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1、投資公司采購付款及合同審批管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 投資有限公司采購管理制度政策名稱(Policy Name) 采購管理制度生效日期(Effective Date) 1采購原則（1）保證公司正常業(yè)務(wù)運(yùn)營需求，有效控制成本，提高工作效率，同時避免造成在執(zhí)行財務(wù)規(guī)定上的混亂和沖突。（2）建立規(guī)范的物品申購流程，做到從實(shí)際需求出發(fā)，充分合理運(yùn)用公司的資源。2采購流程2.1申請辦公用品公司預(yù)算內(nèi)采購，每季度最后一個月的25-30日由前臺對辦公用品/文具申請進(jìn)行匯總，填寫辦公用品采購計劃。要求必須清楚的列出申請2、理由和物品清單，并獲得經(jīng)理的批準(zhǔn)簽字。特殊物品及固定資產(chǎn)非公司預(yù)算內(nèi)采購，根據(jù)公司的情況需要而定的采買。但凡公司標(biāo)簽單價100元以上的采購應(yīng)列為固定資產(chǎn)采購。采購人員應(yīng)根據(jù)采購需求選擇性價比最好的供應(yīng)商并向經(jīng)理提交特殊物品及固定資產(chǎn)采購申請,按審批權(quán)限獲得審批后開始采購。請參見下方關(guān)于審批權(quán)限的規(guī)定。*單品價值在三千元以下的特殊物品及固定資產(chǎn)采購申請由經(jīng)理審批，超過三千元的特殊物品及固定資產(chǎn)采購申請由公司最高負(fù)責(zé)人審批2.2供應(yīng)商的選擇辦公用品辦公用品的采購應(yīng)確定定點(diǎn)單位作為供應(yīng)商，獲得送貨上門和長期優(yōu)惠的服務(wù)。特殊物品及固定資產(chǎn)（1）對公司定購的物品至少應(yīng)與三個以上的供貨商聯(lián)系，請供貨商提供3、報價。收到報價后，采購人員須對每一個供貨商的報價進(jìn)行比較和評估，具體評估內(nèi)容包括：l 供貨商的信用和信譽(yù)l 商品或服務(wù)內(nèi)容l 價格和降價余地l 質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)和規(guī)格l 交貨期和交貨計劃l 付款時間和計劃l 質(zhì)量保證l 售后服務(wù)l 技術(shù)培訓(xùn)等（2）經(jīng)過對供貨商報價的比較和評估，然后將評估報送公司最高負(fù)責(zé)人審批。（3）評估報告批準(zhǔn)后，即可開始與供貨商談判有關(guān)合同或購貨單的條件和條款，并根據(jù)重大開支的具體項(xiàng)目準(zhǔn)備合同或購貨單。合同或購貨單包括以下項(xiàng)目：l 公司名稱和地址l 供貨商的法定名稱和地址l 合同或購貨單的日期l 合同或購貨單編號l 發(fā)運(yùn)或交貨期l 價格條款l 交貨地點(diǎn)l 付款條件l 付款計劃4、l 所需文件l 數(shù)量l 單價和幣種l 計量單位l 貨品或服務(wù)的名稱和內(nèi)容l 規(guī)格、型號、類型、技術(shù)參數(shù)、備品備件、服務(wù)范圍等l 包裝l 安裝調(diào)試和驗(yàn)收l 價格類型l 質(zhì)量保證和索賠l 仲裁l 合同或訂貨單條款的修訂和更改l 需要特別通知的事項(xiàng)：如貨物出運(yùn)前要通知運(yùn)輸計劃等2.3特殊物品及固定資產(chǎn)采購流程（1）采購人員根據(jù)物品申購明細(xì)，在尋找3家以上的供應(yīng)商并要求對方提供公司介紹、營業(yè)執(zhí)照、銀行賬號、產(chǎn)品功能、價格等相關(guān)資料后，就可以進(jìn)入實(shí)際采購階段。申請人員如果對產(chǎn)品熟悉或已有固定的供應(yīng)商，應(yīng)提供相關(guān)的供應(yīng)商資料。（2）辦公用品的采購確定定點(diǎn)單位作為供應(yīng)商，實(shí)行送貨上門和長期優(yōu)惠的服務(wù)。（3）5、收到供應(yīng)商提供的商品報價后，采購人員進(jìn)行價格、質(zhì)量、以及提供的配套售后服務(wù)等綜合考慮因素方面的比較，然后做出決定，并報經(jīng)理審批。（4）對今后可能繼續(xù)購置的物品的供應(yīng)商，應(yīng)根據(jù)其表現(xiàn)和服務(wù)質(zhì)量，與其簽訂較長時期的雙方協(xié)議，以保證貨源的充足和價格的優(yōu)惠。（5）采購的產(chǎn)品涉及專業(yè)方面知識的，相關(guān)人員必須同時參與采購工作，并負(fù)責(zé)所采購的產(chǎn)品涉及到采購后的安裝、調(diào)試、使用、培訓(xùn)、售后服務(wù)等的聯(lián)系工作。（6）對公司所購物品，所有員工必須在采購人員處填寫固定資產(chǎn)驗(yàn)收單（請參見固定資產(chǎn)管理制度），對新購物品進(jìn)行登記驗(yàn)收。如有產(chǎn)品購置協(xié)議，須提供協(xié)議復(fù)印件給采購人員存檔。2.4合同的審批和簽定（1）涉及合同簽署6、的文件應(yīng)征詢律師意見。（2）合同簽訂后，根據(jù)合同的有關(guān)規(guī)定及執(zhí)行情況，按審批權(quán)限逐級審核后，報公司最高負(fù)責(zé)人審批。2.5付款流程公司采購付款有三種方式：公司預(yù)付款、公司后付款以及員工墊付。請參見PPT采購及付款流程圖的相關(guān)內(nèi)容。 2.6采購后工作發(fā)票采購的物品必須具有全套合法的發(fā)票憑證。對此，行政人員必須配合出納人員完成報銷的工作。文檔產(chǎn)品的說明書原則上由使用人留存，產(chǎn)品的保修卡等維修憑證則由行政人員留存，以便解決今后產(chǎn)品的保修和維修上等事宜。售后保修和維修所購產(chǎn)品如遇質(zhì)量問題需維修的情況時，由行政人員和產(chǎn)品使用人共同聯(lián)系維修事宜。涉及產(chǎn)品專業(yè)質(zhì)量上的問題反映，相關(guān)人員必須配合，共同解決，不得7、推諉。辦公室設(shè)備和辦公家具的購置及保養(yǎng)（1）使用人購買辦公室設(shè)備和辦公家具時應(yīng)向行政人員征詢有關(guān)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算等方面的意見，由經(jīng)理同意，報行政人員辦理。（2）行政人員應(yīng)設(shè)有設(shè)備保養(yǎng)合約檔案，員工在設(shè)備發(fā)生故障時應(yīng)交由行政人員處理。行政人員負(fù)責(zé)辦公家具的修理。2.6.5辦公室設(shè)備和辦公家具的遷移（1）行政人員對辦公室設(shè)備和辦公家具統(tǒng)一編號，實(shí)行公司統(tǒng)一調(diào)配，使用人負(fù)責(zé)的管理辦法。（2）行政人員負(fù)責(zé)辦公室之間以及員工之間設(shè)備和家具的遷移，并安排專業(yè)人員或外包公司處理大件物品的搬移。（3）為使固定資產(chǎn)登記與設(shè)備、家具的實(shí)際使用情況保持一致，各員工若要移動公司內(nèi)的設(shè)備和辦公家具，應(yīng)事先通知行政人員并8、填寫資產(chǎn)移動表。（4）員工調(diào)離或辭職前應(yīng)把辦公文具、抽屜及書柜鎖匙交還行政人員。公司資產(chǎn)、辦公設(shè)備和辦公家具的報廢 （1）辦公設(shè)備和辦公家具的報廢由行政人員在維修無效的情況下報經(jīng)理和財務(wù)人員批準(zhǔn)后作報廢處理。（2）電腦、電器設(shè)備的報廢須經(jīng)行政人員和技術(shù)人員確認(rèn)后報經(jīng)理和財務(wù)人員批準(zhǔn)，由行政人員作報廢處理。 3. 違反采購紀(jì)律的處理凡違反本規(guī)定的申請人員、采購人員或使用人，如果有違犯公司以上相關(guān)規(guī)定的，將予以通報批評；情節(jié)嚴(yán)重的，公司將以嚴(yán)重違反公司紀(jì)律論處。4. 其他說明本規(guī)定由公司行政人員負(fù)責(zé)制訂、修改和解釋，自公布之日起實(shí)行。5. 人員分工（1）馬總為公司最高負(fù)責(zé)人。（2）Rocky為公司經(jīng)理。（3）吳晶晶擔(dān)任公司行政人員兼采購人員。（4）gaofei擔(dān)任公司財務(wù)人員。