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1、設備公司全國性材料物資采購供應樣板、計劃制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 全國性材料物資采購供應管理制度第一章 總 則一、全國性材料物資定義：由集團統一招標、簽訂年度合同，廣州xx材料設備有限公司（以下簡稱材料設備公司）或地區公司負責采購供應的材料物資。二、材料設備公司及地區公司主要負責全國性材料物資采購供應工作。三、地區公司工程部負責材料的申報、驗收、使用管理，并確定各施工單位進度款申報周期內材料的使用量。各工程部必須根據工程建設量至少設置一名專職材料管理人員，由其負責建立健全計劃申報臺帳及材料使用臺帳，以及材2、料款支付及扣款的對賬工作。四、地區公司工程技術部負責本公司材料計劃的審核，材料配送、質量及臺帳的監督檢查考核工作，并協調解決地區公司內部材料管理方面問題。五、地區公司預決算部負責施工單位所用全國性材料物資款核算工作，在工程進度審核及結算審核時對接收和使用的材料數量、金額進行核算。六、地區公司合同管理部負責材料款扣除審核及合同履約監督維權取證工作。七、集團財務中心、地區公司財務部負責全國性材料物資財務核算及款項代付代扣工作。八、集團管理中心負責全國性材料物資配送監督管理及地區公司材料計劃審批工作。第二章 全國性材料物資采購供應方式一、由材料設備公司統一采購供應給施工單位的材料：人造砂巖、外墻磚、3、仿石磚、仿古磚、涂料、水泥瓦（含西瓦）、衛浴五金、潔具（含陶瓷、龍頭）、拋光磚、瓷片、開關面板插座、墻紙、吸頂燈（含筒燈）、園林燈具、水晶燈、櫥柜、入戶門、戶內門、門鎖五金、木地板、陽臺欄桿、鐵藝門及圍墻欄桿、室內鋁合金飄窗臺欄桿、電線電纜（含高壓電纜）、PVC及PPR等管材管件、分集水器、酒店及會所地毯、酒店電子鎖、防水材料、戶內配電箱、給水閥門、弱電箱箱體、鋼塑復合管及管件、地彈簧、排氣扇、淋浴間隔。二、由材料設備公司統一采購供應給地區公司或酒店集團的材料物資：廚房電器、對講機、智能化產品（含停車收費系統、監控系統、可視對講系統、數字硬盤錄像機）、樓盤電瓶車、酒店會所物資（含乒乓球桌及擋板4、鋼琴、桌球臺、健身器材、休閑沙發按摩床及技師凳、酒店電視機、浴室防水電視、電話機、清潔設備、保險箱、客房冰箱、電腦電視一體機、客房布草、餐飲布草、骨瓷、強化瓷、自助餐設備、廚房小型設備、不銹鋼餐具、水晶器皿、客房一次性用品、宴會家具、酒店家具、客房床具、客房服務用品、客房落地燈及臺燈、服務車類、酒店系統管理軟件、水會管理軟件、辦公家具）、電腦、安全帽、保安裝備、廣告傘、制服、公共區配電柜、垃圾桶及園林座椅、金銀器、不銹鋼制品、廚房用品、大堂服務用品、貨架系列、公共區垃圾桶、體育器材、標識標牌、清潔劑、印刷品、紙巾類、戶外家具、維修工具、員工宿舍家具、員工宿舍床上用品、員工工鞋、系統管理軟件、5、糧油、煙酒、貴重干貨。三、由集團簽訂年度框架協議、地區公司負責簽訂合同并采購供應的材料設備：小型中央空調、空調機組、風機盤管、發電機組、電梯、變頻供水設備、鋁合金門窗、變壓器、高低壓開關柜、低壓母線槽、高爾夫草坪設備、視頻會議系統、屋村巴士。四、全國性材料物資增減的管理：材料類別的增減由管理中心負責報集團總裁審批；因設計原因、產品的更新換代及產品優化不增加成本的由設計院或園林集團負責報集團主管領導審批，增加成本的須報董事局分管領導審批。五、由材料設備公司統一采購供應的材料物資，不允許地區公司采購供應；因特殊情況需地區公司采購供應的，須經主管材料供應的集團副總裁審批同意后方可采購供應。第三章 全6、國性材料物資樣板管理一、歸檔原始樣板：須由供貨單位、材料設備公司、設計院或園林集團、招投標中心四方簽名或蓋章確認，僅封存一套于材料設備公司。二、驗收原始樣板：須由供貨單位、材料設備公司、設計院或園林集團三方簽名或蓋章確認，由材料設備公司負責發放。原則上驗收原始樣板于封存后3天內下發、新項目材料進場20天前下發，地區公司每個項目各1套（由工程部簽收），總工室1套，材料設備公司駐地配送質檢部各1套，設計院或園林集團1套，供貨單位1套。三、驗收原始樣板可采用實物、實物小樣、圖片資料等形式。四、所有材料物資樣板須登記造冊，由使用部門自行管理。 第四章 全國性材料物資采購供應合同的管理一、全國性材料物資7、年度購銷合同的簽訂（一）全國性材料物資由集團常務招投標小組招標，框架協議或年度合同分別由招投標中心、材料設備公司及地區公司負責簽訂。（二）年度材料物資的定標須報董事局主席審批；月度價格上浮的須報董事局主席審批、月度價格下浮的由主管材料的集團公司副總裁審批，并均須簽訂補充協議。（三）年度合同須報集團總裁審批。（四）年度合同需簽補充協議的報集團公司主管副總裁審批。二、三方協議及供貨合同的簽訂（一）地區公司在簽訂施工合同時，須列出該項目所需的全國性材料物資明細。（二）材料設備公司在簽訂供貨合同時，須列明產品代碼和類別。（三）地區公司在簽訂施工合同時，須同時簽訂三方協議及供貨合同。材料設備公司于每月18、0日前將未簽訂“三方協議和供貨合同” 施工單位的名單提交集團財務中心，財務中心必須停止該單位的工程進度款，直至其簽訂為止。（四）三方協議及供貨合同由材料設備公司自行審批。三、合同文本的管理：檔案中心、財務部存檔合同原件各壹份。第五章 全國性材料物資計劃管理一、材料計劃種類：年度材料計劃、三月材料計劃、月度實際用料計劃。二、計劃模板的編制： （一）設計院、園林集團和材料設備公司共同下發全國性材料物資使用手冊及全國性材料物資統一標準表，并注明材料編碼、品名、規格型號、使用位置。（二）材料設備公司下發全國性材料物資計劃模板，僅包含設計已選用的規格型號。三、材料計劃申報、審批流程：（一）年度材料計劃：9、由材料設備公司負責編制，在集團年度工程開發建設計劃或重大節點計劃下發后15天內編制完畢。（二）三月材料計劃：由地區公司工程部負責編制，于每月12日前提交工程技術部；工程技術部于每月15日前完成審核后提交集團管理中心；集團管理中心每月20日前完成審批后提交材料設備公司；材料設備公司于每月25日前整理匯總后提交供貨單位備料。（三）月度實際用料計劃：由地區公司工程部編制下月計劃并于每月1日前提交工程技術部；工程技術部于每月3日前完成審核并經主管工程公司領導審批后提交集團管理中心；集團管理中心于每月5日前完成審批后提交材料設備公司；材料設備公司于每月10日前下發下月訂單至供貨單位。(四)施工單位尚未確10、定或三方協議未簽訂的,地區公司可以工程部名義申報材料。第六章 全國性材料物資庫存管理一、各類材料物資原則上均須庫存，并建立臺帳、定期盤點。二、倉庫及庫存量的設置： 每個城市須設立倉庫，原則上各倉庫備洋房10套1000標準、5套2000標準樣板房材料用量，有別墅盤的地區A型別墅備2套，B、C型別墅備4套板房用量；廠家庫存量原則上不少于年度材料測算量的10%和三月材料計劃第1個月需求用量相比的較大值。三、庫存材料物資的補倉規定：原則上材料物資出倉后須及時補倉。第七章 全國性材料物資配送管理一、材料分批進場管理（一）交樓大批量材料計劃可分批進場。（二）根據工程實際進度需要，工程部組織施工單位、駐地配11、送質檢部人員討論后，出具材料分批進場方案，經地區公司工程技術部、主管工程公司領導審核及管理中心現場負責人審批后，于每月15日前提交材料設備公司。（三）已申報的材料計劃要求到貨時間與現場工程進度需求明顯不符的，材料設備公司可根據工程實際進度安排材料進場，并提請管理中心現場負責人批準后執行。但因此影響現場工程進度的，經管理中心現場負責人簽字確認后，對材料設備公司進行處罰。二、卸貨管理（一）材料物資到達現場4個小時前，材料設備公司駐地配送質檢部項目負責人通知工程部項目經理及管理中心現場負責人；物資到施工現場后，材料設備公司倉管員及質檢員通知工程部監理工程師及管理中心現場負責人；工程部監理工程師必須在12、30分鐘內到達施工現場，組織施工單位開始卸貨，要求6個小時內將材料物資卸完，并完成工地收貨單的簽字確認工作；否則，材料設備公司將問題立即告知管理中心。（二）由于地區公司原因造成規定時間不能卸貨，材料設備公司有權自行組織卸貨，由此產生的一切費用由地區公司承擔，費用由地區公司財務部在其帳戶中直接劃扣給材料設備公司。（三）材料設備公司駐地配送質檢部編制卸貨臺賬，每月月底提交管理中心。三、驗收管理（一）全國性材料物資分為工廠、倉庫、現場驗收。（二）驗收標準：按照全國性材料物資現場驗收標準執行。1、工廠驗收 1）、根據需要可安排駐廠人員驗收。2）、驗收要點：是否為該供貨單位生產的；是否符合產品規格、型號13、數量及等級等要求。2、倉庫驗收供貨單位送貨到倉庫后，材料設備公司倉管、質檢員各1名及供貨單位代表共同按驗收要求驗收，合格的由材料設備公司開具進倉單，驗收人員共同簽名確認；不合格不得接收。3、現場驗收1）、從供貨單位送貨到施工現場的：材料設備公司倉管、質檢員各1名及供貨單位代表按驗收要求驗收，合格的由材料設備公司開具材料設備公司收貨單，驗收人員共同簽名確認；不合格不得接收。材料設備公司現場收貨完畢后，組織工程部監理工程師及施工單位代表進行現場收貨，由材料設備公司開具工地收貨單，現場驗收人員共同簽名確認。2）、倉配到施工現場的：由材料設備公司先開具材料設備公司收貨單，并將材料發送至現場，若無法及14、時配送，地區公司可自行提取并辦理費用簽證。貨物至現場后由材料設備公司組織工程部監理工程師及施工單位代表收貨，并開具工地收貨單，現場驗收人員共同簽名確認。（三）材料到場驗收合格后，因安裝、使用不當或成品保護不力造成的產品維修問題由工程部組織材料設備公司、供貨單位和施工單位召開會議，最終由工程部裁決責任劃分。（四）材料設備公司、地區公司工程部共同負責全國性材料物資的品質驗收，如對到貨材料的品質有異議，最終由地區公司董事長裁定。（五）以工程部名義申報的材料到場后，仍未確定施工單位的，由工程部負責簽收并保管；施工單位確定后，在其領用材料時，地區公司工程部應以函件形式報材料設備公司，以供發票開具；由地區15、公司工程部負責辦理材料領用手續，材料領用單簽字應齊全，并據以對施工單位扣款，同時應將材料領用單的材料設備公司財務部聯提交材料設備公司。（六）施工單位已確定，但因種種原因拒絕在工地收貨單上簽字的，工程部應在材料到場后15天內協調施工單位簽字。15天后施工單位仍未簽字的，材料設備公司將單據交地區公司財務部掛賬。（七）原施工單位已簽收，但中途變更單位（材料沒用完，新單位又不接收原材料）的或材料用于其他項目的，地區公司應在新單位進場15天內協調完畢并辦妥相關手續；原施工單位退料后由新單位重新領用的，應使用紅字工地收貨單辦理假退料手續（至少經材料管理員、項目經理、工程部經理、材料設備公司及原施工單位簽字16、），以供財務調賬。（八）因施工單位不簽收等問題造成的庫存材料，現場材料管理員應建立健全現場不簽收甲供材料臺帳；每月末地區公司材料管理員、材料設備公司配送質檢部人員應共同盤點庫存的甲供材料，財務部須每季度參與盤點；對于有質保期的材料，應標注有效日期；并將簽字確認后的現場不簽收甲供材料盤點表報管理中心及地區公司財務部。 （九）地區公司負責采購的材料物資的驗收管理參照上述規定執行。四、到貨材料管理：（一）地區公司工程部會同合同管理部發函施工單位，要求施工單位對全國性材料物資接收提供授權委托書，明確必須由被授權人接收材料，授權委托書原件由工程部存檔，復印件交材料設備公司、預決算部、財務部、合同管理部備17、案。（二）施工單位接收后的材料，由施工單位負保管責任。（三）若發現施工單位申報材料數量與需求量差異較大或施工單位將申購的材料用在非本公司項目的，將追究施工單位責任，情節嚴重的解除雙方戰略合作關系。五、退貨調撥管理：按照全國性材料物資退貨調撥及結算管理辦法執行。第八章 單據管理一、單據類別：（一）進倉單一式四聯：存根（結算部）、供貨單位、財務部、配送質檢部。（二）出倉單一式三聯：存根（結算部）、財務部、配送質檢部。（三）材料設備公司收貨單一式四聯：存根（結算部）、供貨單位、財務部、配送質檢部。（四）工地收貨單一式六聯：存根（材料設備公司結算部）、材料設備公司財務部、施工單位、地區公司財務部、地區18、公司預決算部、地區公司工程技術部/工程部。材料設備公司在工地收貨單簽字確認當天將工程部聯交地區公司工程部材料管理員，并在兩天內提交電子版；在每周一前將地區公司預決算部聯、財務部聯原件及電子版提交相關部門。二、單據印制：由材料設備公司負責印制。三、單據領用：所有單據的領用必須造冊登記備查。四、單據使用：（一）供貨單位送貨給材料設備公司的材料物資，材料設備公司開具材料設備公司收貨單，作為材料設備公司支付供貨單位貨款的唯一依據。（二）材料設備公司送貨給施工單位或地區公司的材料物資，材料設備公司開具工地收貨單，作為地區公司代付代扣貨款的唯一依據。（三）進、出倉材料物資須開具進倉單、出倉單。 五、單據傳19、遞：上述單據由材料設備公司傳遞到各相關使用部門。第九章 盤點管理一、材料設備公司庫存材料盤點管理要求：（一）材料設備公司需根據材料物資類別、品種、規格型號設立明細賬，并根據已確認的進倉單每日序時登記物資入庫明細賬；根據出倉單每日序時登記物資出庫明細賬；根據材料設備公司收貨單每日序時登記物資收貨明細賬；根據工地收貨單每日序時登記物資供貨明細賬。（二）每月最后一天為倉庫的結賬日，每月1-2日為盤點時間，材料設備公司、地區公司財務部負責統計上個自然月材料的入庫、出庫及結余情況，對材料物資進行賬賬核對和賬實核對，發現盤盈、盤虧及時查找原因，并根據集團公司的有關規定進行處理。二、材料設備公司庫存材料盤點20、程序：（一）記賬時間：每月的記賬時間為上月的26日至次月的25日為1個自然月。（二）盤點時間：結賬時間為每月的25日，實地盤點時間為每月的1-2日。（三）盤點人：材料設備公司配送質檢部、地區公司財務部。（四）盤點的具體事項：1、 盤點前：倉管員須將材料物資進行分類，按類別、規格型號擺放整齊，并先按賬面數打印出材料物資實物盤點表；盤點時，逐一清點實物，做好賬、卡、物的核對工作，清點每種物資、核對登記并編制材料物資實物盤點表；盤點后，所有現場盤點人員須在材料物資實物盤點表簽名確認。對盤盈、盤虧的實物應及時查明原因并做好記錄，不能馬上查明原因的盤盈、盤虧，應及時注明待查原因，并在五天內完成。2、盤點21、期間已收到而未辦妥入賬手續或已辦理出庫手續尚未提貨的材料物資，應另行分別存放，并予以標示。3、所有盤點財務都以靜態盤點為原則，盤點開始后應停止材料物資的進出及移動。4、盤點使用的單據、報表內所有欄位若遇修改處，均須經所有盤點人員簽字確認。（五）對盤盈、盤虧材料的處理：由材料設備公司配送質檢部出具材料物資盤盈、盤虧處理意見報告，寫明盤盈、盤虧的材料物資類別、規格型號、數量、金額和具體原因，并給出初步處理意見，經財務部審核后根據盤盈、盤虧的金額大小報相關領導審批，10萬元以內（含10萬元）的報主管材料的集團副總裁審批，超過10萬元的再報總裁審批，審批后交財務部和配送質檢部各一份進行賬務調整。三、地22、區公司的庫存盤點管理參照上述規定執行。第十章 結算管理一、由材料設備公司供貨給施工單位，地區公司代付代扣的結算：（一）工地收貨單是材料設備公司、地區公司和施工單位三方結算支付的唯一依據。（二）材料設備公司結算部根據工地收貨單編制對賬單，并在NC系統中生成銷售發票，每月25日結賬（一個結帳月為上月26日至本月25日），每月3-7日，完成對賬單報審；每月8-13日，材料設備公司配送質檢部根據對賬單與地區公司預決算部、財務部對賬，并于每月13日前將各方確認完畢的對賬單提交地區公司預決算部；地區公司預決算部根據對帳單填寫申請使用資金審批表，于每月15日前辦完資金審批手續。（三）每月20日地區公司必須代23、付材料款給材料設備公司，如果地區公司每月20日不能代付材料款，地區公司財務部必須停止該公司一切款項的支付，直到該公司賬目上的款項能夠扣除支付材料款時，由地區公司財務部直接支付給材料設備公司材料款。（四）因特殊情況，地區公司如需暫時在當月少扣、緩扣或暫時不扣施工單位材料款時，須由地區公司董事長/總經理審批。（五）發包人指定分包工程中涉及發包人指定材料設備公司供貨，結算時須轉扣總包單位部分，原則上由工程總包單位提前出具授權書，授權現場施工單位（即分包單位）代表總包單位對工地收貨單上相應的數量金額予以確認。特殊情況可由工程總包單位和分包單位共同在工地收貨單上簽字確認。授權書須由工程總包單位和分包單位24、雙方加蓋公章確認，材料設備公司統一編號管理，并在對帳單中須注明總包單位和授權書編號。（六）施工單位尚未確定或三方協議未簽訂的，工地收貨單仍應按全國性材料物資采購供應管理制度規定對賬和付款；為保證財務信息準確及對材料使用情況監督，地區公司財務應及時入賬處理，暫掛：借記“原材料-待處理甲供材料客商、項目輔助核算，貸記“應付賬款-應付材料款供應商輔助核算，并按工地收貨單號登記財務部甲供材料簡易臺帳。地區公司財務收到施工單位領用單據后，調整賬務處理：借： 預付賬款-XX施工單位客商、項目輔助核算貸：原材料-待處理甲供材料客商、項目輔助核算（七）施工單位已確定，但因種種原因拒絕在工地收貨單上簽字的，具體25、結算及掛賬方式參照第（六）條處理。二、材料設備公司供貨給地區公司的貨款結算：（一）工地收貨單是材料設備公司、地區公司雙方結算支付的唯一依據。（二）材料設備公司結算部根據工地收貨單編制對賬單，并在NC系統中生成銷售發票，每月25日結賬（一個結帳月為上月26日至本月25日），每月3-7日，完成對賬單報審；每月8-13日，材料設備公司配送質檢部根據對賬單與地區公司預決算部、財務部對賬，并于每月13日前將各方確認完畢的對賬單提交地區公司預決算部；地區公司預決算部根據對帳單填寫申請使用資金審批表，于每月15日前辦完資金審批手續。（三）每月20日前地區公司必須付材料款給材料設備公司，如果地區公司每月20日26、不能支付材料款，地區公司財務部必須停止該地區公司一切款項的支付，直到該地區公司賬目上的款項能夠支付材料款時，由地區公司財務部直接支付給材料設備公司材料款。三、材料設備公司對供貨單位材料款的結算：（一）材料設備公司收貨單是材料設備公司、供貨單位雙方結算支付的唯一依據。（二）材料設備公司每月25日與供應商結賬（一個結帳月為上月26日至本月25日）；每月9-15日，由供貨單位提供對賬清單于材料設備公司結算部，雙方核實并簽字確認（供貨單位蓋公章）；每月16-20日，材料設備公司結算部根據雙方確認的對賬清單填寫申請使用資金審批表報財務部審核，審核后按程序履行報批手續；每月21-25日由材料設備公司財務部27、按已完成報批手續的申請使用資金審批表將材料款支付給供貨單位。四、地區公司對供貨單位的貨款結算：（一）地區公司須按合同規定支付供貨單位貨款。（二）地區公司按合同應付未付而又沒有提出書面的正當理由的，由材料設備公司按合同規定提交資金申請單給財務中心，財務中心核準后指令地區公司財務部直接將貨款支付給供貨單位。（三）款項支付后，由集團財務中心書面知會材料設備公司、地區公司各相關單位/部門。五、地區公司對施工單位的貨款結算：（一）施工單位在申報進度款中必須明確當周期全國性材料物資接收量、使用量，工程部負責核實；預決算部負責按合同在當期進度款中將全國性材料物資材料款予以扣除，施工單位當月接收的全國性材料物28、資必須在三個月內按合同約定比例或至少80%（無合同約定時）的比例扣除完畢。（二）工程結算前，由預決算部牽頭組織工程部、材料設備公司、工程技術部、財務部、合同管理部進行清查對賬，并按合同約定將材料款予以全部扣除。（三）材料設備公司、地區公司預決算部必須做好全國性材料物資到貨臺帳；地區公司工程部必須做好全國性材料物資到貨、使用及退貨調撥臺帳，并于每月25日前提交工程技術部、合同管理部；預決算部必須做好全國性材料物資扣款臺帳。每月25日前，由地區公司工程技術部牽頭組織工程部、材料設備公司、預決算部、財務部、合同管理部核對上周期材料到貨、退貨調撥及扣款情況。（四）對地區公司自行采購供應施工單位的材料參照上述規定執行，地區公司采購部、招投標部參照材料設備公司職責劃分操作。第十一章 考核規定本制度的考核：按照集團管理中心下發的考核辦法執行。附件: 1、三月材料計劃表 2、月度實際用料計劃表 3、訂貨清單 4、送貨通知 5、材料設備公司收貨單 6、工地收貨單 7、對帳單 8、材料物資實物盤點表 9、*地區卸貨臺賬 10、材料領用單11、現場不簽收甲供材料臺帳 12、現場不簽收甲供材料盤點表13、授權委托書 14、財務部甲供材料簡易臺帳 15、全國性材料物資到貨臺帳16、全國性材料物資到貨、使用及退貨調撥臺帳17、全國性材料物資扣款臺帳