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1、機械公司采購管理制度（審批、預算）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 15 采購授權審批制度制度名稱采購授權審批制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門為明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購與付款業務的職權范圍和工作要求，特制定本制度。采購業務中審批人應當在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限， 嚴禁未經授權的人員辦理采購與付款業務1采購員應當在職權范圍內，按照審批人的批準辦理采購與付款業務。2對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務，采購員有權拒絕辦理，并2、及時向審批人的上級授權部門報告。一、請購使用部門、倉儲部門及其他相關部門根據采購預算、實際經營需要等提出采購申請，經部門負責人簽字后，及時向采購部門提出采購申請。二、審批采購部門、采購主管、財務主管、總經理根據規定的職責權限和程序對采購申請進行審核、審批。1采購預算內采購額在_元以內的，采購部門審批；采購額在_至_元的，由采購主管審批；采購額在_至_元以上的，由財務主管審核，總經理審批。2采購預算及計劃外采購項目均由財務主管審核，總經理審批。3對不符合規定的采購申請，審批人應當要求請購人員調整采購內容或拒絕批準。三 、采購1采購主管根據經過審批的采購申請組織采購員進行采購。2采購員進行市場調查3、，進行比質、比價，擬定供應商名單，經采購主管審核并提出參考意見，交總經理最終確定審批。四、驗收質量管理部門根據企業有關驗收規定對采購的商品進行驗收，對于在驗收中發現的問題應及時報告采購部門，采購員根據驗收情況進行辦理。1驗收過程中出現的采購物料、數量不符合企業規定的情況，采購員需提出解決方案，報采購經理審批。2采購的物料存在重大質量問題，采購主管應組組織由管理人員、質量管理部、財務部等部門開會共同討論解決，采購部負責處理。五、付款1財務部應對采購業務的各種原始憑證進行審核，具體審核采購的各種單據和憑證是否齊備，內容是否真實，手續是否齊全，計算是否正確、是否在預算內。2審核無誤后開具付款憑證，交4、出納辦理貨款支付.六、 對賬1財務部應于每月末與供應商進行貨款結算的核對。2取得供應商對賬單，審核其余額與“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發貨物上可能存在時間差等因素之后，企業與供應商的月末余額應保持一致。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期16 采購申請審批制度制度名稱采購申請審批制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門一、為明確物料采購的申請與審批規范，特制定本制度。二、所有部門的請購，除另有規定外，均依本制度的規定辦理。三、 責權部門。1采購部負責企業所需物料的采購工作。2財務部負責采購物料的貨款支付工作。3物料使用部門和倉庫部門提出采購申請。4財務主管、總經5、理根據權限審批采購項目。 請購審批規定一 、原材料或零配件的請購。1需求部門請購。（1）原材料或其他物料由需求部門根據采購預算或實際經營需要提出請購單。（2）倉庫材料保管員接到請購單后，查看材料的庫存數，將庫存數與生產部門需要的數量進行比較。（3）當生產所需材料和倉庫最低庫存量合計已超過庫存數量時，則同意請購。2倉庫部門請購。（1）倉庫部門在庫存材料已達到最低庫存量時提出請購申請。（2）倉庫主管簽字的請購單需要通過兩方面的審批。采購員審查請購單，檢查該項請購是否在執行后又重復提出，以及是否存在不合理的請購品種和數量。如果采購員認為請購申請合理，則根據所掌握的市場價格，編制采購預算。經采購員簽署6、同意的請購單交財務部進行審核，如果該項請購在經營目標和采購預算范圍內，財務部簽字確認后可交采購部門辦理采購手續。采購部應將處理過的請購單歸檔備案。3、臨時性物料的請購。（1）臨時性物的采購申請由使用部門直接提出。（2）使用部門需要在請購單上對采購商品作出描述，解釋其目的和用途。（3）請購單須由使用部門負責人審批同意，并須經財務部、總經理簽字后，采購部方可辦理采購手續。 請購單規定一 、請購單的開列和遞送。1請購單的開列。（1）請購經辦人員應根據庫存量管理基準、用料預算以及庫存情況開立請購單。（2）請購單分為計劃內采購請購單和計劃外采購請購單。（3）各部門在生產、維護工作中需采購的各類物料開支，7、都必須按計劃內采購請購單和計劃外采購請購單所列內容填報。（4）請購單經使用部門負責人審核后，依請購核準權限報有關領導簽字批準，并根據內部管理要求編號，送采購部門。2、緊急請購時，由請購部門于請購單中注明原因，并注明“緊急采購”字樣。3、材料檢驗必須經過特定方式進行的，請購部門應于請購單上注明要求。4、物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制請購單，提出請購申請。5、 本制度經總經理審批，自頒布之日起執行。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期17 采購預算管理制度制度名稱采購預算管理制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門為了避免盲目采購，從總體上統籌使用資金，提高資金的使8、用效率，確保采購資金合理的需要，特制定本制度。一、 采購預算1采購預算是采購部門為配合企業年度銷售預測或生產數量，對所需求的原料、物料等數量及成本編制進行具體、系統反映的數量計劃，以利于企業整體目標的實現二、編制采購預算1編制采購預算是指根據經營目標確定采購預算項目，建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將企業在未來一定時期內應達到的具體采購目標以數量和貨幣的形式表現出來。（1）根據企業年度銷售計劃，由相關使用部門填寫本部門的采購預算申請單，上交采購部。（2）采購員匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，由采購經理補充完善后，交財務部及總經理逐一核準、審批。三、執行采購預算1將審批的各項9、采購預算指標及時地下達給相關責任部門及人員。2對預算執行過程進行監控。四、分析和調整采購預算差異1在預算執行過程中，采購部要根據業務統計和財務部門核算的實際數據，即預算的實際執行結果與預算數進行比較，編制預決算分析報告。2如果有差異，要分析差異產生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調整預算的具體措施。六、 采購預算資金控制1在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度。2部門負責人只能在自己的權限內進行審批，限額以上的采購申請應按請購審批制度辦理請購，嚴格控制無預算的資金支出。3對于預算內的采購項目，請購部門應嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。4對于超預算和預算外采購項目，采購部及財10、務部對需求部門提出的申請進行審核，最終由總經理審批后才能給予辦理。（本制度經總經理審批，自頒布之日起執行。）編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期18 采購控制制度制度名稱采購控制制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門一、 目的明確采購方式、采購數量、采購訂單、供應商選擇等各項規定，確保采購過程透明化。 采購方式控制二、 采購方式分類1訂單采購方式（1）采購部根據批準的請購單簽發訂購單，訂購單上注明求購物料的具體項目、價格、數量、交貨時間等，送交供應商。（3）訂單在提交給供應商之前應由財務部門檢查訂單的合理性。2比質比價采購方式選擇三家以上的供應商，就其質量、價格、供貨期等進行11、對比分析，在符合質量標準的前提下，選擇價格最低的供應商。 采購數量控制1 、采購數量應該嚴格按照采購計劃進行確定。2、 采購員應審查每一份請購單的請購數量是否在控制限額的范圍內。3、 檢查使用物料部門負責人是否在請購單上簽字同意。4、 對于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數量對成本影響的分析，將各種請購進行有效的歸類，然后利用經濟批量法來測算成本。5、 對于請購數量不大，或者零星采購的商品，采購批量的成本分析控制可對照資金預算來執行。采購時間控制1、 采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應商備貨時間、驗收入庫時間等。2、 根據請購性質和采購方式確定具體的采購時間。（112、）現用現購物料（2）以最佳成本為原則確定最經濟的訂貨方式（3）保險儲備量和定量3、 對采購時間的控制是防止正常的業務活動被推遲，或者過早地使現金被使用而形成過大的存量。4、 采購時間的控制由倉庫管理部門最低存貨點來進行。訂單的控制一、采購價格審核1財務部、使用部門等相關部門負責審核采購價格，并總經理審批。2對所有超過規定價格的訂單必須經過總經理特殊審批。二、 登記采購訂單1采購員應該按編號編制采購訂單。一式四聯。（1）一聯提出請購部門，以便讓請購部門驗證訂單的內容是否符合他們的要求。（2）一聯提交質量管理部門，一聯提交倉庫保管部門，作為驗收的標準。（3）一聯提交財務部，作為入賬憑證。2采購員要13、及時對采購訂單進行歸檔，在采購訂單每月存檔時應檢查已處理的采購汀單是否連續編號。3定期匯總所有未完成的采購申請，并編制報表。本制度經總經理審批后，自頒布之日起執行。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期19 付款控制制度制度名稱付款控制制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門一、 為規范企業商品采購付款業務的內部控制管理，特制定本制度。付賬控制中單據的審核一、 財務部門在辦理付款業務時，應當對采購發票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性進行嚴格審核。1、核實原始憑證所反映的經濟業務是否發生過，是否反映了經濟業務事項的本質等。2、審核原始憑證是否符合有關規定，如是否符合預14、算，是否符合有關合同，是否符合有關審批權限和手續等。3、審核原始憑證的摘要和數字是否填寫清楚、正確，數量、單價、金額的計算有無錯誤符等。4、財務部按月從供應商處取得對賬單，將其與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對。本制度由財務部制定、修改，報總經理審批后執行。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期110 物料授權審批制度制度名稱物料授權審批制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門一、為了明確企業各部門和相關崗位在存貨管理中的職責和權限，確定授權審批的流程、責任、權限、方式及相關控制措施，特制定本制度。二、本制度適用于各類原材料、產成品以及周轉材料等存貨管理的授權審批事項。 物15、料采購授權審批一、采購計劃審批1、月采購計劃審批（1）月采購計劃的對象為生產中所需的原材料、低值易耗品和零星物品等。（2）由使用部門提出申請，填寫申購單，主管部門部審核同意后，報財務部審核，總經理簽字確認，由采購部組織人員實施采購。（3）月采購計劃的申報時間為每月26日之前。 物料保管授權審批一、 物料庫期間，原則上不允許非倉庫人員進入倉庫，其他部門和人員在下列情況下可進入倉庫。1開展存貨的年度盤點、月度盤點和不定期盤點。2管理人員對倉庫工作進行檢查。3財務部工作人員根據賬實核對工作要求，需進庫核對。 存貨報廢授權審批一、 存貨報廢的授權審批適用于存貨在保管、使用等過程中由于正常原因或非正常原16、因失去原有價值，需要進行報廢處理的事項。二、常規授權審批的流程。1擬報廢存貨的使用部門或主管部門填寫報廢申請單，報廢申請單的內容包括報廢存貨的名稱、已用期限、是否為正常報廢等并填寫報廢原因。部門負責人在申請單上簽字確認并由總經理審批。3財務部對報廢申請單進行審核，主要是計算報廢成本，確定報廢的合理性，并將計算的報廢成本填寫在報廢申請單的相應項目中。本制度經總經理審批簽字之日起執行。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期111 存貨采購控制制度制度名稱存貨采購控制制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 為了加強對企業存貨采購過程的規范化管理，確保存貨采購及時完成17、，特制定本制度。第2條 本制度適用于對企業在開展采購業務的過程中所需各類存貨的采購申請和實施過程的控制。第3條 存貨采購的類型包括常規性采購、臨時采購和緊急采購。第4條 常備原料和物料由倉儲部門提出申請，非常備原料和緊急采購由使用部門提出申請。第2章 存貨使用部門存貨采購申請控制第5條 存貨采購申請的提出存貨使用部門填寫采購申請表，詳細注明需求設備或物品的品名、型號、技術標準、數量、預計價格、需求原因、要求到位時間等。第6條 存貨需求部門經理將采購申請表提交給財務部，財務部根據本期預算及上級經理意見審核批準并蓋章。第7條 物資需求部門將財務部批準蓋章的采購申請表交給采購部。第8條 采購部經理指18、導采購人員根據采購申請表內容選擇合適的供應商。與供應商達成購買意向后，采購部工作人員編寫采購合同。第9條 采購部采購人員將采購合同交給物資需求部門，物資需求部門檢驗所購設備是否是所需設備，并報本部門經理審核簽字。第10條 采購部經理、財務總監和總裁根據各自的審批權限審批采購合同。第2章 倉庫存貨采購申請控制第11條 倉儲部根據現有存貨的庫存量計算出請購量后，填寫請購單，交采購部、財務部及主管領導根據審批權限進行審批。第12條 倉儲部在提出采購申請時，應綜合考慮各種材料的采購間隔期和當日材料的庫存量，分析確定應采購的日期和數量，或者通過存貨管理系統重新預測材料需求量以及重新計算安全庫存水平和經濟19、采購批量，據此進行再采購，降低庫存或實現零庫存。第13條 倉儲部在確定采購時點、采購批量時，應當考慮企業需求、市場狀況、行業特征等因素。第4章 存貨采購過程控制第14條 采購部憑被批準執行的請購單辦理訂貨手續時，首先必須向多家供應商發出詢價單，獲取報價單后比較供應貨物的價格、質量標準、可享受折扣、付款條件、交貨時間和供應商信譽等有關資料，初步確定合適的供應商并準備談判。第15條 采購人員根據談判結果簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時傳送給生產、銷售、保管和會計等有關部門，以備合理安排生產、銷售、收貨和付款。第16條 采購部經理簽署采購合同。采購人員將采購申請表和采購合同交給財務部，財務部經理20、審核批準。第17條 財務部出納支付貨款，財務部會計將成本記入需求部門相關科目。第18條 采購部按照合同執行，供應商發出設備或派人安裝調試，采購部、質量管理部、物資使用部門對到貨物資進行驗收，驗收無誤后簽字確認。第5章 存貨采購核算第19條 對于發票賬單與材料同時到達的采購業務，材料驗收入庫后，根據發票賬單等結算憑證確定的材料成本進行賬務處理。借記“原材料”科目，根據取得的增值稅專用發票上注明的（不計入材料采購成本的）稅額，借記“應交稅金應交增值稅（進項稅額）”，按照實際支付的款項，貸記“銀行存款”、“內部往來”或“應付賬款”。第20條 對于材料已經到達并已驗收入庫，但發票賬單等結算憑證未到，貨款尚未支付的采購業務，應于月末按材料的暫估價值，借記“原材料”科目，貸記“應付賬款暫估應付賬款”科目。第21條 采用預付貨款的方式采購材料，參考的會計分錄情況如下。1在預付材料價款時，按照實際預付金額，借記“預付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目。2已經預付貨款的材料驗收入庫，根據發票賬單等所列的價款、稅額等，借記“原材料”科目和“應交稅金應交增值稅（進項稅額）”，貸記“預付賬款”科目。3預付款項不足時，補付上項貨款，按補付金額，借記“預付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目。4退回上項多付的款項時，借記“銀行存款”科目，貸記“預付賬款”科目。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期