備部專業工程師可根據外購材料設備的質量重要程度等級和供應商質量保證能力評級，適當調整材料設備的檢驗數量和質量特性的檢驗重點。2物資檢驗首先要對材料設備質量證明文件進行檢驗，確保證明符合合同和國家有關規11、范的要求。3按照采購合同（或采購計劃）對物資的名稱、型號、規格、產地、材質、數量進行核對。4對規定必須經過檢測試驗的材料設備，由專業工程師進行抽樣，委托經過認證的檢測中心進行檢測和試驗。5材料設備部負責收集、整理材質證明及相關證明資料。第6章 不合格材料設備的處理第26條 退貨處理1當材料設備不合格的程度比較嚴重，影響到工程質量時，采購專業工程師應通知供應商辦理退貨事宜。2為防止供應商以后將這類不合格品混入合格品再次交貨，材料設備部應扣留這類不合格品，或在不合格品上作出破壞性標志后再交供應商運回。第27條 返工處理當材料設備不合格時，材料設備部與供應商談判后，辦理退貨手續，供應商將材料設備運回12、進行檢驗篩選或返工，將篩選出的合格品及返工后的合格品再送檢。第28條 回用1材料設備的不合格特性不會給工程質量帶來影響時，公司可以作讓步處理。2回用包括不降價回用和降價回用，是否回用由工程技術部、質量管理部、監理單位共同出具意見，決定是否降價由造價管理部出具意見，最終報主管副總審批通過后執行。第29條 不合格處理記錄在上述幾種不合格品的處理過程中需填寫“不合格材料設備記錄表”，并將供應商的不合格行為記入“供應商履約過程記錄表”。第7章 采購紀律第30條 公司工作人員在供應商考察和樣品檢測中接受供應商行賄，但未給公司造成損失時，給予警告處分，調離原崗位，并處以 元的罰款。第31條 公司工作人員接13、受供應商行賄，不能客觀公正、公平地評價、選擇供應商時，調離原崗位，處以 元的罰款；給公司造成重大經濟損失時，應予除名，并追究其法律責任。第32條 材料設備進場檢驗人員如不能嚴格把關，讓不合格材料設備進入施工現場時，處以 元的罰款。第33條 采購的各類記錄不齊全，導致重要的過程文件缺失或遺漏的，追究當事人的責任，并處以 元的罰款。第34條 對供應商考核不公正的，追究責任并處以 元的罰款。第8章 附則第35條 房地產項目各類采購申請應嚴格以公司總部年度采購預算為依據，由公司總部財務室復核，所有的采購材料設備相關資料都必須報公司總部辦公室備案。第36條 本制度由公司總部辦公室制定并負責解釋與修改。第14、 37條 本制度自發布之日起執行。附件： 1.年度設備采購計劃表2.月度材料采購計劃表3.材料設備考察信息表4.材料設備采購詢價表5.供應商評價記錄6.合同談判記錄表年度設備采購計劃表序 號設 備 名 稱型號、規格采購數量單 價總 價備 注注：設備采購主要采取招投標采購的方式進行，對于特殊設備可對原產地進行限制，以確保設備采購質量。編制： 日期： 審核： 日期： 批準： 日期：月度材料采購計劃表材料名稱型號規格庫存量預計材料消耗量訂購量單價總價備注上旬中旬下旬編制： 日期： 審核： 日期： 批準： 日期：材料設備考察信息表填表日期： 年 月 日 編號： 材料設備名稱規格型號數量供貨廠家聯系方式15、廠家報價情況考察情況記錄考察結論相關部門意見材料設備部項目經理部工程總監總經理經辦人：材料設備采購詢價表采購計劃單工作號詢價單工作號申請采購商品序號供應廠商電話廠商報價（單價）（單位：元）備注出廠價批發價零售價詢價員詢價員員工號詢價日期供應商評價記錄供應商編號：企業名稱成立時間詳細地址郵政編碼企業性質網址職務姓名電話傳真手機E-mail業務聯系人開戶行賬號貨款結算方式使用或依據的產品標準國際標準名稱、編號國家、行業標準、編號企業標準、編號其他產品體系認證情況 ISO9001 ISO14001 其他產品認證情況 ROHS CCC UL CE 其他同本企業的交易記錄交易日期產品名稱規格型號單價（含稅）（元）供應量交易總價款交貨（天）運輸方式填表人： 填表日期：合同談判記錄表記錄人： 記錄時間：供貨方談判時間供貨時間談判地點采購產品名稱數量產品規格和型號目標價格技術要求質量要求談判內容描述：（內容較多可以附表）談判主要爭議點：談判結果：談判參加人員談判日期主管領導審批意見： 簽字： 日期： 年 月 日