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1、大酒店采購物資定價貨物驗收供貨商管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購員工作行為準則為使采購工作程序化、標準化、保持良好的工作秩序，建立廉潔的采購隊伍，為酒店樹立良好的形象，為酒店采購質優價廉物品，確保酒店的正常運行，特制定本工作行為規范。一、 酒店采購工作的意義：1、采購人員是酒店創取利潤和降低運行成本的重要工作人員，因此必須熟知各級各類市場，采購價廉物美的商品是采購員的第一目標。2、采購人員要明確所用的每一分錢都是酒店的純利潤，因此采購人員要做理財的能手，用好每一分錢。3、采購人員是酒店對外聯系的一個窗口2、采購人員必須以酒店的利益為自己的最高利益。二、 采購員的素質要求：1、必須熟悉有關法律知識，熟練掌握經濟合同法，在工作中勇于承擔責任，有良好的工作表現。2、必須會駕駛汽車，在任何條件和情況下能獨立工作。3、熟悉掌握自己所管轄物資的各種要求，使所購物資讓使用部門稱心領導放心。4、掌握市場價格動態，及時向領導匯報價格的趨勢。5、建立完善的采購物品目錄和供應商檔案、資料，使采購工作規范化、標準化。6、必須了解市場、開拓市場，做有心人，將開拓新的采購渠道作為重要工作，把降低單位成本作為中心工作。采購員每月都必須提供新的供應商。并根據采納情況作為評價采購員工作的依據。三、 采購員行為準則：1、在采購工作3、中杜絕營私舞弊，樹立酒店的良好形象和口碑。2、嚴禁利用工作之便受賄和索要回扣，一經查實將開除公職。3、采購員每周必須遞交工作周報采購物資定價管理規定為規范酒店采購渠道及定價程序，特制定本管理規定。一、選擇供應商原則：1、實行由采購部，酒店員工推薦，供應商自薦三管齊下的推薦方式來決定供貨渠道。2、供應商經酒店采購物價核審小組審定核準后，由采購部將每一個供應商建立相應的管理檔案，詳細記錄。3、供應商分為常年、常用、散戶等幾種情況，分別簽訂長期或短期協議，降低采購價格。（1） 常年供應商如棉織品、瓷器、低值易耗品、酒水、干貨、調味品等，與供應商本著互惠互利、又贏的原則，簽訂長期合作協議。（2） 常用4、供應商，如蔬菜、水果、海鮮、水產等與供應商簽訂常用協議，使采購價格低于商場價格。（3） 散戶供應商，季節性物資簽訂短期協議。二、定價原則1、所有物資由采購部提供三家以上供應商報價單。2、供應商投標書必須于定價前一天投入鮮活驗貨處報價箱內。3、財務派員在定價當日收取供應商報價單，定價會現場拆封。4、新價格于定價次日起執行。5、供應商未按酒店報價規定時間報價，自動放棄本期供貨。6、價格一旦確定，不得任意調價，特別情況由定價小組重新討論決定。三、定價周期：（一）鮮活食品類1、水產、海鮮、肉、禽蛋 每半月定價一次（特殊情況供需協商）2、水果、蔬菜 每十天定價一次3、時令及反季節原料 隨行就市（二）庫有5、物資類干貨、酒水、物料、辦公用品、雜品、維修材料、每月報價一次。（三）合同訂購定制物資每周一次（特殊除外）。四、臨時采購臨時采購食品原料，由總廚定價報采購部，及時補辦申購手續，采購按月統計并匯報，嚴格控制臨時采購的非計劃性，非計劃性采購不得高于計劃采購的20%，控制在計劃性采購的80%范圍內。鮮活價格信息日常反饋程序根據鮮活價格隨市場變化起伏較大的特點，特制定本價格反饋程序。一、 每次定價后財務部將本期價格發給餐飲部、采購部，同時報總經理室。二、 采購部內勤編寫出上漲和下降產品品種的名稱，并注明上漲或下降的金額及幅度百分比。三、 購部根據價格的上漲和下降的情況，向餐飲部推薦其他種類，以降低成本6、。四、 餐飲部在接到價格變動情況通報后，要立即對上漲的原材料進行調整，保證食品成本控制在合理范圍內。五、 對那些價格上漲但必須使用的品種，采購部、財務 部、餐飲部必須立即召開協調會，調整計劃價，同時調整產品的零售價。關于鮮活食品補貨的規定為了規范鮮活定貨工作，減少定貨的次數，特制定鮮活食品補貨規定。一、各使用部門每天下午六時前必須將次日所需的原材料報采購部的采購員。二、采購根據各營業點所報情況進行詳細匯總（包括品名、規格、字跡清晰）報給采購經理。三、由于客情變化而需要補貨的，要以書面形式通知采購部，并注明崗點名稱，口頭通知無效。四、為加強定貨工作的計劃性和嚴肅性，各崗點必須把好定貨數量，盡可能7、的不加貨和少補貨。五、采購部根據各崗點補貨的情況，每周將信息反饋給總廚師長，并注明那些是正常補貨，那些是非正常補貨。使用部門根據采購部每周反饋情況，合理調整定貨的數量。采購工作程序補充規定為了做好酒店采購工作的改革，加強采購工作的民主管理，最大限度的降低運行成本，實現采購工作的透明度，特制定本采購工作程序如下：一、實行接觸和推薦貨商、采集特價和審定價格以及驗收相互分離的采購體系，并成立以財務、采購、餐飲部為主的采購物價核定小組，負責審定采購物品的價格。二、建立科學民主的供貨商推薦和管理渠道，擬采用采購部專業推薦、酒店員工推薦以及供貨商自薦的三管齊下的推薦方式來決定供貨渠道。同時，對每一個供貨商8、，建立相應的管理檔案，詳細記錄供貨商的資質、信譽情況。三、建立供貨商管理制度，從報價、送貨、質量、驗收、付款等各個方面對供貨商進行制約的要求。同時，也建立供貨商投訴渠道，鼓勵供貨商對營私舞弊行為進行檢舉揭發。四、建立采購員行為準則和考核制度，確立采購員的行為標準和規范。在適當的時候，配合人員換崗制度，進行競爭上崗。同時對那些不能夠提供優質低價貨源的采購員，進行合理流動，優勝劣汰，保持采購人員的基本素質。五、由采購部建立完善的采購物品目錄資料，將酒店今年的目標價格（比去年同期平均值降低10%）和改革前的價格資料存檔，以便于留存作歷史對比資料。六、建立完善的招標投遞程序，在職工食堂或指定地點設立固9、定的投票箱，根據采購物品的性質，確定招標周期并由供貨商按時投遞，投遞時，供貨商必須嚴格按照要求填寫投票書并且封裝。七、投標書由酒店設計專門的格式讓供貨商填寫，其中包括物品名稱、擬供數量、質量標準、樣品編號、送貨方式、優惠條件、付款方式等，并且附封好的供貨商標簽卡。八、根據所采購物品，可大致分為三種：1、 干貨、調味品等需要至大型超市購買的物品，每月下旬由采購部根據庫存情況和下一個月的營業指標和銷售預計，提前將采購計劃報總經理室待批，采購部在設計計劃表時，要將品名、庫存量、擬采購量、報價等內容寫進報價表中，經總經理室審批后，財務部根據計劃準備核發采購資金。2、 常年、常用的大宗物品采購，采用建立10、特約供貨商的辦法確立供貨渠道。利用前述的供貨商推薦方法，由采購部和財務部訂立相關條例，再經價格核評小組核準，建立酒店特約供貨商，在相關條例中要包含下列條款和內容。如：凡成為酒店特約供貨商后須交納一定數量的質量定金，當出現質量問題并使其綜合評定的等級達不到規定級別時，除扣除質量定金外并取消其特約供貨商資格等。3、 對日常鮮活物品采購，根據不同種類，分為10-15天的周期，由物價審核小組根據樣品質量 、價格、優惠條件、綜合評議，確定后當場開標，公布選定的供貨商。九、投票標書和樣品由物價審核小組委派專人收集以供評標，一般來說，供貨商檔案管理和投標書、樣品收集人員將不參加評標審核工作。十、評標審核小組11、在進行審核評標時，將只對樣品和報價資料、優惠條件進行核評，并當場對選中者進行供貨商標簽開封工作，由財務部發出中標通知給供貨商，同時，采購部和餐飲部立即開始進行供貨和驗貨的準備工作。十、大力推廣在一級市場的采購量，一級市場價格低、質量好，應建立起可靠方便快捷供貨基地。十一、酒店的采購工作程序應對供貨商公開，以便供貨商認準只有提供優質價廉的商品才能確保自身長遠利益。以建立一個在供貨商之間的良性競爭環境，樹立酒店的良好形象和口碑。貨物驗收工作規程為了進一步完善驗收工作，降低成本，特制定本工作程序。一、職責劃分1、餐飲部（1） 負責將各營業點用料計劃報采購部。（2） 把好原料質量關，及時將所驗原料的數12、量與計劃數相核對。（3） 督促驗收人員使用工具。2、采購部負責與供應商聯系，根據使用部門的計劃編制采購匯總表，保證原材料準時到位，做到補貨及時。3、財務部（1） 每日崗前校稱。（2） 堅持使用專用驗收工具，準確、及時利用專用驗收工具檢驗數量。（3） 嚴格按照“規格”驗收原料，直觀上感覺有質量問題不予驗收。（4） 憑計劃單驗收，規范填寫驗收單，準確填寫數量，涂改無效。（5） 補單要注明原因，并于次日完成補單手續，過期由驗收人員自行負責。漏單現象必須嚴格控制，并及時上報部門，不得隨意簽字。（6） 根據有效簽字人審核驗收單，將有效驗收單及時報送財務成本核算。二、規格質量標準書由餐飲部牽頭與采購部財務13、部共同制定物品質量規格說明書，說明書應詳細描述所夠物品的名稱、產地、規格型號、成熟程度、新鮮程度、商標、等級、大小、產品的形態、重量等。三、有效驗收單定義經有效簽字人確認，不得有涂改現象的貨物驗收單。四、其他1、驗貨時必須有餐飲部和財務部人員在場，共同驗稱。2、一般情況餐飲部不得直接向供貨商訂購原材料。 供貨商管理規定為了更好地做好酒店的采購工作，增加酒店采購工作的透明度，建立良好的供求關系，特制定本管理規定。一、建立供應商檔案：凡愿意為酒店送貨的供應商都必須按照酒店的要求簽定供應協議，建立供貨商檔案。1、 國營或集體單位需填寫單位地址、負責人姓名、聯系電話、送貨方式，可供應品種目錄，并提供營14、業執照副本（復印件）。2、 個體經營戶填家庭地址、負責人姓名、及身份證復印件、聯系電話、送貨方式，可供應品種目錄，以及擔保人姓名及身份證復印件。二、供應商等級評定：按照供應商執行酒店各項要求的規定，將供應商分三級1、 一級供應商：每月在質量投訴、短斤少兩、送貨不及時、偷拿東西和違反酒店規定等方面扣分不超過10分。2、 二級供應商：每月在質量投訴、短斤少兩、送貨不及時、偷拿東西和違反酒店規定等方面扣分不超過20分。3、 三級供應商：每月在質量投訴、短斤少兩、送貨不及時、偷拿東西和違反酒店規定等方面扣分不超過30分。三、對供應商的要求：1、所有供應商必須按照酒店的要求進行報價、送貨。2、所有供應商15、在中標入圍后必須在財務部存放供貨抵押金5001000元，如違反送貨規定將以抵押金作為處罰，每次500元為起點（如串貨違規、打水和弄虛作假騙取份量、數量等一切不良手段）。3、供應商不得向酒店任何人行賄，一經發現將開除送貨資格。如果酒店工作人員向供應商索要回扣，供應商有責任和權利向酒店物價核定小組檢舉揭發，經查屬實酒店將給舉報人獎勵。4、供應商必須按照中標要求及時提供貨物，送到酒店規定地點。5、供貨商必須按時按質按量保證商品的供應，同時本著誰送誰加工（或例行值班）的原則，根據酒店要求進行加工，如有因加工不徹底，或有變質之原料摻和加工使用，一經發現，視加工數量的金額5倍處罰，如再次發生，予以除名。616、送貨加工人員必須服從酒店及餐飲部門的指揮領導，使加工品種及衛生符合標準。7、本著互惠互利的原則，提供價廉物美的原料，不可因價格因素而缺貨或少量提供。故意違反者如發現將給予除名處理。對于不能及時提供或數量不足之部分，酒店有權自行購買，差額部分及路費由供應商承擔。8、如對供貨的市場價格有較大變化時，無論漲跌應主動向酒店提出，經酒店同意后，執行新的價格。9、不可隨意亂報價，或故意擾亂報價制度進行短期行為的操作，而使酒店缺貨，一經發生，由其他供應商供貨后之差價由其中標者承擔，同時不得參加下次的報價。10、供貨商不得有將酒店原料私自帶出酒店及其它盜竊行為，一經發現查實，將立即除名。11、每月28日由采購部、財務部、餐飲部共同對供應商的級別根據評分標準進行評定。 供貨商檔案卡類別單位名稱單位地址負責人姓名營業執照衛生許可證電話號碼主要經營品種處罰記錄質量問題短斤少兩送貨不及時偷拿東西違紀違規合計123456789101112供貨商質量等級評定辦法： 1、每次質量問題4分，短斤少兩2分，送貨不及時2分，違紀2分。2、每月累計扣分在10分以下的為一級供貨商，扣分在20以下的為二級供貨扣分標準