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1、重工制造有限公司材料采購付款與報賬管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx重工制造有限公司編制審核采購付款與報賬管理制度批準頁 碼共4頁生效日期xx年11月4日1 目的規范材料采購流程，加強與供應商合作，維護公司信譽，保證生產經營正常開展。2 適用范圍適用于xx重工制造有限公司所有的材料采購（含外協）業務。3 職責3.1 物流管理部的職責3.1.1 負責采購合同的簽訂、發票的催收、付款申請單的填報及相關單據的傳遞。 對業務、發票的真實性、付款的必要性負責。3.2 重工財務管理部的職責3.2.1 審核采購合同與發2、票的一致性。 審核請款資金與資金計劃的一致性。3.2.3 審核請款資金與合同付款條件的一致性。3.2.4 及時反饋請款付款信息。3.3 集團結算中心的職責及時反饋請款付款信息。3.3.2 復核請款資金的合理性。4 內容與要求4.1 采購報賬流程步驟工作事項責任崗位事項說明應用表單1接收發票物流工程師物流管理部應按合同的付款條款，跟進乙方增值稅發票開具進度，及時要求傳遞至我司。2整理報賬單據物流工程師1物流工程師在收到供應商發票7天內匹配相關單據交重工財務部記賬；2.物流工程師應將合同原件在審批完成后的7天內交重工財務部存檔；3.分次付款合同報賬要求：3.1首筆款請款單據：經物流管理部部長、主任3、經辦人簽字確認的付款申請書；合同審批表；合同原件。3.2第二/三/./N筆款請款單據：經物流管理部部長、主任、經辦人簽字確認的付款申請書；按合同付款條件規定付進度款。3.3合同的付款條件中出現“預驗收”環節，需由品質部在付款申請書上簽字確認該道工序合格完成；3.4合同的付款條件中出現“驗收合格”環節，需提供合格品的檢驗合格入庫單；3.5物流部工程師需在請款前一日將請款單據收集、整理、匹配一致，方可遞交重工財務部進行請款。財務部需對其完整性、正確性、一致性進行復核。4.緊急付款要求: 4.1當天審批完成的合同，需當天緊急付款，可將付款申請書經物流部主任、物流部部長、重工副總經理、重工總經理簽字4、審批后，遞交財務部進行緊急請款；4.2物流部部長、重工副總經理、重工總經理皆需在付款申請書上注明“緊急特批”字樣。4.3財務管理部會計根據重工總經理批示的“緊急特批”，對該請款單加急處理。5.采購件質量索賠報賬：采購件或外協件，因質量不合格導致的讓步接收，由品質部出具不合格檢驗單、讓步接收單、經供應商同意的扣款函，對其采購合同金額進行相應的抵減。6.對于已驗收入庫的材料，原則上應在材料入庫當月完成報賬；最長不超過1個月。3審核報賬單據報賬會計物流管理部收到發票，應7日內遞交重工財務部，重工財務部對其發票進行審核、入賬。原則：無合同的不接收發票；發票為增值稅發票。1）財務報賬會計對物流工程師所提5、供的報賬單據的完整性、合法性及真實性進行復核；檢查發票形式是否為合同約定形式，對品名、數量、單位、單價、金額、規格型號等進行逐一核對，對達到報賬要求的單據方可允許報賬。2）對于不合規報賬單據，財務報賬會計應在24小時內反饋物流工程師。4處理報賬會計財務報賬會計對審核無誤的報賬單據進行賬務處理。對手工入庫材料，報賬會計將相關單據審核后，需先將入庫單、發票與合同三者匹配，確認貨物實物入庫后，方可報賬，嚴格規避虛擬入庫報賬情況的發生。5稅票移交報賬會計財務報賬會計原則上應于每月28日前將當月進項稅票抵扣聯交稅務會計辦理認證并做好交接手續。4.2 采購付款流程步驟工作事項責任崗位事項說明應用表單1提交6、月度資金計劃物流工程師物流管理部的采購付款應根據應付賬款余額、合同執行情況、上月資金計劃表執行情況及生產需求情況，編制下月請款計劃，提交時間按總部財務部下發的資金計劃表上報時間執行。各物流工程師對資金計劃表中請款明細進行確認，物流管理部部長負責計劃的初步審核。資金計劃表2審批資金計劃重工總經理/副總經理/財務會計1.物料管理部資金計劃員將經部門負責人審核同意后的資金計劃發至重工財務部匯總，報副總經理及總經理審批。2.重工財務部將重工總經理審批后的月底資金計劃交遞總部結算中心復審。物流工程師在總部復審批準的額度內進行請款。3. 物流管理部嚴格按合同進度上報資金計劃，對于存在糾紛、退貨、質量問題等7、例外事項的款項，必須完成調節方可進行支付。3填寫付款申請單物料工程師重工物流工程師根據生產進度及審批后的資金計劃填寫付款申請書。付款申請書4審核付款申請單物流管理部部長/資金會計1、付款申請書依次經物流管理部主任、物流管理部部長審核，物料管理部部長對業務的真實性、付款的必要性把關、負責。2、重工財務會計根據月度資金計劃審核付款申請單，審核要點包括：申請符合付款條件，有相應的月度資金計劃，有相關授權領導簽字確認，首筆預付款是否有完整的合同審批表，合同原件是否有乙方騎縫章、公章等。5審批付款申請重工總經理重工財務部將審核通過的付款申請單報重工副總經理、總經理審批后，遞總部申請付款。6付款總部資金會8、計財務總部根據重工遞交的付款申請單及其支撐單據，進行復核。復核無誤后，報總部財務總監審批付款。7付款賬務處理重工財務部1.付款完成后，總部財務部將已完成該動作的相關單據于一周內傳遞回重工財務部。重工財務部會計根據已付款的付款申請書進行賬務處理。2.付款結果反饋：總部財務部每周一下午傳遞上周銀行付款信息（電子檔）至重工財務部。重工財務部會計根據信息，編制請款付款情況表傳遞至物流管理部，供其查詢付款結果。4.3 商務風險管控要求物流部應增強商務風險控制意識，防范包括但不限于以下商務風險：4.3.1 到貨未入庫：物料到貨驗收合格后應及時（1天內）辦理入庫手續，對于未入庫物料及時查明原因。4.3.2 9、超期收貨未報賬：收貨后應在1個月內辦理報賬手續，對于超期收貨未報賬逐項分析原因，明確責任人，并按制度予以考核；4.3.3 風險預付賬款：賬面所有預付賬款商務部應逐筆分析原因，財務管理部應及時督促收貨、報賬，對于長期掛賬應及時查明原因，明確責任人，對于3個月以上風險預付賬款并進行通報考核。4.3.4 發票管理：發票應辦理嚴格的交接手續，并及時辦理抵扣，對于在對賬中發現的發票丟失、過期等情況嚴格按照責任落實賠償和處罰。5 激勵措施5.1 虛報賬：物流部物流工程師必須認真核對各種票據，不得虛報、偽報、惡意重報，凡是虛報、偽報、惡意重報的，按其報賬金額的30%且最少不低于1000元的處罰，情節嚴重者予以辭退并移交司法機關處理。5.2 資金付款審核不嚴：各審核人應嚴格審核付款單據，審核不嚴給公司造成的損失由相關責任人承擔。5.3 收貨報賬時間：材料驗收入（退）庫后及時（1個月內）到財務部報賬的，對于逾期收貨未報賬物流管理部應逐項分析原因并上報財務管理部，財務管理部要跟進處理進度。 5.4 預付賬款：物流管理部對3個月以上的風險預付款需逐項分析原因，由于商務原因（如付款未及時交貨、未及時整理單據報賬等）引起的按50元/家處罰物流工程師，由于財務原因（如未及時入賬等）引起的按50元/家處罰財務報賬會計。