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1、石化公司一般物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 一般物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)目標(biāo)1經(jīng)營目標(biāo)1.1建立“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結(jié)算”的物資采購供應(yīng)管理體制。1.2按質(zhì)按量按時和經(jīng)濟(jì)高效地滿足生產(chǎn)建設(shè)物資需求。1.3在全球范圍內(nèi)搜尋資源，追求物資采購性能價格比最優(yōu)和供應(yīng)總成本最低。1.4 實(shí)行框架協(xié)議采購，提高物資供應(yīng)工作效率。1.5 強(qiáng)化物資供應(yīng)過程控制，增強(qiáng)物資供應(yīng)工作主動權(quán)。2財務(wù)目標(biāo)2.1資金支付安全。2.2會計核算真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時。2.3 減少資金占用。3合規(guī)目標(biāo)3.1物2、資采購過程公開、規(guī)范有序、合法合規(guī)。3.2 物資采購合同或協(xié)議符合國家法律、法規(guī)、外貿(mào)政策和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。除原油、成品油、燃料油、股份公司內(nèi)供潤滑油等以外的物資統(tǒng)稱一般物資。 除原油、成品油以外的物資統(tǒng)稱一般物資。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險1經(jīng)營風(fēng)險1.1分散對外采購，不能形成整體和批量采購優(yōu)勢，造成采購資金浪費(fèi)和流失。1.2 國內(nèi)外采購割裂，不能在全球范圍內(nèi)搜尋資源，對全球供應(yīng)市場行情缺乏了解、跟蹤、分析和研究，價格監(jiān)管不力，導(dǎo)致采購性能價格比不合理。1.3 物資需求計劃不準(zhǔn)確、不及時，變更頻繁，不能有效滿足生產(chǎn)建設(shè)物資需求，造成物資積壓。1.4 物資供應(yīng)過程控制能力弱，物資采購供應(yīng)不及時、采購物3、資質(zhì)量不能滿足生產(chǎn)技術(shù)要求，影響正常生產(chǎn)建設(shè)。1.5供應(yīng)商選擇不當(dāng)，指定或變相指定供應(yīng)商，造成經(jīng)濟(jì)損失，滋生腐敗。1.6重復(fù)儲備、庫存結(jié)構(gòu)不合理，儲備資金占用大。1.7物資采購合同或協(xié)議對買賣雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等表述不清，或未經(jīng)審核變更合同、協(xié)議條款，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。1.8 物資采購一單一詢價、一單一招標(biāo)、一單一簽約，供需關(guān)系動蕩，供應(yīng)費(fèi)用增加。2財務(wù)風(fēng)險2.1資金分散使用，付款時間、方式、金額不恰當(dāng)造成資金效益的流失。2.2結(jié)算不及時，多記、錯記、漏記物資入庫、庫存或應(yīng)付賬款，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整。3合規(guī)風(fēng)險3.1制度不健全或有漏洞，執(zhí)行制度不到位和監(jiān)督考核不力,導(dǎo)致違4、紀(jì)違規(guī)問題發(fā)生。3.2 物資采購合同或協(xié)議不符合國家法律、法規(guī)、外貿(mào)政策和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)1物資供應(yīng)職責(zé)界定1.1物資裝備部負(fù)責(zé)制定股份公司物資供應(yīng)管理規(guī)章制度，對各分（子）公司物資采購供應(yīng)實(shí)施監(jiān)管。1.2物資裝備部（國際事業(yè)公司）按照總部集中采購物資目錄，負(fù)責(zé)在全球范圍內(nèi)搜尋資源，實(shí)施總部集中采購。總部直接集中采購物資由物資裝備部（國際事業(yè)公司）實(shí)施采購。總部組織集中采購由物資裝備部（國際事業(yè)公司）牽頭組織優(yōu)選確定供應(yīng)商短名單、采購價格及浮動幅度，與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議；分（子）公司采取合同方式執(zhí)行框架協(xié)議，國產(chǎn)物資由分（子）公司實(shí)施采購操作，進(jìn)口5、物資由國際事業(yè)公司實(shí)施采購操作。1.3 總部直接集中采購物資,物資裝備部（國際事業(yè)公司）與分（子）公司簽訂年度供應(yīng)協(xié)議。物資裝備部（國際事業(yè)公司）供應(yīng)各分公司上述物資，以總部集中采購物資調(diào)撥單來履行年度供應(yīng)協(xié)議。1.4分（子）公司授權(quán)一個物資供應(yīng)部門對物資計劃、供應(yīng)商、價格、質(zhì)量、儲備等實(shí)行歸口管理，對未列入總部集中采購物資目錄的生產(chǎn)建設(shè)物資實(shí)施集中采購，實(shí)行供應(yīng)與管理結(jié)合。分（子）公司自行采購物資原產(chǎn)地在國外、且需動用外匯或價值50萬美元以上的，由國際事業(yè)公司實(shí)施采購操作。【ERP】各分（子）公司相關(guān)部門依據(jù)總部集中采購物資目錄，正確配置工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)描述字段。1.5物資供應(yīng)部門內(nèi)部實(shí)行計劃、采購6、質(zhì)檢、合同審核、申請付款等環(huán)節(jié)相互監(jiān)督的分段管理模式。【ERP】各分（子）公司物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)中設(shè)計計劃、采購等崗位的權(quán)限時，應(yīng)遵從內(nèi)部牽制及不相容原則。2物資計劃編制與審核2.1 【ERP】主數(shù)據(jù)維護(hù)員按規(guī)定程序?qū)徟蟮奈锪现鲾?shù)據(jù)維護(hù)到ERP系統(tǒng)，做到一物一碼。2.2 分（子）公司須明確各類物資需求計劃的審核部門。物資需用單位根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)需要準(zhǔn)確、及時編制物資需求計劃，由本單位負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)相關(guān)部門按規(guī)定權(quán)限審批后，報物資供應(yīng)部門。項(xiàng)目需求計劃以設(shè)計圖紙和材料表為依據(jù)。【ERP】審批后的需求計劃（項(xiàng)目需求計劃依據(jù)設(shè)計圖紙和材料表）要及時、準(zhǔn)確、完整地錄入（或批量導(dǎo)入）ERP系統(tǒng)。7、有PM、PS等模塊的，相關(guān)需求計劃通過系統(tǒng)集成，自動生成。超過需求日期3個月以上的未完成計劃要及時核銷，手工創(chuàng)建的由物資供應(yīng)部門核銷，系統(tǒng)自動創(chuàng)建的由相關(guān)模塊核銷。2.3 分（子）公司物資需用單位和各職能管理部門在編制、審核物資需求計劃時不得指定或變相指定供應(yīng)商，對獨(dú)家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨(dú)家、專有資料，報分管需用單位的副經(jīng)理審批。2.4 分（子）公司物資供應(yīng)部門依據(jù)審批的物資需求計劃綜合平衡資源后，及時編制物資采購計劃,由物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批。【ERP】啟用MRP功能，完成物料綜合平衡和采購申請的創(chuàng)建，可根據(jù)需要進(jìn)行手工編輯，并按規(guī)定權(quán)限審批，手工創(chuàng)建采購申請須經(jīng)審批后方8、可創(chuàng)建。超過交貨日期3個月的未完成采購申請要及時核銷。3采購渠道的確定與控制3.1物資裝備部負(fù)責(zé)組織建立統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。【ERP】供應(yīng)商準(zhǔn)入按規(guī)定審批后，分（子）公司通過供應(yīng)商電子檔案管理系統(tǒng)申請、錄入、修改供應(yīng)商主數(shù)據(jù)以及供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，啟用供應(yīng)商產(chǎn)品目錄增強(qiáng)程序控制采購渠道。3.2總部直接集中采購在總部直接集中采購供應(yīng)商名單內(nèi)選擇供應(yīng)商，特殊情況報物資裝備部主任審批。總部組織集中采購在總部組織集中采購供應(yīng)商短名單內(nèi)選擇供應(yīng)商，特殊情況報物資裝備部分管副主任審批。企業(yè)自行采購在供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)內(nèi)選擇供應(yīng)商，特殊情況報分（子）公司分管副經(jīng)理審批。3.3物資供應(yīng)部門按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確9、定供應(yīng)商。需要簽訂技術(shù)協(xié)議的，由物資供應(yīng)部門牽頭組織技術(shù)交流和技術(shù)談判，設(shè)計、生產(chǎn)、技術(shù)、機(jī)動、裝備等部門對技術(shù)文件進(jìn)行審核和簽字確認(rèn)。3.4【非ERP】物資供應(yīng)部門建立供應(yīng)商考核臺帳，從價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)量化考核。【ERP】采購訂單執(zhí)行完成的當(dāng)月，物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)中針對價格、質(zhì)量、供貨周期、服務(wù)對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)量化考核，并通過接口上傳至電子商務(wù)網(wǎng)。4采購價格確定與控制4.1物資供應(yīng)部門采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購等多種方式，科學(xué)理性地確定采購價格。對標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計劃性強(qiáng)、價格相對穩(wěn)定的物資，通過集中招標(biāo)簽訂框架協(xié)議，根據(jù)具體物資需求，以合同10、方式執(zhí)行框架協(xié)議。【ERP】物資供應(yīng)部門根據(jù)集中招標(biāo)結(jié)果，創(chuàng)建框架協(xié)議，依據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單。4.2物資裝備部分析研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢,至少每月發(fā)布采購指導(dǎo)價格。分（子）公司物資供應(yīng)部門不得突破采購指導(dǎo)價格，特殊情況由物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批。【ERP】分（子）公司物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)內(nèi)及時、準(zhǔn)確地維護(hù)總部發(fā)布的物資采購指導(dǎo)價，啟用指導(dǎo)價格控制程序?qū)Σ少弮r格進(jìn)行控制。超過指導(dǎo)價的，由物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批。4.3物資供應(yīng)部門建立采購價格數(shù)據(jù)庫，每月開展一次主要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析，并形成報告。5框架協(xié)議和采購合同簽訂與審批5.1物資供應(yīng)部門根據(jù)11、確定的供應(yīng)商、價格等內(nèi)容，擬訂框架協(xié)議或采購合同，準(zhǔn)確描述條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署框架協(xié)議或采購合同。【ERP】上網(wǎng)采購物資通過接口下載詢比價信息和上傳采購訂單；非上網(wǎng)采購物資依據(jù)詢價單、框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單（獨(dú)家采購、寄售采購和委托加工采購除外），完善采購訂單條款后，按規(guī)定權(quán)限審批。電子商務(wù)和ERP系統(tǒng)內(nèi)的同一采購訂單須保持一致。總部直接集中采購物資，各分(子)公司直接下載調(diào)撥單或采購合同。5.2 各分（子）公司對總部直接集中采購年度供應(yīng)協(xié)議項(xiàng)下的調(diào)撥單或合同、總部組織集中采購和企業(yè)自行采購框架協(xié)議項(xiàng)下的合同須履行物資供應(yīng)部門內(nèi)部審批手續(xù)。5.3 【ERP】對于超12、過合同有效期3個月以上未執(zhí)行完成的采購訂單，分（子）公司物資供應(yīng)部門要及時核銷。維護(hù)采購訂單交貨容差時依據(jù)分（子）公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6供應(yīng)過程控制6.1 物資供應(yīng)部門加強(qiáng)供應(yīng)過程控制，依據(jù)采購合同中確定的主要條款，跟蹤監(jiān)督合同履行情況,對出現(xiàn)異常的要出具書面報告并提出解決方案。6.2物資供應(yīng)部門對長周期重要設(shè)備和關(guān)鍵材料組織實(shí)施制造過程監(jiān)造和檢驗(yàn)，擇優(yōu)確定監(jiān)檢單位，簽訂監(jiān)造、檢驗(yàn)合同，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定最終監(jiān)造和檢驗(yàn)報告。6.3 物資供應(yīng)部門根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度需要和物資特性，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，負(fù)責(zé)辦理運(yùn)輸、投保、報關(guān)、商檢等事宜。6.4分（子）公司制訂必檢物資目錄13、。對必檢物資，分（子）公司物資供應(yīng)部門組織質(zhì)量檢驗(yàn)，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門判定質(zhì)量狀況，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報告書；對驗(yàn)證放行物資，分（子）公司物資供應(yīng)部門檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。倉儲保管人員對符合合同要求的合格物資辦理驗(yàn)收入庫。6.5直接運(yùn)抵現(xiàn)場的物資，由分（子）公司物資需用單位、物資供應(yīng)部門等有關(guān)人員現(xiàn)場驗(yàn)收（必檢物資檢驗(yàn)部門人員須參加），辦理交接手續(xù)，并簽字確認(rèn)。6.6 經(jīng)檢驗(yàn)不符合合同約定質(zhì)量技術(shù)要求的物資，物資供應(yīng)部門依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，物資供應(yīng)部門要按照合同約定索賠。6.7 一般物資儲備管理參見7.2存貨管理業(yè)務(wù)流程。7采購14、資金使用和控制7.1股份公司和各分（子）公司采購資金集中使用。由物資裝備部（國際事業(yè)公司）實(shí)施采購的貨款，委托財務(wù)有限公司實(shí)行內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算。7.2采購資金支付由采購人員依據(jù)采購合同或總部供應(yīng)物資調(diào)撥單、入庫單（【ERP】或寄售采購物資結(jié)算清單）、發(fā)票等付款憑據(jù)填制付款申請，按規(guī)定權(quán)限審批后提交分（子）公司財務(wù)部門，財務(wù)人員核實(shí)無誤（【ERP】在ERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行發(fā)票檢驗(yàn)）后付款，并進(jìn)行賬務(wù)處理，相關(guān)會計憑證由不相容崗位人員進(jìn)行稽核。7.3依據(jù)采購協(xié)議或合同約定，采用預(yù)付款、分期付款、信用證等特殊付款方式的，按權(quán)限和財務(wù)有關(guān)規(guī)定審批。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和財務(wù)人員對預(yù)付款等負(fù)責(zé)跟蹤，參見7.1應(yīng)收款項(xiàng)管理業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)3.3。8績效評價、考核與監(jiān)督8.1物資裝備部和分（子）公司物資供應(yīng)部門每季度開展一次針對物資計劃、采購渠道、采購價格、采購質(zhì)量、采購成本、協(xié)議或合同簽約與履行情況等物資采購供應(yīng)活動專項(xiàng)分析，并形成報告。8.2物資裝備部對各分(子)公司實(shí)施季度物資供應(yīng)管理績效考核。分（子）公司將物資需求計劃管理、供應(yīng)商管理、儲備管理等方面的關(guān)鍵指標(biāo)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核，獎懲兌現(xiàn)。分（子）公司對需求計劃提報不準(zhǔn)確、不及時、造成物資積壓或影響生產(chǎn)建設(shè)的，追究提報單位和審核部門責(zé)任。