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1、生產公司物資采購流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 生產公司采購流程管理制度 為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。一、目的 為保證公司日常辦公事務及各現場工作的物資需要，提高采購工作的質量管理，特制定本管理規程。 二、范圍 各部門工作所需的生產材料和輔料、小型機械和設備、備品備件、辦公設備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品、印制表格標牌以及設備維修所需的配件、材料等. 三、職責 1. 熱愛本職工作，勤于2、學習新技術，了解新產品，注意市場信息的積累。2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。3. 負責公司生產所需材料的采購工作。4. 負責供應商的開發、管理及維護工作。5. 堅決執行各項采購工作制度及公司各項規章制度。6. 大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。7. 積極了解材料的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。8. 及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款。9. 做到每周一小結，每月一總結，每年一審核。 10. 完成領導交辦的其他工作。四、人員配置及崗位分工 1.人員配置 采購部長一人，采購員二人，內勤一人。 2.分工 計3、劃分為板材材料采購一人，墊片材料采購一人，零星及設備、模具采購一人，內勤一人（基礎資料管理、體系、賬務處理等） 五、程序 采購部在公司生產經營中擔負著不可推卸的重要責任， 采購工作的好壞，直接影響公司產品的質量、交期、成本等 。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本最有效的方法。在整個采購過程中， 采購部需要生產、技術、控制、財務、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯系需要一個標準來規劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為公司的整體發展做出各自的貢獻。（一）請購及其規定 1請購單要填寫完整，具體應包括以下要素： （1）請購的部門； （2）請購物品所4、屬項目； （3）請購的用途； （4）請購的物品名； （5）請購的物品數量； （6）請購的物品規格； （7）請購物品的樣品、圖片或詳細參數資料（技術標準及使用要求）等； （8）請購的物品的需求時間（使用時間）； （9）請購如有特殊需要請備注； （10）請購單填寫人； （11）請購部門主管； （12）請購單審核人； （13）倉庫保管員； （14）公司總經理。 2.計劃單及其提報規定 （1）計劃單應按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領導審核批準后報采購部； （2）固定資產申購按照（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報； （3）日常零星采購按照公司印制的（月份材料使用計劃）的格式填寫提報； （4）請購5、部門在提報計劃單時，應要求采購部簽字接收人，請購部門備份； （5）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交； （6）遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，并在計劃單上寫上說明。 （7）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。 （8）計劃單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。 3.公司物資計劃單的提報部門 （1）公司經營生產的物資由生產安全部提報材料需求計劃（每月26日），期間如材料需求有變化，需加報材料使用追加計劃。 （2）公司生活及辦公的物資、6、固定資產、設備維修等零星材料，需使用部報月材料使用計劃； （3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 （二）請購單的接收及分發規定 1、請購的接收要點 （1）采購部在接收計劃單時應檢查計劃單的填寫是否按照規定填寫完整、 清晰，檢查計劃單是否經過公司領導審批； （2）接收計劃單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購， 圖片或詳細參數資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）無倉庫保管員核查、簽字的請購物資不采購； （4）對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。 2、計劃單的分發規定 （1）對于計劃單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理； （2）對于緊急7、請購項目應優先處理； （3）無法在請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門； （4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。 3、采購周期的規定 （1）常規商品采購周期在 7 天時間； （2）遇到緊急采購，應匯報公司領導采取快速優先采購的策略，緊急采購商品周期在 3 天時間； （三）詢價及其規定 1詢價應認真審閱計劃單的品名、規格、數量，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通； 2屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購； 3對于緊急請購項目應優先處理； 4所有采購項目必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則不能通過中間商詢價； 5對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的8、替代品可以推薦采購替代品； 6遇到重要的物資、設備或預估單次采購金額大于 10 萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報，并說明基本情況； 7詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價； 8除固定資產外單次采購金額在 1 萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在 1 萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在 20 萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購金額預算價格在 100 萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標； 9比價采購或招標采購所邀請的單位均9、應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10.在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。 （四）比價、議價 1對供應商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認； 2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3收到供應單位報價后應向公司領導匯報情況，設定目標或理想價格； 4 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力， 資質進行驗證和審查， 如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等； 5參考目標或理想價格與合作單位進行價格及條件的進一步談判。 （五）合同的簽訂及其規定。 1合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終10、止民事關系的協議。依法成立 的合同，受法律保護。（1）合同正文應包含的要素 (2） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點； 采購物品、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；包裝要求； 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明； 付款方式； 交貨日期； 質量保證期； 質量要求及規范； 違約責任和解決糾紛的辦法； 雙方的公司信息； 其他約定。 （3）合同簽訂及其規定 1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任； 2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低； 3）為防止合同數量追加或追加無依據，采購時要求供貨方提供報價清單； 4）質保期一定要明確11、從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期； 5）詳細約定發票的提供時間及要求； 6）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 ；7）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款； 8）違約責任一定要詳細、具體； 9）比價完畢后方可進行合同的簽訂工作； 10）合同簽定應按照統一的格式進行巡簽審查； 11）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效； 12）簽訂的所有合同應及時報送財務部門并歸檔； （七）付款及合同執行 1付款規定 （1）所有已簽訂合同付款時應按照合同規定的付款12、； （2）按照進度付款的采購物資必須確保質檢合格方可付款； （3）按照公司規定和合同約定達到付款條件時，該審批單巡簽完畢后提交財務部付款； （4）財務部門在接到付款審批單后應在 3 天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。 2合同執行 (1) 已簽訂合同由采購部負責采購人員負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導； （2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握材料情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約； （3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補13、充合同； （八）驗收與入庫 1報驗 （1）供應商已經履行完畢的合同，材料進廠時采購部應及時的通知保管員進行驗收；（2）對材料驗收標準參照公司技術部門的相關要求執行； （3）達到質檢和報驗條件的材料應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收； （4）質檢部門在接到報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任； （5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。 2入庫 （1）公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收； （2）材料在運達公司后采購部應及時通知保管員，由保管員及時安排卸貨與搬運； （3）質檢部門未及時驗收的材料，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受； （4）質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單； （5）外協加工件應按照原材料入庫； （6）質檢合格后的固定資產按照公司財務規定不入庫。