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1、集團公司物資采購加工備品備件管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物資采購決策制度第一條 為了規范單位的采購行為，加強物資管理，防止資產流失，特制定本規定。第二條 本規定是購買和領用原材料、工程物資、零部件、設備、配件、辦公用品、勞動保護用品以及其他物資過程中的決策、價格監督、質量檢驗等行為的基本規范。第三條 按照科學有效、公開公正、比質比價、監督制約的原則，制定本制度。第四條 原材料、設備及其他金額較大物資采購的重大事項，原則上應當由長、副長和相關處室負責人通過會議或其他形式實行集體決策。大宗物資的采購、基建或2、技改項目主要物資的采購以及其他金額較大的物資采購等，具備招標采購條件的，必須實行招標采購。第五條 根據采購物資類別和金額的大小，實行分級分權管理。生產處、綜合管理處、財務處、物資供應處為物資采購管理處室。（一）集團公司批復采購1、基建、技改、大修、配網改造、科技項目、信息化項目、縣城電網改造、農網完善及營銷技術裝備計劃由各處室依據實際工作情況編制。各類計劃經分管領導審批后由相關處室上報集團公司相關主管部門（基建部、生產部、農電部、營銷部）審核批復。2、批復計劃中由集團公司統一招標處理的，由物資供應處按規定與中標廠家簽訂合同。3、批復計劃中非招標處分，由相關主管處室填寫物資采購委托書委托物資管理3、處采購。（二）內部批復采購1、對不屬于集團公司批復計劃范疇的辦公用品、工器具及備品備件等物資由各二級單位根據需求編制物資需用計劃并上報相關主管處室（生產處、安監處、營銷處、綜合處）審核。2、各單位物資需用計劃需經相關主管處室及分管領導審批，相關主管處室依據各二級單位物資需用計劃填寫物資采購委托書委托物資供應處采購。、物資采購委托書必須經領導審批后，按審定的采購方式執行采購。采購方式分為直接采購和招標采購兩種。第六條 各二級單位所需各類物資，必須由物資供應處統一組織訂貨采購。物資管理應確保供應好，周轉快，消耗低，費用省。 第七條 各物資管理責任處室對其審批的物資采購負有審查、監督責任。財務處負責4、對采購物資的計劃、采購單價及總額的審查監督。生產處負責對原材料、輔料、零部件、設備、配件的價格、質量、數量的監督，做到比質、比價采購。綜合管理處負責對辦公用品、辦公家具勞動保護用品等的價格、質量、數量的監督，做到比質、比價采購。第八條 物資采購應當經財務處事前進行審核，特殊情況除外。對未在審核價格內進行采購損害企業利益的，有權及時向領導反映并提出處理意見。采購物資未經質量檢驗或驗證不能辦理正式結算手續；質量檢驗或驗證人員應當嚴格按標準和程序進行檢驗或驗證，并對檢驗、驗證結果承擔責任。第九條 物資供應處應合理確定庫存量，及時清倉利庫；定期與財務處核對庫存。物資管理制度為了加強物資管理，搞好物資的5、采購、保管和使用，努力降低成本，提高經濟效益，把物資管理工作納入科學管理的軌道，特制定本制度。一、總則（一）物資管理是對企業所需要的生產資料進行有計劃的組織、供應和管理工作。本制度的物資管理范圍包括：生產物資、專項物資、基建物資三個方面；采購、保管、使用三個環節。（二）物資的供應和管理，要堅持“三個面向”、“五到現場”，做到二十四小時值班保生產。堅持清倉理庫，加速資金周轉，提高經濟效益。（三）物資供應工作要加強計劃管理，做到采購有計劃、消耗有定額、用料有核銷。搞好物資管理的“分區分類、四號定位、五五擺放”和資金下庫，帳、卡、物、資金四對口，建立健全以崗位責任制為主要內容的一整套科學的物資管理制6、度。所謂“四號定位”是指各種物資按照存放的庫房、貨架、貨架層次和貨位編號，給每個物資一個號數；所謂“五五擺放”是指各類物資的保管，高的“五五”成行，矮的“五五”成堆，帶孔的“五五”成串，小的“五五”成包，達到橫看成行，豎看成線，左右對齊，過目成數。二、物資采購（一）我的生產、專項和基建物資全部由物資供應處統一采購，主要原材料由物資供應處按照全年生產計劃和消耗定額標準，分年、季、月提報采購計劃，經分管領導審批后，由物資供應處按計劃進行采購。除主要原材料以外的材料采購，由使用單位每月25日前提報計劃，按規定程序審批后，物資供應處會同倉庫核實后進行采購。物資采購計劃的編制要在生產計劃、消耗定額、庫存7、情況明確的基礎上進行。（二）簽訂各項物資訂貨和產品銷售合同，要嚴格按經濟合同的法定程序辦理。根據計劃部門下達的生產計劃和采購計劃所訂立的合同，要加蓋企業合同專章和單位負責人章。合同簽訂后要交正本給財務處作為記帳依據，以便辦理貨款的收付手續。（三）訂計劃、簽合同要做到“四清一全”，即：需要清、庫存清、貨源清、資金清，資料齊全準確。基建物資和專項物資的采購計劃要做到項目、資金、進度、材料、設備五對口。（四）采購員和倉庫保管員要密切配合，要按庫別或分類包干，及時了解掌握物資的庫存和使用情況，嚴格掌握儲備資金的使用，一般不準突破資金定額。進貨要分輕重緩急，本著勤購少購的原則，以免造成積壓，對造成積壓的8、要調查清楚，追究責任人和部門負責人的經濟責任。（五）采購人員要在保證質量的前提下，努力降低材料采購成本。在同樣的情況下做到“五購五不購”，即：購有采購計劃的，不購無采購計劃的；購質量好的，不購質量差的；購價格低的，不購價格高的；購路途近的，不購路途遠的；購少環節的，不購多環節的。對超計劃采購的材料和質次價高的材料，保管員不得入庫，財務處不予付款，一切損失由當事人負責。（六）儲備不足的物資，保管員應及時填寫補庫存計劃，經部門負責人簽章后，交對口采購員采購。三、物資入庫（一）物資到庫后，保管員必須認真、細致檢查其名稱、規格、數量、質量，未經正式入庫物資應單獨妥善保管，并做好到貨記錄。（二）物資入庫9、，由計劃員根據供貨單位發貨憑證，及時填寫收料單送交保管員，核對驗收無誤后保管員在收料單上填寫實收數并簽章作正式入庫。付款聯交計劃員辦理付款或沖賬手續，不得憑發貨票直接報銷。（三）貨物已到，發貨票未到，經核實確系本物資，應按合同或裝箱單等資料填寫“估價收料”單，先辦理驗收入庫，待發貨憑證到達后由原經辦人辦理沖轉“估價”入賬手續。（四）貨物未到，發貨憑證先到，由計劃員預填收料單交保管員，做好收料準備。（五）保管員應按收料單、發貨憑證、裝箱單為依據，按不同物資分別采取點數、檢尺、量方、過稱、換算等方法，正確計算數量，認真驗收質量，并登記計量臺賬。鋼材、水泥、木材、油料、導線等物資驗收入庫時，必須填寫10、計量單位或檢尺單。大宗物資五至七天內辦妥入庫手續，一般物資在三天內辦妥入庫手續，同時完成賬卡登記和碼放工作。（六）大型設備、精密儀器、計量器具開箱驗收應通知生計處、使用單位派專人協同驗收，并詳細填寫檢驗證明單。隨機裝箱的產品說明書、合格證等資料一并由檔案室存檔。需用時，到檔案室辦理借閱手續。（七）保管員在入庫物資驗收中發現數量短缺、腐蝕、損壞、質量等與憑證不符時，必須及時通知經辦人查明原因，并做好記錄，便于交涉索賠，在此情況下，手續未辦妥前不得動用。（八）直接運送使用單位的物資，保管員應與使用單位領料員在卸貨現場共同驗收數量和質量，并及時辦理領發料手續（屬大型設備、主機必須由生技處、供應處、使11、用單位參加）。（九）保管員必須對計量器具經常檢查、校正、及時保養，做到準確無誤，符合計量器具管理標準。四、物資保管（一）嚴格執行國家物資政策和各項管理制度，無合法手續，任何人不準動用和外借倉庫的物資。（二）嚴格執行安全保衛制度，非倉庫人員，一律不準隨便入庫，庫區嚴禁煙火，要加強消防設備和電源的管理，定期檢查，全面做好防火、防水、防爆、防事故、防破壞、防盜竊工作。（三）保管人員要堅持巡回檢查制度，對露天貨臺要建立巡回檢查記錄，發現問題及時處理，消除事故隱患。（四）易碎的玻璃制品要輕放，擺放穩固，不擠壓、不撞擊。（五）輕紡、勞保物資要防止蟲蛀、鼠咬、防潮、防霉，必須定期檢查、倒垛翻曬。（六）金屬材12、料、設備配件要有銹必除，清洗上油，必須先保養后存放。（七）怕凍、怕潮、怕曬、易揮發的物資必須進庫房存放或墊高蓋嚴。有的應注意保溫密封；有的應注意冷卻降溫。（八）易燃、易爆、易感染、易腐蝕及有毒的物資必須重點保管，隔離儲存，隨時檢查包裝物的破損情況。（九）橡膠制品要防止老化、龜裂、變形和粘連，不準日曬和重壓。（十）有儲存期限的物資，應記清生產日期和入庫時間，分批存放，堅持先到先發，對即將超過有效期的物資，應報請領導及時處理，以免造成損失。（十一）要堅持“永續盤點”，做到“五查一及時”，即：收料前查庫存，發料后查庫存，忙時堅持查庫存，月底全面查庫存，半年徹底查庫存，一年一次大清倉，發現問題及時處理13、，確保帳、卡、物三相符。五、物資出庫（一）發料前，要認真審查領料單的內容是否完備，手續是否齊全，確保物資發放準確無誤。（二）嚴格執行交舊領新制度，凡規定交舊領新的物資，必須先交舊的再領新的，否則倉庫不予發貨。（三）發放物資要堅持一查庫存、二動標簽、三發物資、四復核的程序，發料人必須在出庫單上編號劃價，填寫日期、實發數量并加蓋發貨人印章。（四）屬于專項工程項目領用的物資，領料單位必須按批準的項目填列清楚，并加蓋工程項目戳記。凡單價在2000元以上的生產物資或用于專項工程項目的其他物資，領料單上必須經主管部門蓋章。否則，一律不予發貨。（五）對外銷售材料，由物資供應處開具“材料銷售單”，財務處收款簽14、字后，倉庫憑出庫聯作為發貨依據。出庫聯的印章必須齊全，印章不全，倉庫不得發貨。（六）委托外單位加工材料，必須按簽訂的合同發料，由倉庫加強實物控制管理。支取加工費，必須持“委托加工材料結轉單”經財務處審查后，方可轉帳付款。（七）物資發出后，要及時記帳，按規定程序匯總傳遞。六、廢料的管理（一）各處室、二級單位領用的物資，凡其包裝有回收利用價值的，一律入廢料倉庫。（二）生產過程中產生的有價值的廢料，也要辦理入庫手續，以便綜合利用，變廢為寶。（三）凡外購物資帶來的有較高回收價值的包裝器材、塊木、容器以及有押金的包裝物，一律由采購部門填制入庫單，經保管員驗收后，核算入帳，包裝物發出時辦理出庫手續。各使用15、單位必須將用完后的包裝物按期如數退還倉庫，不準損壞和丟失。七、財產、債權、債務清查財產清查和債權債務的清查由財務處和業務經辦處室共同負責，一般一年應全面核對一至二次。若債權債務過多，或長期未能清查，應成立清理債權債務專門班子進行突擊清查，以防止呆賬、壞賬的發生。物資供應處的采購人員，須建立“物資購入、貨款支付及結存”臺賬，逐筆登記物資購入、貨款支付情況，并按月與財務處核對賬目。財產物資的清查。各種財產物資的清查，應從數量和質量兩個方面進行，并根據各種財產物資的實物形態、體積重量、堆放方式不同，分別采用不同的清查方法。實物數量的清查方法，一般采用實地盤點法，即通過逐一清點或用計量器來確定財產的實16、存數量。各種財產物資清查有以下具體方法和要求。（一）材料的清查。由財務處和物資供應處共同負責，每年除必須在年終決算前，全面清查一次外，在年度期間，還應區別不同情況，對材料進行輪流盤點、重點抽查或定期清查。對貴重材料每月至少清查一次。材料保管員調動工作時，必須進行清查盤點。日常工作中，材料保管員每月至少核對賬物一次。材料的清查主要抓好兩方面的工作：一是通過點數、過磅或測量等盤點方法，準確確定材料的實存數量，以其同賬面結存數量相核對，并查明賬實不符的原因。二是在清查中要注意庫存材料的質量，發現霉爛變質和毀損的材料以及超儲積壓的材料，應查明原因。清查盤點結果，要編制“材料盤點報告表”，反映各種材料的17、賬存和實存數量、盤盈、盤虧、報廢數量和金額，以及盤盈、盤虧、報廢的原因等情況。（二）低值易耗品的清查。由財務處、歸口管理處室、使用單位共同負責，年終決算前必須進行一次清查。其中生產處負責生產經營用低值易耗品的清查，綜合管理處負責管理用低值易耗品的清查。清查結束后應編制“在用低值易耗品盤點表”。（三）年終財產的清查。物資處負責倉庫物資的清查盤點，包括原材料、輔助材料、修理用備件、包裝物、燃料、工程物資、在庫低值易耗品等。物資供應處應將截止清查日止所有經濟業務，辦好入庫手續，全處登記入賬，并結出余額。對所保管的各種財產物資，應整理、排列清楚，掛上標簽，標明品種、規格和結存數量，以便盤點核對。物資供18、應處所管轄的財產物資，都要在日常永續盤點的基礎上進行全面盤點。以個、件計量的物資要逐件盤點，以重量計量的物資，該過磅的過磅，需打方測量的要反復核準。屬計量罐內的物資，要反復測量，準確計算。對盤點實物中發現的數量、質量等問題，要查明原因，填寫“盤盈、盤虧、毀損登記表”，作出處理意見。在盤點中一律不得以估計數量代替實物盤點，一經發現，將對責任者作嚴肅處理。八、其他（一）保管員如因工作需要或其他原因調離崗位時，要對所經管的物資、帳冊、資料、用具等全處列出清單，逐件、逐項點交清楚，并由交接雙方和倉庫主任在“交接清冊”上簽章，分管領導批準。未辦交接手續或交接中出現問題待查的，一律不得離崗。物資采購、加工19、管理制度一、物資采購人員必須嚴格遵守國家的各項方針政策，嚴格按采購計劃的要求進行執行，按時完成任務。二、采購員應與計劃員密切合作，采購（加工）應以采購計劃為依據，詳細核對物資的名稱、規格、型號、數量、技術要求及加工圖紙，保質保量，擇優采購（加工）。三、采購工作應本著“厲行節約”的精神，采取比質比價，擇優選購的原則，隨時掌握市場信息，講究效益，注意質量。四、物資采購、加工的一切手續資料，必須完整清楚，嚴格遵守財務制度，用支票或匯款的方式結算應在收料后及時辦清手續，發生余額及時退款。五、采購物資到貨后，應及時地與保管員進行入庫驗收，并將采購信息反饋到計劃員，并相應削減采購計劃，采購完成率達到95以20、上。六、采購員要經常深入基層了解用料情況，做到心中有數，分清、重、緩、急妥善安排采購（加工）訂貨次序，并認真聽取車間、班組意見，及時改進工作。七、簽訂物資采購、加工經濟合同欄內的所標質量、數量要準確、價格合理，交貨期明確及違約責任清楚，各項條款符合要求，所有合同簽訂前應經有關處室審核批準，防止錯簽。八、各二級單位不得自行采購、加工。在急需情況下，提出自購計劃，經有關處室同意方可辦理。備品備件管理制度一、備品備件計劃管理（一）為了保證向生產及時供應優質規格的備品備件，縮短檢修工期，提高檢修質量，防止劣質備品備件流入系統，保證電網安全運行，按照相關規定，備品備件歸口由物資供應處統一管理，未經許可，21、任何處室和二級單位不得自行采購訂貨。（二）為了保證備品備件供應，各二級單位在四月前，依據設備技術狀況和歷年設備大修情況，編制備品備件需要計劃，并報生產處審批。（三）二級單位編制備品備件需用計劃時，應做到文字清晰，數量準確、主機型號和備件品名、圖號、規范清楚，訂貨資料完備。（四）生產處根據二級單位編報的備品備件需用計劃，搞好平衡匯總并落實備品備件所需資金后，報物資供應處辦理。（五）根據審批手續完備的備品備件需用計劃，物資供應處應搞好利庫工作，并認真編制備品備件申請定貨計劃。（六）物資供應處按集團公司要求，按時上報備品備件申請定貨計劃和按時參加組織的備品備件排產訂貨工作。二、備品備件采購、加工管理22、（一）采購人員要求認真執行催采、加工任務單所列的催采、加工任務。（二）未經領導批準，采購人員不得自行變更催采、加工任務單所列的項目，品名、型號與規格、數量及購貨廠家。（三）采購人員在外地執行催采、加工任務時，要與領導保持聯系，及時向領導匯報催采、加工任務的執行情況和存在的問題。（四）采購人員完成催采、加工任務后，在一周內要按審批程序辦理有關財務結算手續。(五)采購人員完成催采、加工任務后，要及時交回催采、加工任務單回聯單。三、事故備品的管理制度事故備品管理要做到備品質量保持合格，不受損傷、變質或散失。（一）備品入庫時，應認真驗收，并填入驗收卡片及記錄，倉儲負責人、保管員應在事故備品臺帳上簽字，23、驗收不合格的備品嚴禁入庫。（二）各級儲備的事故備品應單獨立帳、分類存放、加工圖紙和制造廠的檢驗合格證及關資料，應由事故備品保管人員妥善保管。（三）事故備品應單獨保管，并單獨設立備品庫。（四）精密零件和電氣設備的備品，要注意濕度，溫度和陽光射照的影響，金屬制品必須定期做好防銹防腐工作，對于容易受潮變質的材料應定期檢查實驗，試驗周期同運行設備相同，由保管員定期提供需試驗的備品，有試驗部門負責試驗。（五）事故備品必須核定的定額由物資供應處積極進行儲備，動用后應及時補充，保持原有儲備量。（六）事故備品的領用，應填寫事故備品領用單，經有關程序審核及批準后，方可領取。 (七）事故備品由于設備淘汰，備品更新24、換代，保管保養不善，變質損壞等原因需要報廢處理，應由物資供應處向財務處提出申請報廢的報告，及時處理避免積壓、誤用。廢舊物資管理制度一、物資供應處專設廢舊物資倉庫，凡是生產范圍內的廢舊物資，由物資供應處建立廢舊物資帳統一管理，內任何二級單位和個人無權處理。需要在就地處理的物資，必須經領導批準，處理物資的款項統一交財務處結算。二、各二級單位在大修和改造工程中拆除的廢舊物資，必須填寫“退料單”，辦理退料手續沖減本工程費用，不得善自挪用。三、工程余料需要退庫時，必須保證質量，成套無損應隨同技術資料一并退庫。凡缺件或損壞等，應按廢品物資退庫，設備退庫必須有實驗證明方可退庫。四、凡屬殘次淘汰舊品一律退庫作25、價。屬廢料殘缺不齊的物資，有無修復使用價值的應退庫回收，作廢料處理，各二級單位無權自行處理。五、各二級單位領用材料設備的包裝容器，應有借條，用完后一律退庫。回收的包裝容器能退廠的退廠，不能退廠的統一由物資供應處送交回收公司處理，各單位和個人不得拿用。六、回收物資應建帳妥善保管，如用于生產或其它應辦理出庫手續。七、凡是我管理范圍內的廢舊物資，統一由物資供應處管理，各二級單位及個人無權處理。八、對廢舊變壓器、導線、木電桿等的銷售處理由分管領導批準，物資供應處協同財務處辦理相關手續。九、退交后的廢舊物資，應在退料單上注明退料原因及工程項目，編號及新舊程度。物資清查處理制度物資供應工作中，由于因供貨廠26、家產品質量不合格及在運輸中運輸單位造成的設備損壞和人為原因造成物資盤虧，為明確責任，減少損失，特制定本制度。一、物資損壞的經濟索賠（一）貨物在運輸過程中損壞，在提貨時必須索取“貨運記錄”了解事故詳細情況，以事故記錄為依據向運輸部門索取經濟賠款。（二）物資到貨后，由采購人員、保管員共同對物資開箱檢驗，如發現由廠家出廠引起的質量問題，通知計劃員采取拒付貨款，并立即向供貨廠家提出索賠。（三）對于進口設備在規定期限內開箱檢查，如發現短缺或損壞情況，通過主管和商檢部門共同向外商提出索賠。二、物資盤點及盈虧處理（一）倉庫物資必段建立盤點制度，通過盤點查清物資的數量和質量，以達到帳、卡、物相符。倉庫保管員應27、負責所管物資的盤點，并會同稽核員及時處理發現的問題。（二）倉庫物資的盤點必須每年進行一次全面、系統的盤點，在盤點過程中要有生產處、財務處相關人員監盤，倉庫保管員和材料稽核人員負責具體的盤點工作。（三）除一年一次的盤點外，各庫保管每月必須會同材料稽核員對進出庫比較頻繁的物資進行一次盤點或互查，對查出問題要批出原因及時處理。（四）在盤點過程中，如發現物資的實存數量與物資帳、卡、物不符，應查明原因，弄清責任，填制物資盈虧報告單或物資規格調整單，并按下列辦法處理：1、凡是虧損數字不超過保管自然損耗率和磅差率的，如：金屬材料、非金屬材料及電瓷等，在國家規定損耗之內的由物資供應處負責人批準后，可自行核銷。28、凡是超過保管自然損耗率和磅差的以及不應當發生虧損的，應當按照規定的審批權限上報處理，未經批準前不得沖銷帳卡。2、凡是物資數量發生盈溢時，也應認真查明原因，分別不同情況進行處理。3、同一名稱，而規格近似物資，在盈虧數量相等時，經審查確屬收發記帳、卡錯誤者，可按規格調整處理。對名稱不同或盈虧數量不等的物資，不能按規格調整處理。（五）倉庫在盤點物資工作中，發現物資保管存放不當、維護保養不善等應立即采取加以改善。對需要報銷、報廢的物資應慎重審查，凡是經過技術堅定、確定應予報廢者，應按照規定的審批權限上報處理。（六）在物資盤點中如發現搬運損壞、丟失物品所造成的數量短缺，應由當事人當月追回損失，否則一律按物資損壞事故處理。