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1、貿易公司采購計劃及訂單審核管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條 為規范公司的采購管理，保證銷售所需商品的及時、合理采購，特制定本制度。第二條 采購計劃的制定：采購活動必須有計劃地進行，采購計劃的制定須遵從公司總體戰略性目標，并應根據生產廠家的進貨要求、根據公司總體的銷售業務計劃及策略產品的銷售計劃來確定公司總體的采購計劃。采購計劃分為年度采購計劃、季度采購計劃和月度采購計劃。（一）年度采購計劃的制定：總經理將廠家的年度進貨任務交商務部，同時銷售總監助理將經過總經理辦公會討論通過的年度業務計劃交商務部，庫存2、管理員上報庫存狀況統計表，商務經理根據業務計劃、廠家任務、歷史數據和庫存情況制定年度采購計劃，由財務總監審核后報總經理審批。（二） 季度采購計劃的制定： 每季度末，商務部必須制定下個季度的采購計劃，季度采購計劃主要適用于采購周期較長的商品。制定采購計劃之前，商務部須取得如下資料：1各地區辦事處每季度末上報下個季度的商品訂貨預估。訂貨預估應包括商品種類、數量、規格型號等信息，并注明需到貨日期，各地區由地區經理審核簽字后，交銷售總監助理，由銷售總監審核后交商務部。（商品訂貨預估表見附表）2市場部每季度末上報策略產品或重點產品的訂貨預估。訂貨預估應包括策略產品種類、數量、規格型號等信息，并注明需到貨3、日期，由產品經理審核簽字后，交市場總監審核后交商務部。3商務經理根據銷售部、市場部上報的產品訂貨預估，并結合庫存情況、歷史數據及廠家任務的完成情況，制定下個季度的采購計劃，報財務總監審核后交總經理審批。（三） 月度采購計劃的制定 季度采購計劃不足的部分應以月度采購計劃作為補充，月度采購計劃的制定程序同季度采購計劃，月度采購計劃主要適用于采購周期較短的商品。（四） 主機設備類產品的采購采取預訂方式進行，銷售訂單簽定并經審核后，由醫院或經銷商交付一定金額的訂金后，方可執行采購。（五） 臨時性采購若有臨時性或緊急性的采購需求，由各地辦事處或市場部提出申請，地區經理或產品經理簽字后需交銷售總監或市場總4、監審核，再交總經理審批后交與商務部執行采購活動。 維修備件的采購由維修部根據維修備件銷售需求并結合備件的庫存狀況制定備件采購計劃，交銷售總監審核后，總經理審批，再交商務部執行。第三條 采購程序及說明 （一）采購訂單審核1 采購管理員根據采購計劃情況制作采購訂單，商務經理根據相關的信息分析并對采購訂單進行初步審核并簽字。2 商務經理審核后，將采購訂單交財務總監審核后交總經理審批。3 總經理審批后交商務經理，商務經理根據實際情況指導采購管理員執行。（二）采購訂單跟蹤及發貨采購管理員須密切跟蹤供貨商對訂單的備貨情況，適時、合理地安排訂單的發貨，并根據訂單的實際情況選擇合適的運輸方式，既要保證庫存和銷5、售合同的交貨期，又要降低所有產品的采購成本。（三）采購訂單到貨及驗收1. 采購訂單發貨后，采購管理員應認真審核發貨商提供的進口單據，審核無誤后交與外貿公司，并督促報關行在最短時間內完成清關，將貨送到庫房或是指定的地點。2.采購管理員須提前三天將進口報關箱單傳真給倉庫管理員，以便其做好接貨、入庫準備。3.采購管理員須隨時將采購訂單錄入商務軟件系統，并在到貨后，及時將采購的相關單據（包括發票、箱單、關稅和增值稅稅單、報關雜費清單）遞交給財務部門相關人員，以便財務及時入帳，同時留一份存檔備案。4.采購到貨驗收時，出現到貨與箱單不符或是損壞等任何不能入庫的問題時，倉庫管理員應及時書面通知采購管理員，并6、按相應的程序處理。（四）采購相關款項支付1 進口關稅、增值稅支付：商務部須提前一周書面通知財務經理預計所需關稅、增值稅金額，以便財務部門做好準備；需交納進口稅款時，由采購管理員根據稅單填寫付款申請，交商務經理審核后，交財務部門審核，總經理審批后，出納開出支票，交采購管理員去銀行交納。2 報關雜費的支付：采購管理員應認真核對當月所有報關雜費的清單，確認無誤后，填寫付款申請，交商務經理審核，再交財務部門審核，總經理審批后，由出納開出支票，交采購管理員支付，所有當月報關雜費須在每月月底前支付完畢。3 需要支付采購貨款時，由財務部門書面提前一天通知商務部支付金額和要求付款日期；采購管理員接財務部門通知后填寫貨款支付申請單，交由商務經理審核簽字后，交財務經理核對、審查，再交財務總監進行審核簽字，之后，交總經理審批。審核完畢，出納開出支票，交采購管理員支付。4 采購付款后，采購管理員須于財務部門當月結帳之前，將貨款發票返回財務部。