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1、集中供熱有限責任公司物資采購、出入庫制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物資采購暫行規定（討論稿）第一條 申購部門的劃分物資采購應遵循零（適當）庫存的原則，其申購部門劃分如下：1、供熱生產常備材料、部（配）件、工器具：熱源生產調度中心、管網運行服務中心。2、供熱生產所需生產資料（煤、石灰、油料）：物資供應部。 3、設備大修、熱源及換熱站工藝系統技術改造所需設備、部（配）件、非標件加工：技術裝備保障部。4、設備大修、管網維修、改造、搶修等所需材料：熱源生產調度中心、管網運行服務中心（中億公司）。5、項目發包項目主要材2、料、設備供應：項目承包單位。6、勞動保護用品、消防設備、器材：安全稽查部。7、辦用品、房屋維護、家具、用具、行政用車及油料等：行政辦公室。8、機械設備、工器具、低值易耗器確實報費的，應履行報廢審批程序。第二條 申購單的開立、遞送1、申購經辦人員按申請采購審批單注明的申購理由，送技術裝備保障部、審計部審核后交送物資部。物資部依據庫存量管理基準，制定采購計劃，經招標或詢價采購。（參照物資申請單、詢價采購批準單附表）2、緊急申購時，由申購部門于“申購單”“說明欄”注明原因，以急件遞送。（參照緊急采購申請單附表）第三條 申購單核決權限1、申購金額預估在1萬元以下者，由主管副總核準。 2、申購金額預估在3、1萬元以上者或列入固定資產管理的申購物資均由總經理核準。3、總經理公出時可由授權副總代理核準。第四條 申購單撤銷1、申購撤銷應立即由原申購部門通知物資供應部停止采購，物資部在“申購單”加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因，送回原申購部門。2、申購撤銷后采購員應及時通知供應商撤銷供貨，如供應商無法撤銷時，物資部門應通知原申購部門。第五條 采購權限 1、物資供應部負責采購工作，專業性的材料必要時由專業部門協助采購。2、辦工用品、房屋維護、家具、用具、行政用車及油料，由行政辦公室采購。3、非標設備、配件加工由技術裝備保障部負責采購。4、總經理或授權副總經理對于重要材料、設備的采購，代表公司可直接與供4、應商或代理商談判、議價。第六條 采購方式物資供應部應調查主要材料的市場與行情，建立廠商資料，從資金、技術、生產、市場、時間等幾個方面進行全方位綜合分析，明確數量、技術和商務要求，確定采購方式。1、根據公司（2011）5號文件規定，應采用招投標方式進行，招投標工作及程序嚴格執行“中華人民共和國招投標法”。2、數量不多、金額較小、時間要求緊、價格變化幅度小的，經總經理批準可采取詢價采購，基本步驟如下：在媒體刊登邀請函，廣泛邀請有興趣參與的供應商前來報價。參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，精選三家以上的供應商，以送發書面邀請函的辦法（或傳真）邀請其前來報價。邀請函應包括采購項目清單和相關技5、術要求、報價單位資格要求、報價時間要求、報價地點、報價方式、驗收方法、服務承諾、保修時限、付款時間、違約責任、解決爭議約定的法院、報價單評價的方法和原則、聯系人及聯系方式等。對于廠商的報價資料經整理后，應對報價資料進行深入分析，面對面或電話、傳真等聯絡方式向廠商進行議價，擇定供應商，擬定供貨合同，經會簽后執行。3、辦公室制定房屋維修方案，經審計部核定工程費用后執行。第七條 委托制造、外加工 公司無此種設備(或設備不足)，需要通過協作廠商完成非標零配件的，均屬委托制造、外加工。1、技術裝備保障部應了解外協廠商的動態及產品質量，建立“協作廠商調查誠信檔案”，作為日后選擇協作廠商的參考。2、應繪制“6、產品零配件表、零件圖、組合圖、標準規格及用料清單、流程圖及說明書、產能設定、樣品、質量的基準等零配件圖紙”及現有成品實物詳細尺寸，技術要求等資料。 3、技術裝備保障部提出“外協加工申請單”前，應與三家以上協作廠商進行議價，推薦合作廠商。 4、外協加工申請單批準后，技術裝備保障部擬定委托制造、外加工協議書，并負責驗收、保修、索賠工作。（參照外協加工申請單附表）第八條煤炭采購1、依據技術裝備保障部運行方案要求的煤種、數量、發熱量、灰份等指標進行，采取招標采購方式，不符合招標條件的，按第六條第二款規定進行。2、煤炭檢斤按車進行，應在采購合同中注明以到場實際重量為準，當與煤礦重量相差較大時，應在批次檢7、斤同時向對方提出索賠。批次化驗參數應在煤車到場24小時內反饋至煤礦。3、做好自缷與非自缷車卸車費定額制定與執行，嚴格費用結算程序，搞好煤種推放場地規劃。4、煤炭檢斤票一式五聯，第一聯由檢斤留存；第二聯送物資部，第三聯送審計部，第四聯送供應商，第五聯送運輸司機，由物資部負責及時傳遞。5、熱源運行中心負責煤炭的采樣工作，安全稽查部負責制樣（樣品采取流水代碼制，其代碼含義僅限物資、審計知曉，安全稽查部負責傳遞），審計部負責留樣工作，技術保障部負責煤質化驗。煤炭化驗單一式四聯，第一聯技術裝備保障部留存，第二聯送物資部，第三聯送審計部，由技術裝備保障部負責傳遞。第四聯送供應商，由物資部負責及時傳遞。第九8、條 采購異常處理 1、物資供應部應以“申請采購審批單”及“供貨合同”控制物資供應進度和質量。 2、供應商每一供應進度延遲時，物資部應立即填制“索賠記錄單”在規定時間內通知對方，以備爭議解決。開據“進度異常及反應單”記錄異常原因及處理對策，據此修訂進度并通知申購部門。3、物資部應就采購的材料、設備質量及時組織驗收，當發現不符合合同約定時，負責立即退貨或退換，并通知審計事務部作好司法解決準備工作。4、物資供應部負責收集設備、材料保修階段質量情況，及時通知供應商履行保修合同。第十條結算付款1、物資部應按照已辦妥的“申購單”連同“材料檢驗報告單”、收料單明細與發票明細進行統計，核對無誤后，報送財務部門9、。財務部門依據合同規定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門核準的付款條件付款。2、物資短交應補足者，申購部門依照實收數量，進行付款。3、物資超交應經主管副總核實后，依照實收數量進行付款，否則僅依訂貨數付款。工 作 任 務 通 知 單編號： 簽發時間：年月日任務提出部門技術裝備保障部任務執行單位任務名稱項 目 性 質O固定資產 O生產費用工作內容及技術要求圖紙：（可另附）技術要求：質量要求：安全要求：要求完成時間主管經理單位負責人經 辦 人（技術部下達工作任務單樣式）物 資 申 請 單申請部門：熱網運行服務中心2011年 6 月 6 日 編號：熱網2011-1號采購申請序號品名規格型號單位數量需求10、日期備 注申 請 事 由1套筒補償器SSJ350/200臺22011，7，1根據技術部2011第3號工作任務單及其圖紙要求，為完成該項任務，現將需公司提供材料明細呈上，請審查并按時供應。技術員：XXX X年X月X日負責人：XXXX年X月X日2預制保溫管DN3507M3502011，7，13預制保溫管DN2006M2002011，7，14預制保溫管DN1505M1202011，7，15預制保溫管DN1004.5M502011，7，16預制保溫彎頭DN350 -R4D-90個262011，7，17預制保溫平三通DN3502007個42011，7，18保溫跨越三通 D3501087個62011，7，11、19保溫變徑DN3502007個22011，7，110硬密封蝶閥DN350-D343H-16C臺22011，7，1技裝部審核意見：套筒補償器應改為SSJ350/300型專工：XXXX年X月X日負責人：XXX X年X月X日副總經理：同意XXXX年X月X日審計部審核意見：經核對圖紙，預制保溫管DN3007數量長度應為295米，DN2006應為180米，保溫跨越三通應為4個。專工：XXXX年X月X日負責人：XXXX年X月X日公司庫存：下列材料做如下調整：套筒補償器SSJ350/300型、硬密封蝶閥DN350- D343H-16C有庫存，無需采購。預制保溫管DN3507庫存已有200米，本次需采購9512、米，預制保溫管DN2006庫存已有80米，本次需采購100米。材料員：XXX X年X月X日副總經理：同意詢價采購，應為到達工地卸車后價格，保修期為2年。XXXX年X月X日總經理： XXXX年X月X日采購計劃：因時間要求，本次材料建議采取詢價采購方式，合同簽定后支付20%預付款，貨到驗收合格后支付60%貨款，余20%保修金待1年后支付。 物資部主任： XXX X年X月X日采購方案： 0 公開招標 0 詢價采購詢 價 采 購 批 準 單申請部門：物資供應部XX年X月X日 編號：物資2001-1號采購批準報價品名規格單位數量廠商1單價廠商2單價廠商3單價說 明采購建議：根據熱網2011-1號物資采購13、申請單，選擇了三家與我方長期合作供應商，本次書面詢價中三家報價均同意我方提出的質量要求，同意我方貨款支付方法，即：合同簽訂后支付20%，貨到驗收合格后支付60%，余20%侍2年保修期滿后支付。經測算，廠商1總價為289516元，廠商2總價為297700元，廠商3總價為286200元。經傳真及電話協商，廠商1、廠商3不能提供增值稅發票，為此建議選擇廠商2作為本次材料供應商。因本次供貨額度較大，加之存在保修問題，為此應簽訂購貨合同，履行公司對外經濟合同會簽程序。采購員：XXX X年X月X日主任：XXX X年X月X日預制保溫管DN3507M95856900800現場交貨預制保溫管DN2006M10014、458400500現場交貨預制保溫管DN1505M120377300350現場交貨預制保溫管DN1004.5M50145140160現場交貨預制保溫彎頭DN350 -R4D-90個26183325002000現場交貨預制保溫平三通DN3502007個4674465005500現場交貨保溫跨越三通 D3501087個4719080007600現場交貨保溫變徑DN3502007個2325631002900現場交貨合計副總經理：副總經理：總經理：詢價采購金額較大或技術含量較高的應簽定供貨合同，并進入公司對外經濟合同會簽程序（副總經理與總經理在會簽單上簽字）。招標采購：遵照招標投標法規定執行，招標結束15、后與中標單位簽定供貨合同，并進入公司對外經濟合同會簽程序。緊急采購申請單申請部門：熱源中心XX年X月X日 編號：熱源2010-3號序號物資名稱規格型號單位數量備注1動力電纜vv22-395+116M3802單相電表2P20A塊83三相電表75/5A-42L6塊44電度表50/5A-42L6塊45電流表3P60A塊2說明：2010年12月2日破煤機發生阻轉事故，造成動力電纜燒毀，配電設施損壞，輸煤系統已經停產，請將上述材料務必于2010年12月3日前到貨。處長： 技術負責人： 中心主任：年 月 日技術裝備保障部意見：專工： 主任：年 月 日物資部意見：擬定從xx市亞龍電氣器材經銷公司購入，約需資16、金15萬元。采購員： 主任：年 月 日副總意見：年 月 日總經理意見：年 月 日抄送：審計部、財務部外協加工申請單申請部門：技術部XX年X月X日 編號：技術2001-5號序號物資名稱規格型號單位數量備注1破碎機齒輪非標配件個1應與X年X月X日完成23說明：說明中含：零配件表、零件圖、組合圖、標準規格及用料清單、流程及說明書、產能設定、樣品、質量技術要求等內容。附：零配件圖紙或現有成品實物與詳細尺寸。 技術專工： 主任：年 月 日序號名稱插秧機廠東北石化農機修造1人工費2材料費3模具費4管理費5利潤6稅金合計采購建議：技術專工： 主任：年 月 日副總經理意見：年 月 日金額較大或技術含量較高的應17、簽定供貨合同，并進入公司對外經濟合同會簽程序（總經理在會簽單上或合同上簽字）。物資出、入庫暫行規定一、物資入庫1、收料單由采購員填寫，內容包括物資入庫時間、規格、名稱、數量、單位、單價、金額（開增值稅發票時，應填寫不含稅單價和金額）等，收料單經庫管員簽字方能生效。2、收料單的填開必須正確完整，供應單位名稱應填寫全稱并與發票單位一致。收料單必須按材料分類分開填寫，一式五聯，第一聯采購人員留存，第二聯庫管員記賬備查，第三聯隨同發票交財務部，第四聯交運輸部門，第五聯交供應商。3、庫管員必須憑采購計劃單、送貨單，采取過磅、測量、檢尺、換算等方法查點物資的數量、規格型號、合格證件、檢驗合格證、技術資料等18、辦理入庫手續，拒絕不合格物資入庫。4、入庫材料在未收到相應發票前，倉管員必須建立貨到票未到材料明細賬，并根據檢驗單等有效單據及時填開貨到票未到收料單，在收到發票后，沖銷原貨到票未到收料單，并開具材料票到收料單，月底將貨到票未到材料清單上報財務。 5、倉庫能檢驗物資質量的，由庫管員負責檢驗；化工材料、設備、配件、電器、儀表、計量器具等專業技術要求高的物資與設備，由技裝部負責檢驗。6、外協加工件收料單由技裝部填寫、說明協作單位、外協件入庫時間、外協合同編號、外協件名稱、數量、單位、單價、金額，經辦人持收料單連同發票到財務部辦理相關付款手續。7、工程承包項目直達現場的材料、物資，由工程項目負責人與現19、場經辦人代為驗收，第一聯采購人員留存，第二聯由現場經辦人員及時轉公司庫管員記賬備查（公司庫管員同時開具出庫單），第三聯隨同發票交財務部，第四聯交運輸部門，第五聯交供應商。收 料 單 （存根）供應單位： 年 月 日物資申請單編號：材料編號名 稱規 格單位數量實際 單價金額運雜費實際成本材料進項稅運費進項稅合計計劃成本一聯：存根單價金額原始憑證張物資部采購員： 物資部庫管員： 技術裝備保障部貨到票未到收料單（存根）供應單位： 年 月 日物資申請單編號：材料編號名 稱規 格單位數量備 注原始憑證張采購員： 庫管員： 技術裝備保障部（煤炭鐵路）貨 票計劃號碼或運輸號碼 X X X鐵路局 丙聯 承運及收20、款憑證：發站托運人發 站到站（局）車種車號貨車標重承支人/托運人裝車經 由貨物運到期限施封號碼或鐵路篷布號碼運價里程集裝箱型保價金額現 付 費 用費別金額費別金額托運人名稱及地址收貨人名稱及地址貨物品名品名代碼件數貨物重量計費重量運價號運價率合計集 號裝箱 碼記事費用合計（煤礦采用鐵路運輸時，鐵路到站貨票票樣）（煤炭）集中供熱有限責任公司軌道衡計量單計量時間： 打印時間： 計量單位：序號車號速度貨物名稱供方收方毛重皮重凈重載重盈虧12345678910111213141516合計計量員： 監督員： 審核：（蓋章）（公司火車檢斤票樣）煤 質 檢 驗 報 告日 期： 煤樣編號：序號采樣日期報告日期21、名稱車數全水分（Mar）水分（Mad ）灰分（Aad ）灰分（Ad ）揮發份（Vad ）揮發份（Vdaf ）固定碳（Fcad ）全硫（Sad ）彈筒發熱值QB, ad ）MJ /Kg 低位發熱值（Qnet,ar ）CaI /g 焦渣特性結論班長： 化驗員： 采樣員： 制樣員： 審計員： 部門負責人：（公司煤質化驗單票樣）XXX煤礦調煤專用票編號井 別車 號日 期貨物名稱毛 重時 間收貨單位皮 重單 價備 注凈 重金 額司機簽字開票員（煤礦發煤票樣）集中供熱有限責任公司汽車衡計量表序號： 日期： 單位：噸車 號物 資客 戶毛 重司磅員日期時間皮 重司磅員日期時間凈 重實 重備 注煤礦調煤專用票編22、號：司機： 檢斤員： 負責人：xx市集中供熱有限責任公司煤 樣 標 簽煤樣名稱：煤樣編號：采樣時間： 年 月 日 時采 樣 人：制樣時間： 年 月 日 時制 樣 人：監 督 人：（煤樣標簽寬55MM，高75MM）取樣工作單：待定二、物資出庫1、嚴格憑單發貨，不允許無計劃或超數量發放，發放過程領料人應當面點驗。材料發放必須遵循先進先出的原則，過期、失效、不合格材料不得出庫。周轉性物料、工器具執行“交舊領新”的規定。2、領料單應帶金額由材料會計負責開出，第一聯領料部門留存，第二聯庫保員留存，第三聯送審計部，第四聯門衛留存。3、推行限額領料工作并落實到處、班組，加強工程承包項目的材料、物資核算，對節23、超費用實行獎懲制度，各中心在班組施工任務下達時，要明確該項目的計劃工日及材料消耗。4、物資明細賬應分類核算，保管員對當日發生的業務必須及時逐筆錄入MIS系統，做到日清日結，確保MIS系統中物料進出及結存數據的正確無誤。及時登記手工明細賬并與MIS系統中的數據進行核對，確保兩者的一致性。保管帳記錄原材料購進、發出、結存的數量。5、材料會計通過校驗發票、付款等，將采購金額計入系統，并生成采購憑證；然后按公司存貨會計政策，按先進先出法或加權平均法等計算發出存貨單價，計算發出材料金額及庫存材料金額，并據以記賬，核定材料購進、發出、結存的金額。 6、保管員做好各類物料和產品的日常核查工作，倉庫保管員必24、須對各類庫存物資定期進行檢查盤點，并做到賬、物、卡三者一致。定期進行原材料盤點，并與會計材料明細賬進行核對，做到帳實相符。xx市集中供熱有限責任公司領 料 單物資申請單編號：年 月 日編號:領料部門用途一聯存根編號材料名稱規格單位數量單價金額請領實發物資： 材料會計： 領料部門: 經辦人：竣工結算材料節、超費用核定表（單位：元）部門： 項目名稱： 年 月 日 任務單位編號：序號材料名稱規格型號單位數量計劃數量實耗數量節、超數量計劃單價節、超金額1234567891011121314合計審計部： 物資部： 財務部： 部門負責人：班 組 施工任務單班組：年月日 編號：項目名稱項目地點項目性質O固定25、資產 O生產費用計劃開工日期 年 月 日計劃竣工日期年 月 日實際開工日期年 月 日實際竣工日期年 月 日任務簡介施工圖紙（可另附）質量要求安全要求序號分部分項工程名稱單位數量定額數量序號分部分項工程名稱單位數量定額數量16273849510合計材料消耗名稱單位規格數量材料名稱單位規格數量部門負責人：班長：驗收人：自律1、物資采購工作人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風，任何人不得私下收受回扣或酬金，違反本規定無論額度大小一律調離本崗位。2、參與合同談判的各相關部門，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發揮互相監督的作用，確保企業的利益不受損害。3、選型及其他重要的技術、商務談26、判，無論合同大小，一律要求有兩個以上的部門派人參加。4、庫保員在物資出庫中，要面向生產、面向基層、準確及時，不斷提高工作質量和工作效率。月累計三次擅自脫崗者，待崗一個月。 5、嚴格執行憑手續齊全的領料單發料，違反本規定如果無領料單或內容填寫不實不全發貨，發現一次待崗十天。 6、材料會計劃價迅速，出現劃價、轉換單據的錯誤，發現累計三次，待崗一個月。 7、出現庫保員與領料單位配合或協助弄虛作假，少報、瞞報生產成本，發現一次庫保員調離崗位。 8、庫保員發料時，應首先執行廢舊物資回收、處理規定的有關規定。違反規定，按廢舊物資回收、處理規定的有關規定進行處罰。 9、庫保員應對照車間領料單、按品名、規格、27、數量、質量及用途等要求準確發放，發錯三次待崗一個月。 10、倉庫發貨必須遵循先進先出的原則，對入庫時間較長的特殊物資出庫應進行復驗，違反本規定累計三次，待崗一個月。 11、各倉庫發料后及時清理現場，登記帳、卡，填寫發貨記錄，違反本規定累計三次，待崗一個月。 12、庫保員必須完全保存物資采購計劃，嚴格憑物資采購計劃及入庫通知單辦理入庫，違反本規定，丟失計劃，使物資不能及時入庫，或無物資采購計劃和入庫通知單而將物資入庫的，或有物資采購計劃無入庫通知單而將物資入庫的，累計二次，待崗一個月（車間急需或其它特殊情況除外，但庫保員必須驗收）。 13、倉庫必須對入庫物資的數量、品種、規格、產地認真進行驗收，28、確保入庫物資在數量、品種、規格、產地上與計劃、運單、發票及合同的規定相符。違反本規定造成一定損失的，待崗1-3個月。 14、化工、輔料、設備備品、設備配件、電器、儀表、包裝材料無質檢部門或專業部門注明合格的檢驗記錄而對物資給予入庫的以及設備零星部件、五金零用、工具外觀質量和合格證的驗收出現的失誤，造成一定損失的，待崗1-3個月。 15、倉庫驗收時發現有盈虧、損壞、質差、無合格證或品種、規格不符情況不得置之不理，不向領導匯報的。違反本規定累計三次，待崗一個月。 16、物資入庫后保管員，要及時清理現場，擺放整齊，進行標識，校對物卡，每違反累計三次，待崗一個月。20xx年4月20日材料會計工作職責129、按照物資分類辦法進行物資總帳和分賬的設置，嚴格按照物資分類辦法對物資進行分類匯總統計。2、對材料員所統計的材料認真核對，票據是否齊全，收發是否一致。3.及時了解工地現場材料員收到材料的進場工作情況，及時催促材料收、發是否及時。并對所進材料進行匯總，4、外協隊伍的甲方供應材料是否相對應，對甲供材料數量的統計。5、供應商的結算，檢查票據是否齊全，數量與發票是否一致，有無白條出現，應及時通知供應商到材料員處換取票據。以防保管員少計或多計，引起不必要的對材料混亂和錯誤的記賬。6、每天做好供應商預付款的登記，并及時與財務溝通，掌握并了解供應商余額情況。7、負責各種材料的原始憑證記錄，核算依據，并準確及30、時地傳遞和反饋信息，及時分類保管好管理資料。8、按時按月向財務傳送材料入帳與消耗等的資料匯總情況，做到盈虧有原因，損壞有報告，記賬有憑證，調整有依據。9、忠于職守，實事求是，全面、準確、及時上報統計資料。（注：倉庫和材料會計都有材料明細賬，各自登記和維護自己的材料明細賬。但倉庫明細賬是只有數量沒有金額的。倉庫根據入庫和出口單記賬，財務是根據出入庫數量加權平均計算出庫金額的。）倉庫保管員崗位職責1、按時上下班，到崗后巡視倉庫，檢查是否有可疑現象，發現情況及時向上級匯報，下班時應檢查門窗是否鎖好，所有開關是否關好；2、認真做好倉庫的安全、整理工作，經常打掃倉庫，整理堆放貨物，及時檢查火災隱患；3、31、檢查防盜、防蟲蛀、防鼠咬、防霉變等安全措施和衛生措施是否落實，保證庫存物資完好無損；4、負責物資的收、發、存工作，收貨時，對進倉貨物必須嚴格根據已審批的請購單按質、按量驗收，并根據發票記錄的名稱、規格、型號、單位、數量、價格、金額打印入庫單或直拔單，并在貨物上標明進貨日期。屬不符合質量要求的，堅決退貨，嚴格把好質量關；5、驗收后的物資，必須按類別固定位置堆放，做到整齊、美觀；6、發貨時，一定要嚴格審核領用手續是否齊全，并要嚴格驗證審批人的簽名式樣，對于手續欠妥者，一律拒發；7、物品出庫或入倉要及時打印出庫單或入庫單，隨時查核，做到入單及時，月結貨物驗收合格及時將單據交與供應商,做到當日單據當日清理；8、做好月底倉庫盤點工作，及時結出月末庫存數報材料會計，做好各種單據報表的歸檔管理工作；10、嚴禁私自借用倉庫物品，嚴禁向送貨商購買物資；、11、嚴格遵守各項規章制度，服從上級工作分工；