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1、機械設備公司循環比價采購管理控制制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 循環比價采購管理控制制度 為了規范公司的采購管理，嚴格管理和控制公司采購物資的質量和價格，堵塞采購環節的漏洞，有效降低企業的經營成本，提升公司的市場競爭能力，公司財務管理部特制訂本制度。一、比價采購管理的實施原則：1、貨比三家，循環性價比的原則：在同等質量條件下，選擇價格最低的供貨廠家；在同等質量和價格的條件下，選擇路途最近，運費最低的供貨廠家；在保證及時供貨的同時，在同等質量價格條件下，選擇規模大、資金實力強、且能延期付款及售后服務較好的供貨廠家2、；在上述原則下，進行兩次以上循環比價。2、采購控制的“三分離”原則：在采購過程中，對采購申請與審批、價格與合同控制、質量驗收與使用反饋的三個環節實行三分離控制的原則。具體分離設置原則如下：（1） 使用部門根據業務需要（如銷售計劃）及有關批準的計劃，提出采購申請，經所屬部門負責人核準請購計劃，并向采購部門報送采購計劃；（2） 采購管理部門負責按貨比三家、循環性價對比的原則進行市場詢價比價，并負責采購合同的訂立及合同的申報審批工作；（3） 保管、使用及質量控制部門負責采購驗收及使用的質量意見反饋工作；具體分工如下：生產經營原輔材料，外購配套件等采購：檢驗驗收計劃申請質 檢 部：倉 儲 部：使用部門3、：采購部：采購生產部：銷售部：技術部：生產經營機器設備及車輛等技 術 部：倉 儲 部：使用部門：檢驗驗收計劃申請設備部：采購生產部：技術部：其他部：生產經營所需辦公設備及辦公物料等行政部：采購行政部設兼職保管驗收，財務部定期監督檢查生產部：銷售部：其他部：計劃申請基建投資項目采購由生產、技術或項目部門提出申請（商業計劃書），報經公司總經理（董事長）批準，由公司基建部負責采購實施，公司組成項目驗收組進行竣工驗收。3、三家安全供應原則：公司長期采購的大宗性材料物資，如月均采購量（按采購材料物資的類別統計）在15萬元以上的，必須按性價比相等的原則選擇不少于3家（包括3家）的供應商，通過競價或競標簽訂4、相應合同，以爭取采購實現“三優”，即價格優惠，質量優等，供應優先，以保護公司的利益與經營安全。對三家供應商（三家以上供應商比照執行），應按2:3:5的比例（對下述二家供應時，按3:7或4:6的比例），相同性價比進行采購。如有特殊情況無法詢到3家供應商時，采購部門需履行以下程序：（1）月采購量低于15萬元，年累計采購量低于150萬元的，報比價采購的審核部門批準同意，可選擇2家供應商；如必須選擇1家供應商，須由公司分管副總批準方可執行。（2）月采購量超過15萬元（包括15萬元），年累計采購量超過150萬元（包括150萬元）的，報比價采購的審核部門審核后報分管副總審批，可選擇2家供應商；如必須選擇15、家供應商，須報公司總經理批準。4、經濟批量采購控制原則：采購部門應根據公司財務部制訂的存貨周轉率等財務閘口標準及倉儲成本、物料需求計劃等綜合因素，計算出最優經濟采購控制量，各月、各季的采購量必須由采購審核部門審核后方可執行。二、公司采購管理的管理控制要求1、比價采購管理機構設在公司財務管理部，負責公司的采購管理控制流程及實施細則的制定，比價采購管理臺賬和數據信息庫的的建設和維護，采購管理績效的考核與評價。比價采購控制管理臺賬供應商全稱商品名稱規格型號質量標準價格標準付款條件聯系人及電話2、采購部門在采購前，必須先進行廣泛的市場調查，并綜合評價后，填制比價采購審批單，報采購物料的請購部門或使用部6、門及比價采購審核部門審查確認后，按授權管理的程序，經相關部門負責人及責任人審批后，按公司合同管理有關程序辦理合同的審核批準手續，合同生效后方可組織執行。比價采購審批單格式：比價采購審批單年 月 日采購物資名稱規格型號比價供應商主要經營項目供應商報價聯系電話聯系人比價過程說明：1、采購物資（勞務）的總體市場情況；2、詢價、比價過程：3、循環性價對比的結果：4、擬采用的采購方案（含公開招標、議標）： 經辦人（小組）簽章：供應部負責人審查意見：審查人簽章：專業部門（或請購部門）審查意見：審查人簽章：比價采購管理部門審查意見： 審查人簽章：分管領導審查意見：審查人簽章：總經理審查意見：審查人簽章：附件7、：供應商報價資料。3、對于采購量不大，金額在2000元以內，且不經常使用的物資，事先經過比價采購審核部門確認，按總經理授權經相關負責人（未授權，由總經理批準）批準后，可不按比價采購程序進行管理。4、在比價采購工作中，對于一次性采購及服務合同在50萬元以上（年累計超過150萬元以上）的，原則上要通過招標競價的方式實施采購，堅決杜絕采購中的權力行為和個人行為。只要具備條件，公司采購部門要對大宗物資的購置及其它經營活動所需常備材料物資，每一年都要進行一次公開招標。5、為了提高比價采購的效率與經濟效益，及時了解供應商的信息，公司要每年對常備物料的供應商進行一至二次評估，并形成評估報告，評估報告應納入公8、司或本部采購數據庫系統進行備案，以報告為依據，進行競價、競標管理。其評估的主要內容包括：供應商企業內部管理水平；供應商的產品質量、生產技術及工藝水平；在行業所處的地位及信譽水平；供應商的財務狀況及盈利能力；供應商的服務水平等。6、按照公司保密管理的規定，對不需要保密的采購物資，將其采購價格在公司的OA辦公網上公示，并按照公司的管理授權的規定，對相關管理控制部門和個人進行開放，并接受其監督。7、公司所有的采購業務都必須簽訂合同或協議，并按照公司的經濟合同管理制度規定，履行相應的合同審簽流程后，方可正式對外簽訂合同或協議。8、公司所有采購，除國家規定不繳納增值稅的產品或服務，都要取得與公司名稱一致9、的增值稅專用發票，如普通發票必須比合同（或同類）價格低14.53%，否則，財務不予付款，如特需請況，無法取得增值稅發票的，經公司財務審核，報公司總經理批準后方可執行。9、限額在一百元以上的采購，都必須采取銀行轉賬或承兌匯票的方式進行結算，任何部門和個人不得以任何理由使用現金進行結算，如確需要現金結算的，經財務審核，報公司總經理或其授權管理人批準方可執行。10、對單筆采購金額在100萬元（含100萬元）以上或年累計采購額在1000萬元（含）以上的供應商，必須建立供應商檔案，其內容應包括：詳細的生產經營地址；與公司建立供應關系的時間；企業的法人代表及主要聯系人；供應商的主要營業范圍及年銷售規模；供10、應商的資信狀況；對客戶的最大信用額度及政策，給我公司的信用額度及政策等。另附供應商的營業執照復印件和產品生產許可證復印件等資料。供應商檔案由采購部門負責建立，同時轉送比價采購管理審核部門一份備案。11、循環比價采購管理流程如下：比價采購方案報批按照授權管理要求審核報批比價采購審批單項目投資概預算采購預算（計劃）進行循環比價、議價招標項目（設備）投資計劃書比價管理臺賬登記管理簽訂采購合同或協議預付貨款及采購到貨進度追蹤驗收、入庫或竣工決算財務結算及賬務處理三、公司基建工程項目的采購及授權管理要求1、公司基建工程項目，在公司籌建階段，應嚴格按照公司董事會審議批準的重工項目投資概（預）算執行，不得無11、故更改和變更，如需變更，必須報請公司董事會審議批準方可執行。2、項目完成后，公司根據生產技術和工藝要求，需要增加或維修改造公司的廠房、辦公及相關輔助設施，公司董事會授權公司總經理80萬（含）以內的項目決策權，80萬元以內的工程項目經公司責任部門提交項目投資商業計劃書，經公司總經理辦公會議審議決策，按照公司“循環比價采購”管理制度的規定實施。3、對于超過80萬元的工程投資項目，由公司責任部門提出項目投資建設商業計劃書，經總經理辦公會議決策通過，報公司董事會審議批準后方可執行。4、公司財務管理部根據項目計劃書（其中的項目概預算）編制投融資方案及資金使用計劃，論證可行后，按照公司的授權規定，履行相關12、審批手續，經批準后執行。5、公司任何工程項目投資，都必須由公司財務管理部進行財務投資績效分析評價，提出財務投資意見。未經財務分析評價的項目，不得實施執行。6、投資額度在10萬元以上的工程項目，如果條件許可，原則上要采取公開招標（或議標）的的方式確定服務商，不能采取招標的，要向公司財務管理部書面說明原因并備案。7、公司的任何工程投資項目，都必須按照本制度的規定的授權審批權限進行管理運作，否則，公司財務管理部有權拒絕將項目投資列入公司的資金預算。對未經授權批準或履行公司的管理控制規程，私自對外簽訂合同和協議，所產生的一切經濟后果和法律責任，由其本人承擔。四、公司生產經營所需設備及工器具的采購管理要13、求1、公司籌建階段的設備及工器具應嚴格按照投資項目商業計劃書中的概預算進行采購，如項目概預算沒有列示的，而生產工藝確實需要的，經公司生產和技術工藝部門提出追加申請，經財務管理部財務審核后，報公司總經理審批后，報請公司董事會批準后方可執行。2、項目投產后，公司生產經營所需設備及工器具，單筆采購金額在50萬元（含）以內的，非生產（后勤服務等）所需設備或車輛10萬元（含）以內，由董事會授權公司總經理辦公會議決策，超過上述限額的，必須報請公司董事會審議批準方可執行。3、公司的生產經營所需的關鍵或重要設備及工器具采購，本著優先選擇“國內領先，國際知名，具有較高可靠性和效能性價比”的廠商，通過循環比價進行14、采購。非知名品牌的設備原則上不予考慮。4、對于需要預付款的采購，其預付金額不能超過合同稅額的15%，且要事先對供應商的資信情況進行調查，并由公司財務部門建立供應商資信檔案。5、公司的運輸車輛暫不予配置，其物流業務采取外包，通過第三方物流的方式運作管理，以降低公司管理控制成本和風險。第三方物流按照公司比價采購規程，選定一家主物流商，兩家輔物流商負責公司的物流業務。五、公司公司生產經營所需原輔材料、配套外協件及其他物料的采購管理1、公司的原輔材料、維修用備品備件應按照公司的生產技術工藝要求，按照公司的銷售預算制定儲備定額。公司的儲備定額有公司財務會同技術、工藝和生產等部門進行制定，其第一責任部門為15、公司財務管理部。2、公司配套外協件本著“零庫存，即時生產”的原則進行采購，對于供應配套商暫時處于壟斷地位的，應根據公司的銷售預算和采購周期進行合理的儲備。其他外協配套件則根據即時生產的要求，嚴格按照月度銷售及生產預算進行配套采購。3、對于價格波動較大的原輔材料，其價格原則上一單一定，如要簽訂長期（一年以上）供貨價格，必須上報公司董事會審議批準方式執行，否則，給公司造成損失的由經辦人和其部門第一責任人承擔。4、公司的辦公設備及物料，由公司財務管理部按照比價采購原則，另行制定采購管理辦法，經公司總經理辦公會議審議批準后執行。六、公司采購管理的風險責任公司采購管理是公司重要經營活動，采購績效水平決定16、著公司市場競爭的地位，對于公司參與采購管理的各部門和個人，應本著“廉潔自律”精神，嚴格按照公司制定的采購管理控制制定和規程制定，對違反公司相關制定規定的，其相關風險責任按照如下規定執行。1、不按比價采購程序進行采購的；2、采取以次充好，缺斤少量（合理損耗除外）擅自降低材料物資質量、抬高物資采購價格的；3、財務人員沒有嚴格把關，在沒有收到比價采購審批單和采購物資檢驗報告單的情況下，擅自入庫和付款的；4、采購物資中收取回扣的；5、泄露公司物資采購控制價格等有關機密的；6、在比價采購過程中，沒有認真進行市場調查，搞形式上的比價，給公司造成損失的；7、按公司財務控制要求，應開具增值稅發票，而未開具的；17、8、其他違反本規定的行為。對比價采購過程中的上述違規行為，各本部應責任及情節輕重，酌情給予有關責任人員以下處罰：1、屬于工作上的一般失誤，未給公司造成損失的，按公司績效管理進行考核；2、如有一定經濟損失，造成影響的，除按績效管理考核外，在公司范圍內通報批評；3、如確屬能力問題，予以停職、轉崗或辭退；4、情節嚴重的（如收受賄賂），責令將非法所得上繳公司財務，并將依據公司有關紀檢制度及國家相關法規給予警告處分、追究法律責任、直至解除勞動合同；5、根據給公司造成損失的大小，處以一定數量的罰金；6、在采購中，供應及服務商的禮金和禮品，總價在50元以內的，可以由部門第一負責人自行決定處理，超過50元的，必須上交公司辦公室，由公司統一處理。如個人或部門私自收接賄賂，公司除沒收外，并處以20%的處罰，金額超過5000元的，將追究其法律責任。7、在比價采購過程中，如存在與供應商相互串通等舞弊行為的，一經發現，除扣除責任人當月工資的20%外，并給予開除的處罰。8、財務部門比價采購管理臺賬不健全的，按照公司績效考評辦法進行考核。9、其他采購管理風險責任將按照公司的相關制度進行考核。七、本制度由公司財務管理部制定，并負責修訂和解釋，并由董事會審議批準發布。八、本制度自發布之日起執行。