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1、鐵路集團公司設備物資采購及過程控制管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄1引用標準12編制目的13適用范圍14 總則15 設備物資部（物資）及崗位工作職責25.1設備物資部（物資）25.2 物資主管35.3采購員35.4倉庫管理員46主要物資供方評價的規定57物資計劃、采購管理67.1物資計劃管理67.2 物資采購管理88物資過程控制管理118.1材料進場驗收118.2材料入庫保管128.3材料出庫管理138.4材料庫存管理149材料標識管理1510不合格品管理1511附則16物資管理制度1引用標準依據客運專2、線鐵路雙塊式無砟軌道用雙塊式混凝土軌枕暫行技術條件（科技基xx 74號）編制。2編制目的 為健全和完善軌枕場的物資管理工作，規范物資管理行為，提高物資管理的工作效率，確保施工生產的順利進行，有效控制采購物資及外協加工件的質量、降低生產成本，現結合軌枕場實際，特制訂本制度。3適用范圍本制度適用于合福鐵路xx隧道集團二處有限公司黃山軌枕場物資管理過程。4 總則（1）物資管理工作的目的是：在保障物資供應以及物資質量的前提下，通過一切經濟、行政、技術手段降低施工生產成本，促進軌枕場整體效益的提升。（2）物資管理工作的基本任務是：按照供應好、周轉快、消耗低、費用省的原則，適時、適質、適量、適價地組織物資3、供應，滿足施工生產的需要。（3）在物資管理工作中要認真貫徹黨和國家的方針政策，嚴格執行各項規章制度，遵守財經和物資紀律，不斷加強從業人員的思想素質、職業道德水平和業務素質。5 設備物資部（物資）及崗位工作職責5.1設備物資部（物資）（1）遵守國家相關法律、法規，貫徹執行上級和軌枕場的各項相關管理制度。（2）細化軌枕場各項物資管理實施細則。（3）負責對軌枕場所用物資的物資供方進行評價、選擇，報上級物資部門審批，并建立軌枕場物資合格供方名冊。（4）負責物資信息資源的收集、市場行情的調查、采購資料的復核、招標文件的編制、大宗材料（鋼材、水泥、摻合料、外加劑、砂石料等）或批量零星材料的招標采購，負責材4、料的驗收、保管保養、發放、現場管理，負責剩余材料以及廢舊材料的招標處理等工作的具體實施。（5）定期進行清倉查庫并及時對主要材料消耗量進行核算。（6）在軌枕場場長授權下，簽訂物資購銷合同。（7）負責質量、環境、職業安全健康管理體系在本部門的貫徹實施。（8）加強與集團公司其他項目的聯系，充分利用局內部物資資源，并加大軌枕場現有資源的利舊利廢力度。（9）負責軌枕場物資統計及報表上報工作。（10）協助集團公司對周邊工程項目投標的資源調查工作。（11）完工后，負責將所有原始物資資料及憑證歸檔成冊，移交上級物資部門。（12）完成領導臨時交辦的工作。5.2 物資主管（1）在軌枕場場長或副場長領導下，全面負責5、管理體系在本部門貫徹實施。（2）全面負責軌枕場的物資計劃、采購、收發、現場管理、回收利用、消耗量核算及成本控制工作。（3）嚴格執行集團公司、軌枕場各項管理規定，并結合軌枕場特點細化本部門的各項物資管理細則。（4） 參與大宗材料招標采購工作。（5）在進行合同采購時，負責合同條款的商定。（6）建立材料采購資金臺賬，把好資金使用關。（7）負責與集團公司所屬各軌枕場的聯系，加快施工材料、周轉材料、機具的流通，實現資源的合理調配。（8）對軌枕場各項的物資管理工作進行指導、檢查、整改和跟蹤，并參與對本部門員工的考核。（9）完成領導臨時交辦的工作。5.3采購員（1）負責市場行情調查和資源信息的收集，及時反饋6、到軌枕場，為材料采購提供原始資料。（2）采購材料要做到勤跑腿、勤動嘴，貨比三家，努力降低采購成本。（3）嚴格按計劃采購，不采購無計劃的材料。（4）嚴格按照管理體系要求，不采購質量、環境、安全不符合要求的材料。（5）及時索取所采購產品的材質證明書（含合格證），產品檢驗報告或產品性能說明書等資料。（6）采購的材料必須先入庫，不得直接交現場使用。特殊情況時，應及時通知倉庫管理員到現場一起辦理各項手續，并提前通知作好卸車和驗收準備。（7）負責按進場材料檢驗試驗計劃的要求，對所購工程材料的報驗工作。（8）認真填好采購驗收記錄，及時與供應商對賬、索要發票到財務報銷，不能及時報銷時應估計進賬，做到日清月結。7、（9）完成領導臨時交辦的工作。5.4倉庫管理員（1）嚴把材料驗收入庫關。質量驗收不合格的材料不得入庫，并做好標識、隔離存放，交采購員作退貨處理。（2）負責入庫材料標識的制作、維護、移交等記錄工作。（3）負責合理控制材料儲備，搞好庫容庫貌，規范倉儲管理。合理布置各種材料存放位置，堆場材料堆放整齊，標識鮮明，上蓋下墊，庫內材料實行五五擺放，嚴格遵守物資保管規程對庫內物資進行管理。（4）負責庫內以及現場存放材料的維護保養，做到不腐蝕、不受潮、不過期、不變質、防火防盜，督促對周轉材料及機具進行維修保養。（5）負責對軌枕成品點收入庫（存軌枕區），做好軌枕成品標識的工作，并建立軌枕成品收發臺賬。（6）對保8、管的材料實行日清月結、永續盤點，確保賬、卡、物、資金四相符。（7）嚴格把好材料出庫關，嚴格按有效憑證發料。（8）每月準時清賬，完善臺賬并及時報統計員。（9）完成領導臨時交辦的工作。6主要物資供方評價的規定（1）設備物資部（物資）負責對供方的評價、選擇。選擇供方時，由設備物資部、安質部、工程部、經財部、軌枕場總工和場長對物資供方進行調查，確定多個可提供的供方名單，填寫供方評價調查表，對其能否提供符合規定要求的物資的能力進行評價，以便選擇合格供方。（2）供方評價內容包括供方資質、技術性能、產品質量、價格、供貨能力、企業信譽以及服務能力等。合格判定標準見合格供方評價表。所有的供方都必須有營業執照及稅9、務登記證，對于砂和石子要有采礦許可證，鋼筋、水泥的生產商要有全國生產許可證。供方為生產商時應有不少于兩項下列資料（必須有營業執照）：1) 營業執照；2) 供方已通過質量管理體系或產品質量認證；3) 國家行業部門批準的生產許可證；4) 供方提供的產品技術質量檢驗資料；5) 供方貨源處的產品抽樣檢驗、試驗結果；6) 供方為供銷商時還需評價其經營范圍（如營業執照或代理委托書）及產品質量（證明）和產品生產商。（3）設備物資部（物資）根據供方評價調查表評價結果，將合格者填入合格供方名錄報場長批準后，由軌枕場公布。（4）設備物資部組織物資管理人員、安質部、工程部根據進場程序記錄評價分析，每季度對合格供方重10、新評價一次，填寫供方再評價調查表，對其提供的物資質量、價格、服務、履約狀況及持續保證能力等方面情況進行評價。合格者保留，不合格者注銷，同時補充新的合格供方。（5）合格供方名錄有變動時應發布變更通知或重新編發。（6）因名冊中的供方不能滿足需要另行選定供方時，應按本程序“（2）”中的內容對其進行評價合格后，經設備物資部領導批準后實施采購。（7）甲方指定的供方同樣執行上述評價原則，如供方達不到要求時應向甲方說明并記錄結果。 7物資計劃、采購管理7.1物資計劃管理（1）物資計劃管理遵循“歸口編制，分類上報”的原則，實施要求如下：1）主要工程材料需用總計劃應由軌枕場工程部門編制，總工審核，場長批準后上報11、經理部工程管理部、合同管理部及物資部，以便為上級組織相關部門進行集中采購或招標采購提供依據，以取得規模訂貨的經濟效益。2）主要周轉材料需用總計劃應在施工方案確定后由軌枕場工程部門編制，總工審核，場長批準后報送經理部物資部，以便經理部物資部門能及時進行內部資源的清理、調配或按照周轉材料管理辦法的規定進行購置。3）主要工程材料和周轉材料需用總計劃，應按照分部、分項或單位工程進行統計和劃分，并結合工程進度計劃，明確各類材料的使用時間和各時間段的需用數量。4）因設計變更或施工方案調整，而需要改變原主要工程材料和周轉材料需用總計劃的，應在變更方案確定后的七日內，將變更后的調整量，按上述程序報送公司相關部12、門。5）年度、季度材料需用由軌枕場工程部門負責編制，總工審核，場長或副場長批準。6）月度材料需用計劃、零星材料需用計劃由技術主管負責編制，總工審核，場長或副場長批準。7）機械配件、燃潤油料需用計劃由設備部門負責編制，設備物資部部長審核，副場長批準。8）勞保及防護用品需用計劃由安質部門負責編制，安質部長審核，副場長批準。（2）材料需用計劃要求規范填制，材料名稱、規格必須采用標準稱謂，明確計劃訂貨數、交貨時間、批量要求及材料使用部位，重要材料必須提供圖紙，提出交貨依據、檢驗標準和驗收條件，涉及到職業安全健康、環保的產品還應提出安全、環保要求。（3）編制材料需用計劃必須嚴格按圖紙工程量計算材料需求量13、，精打細算，控制材料用量，嚴禁虛報冒估材料用量。提倡和鼓勵在編制材料計劃時選用和推行新材料、新工藝，降低材料耗用。（4）為了物資部門合理安排采購，有效降低采購成本，各類材料需用計劃應超前編制，大宗材料計劃至少提前一個月報出，零星材料計劃至少提前三天報出。（5）物資部門對需用計劃不詳之處可以提出質詢；對市場資源保證程度不高的材料，可與工程部、安質部、材料使用單位協商，推薦代用材料。（6）物資部門應對各類材料的需用計劃、采購執行計劃進行整理，并按時間順序和類別裝訂保存備查，軌枕場完工后轉入檔案管理。7.2 物資采購管理（1）設備物資部必須按計劃采購，不得采購無計劃的物資。1）在采購前應復核需用計劃14、各欄內容，如材料名稱、規格型號、計量單位、數量、材質要求、技術參數、執行標準、需用時間等，計劃不清時不得盲目采購。2）在采購前應核實倉庫庫存數量，有庫存的，根據庫存數量調整采購數量；有替用物資的，應向部門主管和使用部門領導協商，爭取對原計劃進行變更，達到充分利用現有資源、降低庫存和減少資金占用的目的。3）對需用時間不急的材料計劃，經使用部門同意后，可先落實資源和價格，充分對市場行情進行調查，盡可能形成批量采購，達到量大從優、減少運雜費用，最終實現降低采購成本的目的。4）加工訂制的物資采購，需用部門必須提供經過復核和審批的圖紙。（2）開工之初，設備物資部應調查、分析軌枕場所在地的資源結構，根據工15、程需求，對潛在的物資供方進行選擇與評價，并建立本軌枕場物資合格供方名冊。（3）若業主對材料準入有所要求時，應滿足業主對材料準入的相關規定。（4）施工材料、周轉材料、機具等材料在采購前，軌枕場設備物資部應加強同集團公司系統內各軌枕場設備物資部的聯系，充分利用局內現有資源，以調撥的方式獲取，達到降低物資成本、減輕軌枕場資金占用壓力、盤活內部資產等目的。（5）具備招標采購條件的主要材料以及大宗材料的采購，業主有相關規定或要求的，按照其規定或要求辦理；業主未予以規定或要求的，按照上級單位相關規定，采取招（議）標的方式選定材料供應商和確定供應價。（6）不具備招標采購條件的材料采購應按照如下方式進行市場采16、購：1） 主要材料和大宗材料的采購，上級部門已發布采購指導價的，應在指導價的范圍內進行詢價比價采購，當價格高于該指導價時，設備物資部須及時向上級物資部門提出書面報告，并說明原因，取得上級物資部門書面同意意見后方能采購；采購指導價中未涉及的物資，可采用詢價比價的方式進行采購。2） 零星材料采購，應貨比三家，比質、比價（部分材料要結合摻量）、比運距、比售后服務、比信譽，擇優選定供應商。3） 安全防護用品以及涉及環境保護的材料采購，必須到國家批準定點經銷單位購買，使用有生產許可證廠家生產的合格產品。（7）進行合同采購時，由物資部門負責物資采購合同的起草，訂貨合同起草完畢后還應報軌枕場場長審核，物資采17、購合同須由場長簽章。物資訂貨合同中應設立質量條款，明確規定質量標準、驗收辦法、質量爭議處理等內容。涉及到環保、職業健康安全方面的產品，還應按政府相關管理規定予以明確。與流通企業簽訂訂貨合同時特別要指定材料生產廠家、產品品牌商標。在簽訂的合同中要有反索賠理念，應隨時作好市場調查，根據市場價格變化及時變更合同單價，達到降低采購成本的目的。（8）在施工生產與物資供應成本發生沖突時，除按規范程序進行采購外，要以保障供應為工作重點，以避免軌枕場停工待料而造成更大的直接、間接經濟損失。在對市場資源預測比較充分情況下，應及時將信息反饋給軌枕場工程部，要求增補材料計劃，進行合理儲備。（9）購進的物資必須先入庫18、，后發放，嚴禁不經過倉庫管理員驗收，直接將采購回的物資交給現場使用人員。特殊或緊急情況時要有相關負責人簽字批準，否則不予辦理核銷手續。（10）采購員應及時向供方索取材質書、產品化驗單或產品性能說明書等文件資料，按原材料檢驗制度的規定填寫試驗委托單，及時報檢。（11）物資采購應遵循“誰經辦誰負責”的原則，由經辦人負責不合格物資的退貨、索賠工作。（12）物資采購后采購員應及時填寫驗收記錄，連同實物、采購計劃、技術資料等一并送交倉庫驗收入賬，并及時到財務部門辦理報銷手續。對于不能及時取得發票的入庫材料，必須辦理估計進賬手續，待取得發票后，先沖銷原估價單，再以實際價格填寫收料單辦理報銷入賬。（13）大19、宗材料訂貨應優先選擇工地現場交貨，盡可能的將運輸損耗與風險轉移給物資供方。物資部門必須根據質量、環境以及職業安全健康的要求，對供方的運輸、裝卸等做出必要的提示或規定，以控制和防止材料在運輸、裝卸過程中的環境污染和安全危害。（14）所有原材料、外協件的采購必須在合格供方名冊內的供方單位中選擇。8物資過程控制管理8.1材料進場驗收進場物資的驗收應嚴格執行原材料檢驗制度，保管員根據有關憑證負責對進庫物資（采購的原材料及外協加工件）進行檢驗、驗證和抽樣試驗，把好收料質量關。要結合采購資料檢查外觀質量，核對品名、型號、規格、尺寸、材質、出廠合格證、說明書、圖紙等技術證件；技術證件資料應編號保存，并予以登20、記，若技術證件不齊只暫作點收處理；特殊物資請相關職能部門共同驗收。開包、計件（支）、檢尺、量方、過磅計數。對計重物資，按實重計算，帶包裝計重物資應注明毛重、皮重、凈重；以理論換算交貨的，檢尺（或量方）后按理論換算重量驗收；計件物資應全部清點件數，帶有附件或成套交貨的機電設備，須查清主件部件、零件和工具等；凡原包裝完整，定量計重或計件的物資，可按原出廠數量抽查驗收；對大量的小件散裝物資、型體規格相同，可采用“檢斤點數”的方法計數。嚴格按照原材料檢驗制度所規定的檢驗項目、頻次，對進場物資（采購的原材料及外協加工件）進行抽樣檢驗和試驗。物資部門負責提供待檢產品，試驗部門負責取樣,物資驗收人員填寫試驗21、委托單,物資主管簽字后報檢。試驗人員按相關試驗規程和規定，對所取樣本進行檢驗和試驗。到庫物資應隨到隨驗收，當天未驗收完的，次日繼續驗收，最遲不超過三個工作日，并及時辦理物資入庫進賬手續。具體驗收程序如下：（1）砂石料進場后由物資部門驗收，表觀質量合格后方可卸貨進入待檢倉。磅房人員負責控制數量，登記過磅記錄并打印磅單。對于含水率較高的河砂要通知試驗室做出準確含水率后再根據合同要求5%含水率扣除多余水分所占磅重。卸貨后及時委托試驗人員取樣做進一步檢驗。（2）水泥、摻合料、減水劑進場后由物資部門驗收，待確認廠家材質證明書及合格證齊全、委托試驗人員取樣后方可打入罐體。由磅房人員負責控制數量，登記過磅記22、錄并打印磅單。（3）鋼材進場后由物資部門驗收，待確認廠家材質書與實際貨物相符，并且表觀無銹蝕、公稱直徑在允許誤差范圍內時方可卸貨。卸貨時按照規格型號、進場日期、爐（批）號分類存放，并及時委托試驗人員取樣以作進一步檢驗。（4）構配件（主要指預埋套管、螺旋筋、箍筋固定件）進場后由物資部門驗收，構配件必須有出廠合格證書方可卸貨。卸貨后及時通知安質部抽檢其外觀尺寸是否合格，并委托試驗人員取樣做進一步檢驗。8.2材料入庫保管（1）保管、保養好庫內外物資，做到不腐蝕、不受潮、不變質，有相應的防盜、防火措施，經檢驗和驗證合格的材料即可投入使用；經檢驗和驗證不合格的材料應單獨存放，做好標識和記錄。對進場材料進23、行標識和可追溯性記錄,材料標識內容有：材料名稱、規格型號、進場日期、檢驗日期、生產廠家、質量證明文件（批號）、進場數量、檢驗狀態、庫存數量。（2）機加工后的冷軋鋼筋、桁架、箍筋由物資部門點收后統一管理，并做好半成品的標識與保管工作。（3）易燃、易爆危險源物品保管：易燃、易爆危險源物品必須由專人、專庫管理，必須分開儲存，分地管理，不準變動位置，并有危險源標識牌。易燃、易爆危險源物品只限軌枕場施工使用，任何人不得轉借或出售。8.3材料出庫管理（1）嚴格依照領料審批程序發料，即先辦理領料單、保管賬等的審批和簽認手續，后發料。領料憑證各欄須填寫清楚，審批、簽認齊全。（2）材料使用部門應指定專人領料手續24、。遵循“先進先發、先舊后新”的發料原則。未經檢驗合格的材料嚴禁投入工程使用。確因工程急需，在軌枕場總工簽發緊急放行報告后，可按緊急放行控制程序處理。（3）發料時領發雙方當面點交，確認材料的品種、規格和數量。屬于以舊換新的材料（例如：機具、特殊勞保用品及低值易耗品），必須回收和發放同時進行。如對該材料使用年限有規定的，應結合使用時間，先辦理報損/報失/賠償手續后再發放。因施工需要，重復領用保管賬上已有的材料，必須經設備物資部部長或分管領導審批后才能發放，倉庫管理員要敦促及時歸還。（4）混凝土材料發放：攪拌站生產要有記錄，每班次生產任務結束后及時向物資統計員遞交當班次混凝土物料消耗統計報表，物資部25、門根據攪拌站物料消耗統計報表開出發料單，由預制作業隊隊長、物資主管確認無誤后簽字。（5）鋼材發放：鋼筋原材和冷軋鋼筋應按照加工能力發放并開出發料單，發放人員要記錄發放鋼材的爐批號與重量，以便于材料追溯。桁架和箍筋按照當班次需求量定額發放并及時開出發料單，多退少補。（6）構配件發放：構配件應根據當班次需求量定額發放并開出發料單，多退少補。（7）危險源物品發放：危險源物品如氧氣、乙炔要根據需求量發放并及時辦理領用手續，搬運過程中要小心，嚴禁擠壓、碰撞，以免引起火災或爆炸。（8）退回倉庫的材料，倉庫管理員應注明原領料單號以及材料名稱、規格、數量、質量狀態，及時辦理退料手續。（9）每月25日由設備物資26、部組織，工程部、安質部、綜合部等部門參與對場內原材料庫存進行盤點，并由設備物資部制作材料月循環自點表，準確掌握原材料庫存。分析理論庫存與實際庫存的差值，找出原因，及時補差。設備物資部每月必須對入庫和出庫軌枕成品進行清點，做到賬物相符，發現問題及時上報軌枕場領導處理。8.4材料庫存管理（1）合理布置各種材料存放位置，提高倉庫場地使用效率。（2）堆場材料堆放整齊、標識牌鮮明、上蓋下墊、防止材料受潮。（3）庫內材料懸掛料卡；易燃品、易爆品、危險品、劇毒品和腐蝕性物資，必須專庫保管；貴重物資、精密儀表等要專柜存放；料架下擺重，上擺輕，頂上擺不常用物品，分類存放，堆碼有序，便于發放和盤點。（4）妥善保管27、庫內外物資，做好相應的防腐、防潮、防盜、防火措施，并敦促軌枕場加強周轉材料、小型機具及工具的維修保養。（5）采用永續盤點和定期盤點相結合的方式對庫存材料進行盤點。每次材料收發工作后，保管員應及時對發生動態的材料進行清點，查看庫存材料數量是否正確，做到賬、卡、物、資金四相符；每年年初進行“元一物資大清查”，對庫存材料進行全面盤點，查清材料的盈虧情況，并填報清倉查庫登記表和清倉查庫匯總表。（6）每月準時清賬，完善臺賬并報物資統計員，確保賬、卡、物、資金四相符，日清月結，永續盤點。盤點發現的問題，要查明原因，落實責任，作好記錄，分別按儲耗、磅差盈虧、規格調整、報廢、事故損失等報請領導同意批準后，方能28、做財務處理。9材料標識管理對進場材料進行標識和可追溯性記錄：（1）材料的標識可采用掛牌、區域劃分、顏色區分等方法。（2）根據“誰收貨誰標識，誰施工誰標識”的原則，對材料標識的制作、保護、移交等工作實行歸口管理。（3）材料標識的內容為：材料的品名、規格、等級；材料的生產或供應單位；材料的進貨日期、批號、生產日期；材料的使用部位；材料的檢驗狀態等。10不合格品管理進場材料經試驗室檢測不合格后，試驗室出具有效試驗報告，設備物資部及時對不合格的材料辦理清退手續，并登記不合格材料臺賬。未能及時清退的不合格材料要單獨存放，做好標識，嚴禁使用。11附則 本制度由設備物資部負責解釋； 本制度從發布之日起執行。