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1、藥業有限公司原料及包材中間體采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度第一章 總則第一條為規范采購管理，提高采購效率，確保采購質量，滿足營銷需要，降低采購成本，保持購銷平衡，依據藥品管理法、合同法和藥品經營質量管理規范、藥品流通監督管理辦法等法律法規，結合甘肅xx藥業有限公司（以下簡稱“公司”）實際情況，特制定本制度。第二條本制度旨在對公司原料、包材、中間體等采購實施全過程控制，適用于公司采購部門和與采購業務相關的其他部門。第二章基本原則第三條明確責權原則。采購工作在董事長、總裁或總經理統一領導下，由2、主管副總裁或副總經理全面負責并直接領導。采購工作的主管部門是采購供應部門，實行采購部門經理負責制并直接對公司主管副總負責，組織采購部全體人員，按照采購管理權限和藥品品種分工共同完成采購任務。第四條 擇優擇廉原則。堅持質量第一的采購方針，不得從資質不合格的供應廠商采購。在經濟效益和產品質量的天平上，永遠向產品質量一邊傾斜。在同等質量的前提下，權衡產品的品牌效應和市場需求，體現效益優先的采購思想。第五條 保障供應原則。確立采購為一線營銷服務、對供應廠商負責的理念，把提高采購效率、及時按需采購、保障供應但不積壓、采購價格合理作為體現采購服務質量的考核依據。第六條 責任追究原則。按采購管理權限，分別追3、究采購團隊成員人為因素造成的生產斷檔、積壓、存量原料過期失效損失的責任，對采購的直接操作人員和上一層級的負責人給予相應行政或經濟處罰；同時，對完成采購任務出色的人員給予相應精神或物質獎勵。第三章操作程序第七條原料及包材、中間體等采購分六步程序實施：一、編制采購計劃。依據銷售部門提供的下一年度的預計銷售計劃，結合庫存情況編制年度生產計劃，并根據生產計劃分解原料、包材、中間體等采購計劃，簽訂年度采購協議；采購計劃包括：年計劃、定期計劃、臨時追加計劃、計劃調整等。 二、簽定采購協議、合同。全部擬采購的物料均要簽定采購合同。采購合同包括：年度經銷協議下的階段購銷合同、定期采購合同和臨時電話要貨的購進合4、同等。三、上級審批確認。按照采購層級授權的權限，由采購人員按照公司合理庫存規定及采購協議，擬定采購合同交由上一層級領導審批、簽字后有效。四、監控合同執行。采購責任人對已經簽定的采購合同的執行情況、到貨質量、價格調整、營銷變化、市場競爭動態、有效期限、退貨原因、存貨數量、付款時間等情況，實施全程調節和監控。五、合理承付貨款。采購、付款人員每個月末前3個工作日做出下一月度的付款預算，根據預算對所管轄品種提出付款申請，分別交由上一級領導審核、簽字同意并報主管副總裁或副總經理審批、簽字。符合付款程序并辦審批手續后，付款申請方可有效。六、評價采購效果。采購部門按照采購管理權限和品種分工，在每一個季度末對5、上一個季度采購工作效率、保障供應情況、庫存結構分析、采購價格成本進行量化評價，并提交簡潔的評價報告。第八條 各層級的采購相關人員，按品種分工對采購的計劃、合同、審核、監控、付款、評價實施全程負責。第四章編制計劃第九條采購計劃依照采購品種管理權限的規定，由公司主管副總裁或副總經理、采購部門正副經理和采購員負責編制，但采購員必須由企業法定代表人授權，只有被授權的采購員才有權在授權范圍內從事采購工作和制定采購計劃。第十條 制定采購計劃原則是：按照管理權限，依據銷售需求，堅持以銷定進，力求購銷平衡。第十一條 采購部門每季度根據實際市場銷售情況，調整下一季度進貨采購計劃。經公司主管總裁或經理批準、并征詢6、質量監督管理部門意見后，由采購人員具體執行。與此同時，進貨部門和生產、銷售部門定期或不定期召開會議溝通信息，并針對存在問題調整購進計劃。 第十二條采購員為避免物料積壓或斷檔，對自己所管轄品種每季根據實際庫存消耗制定進貨采購計劃，并落實庫存上、下限制度，每月按庫存實際消耗做追加或削減的調整計劃，保證物料既不斷檔又不積壓。此外，定期與生產呢、銷售溝通物料在使用中的信息和存在的問題，并及時調整購進計劃。第十三條 采購計劃的主要內容有：物料名稱、規格、采購價格、期初庫存、生產計劃、購進計劃、預計經費、供應廠商等項目。第十四條 采購人員在編制采購計劃時，充分考慮所管轄物料儲存、運輸條件及采購途徑的不同，7、提出不同對策，以免影響采購計劃的落實。第五章簽訂合同第十五條 物料購進合同的簽訂，必須遵守國家法律法規，遵循平等互利、協商一致的原則。其中簽訂購銷合同必須取得企業法定代表人授權的授權委托書，并根據授權范圍以被授權人的名義簽訂。第十六條 簽訂購進合同時，必須選擇合法的供貨單位，做到“貨比三家”，嚴格執行符合藥品質量要求的進貨程序，堅持從產品質量信譽好、具有法定資格和通過GMP/GSP認證的廠商/供應商進貨，以保證購進原料、包材、中間體等商品質量。第十七條 簽訂進貨合同嚴格執行首次進貨客戶審批制度。在首次與生產廠家 發生業務聯系前，對首次進貨單位進行資格和質量保證能力的核實，如發生采購行為還需將加8、蓋供貨單位紅色公章的“一證一照”留檔存查；對擬采購的物料，首先必須具有合法的批準文號，其次應了解供貨單位的質量保證能力和履行合同能力。確定資格后須填報首次物料采購審批表，由采購部門提出申請，經公司質量監督管理部門同意，由主管總裁、經理批準，方可與對方簽訂合同。第十八條 首次購進客戶采購合同的簽定必須具備以下資料： 1）原料藥購進：藥品生產許可證正本、副本及變更記錄、營業執照副本、組織機構代碼證、稅務登記證過、法人委托書、質保協議、GMP證書/GSP證書、原料注冊證、省級藥檢報告、樣品、樣品同批號廠檢報告；2）內包材購進：營業執照副本、組織機構代碼證、稅務登記證過、法人委托書、質保協議、樣品、樣9、品同批號廠檢報告、印刷品許可證、二類包材注冊許可證 ；3）其他包材購進：營業執照副本、組織機構代碼證、稅務登記證過、法人委托書、質保協議、樣品、印刷品許可證。以上資料報質量監督部門審核同意，并經采購部門經理審批、簽字，作為簽定合 同的依據和條件。第十九條 簽訂進貨合同應有質量條款。合同應注明該物料出廠的法定質量標準，并提供產品合格證、注冊證等有關材料。根據需要，還可注明物料的廠方負責期、生產日期、有效期、包裝標志、包裝要求等內容。第二十條 對于需要預付款的物料采購，須簽訂采購合同，合同雙方簽字蓋章、存檔方可生效；任何電子掃描合同將視為無效合同。采購人員要督促已付款的商品、票據及時到帳。第二十一10、條 采購員簽定采購合同，須由專人向公司聘請的律師或公司負責法務工作領導審核、獲得律師同意函后方可簽署，并由專人進行掃描歸檔。第二十二條 采購合同的簽約，必須按照采購審批權限和品種分工 ，由采購人員和上級主管共同簽字并加蓋采購專用印章后方可生效。第二十三條 采購部門設專人管理采購合同，掃描后按照時間、供應商等分類整 理合同并歸檔。第六章監控執行第二十四條對已經簽定的物料采購合同，采購人員須跟進掌握和調控合同的履約效果，與供應廠商保持不間斷的聯系，督促其按質、按時、按價、按量發貨。第二十五條采購人員對臨時調劑的急需物料，可先行電話要貨。事后采購人員補辦采購合同，并立即通知質量驗收部門驗收，盡快使物11、料投入生產銷售。第二十六條采購人員負責對分管的品種進行數據維護，主要內容包括：物料編碼、商品通用名、規格、單位、采購價格、合同數量、生產單位、供貨單位、到貨在途時間、有效期、是否GMP認證、付款數量、付款金額、付款時間等項目。第二十七條采購物料到貨后的退換貨按以下辦法處理： 一、按合同購進的物料到貨入庫前，在檢驗中發現質量不合格或者其他不符合采購合同約定條款的問題，采購人員在接到質檢通知的兩小時內完成與供應廠商的聯系，通知退貨，并做好查詢記錄。二、所有退貨，應直接退回給原供應商。 三、物料購進后由于市場或者銷售等因素發生藥品滯銷，有效期限不足半年等原因需要退換貨時，采購人員應積極主動地與供應商12、聯系；經協商同意退換時，被換的物料按退貨處理，換回的物料按重新采購的程序辦理。第二十八條 采購部門所有用章：如合同章、發票收訖章、退換貨專用章等要有專人管理。按照公司用章申請審批流程申請使用，任何人不得違規操作使用。第七章進價調整第二十九條進貨價格是指本公司從供貨方進貨的物料價格,其管理的基本內容如下：一、首次合作供應商進價。首次合作供應商進價是指本公司第一次合作供應商的進價。該進價是在各項資料齊全、保證質量的前提下，由采購員與供貨方協商擬定，報采購部門經理批準后備案。二、調價物料的進價調整。采購員每季度需對負責范圍內的物料采購品種進行一次價格調研，及時調整公司采購價格，市場價格水品下跌時及時13、調整公司物料采購價格，保證公司采購價格處于行業較低水平。第八章承付貨款第三十條采購付款流程。采購員每月根據業務需要和應付款狀況提出付款計劃匯總向財務部門提出付款資金使用計劃財務部門根據資金情況核定當月用款額度經采購部門經理核準財務部根據付款計劃將增值稅發票與進貨驗收單相匹配、審核并沖減退貨款等付款申請審批程序：有采購員簽字的付款申請批條交財務審核后由采購部門經理審批主管副總裁或副總經理審批財務部門核實付款并進行賬務處理。第三十一條 公司付款方式有預付款、現款現貨、賒銷付款等，所有付款方式方式優先考慮銀行承兌支付。一、預付款、現款現貨：優先向下述廠商傾斜：有年協議的供應廠商，有付款時間要求和年終14、返利的廠商，有獨家品種的廠商，愛狗品種多、采購額達一定規模的廠商及名優大廠。遇有資金緊張時，優先保證上述廠商的利益，通過資金杠桿作用吸引更多的廠商加盟與合作。二、賒銷付款。付款本著用后付款及壓批付款的原則做好付款計劃，并協調好與供應商的合作關系。為減少企業資金占壓和過多增加倉庫容量，凡享有按回款時間返利的品種，本著勤進快銷原則，不超過1.5個月庫存周轉進行貨源采購，并根據市場情況及季節等因素調整。壓批付款的品種，則可適當增大進貨量。第三十二條付款特殊審批程序：有年協議的品種，若為完成協議量需壓貨或提前超量付款或需預付款時，可啟動特殊審批程序。即由采購員根據協議或合同提出申請，說明情況，經采購部15、門經理同意并報公司主管副總裁或副總經理，預付款需由法定代表人授權的責任人簽字批準后，方可進入付款流程。第三十三條 付款審核手續。付款根據協議、合同及采購員的付款計劃，認真核對采購付款的送貨方、發票及付款單位須一致。以合同約定的付款方式嚴格審核，對所結算品種的品名、規格、數量、結算單價仔細審查核實，對退貨、破損在認真與供貨商對帳確認后補貨或沖抵應付款。解決完有關事項后，方可付款。預付款時需核對采購合同，在第一筆預付款商品及發票未到的情況下，不得做第二筆預付款。任何人不得對未付款進行核銷。第三十四條 增值稅發票和返利。在增值稅發票與財務部門傳遞過程中，嚴格執行轉票登記簽收手續，防止發票丟失。第九章16、協同督導第三十五條公司采購職能線應督導各利潤中心采購部門加強和積極維護與各子公司銷售部門、物流中心及其他相關部門的溝通交流，定期不定期地與相關職能部室召開物料采購管理信息交流會，實現采購信息共享，建立相互協作的工作關系，共同研究解決采購中遇到的問題。第三十六條 加強對各利潤中心物料采購管理工作的檢查監督，對采購合同的履行情況進行跟蹤。各利潤中心要建立物料庫存情況月報制度，由采購職能線專人負責匯總上報、掌握各利潤中心物料庫存動態信息，并對各利潤中心物料購進、庫存、退貨等情況進行數據統計分析，及時提出改進意見和建議。第三十七條 組織和指導各利潤中心貫徹落實公司物料采購方針和操作策略，重點加強對各利17、潤中心采購工作的宏觀指導、政策咨詢和業務培訓，總結推廣采購工作經驗，協助各利潤中心研究解決物料采購中的新情況、新問題。 第十章評價效果第三十八條 公司采購職能線按照公司對各下屬單位采購工作的要求，每季度末的第五個工作日完成對上季度藥品采購效果的書面評價。采購效果評價要有數據，盡可能量化，報告力求簡潔、具體，將評價結果提交各利潤中心總經理，作為考核各部門物料采購工作績效的一項重要依據。一、遵守國家相關法律法規。 二、遵守公司的制度規定、辦事程序。 三、恪盡職守，勤奮工作，高質量地完成工作任務。四、上班時應保持良好的精神狀態，認真接受領導的指示和命令，對別人的提醒、忠告和批評應虛心接受。五、積極主18、動地鉆研業務，提高工作技能。 六、愛惜并節約使用公司的一切財產物資。 七、主動學習業務知識與技能，提高自身的工作能力。 八、所有員工都有義務保守公司的各種經營管理信息；機密文件和資料不得擅自復印，未經特許不得帶出公司。 九、采購人員須憑相關領導審批的采購單，按公司規定批準權限和相關程序實施采購。十、采購人員應按采購單保質保量地完成采購工作，收貨時要按企業有關規定進行驗收。十一、不準弄虛作假，偽填或涂改發票。 十二、不準出現向供應商索取或接受其回扣、傭金等公司禁止的行為。十三、采購人員須維護公司形象，保守商業秘密。第三十九條采購人員有下列行為應給予處罰： 一、從無“一證、一照”單位采購原料或采購進假藥、劣藥的； 二、由于工作失誤造成協議品種發生斷貨的； 三、編制的采購計劃或者簽訂的采購合同出現嚴重錯誤并造成損失的； 四、由于工作不認真導致采購有關的資料數據發生錯誤，直接造成損失的；五、收到的稅票保管不當，丟失并造成損失的； 六、故意刁難客戶、服務意識差，客戶反映強烈不滿的；七、營私舞弊、私自收取供應商錢財的；八、對各公司或其他業務部門提出的需求推諉扯皮、不負責任造成損失的。第十一章附則第四十條本制度由公司采購部門負責解釋和修訂。第四十一條各利潤中心可參照本制度制定本利潤中心物料采購管理實施細則。第四十二條本制度自下發之日起生效。