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1、酒店采購部崗位職責及素質要求、工作程序制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購部規章制度第一節 部門概述及組織結構 一、概述采購部是負責酒店采購工作的職能部門。采購部在酒店統一管理下，根據實際工作要求，適時、適量、適價、經濟合理地采購各部門所需要的物品，確保酒店經營活動的正常進行。 采購部的采購工作，必須嚴格執行酒店的采購制度，嚴格按照采購程序辦理，確保所采購物品的數量、質量、價格和交貨期符合要求，并嚴格控制采購成本。采購部員工必須樹立“一心為酒店“的采購供應意識。二、組織結構財務總監采購部經理采購部主管文員采購員2、第二節 崗位職責及素質要求一、經理直接上級：財務總監直接下屬：采購主管崗位職責 1直接對總經理和財務總監負責。主持采購部的全面工作。審批所有的采購單和訂購單，確保各項采購任務順利完成。 2參與大宗商品及國外進口貨物訂貨的業務洽談并檢查合同執行情況。 3指導下屬開展業務，不斷提高業務技能。 4熟悉和掌握酒店所需各類物資的名稱、型號、規格、價格、用途和產地。檢查購進物資是否符合質量要求，對酒店的物資采購負有領導責任。 5要按計劃完成酒店各類物資的采購任務，并在預算內做到開源節流。 6負責本部門員工的業務培訓計劃的制定和實施，抓好員工的思想工作。 7有計劃地組織部門員工參加學習。 8主持采購部的日常3、工作，協調采購部與酒店各部門之間的關系。 9完成總經理臨時交辦的各項工作任務。 10接受總經理和財務總監及成本控制部經理的監督。素質要求基本素質：有高度的責任感和事業心，不假公濟私，不以權謀私泄露業務機密；有較強的領導和協調能力；能獨立指導部門運作；遵紀守法。自然條件：年齡30歲以上；品貌端正，氣質高雅，待人和藹。身高：男1.741.78米，女1.651.68米。文化程度：大專以上。外語水平：具有旅游酒店英語中級水平。工作經驗：具備3年以上酒店采購工作經驗，2年主管以上管理工作經驗。特殊要求：熟悉采購程序和采購內容；了解海關對進口業務頒布的法規及國家有關稅收政策；掌握市場行情和酒店的供貨渠道。4、二、采購主管直接上級：采購經理直接下屬：采購員崗位職責 1編制每旬市場價格表，掌握新的產品供應來源和季節性產品資料，及時提供給上司參考。 2負責與倉管部的聯系，及時處理產品質量問題和督促供應商及時送貨。 3按上司指派，進行外出采購。 4協助上司比較供應商的報價和整理供應商資料。 5協助上司審核供應商的發票、送貨單、報價或訂購單等。 6搜集采購樣本或安排供應商示范。 7向上司報告有關貨物運輸途中的失誤和損壞情況，并負責向有關方面申報賠償或報關損耗。 8負責進口物品的報關工作，并安排提貨事宜。 9配合倉庫對物品進行驗收，確保物品符合申購要求。 10負責屬下員工培訓，檢查員工紀律，完成上級分配的其他5、工作。素質要求基本素質：遵紀守法；有較強的協調能力；具備較高的工作責任感，不以權謀私，保守業務機密。自然條件：年齡在25歲以上；品貌端正，身體健康。身高：男1.741.78米，女1.651.68米。文化程度：大專以上學歷。外語水平：具備中級英語水平。工作經驗：具備5年以上酒店工作經驗及兩年以上采購工作經驗。特殊要求：熟悉采購程序和采購內容。三、采購員直接上級：采購主管直接下屬：無崗位職責 1根據采購申請單或倉庫補貨單采購各部門所需的物品和食品。 2力爭使酒店所購的產品價平物美。 3對不符合要求的產品，負責辦理退貨補貨或調換。 4與有關供應商保持良好關系。 5負責到機場或火車站裝運進口或外埠的來6、貨。 6協助倉庫搞好物品入庫的驗收工作。 7及時向上司報告有關產品和價格的最新行情。 8做好每天現金或支票采購的報銷工作和結算工作。 9積極參加培訓，遵守酒店紀律，保持與酒店有關部門的良好關系，完成上級分配的其他工作任務。 素質要求基本素質：遵紀守法；有自我約束力，不以權謀私，不假公濟私，不吃回扣。自然條件：男，女均可，年齡在25歲以上；品貌端正，身體健康。身高：男1.741.79米，女1.651.69米。文化程度：高中以上學歷。外語水平：具有初級英語水平。工作經驗：3年以上酒店采購工作經驗。特殊要求：對工作認真負責，勇于克服困難。四、采購部文員直接上級：采購部經理直接下屬：無崗位職責 1根據7、部門經理要求，草擬各類報告并打印、發放。 2做好酒店內部各類文件和有關采購申請、合同等資料的整理、歸檔工。 3做好有關會議記錄。 4負責申領部門內文具和員工餐券的發放工作。 5協助上司做好與各部門的聯系工作。 6負責部門員工的考勤工作。 7整理每天的采購單和收據等，并編制每周進貨匯總表。 8協助經理落實有關進口貨物的書面申報工作。 9積極參加培訓，遵守酒店紀律，完成上級分配的其他工作。素質要求基本素質：遵紀守法；具有高度的責任感和事業心；具有一定的公關能力。自然條件：女性；年齡在20歲以上；品貌端正，身體健康。身高：女1.651.69米。文化程度：大專以上學歷。外語水平：具有中級英語水平。工作8、經驗：1年以上酒店工作經驗。特殊要求：熟悉采購程序和各個采購環節；有很好的文字表達能力；會使用電腦。第三節 工作程序及標準一、采購工作基本程序 1所有的采購申請應盡量通過庫房來提出。所有的采購任務都由采購部完成。 2所有采購的物品(包括服務合同)要由3個競價中選出，如果沒有3個競價，采購部必需說明原因。 3采購部要對所購物品的質量及價格負責，并保證物品按采購申請單上的日期供貨。 4如果提交采購申請單或訂貨單后，價格上漲，采購部要查看其他供貨商的價格并報知成控經理，最后由財務總監和總經理決定、批準。 程序： 采購項目授權申請人單據文件食品總廚食品庫保管員市場單食品和飲品申請表干貨總廚食品庫保管員9、食品單飲品酒水庫保管員飲品單物品物品庫保管員采購申請單工程備件工程部采購申請單固定資產申請部門采購申請單維修等服務項目申請部門備忘錄及有關所需服務的說明采購申請單直接采購申請部門采購申請單除工程、固定資產和維修等服務項目以外，所有部門申請購買的食品或物品都必須得到大廚或庫房保管員的審批和確認，大廚和庫房保管員要保存各部門申購物品的有關單據，如果庫存不足或缺貨，只有大廚和庫房保管員可以直接向采購部拉交采購申請單，并在單上注明目前庫存量和平均消費量。 不同物品采購程序如下 a)食品的采購、市場單 日需食品的采購，由食品庫保管員提單(市場單)，一式三聯，必須填寫庫存量和所需訂購數量，然后送交大廚，由10、大廚檢查訂購數量，必要時做刪減或增補，采購部門根據此單尋找最合理的價格并填在市場單上，市場單一聯送到收貨部以確認所購食品，當收到所購食品后，收貨員將票和市場單_起送到計財部。 b)干貨采購、食品單 干貨的采購(食品單)和食品采購程序一樣，每周采購一次，食品單的一份由食品庫保存，其他兩份分別送到采購部和收貨部。 c)飲品的采購、飲品單 飲品單由酒水庫保管員填寫。目前庫存量和需要訂購的數量，然后將此單送到成控經理處審查，由餐飲部經理批準，一份由酒水庫保管員保存，另外一份送到采購部下訂單，酒水庫保管應根據庫存量和營業消費情況，每周有計劃地進行一次訂購。 d)物品采購、采購申請單 為了統一管理和發放，11、除庫里沒有的東西以外，各種物品的采購都必須通過物品庫。當庫存量低于正常標準時，物品庫保管員要填寫物品采購申請單，并由庫房經理簽字，如果是廚房用品，訂購數量需大廚審定，采購部根據物品的數量、質量、價格、發貨期等因素，推薦合適的供貨商，填好的表格送到財務監和總經理處認可批準，根據批準后的申請單，采購部填寫購單，訂購單按號碼順序發放，并記錄備案，訂購單一式5份，并按如下順序分發：原件 (白色) 供貨商 第二聯 (粉色) 購貨應付款 第三聯 (藍色) 收貨部 第四聯 (綠色) 申請部門 第五聯 (黃色) 采購部 定購單和批準了的申請單一起送到財務總監和總經理處作最后審定。 e)工程用品的采購 工程部要12、在采購申請單上注明所購零配件，電線和燈泡等需訂購物品的品名采購部要提供3個不同供貨商的報價，并填寫在申請單上，其中一個價格來自代理商，另外兩個來自經銷商，然后送到總經理處批準。 申請單批準后，采購部要填寫定購單，并與申請單一起送到財務總監和總經理處報批。 f)固定資產的采購 所有固定資產項目的申購表先由部門領導審批簽字然后送到計財部檢查，申請部門必須寫出購置理由，申購表由財務總監審后送到總經理處審批，如果某些項目金額超過人民幣2，000元，還要送董事會財務審批。 g)服務合同 服務項目(修理和維修)，先由工程部寫出報告(備忘錄)，在報告中應寫明服務的性質，原因以及服務的規格，申請服務的備忘錄送13、到采購部以獲取3個不同的報價，并填寫在備忘錄上，然后再送到總經理處報批，批準后，采購部要填寫采購單，和申請備忘錄一起送到計財部和總經理處最后審批。 h)直接采購物品，采購申請單 直接采購的物品是庫存沒有的東西，這樣采購的物品直接從收貨部送到申請部門，申請直接采購，部門領導要從庫房保管員那里取采購申請表，并填寫原因，所需數量及其他細節，此表送采購部，采購部要提供3個不同供貨商的價格，填寫好的表格再送到總經理處審查批準，接到批準的申請表后，采購部要填寫采購單，和批準了的申請表一起送到財務總監和總經理處最后審批。1 采購單(PR單)流程圖采購單(PR單)流程圖采購部門采購部 如需做PO位2天財務總監14、 不需做PO為1天 1天 收到的當天簽批完總經理 最晚第2天晨會前完成2訂購單(P0單)流程圖 采購部 1天申購部位財務總監 0.5天 1天 審批固定資產總經理業主財務 1天以上程序僅限于正常情況下的采購，急購不經以上程序。采購部工作流程圖 返回采購部PR采購員PR申領部門PR采購部PR財務部PR總辦PR采購部PR+PO申領部門PR+PO采購部PR+PO總辦PR+PO財務PR+PO二、酒店物品采購程序 1酒店物品多屬于低值易耗品。例如清潔劑、洗滌用品、印刷品、棉織品、服務用品、瓷器和玻璃器等。這些均由財務部的庫房出據采購單，采購員根據PR單報出三家供應商的價格，再選出質量上乘和價格合理的一家。15、采購經理審批后，交財務總監和總經理簽字后做PO單。PO單的簽字程序與PO單相同。 2PO單在總結理簽字后，方可訂貨。 3申領部門購雜品時，不足500元可用現金支付。 4需外出購物時，填寫派車單。 5如某些項目單價金額超過2000元，采購單需送交業主財務部門批準。 6所購商品在驗貨時發現問題應及時與供應商聯系，辦理換退手續。三、工程物品采購程序 1工程物品采購包括低值易耗品和固定資產。低值易耗品包括機器的零配件、油漆、燈管、鹽、磚瓦灰沙石、五金電料配件、水暖器材、制冷配件、各專業工具、工程機械和廚房機械配件等。 2采購員在接到PR單后，尋找三家報價。PR單和RO單程序相同。 3工程物品購回后交工16、程指定人員收貨并簽字。 4所購物品單價金額超過2000元，要申報業主財務部門批準。四、食品采購程序 1采購員根據食品庫提供的市場單由行政總廚簽字后，將價格填在市場單上，然后訂貨。到貨期限為3天。 2采購員根據酒水庫提供的飲料單由財務成控經理和餐飲部經理簽字，將價格填在飲品單上，食品3天內到貨。 3采購員根據各個廚房提供的食品目錄表1、2由行政總廚和中方總廚共同簽字，采購員填報價并在第二天到貨。 4所有食品報價提前一星期由采購部、行政總廚和財務成控簽字。 5蔬菜、水果、鮮肉類、鮮禽類每周報價一次。 6中、西餐調料、水產、凍肉類、凍禽類、酒類、飲料每月報價一次。 7根據酒店臨時出現的特殊情況，急活急辦。 8所訂貨物如有問題，及時辦理換、退手續。 9進口洋酒類、煙類必須從國家指定的煙酒公司購入。