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1、茶業公司物資采購管理制度附申請單、詢價單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 西安xx茶業限公司文件會簽單文件編號采購管理制度版本號xx/XZ /001-20xxV1.0擬制人日期20xx/02/10會簽部門會簽人/日期會簽部門會簽人/日期部門審核/日期： 體系審核/日期： 批 準/日 期： 頒 布 日 期： /V1.01220xx修訂次數更改號版本頁數擬制人審核人審批人日期文 件 發 布 與 修 訂 記 錄采購管理制度一、目的為了提高公司物資采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，使商品物資采購作業有所遵循，滿足公司2、對優質資源的需求以符合生產作業、業務運轉及客戶之需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。二、范圍凡公司商品、資材之請購、采購等管理作業均適用本制度。三、職責3.1 行政部：3.1.1 負責公司各類物資采購的具體操作，包括詢價、比價、議價、合同簽訂、追蹤、驗收、保管、發放等活動；3.1.2 參與不合格物資的評審和執行處理意見，辦理退貨事宜；3.1.3 參與供方的評價選擇，就采購事宜與供方保持聯系；3.1.4 負責外包供方的選擇和評價；3.1.5 負責對供貨方的管理事宜；3.2 技術質量部3.2.1 負責設計、開發及質量管理控制用各類需用物資的申報。3.2.2 負責搜集、3、整理申購物資質量標準；3.3 物資申購部門：3.3.1 負責本部門需用物資的申購和驗收；3.3.2 負責提供本部門申購物資的技術和質量標準；3.4 采購評審委員會：3.4.1 由公司專家管理委員會成員、行政部、申購單位等部門負責人組成。參與公司大宗物資采購的評審，包括供應商、價格、質量、交貨期、服務等。3.5 總經理負責各類物資采購計劃及采購方案的審批。四、 要求和工作程序4.1 采購物資的分類：4.1.1 A類：指對經營過程中效率質量及安全等產生重大影響的商品和原、輔材料等物資；單次采購金額在一萬元以上的物資。4.1.2 B類：指各種設備備品、備件，產品包裝及維修保養所用的各種油脂、涂料等；4、4.1.3 C類：指非生產經營用的辦公用品、設備、工具、生活福利用品、文化裝飾用品、勞動保護用品、低值易耗品等；4.2 采購的依據4.2.1 營銷部門依據客戶訂單和倉庫庫存狀況確定的采購清單:4.2.2 倉庫材料安全庫存量;4.2.3 客戶訂單數量； 其他部門依據業務發展需要提出的請購物品清單；4.2.4 公司生產用原材料、輔助材料的采購一律由生產部門統一請購，其他物品均由耗用單位實行請購，實行“誰使用誰請購”的原則；五、 采購作業流程：5.1 標準流程：A類物資采購須有請購部門全程參與。5.1.1 請購：請購是指某人或者某部門根據生產及經營作業需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份5、要求獲得這些物料的單子的整個過程。請購部門確定擬采購貨品種類和數量后，即應填寫“請購單”，報經總經理(或受權人)核準后交與采購部門備采。5.1.2標準采購流程圖見圖1.5.2 請購單要素：5.2.1 請購的部門；5.2.2 請購物品所屬類別；5.2.3 請購的用途；5.2.4 請購的物品名；5.2.5 請購的物品數量；5.2.6 請購物品的型號規格；5.2.7 請購物品樣品、材質、尺寸、圖紙或技術要求等詳細資料；推薦不少于三家的請購物品生產廠家、品牌、價格等。5.2.8 請購物品的要求到貨時間；5.2.9 請購如有特殊需要請備注；5.2.10 請購單填寫人；5.2.11 請購部門主管；5.2.6、12 請購單位領導審核；5.2.13 采購部門審核；5.2.14 公司總經理審批。5.3 請購單及其提報規定5.3.1 請購單應按照請購要素填寫完整、清晰，由請購部門報公司領導審核批準后報采購部門；5.3.2 請購部門在提報請購單時應要求采購部門接收人簽字，請購部門備份；5.3.3 涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交；5.3.4 遇生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補；5.3.5 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須做出書面說明；5.3.6 請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采7、購部；5.4 物資請購單的提報5.4.1 公司經營生產的物資由生產部門提報；5.4.2 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由行政部提報；5.4.3 公司各部門專用的物資由各部門自行提報；5.5 請購的接收要點5.5.1 采購部門在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；5.5.2 接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；5.5.3 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；5.5.4 對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門；5.5.5 8、無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；5.6 采購周期5.6.1 單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物資采購周期不應超過5天；5.6.2 單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期按合同執行；5.6.3 請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單，采購部門如未能按時完成采購任務時應向領導說明原因；5.6.4 遇到緊急采購應匯報公司領導經批準后采取快速優先采購的政策；5.7 采購部門詢價及其規定5.7.1 詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；5.7.2 屬于相同類型或屬性近似的9、產品應整理、歸類集中打包采購；5.7.3 所有采購項目上必須通過網絡、電話向供應商直接詢價，詢價供應商及服務商不得少于三家，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價；5.7.4 詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；5.7.5 詢價結果需記錄在案；5.8 比價、議價5.8.1 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；5.8.2 對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他供應商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；5.8.3 收到供應單位第一次報價后應設定議價目標或理想中標價格。5.8.4 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考10、察了解供應商的各方面的實力等；5.8.5 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。5.9 比價、議價結果匯總報批5.9.1 比價、議價結果匯總應按照附表六（比/議價匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序報公司采購評審委員會評審；5.9.2 如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。5.10 合同的簽訂及其規定（見公司合同管理制度）5.11 付款及合同執行5.11.1 付款規定5.11.2 按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格并驗收入庫后方可付尾款；5.11.3 按照公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時11、應填寫附表八（資金支出審批單），該審批單巡簽后提交財務部付款；5.11.4 財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。5.11.5 合同執行5.11.6 已簽訂合同由采購部門項目負責人負責跟進，由采購部門負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；5.11.7 已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；5.11.8 合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同。5.12 報驗12、與入庫5.12.1 報驗5.12.2 供應單位已經履行完畢的合同，采購部門應及時的通知請購部門進行驗收；5.12.3 對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司請購部門的相關規定執行；主要依據為：1、公司本身制訂的采購計劃。2、采購部與供應商簽訂的采購合同的相關標的，如數量、規格、價格及其他技術要求。3、供應商出示的產品合格證。4、技術部制定的采購物資技術標準。5、物資工藝圖紙等。6、供應商提供的樣品和裝箱單。5.12.4 達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間通知請購部門進行質檢、驗收；5.12.5 請購部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書； 5.12.6 C類物13、資中小額低值易耗品免檢。5.12.7 入庫5.12.8 合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運； 5.12.9 請購部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受并單獨存放在庫房待驗區，暫時只做數量交接。待請購部門驗收完畢后辦理正式入庫手續；未正式入庫的物資不得出庫。5.12.10 請購部門已經檢驗合格的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；5.13 評估及記錄供應商合作表現；（見供應商管理制度）請購議價、比價評審簽合同入庫付款供應商評價招標（大宗A）類）0到貨驗收執行審批審批圖1標準采購流程圖六、 簡易流程：6.1 常備物資由14、庫管人員根據最小庫存量進行申購。6.2 采購部門接受申購單后對受控合格供方（三家以上）進行詢價、核價、比價后報行政部領導審核，經總經理批準后予以采購。6.3 常備物資由采購部門與受控合格供方簽訂一次性合作協議，每單次采購不再簽訂合同。 6.4 常備物資項目中有需進行檢驗的物資按照標準流程中檢驗流程進行；6.5 常備物資的到貨、入庫、付款、供方評價等程序同標準流程。6.6 非常備B類、C類小額物資由使用部門請購，采購部門詢價、比價、議價，行政部審核，總經理批準后采購。6.7 非常備B類、C類小額物資的入庫、付款、供方評價等同標準流程；常備物資庫管上報大宗簽約到貨驗收行政部執行采購詢價、比價非常備15、部門申報總經理入庫供應商評價付款圖2簡易采購流程圖七、特別流程7.1 遇生產及安全緊急情況急需采購的物資使用特別流程；7.2 總經理下令立即采購的物資使用特別流程；7.3 緊急采購由申購部門負責人直接電話聯系行政部負責人，行政部負責人電話請示總經理批準后即可指定采購人員進行采購；7.4 采購人員收到指令后根據緊急程度立即進行詢價、議價、比價，報行政部負責人審核，經總經理批準后即刻采購。7.5 采購完成后，按其所對應的類別和流程補辦手續?？偨浝黼娫拰徟堎彶块T負責人電話行政部負責人電話補辦手續執行詢價、比價行政部圖3特殊采購流程圖八、 采購核決權限8.1 請購金額預估在一萬元以內者，由采購執行部16、門進行詢價、比價、議價，并由分管經理審核，總經理審批。8.2 請購金額預估在一萬元至十萬元者，由采購執行部門詢價、比價、議價。最終由總經理核決。8.3 請購金額預估在十萬元以上三十萬元以下者，進行小型招標并經采購評審委員會評審由總經理核決。8.4 請購金額預估在三十萬元以上者，進行大型招標并經采購評審委員會評審，由董事會核決。九、 采購方式9.1 采購部門進行貨品采購的依據是經核準的“請購單”，并依據不同貨品及數量、規格，確定不同的采購方式。9.2 固定供應商采購:凡公司與該供應商簽訂了長期供應合同，則凡采購該合同中約定的物品均應向固定供應商采購。9.3 未指定固定供應商采購的，則由采購部門依17、據質優、價廉原則確定采購對象。凡總價在1000元以上的物品采購，均需執行詢、比、議價程序。9.4 網絡采購，利用網絡電子商務進行采購。9.5 對大額大量采購，特別是工程項目，必須首先采取招、投標的方式進行采購。十、 采購紀律10.1 采購作業活動應嚴格遵循公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實信用原則。10.2 公司從事和參與采購的相關人員必須恪盡職守、廉潔奉公、遵守紀律，不得與投標商私下接觸，不得接受供應商的吃請和禮品。10.3 嚴禁未經批準的采購活動，嚴禁自行變更采購方式和擴大采購范圍和規模。10.4 認真執行公司采購流程，遵守采購紀律。10.5 嚴格供應商的資質審查和備案制度，凡采用18、招標方式采購的開標前對投標文件嚴格封存，不得啟封。10.6 嚴格保密，不得泄露公司采購評審委員會的內部情況，不得泄露采購文件及其他與采購活動有關的涉密情況。10.7 采購相關人員不得有下列行為；11.7.1 應當采用招標方式而擅自采用其他方式采購。11.7.2 偽造、變更或者隱匿、銷毀應當保存的采購文件。11.7.3 巧立名目與采購人或供應商惡意串通，索要或收受賄賂或者獲取其他不正當利益。11.7.4 開標前泄露標底或投標人有關情況。11.7.5 對供應商實行差別待遇或歧視待遇。11.7.6 凡違反公司采購制度和紀律的任何部門和個人，一經查實將從嚴處理。十一、 附表11.1 A類物資采購申請表19、 xx/C XZ 001-20xx-1A11.2 B、C類物資采購申請單 xx/C XZ 001-20xx-2A11.3 物資采購詢價表 xx/C XZ 001-2012-3A11.4 物資驗收單 xx/C XZ 001-20xx-4AA類商品（物資）采購申請單xx/C XZ 001-20xx-1A 申請部門： 申請人： 日期：物資名稱型號規格物資用途請購數量到貨時間庫存狀況技術要求；材質；尺寸；標品；技術參數等（可后附）推薦的品牌（廠家）參考價推薦品牌（廠家）2參考價推薦品牌（廠家）3參考價特別說明：申購部門負責人采購部門審核 總經理審批 B、C類物資采購申請單 序號物品類別物品名稱規格型號20、技術要求數量單價合計用途到貨日期備注12345678910B xx/C XZ 001-20xx-2A 申請部門： 年 月 日 申請人： 請購部門負責人： 采購部門審核： 總經理審批：西安xx茶業公司物資采購詢價表xx/C XZ 001-20xx-3A 年 月 日序號物品名稱規格型號技術指標單位數量供貨期 網詢價格一次報價二次報價供貨期票、稅、運費一次報價二次報價供貨期票、稅、運費一次報價二次報價供貨期票、稅、運費123456物資驗收單MYT/C XZ 001-2012-4A 編號：驗收物資名稱采購編號驗收日期合同編號 使用部門供貨方驗收情況記錄序號驗收物資明細數量到貨日期物資存放（安裝）地點技術資料是否齊全外觀是否完好驗收依據規定技術指標實際測試技術指標驗收意見 驗收人簽字: 年 月 日驗收遺留問題