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1、酒店總經(jīng)辦崗位職責(zé)素質(zhì)要求及管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 總經(jīng)辦規(guī)章制度第一節(jié) 概述一. 概述總經(jīng)理室屬于酒店的決策系統(tǒng)，是組織酒店所有部門貫徹落實(shí)酒店管理模式和管理哲學(xué)思想的首腦機(jī)關(guān)。總經(jīng)理室由總經(jīng)理、駐店經(jīng)理、總經(jīng)理室主任，總經(jīng)理秘書、機(jī)要秘書和接待文員組成，其主要任務(wù)是根據(jù)市場(chǎng)動(dòng)向、特點(diǎn)及發(fā)展趨勢(shì)，分析酒店經(jīng)營管理狀況 ，確定酒店的經(jīng)營方針和經(jīng)營計(jì)劃，擬定和審批各部門管理方案；負(fù)責(zé)中級(jí)以上管理人員的任免、考核和晉升，負(fù)責(zé)酒店服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制定和考核；分析和檢查財(cái)務(wù)預(yù)算及其進(jìn)展情況，針對(duì)存在的問題提出2、改進(jìn)措施；審批重要設(shè)備的改造以及新增服務(wù)項(xiàng)目的決策方案，大力開展增收節(jié)支活動(dòng)，最大限度地提高酒店的經(jīng)濟(jì)效益；負(fù)責(zé)酒店的重大接待活動(dòng)和促銷活動(dòng)。二. 組織結(jié)構(gòu) 酒店組織結(jié)構(gòu)圖三、總經(jīng)理室組織結(jié)構(gòu)總 經(jīng) 理駐 店 經(jīng) 理總經(jīng)理室主任總經(jīng)理秘書接待文員機(jī)要秘書第二節(jié) 崗位職責(zé)及素質(zhì)要求一總經(jīng)理直接上級(jí)：管理公司、董事會(huì)直接下屬：駐店經(jīng)理、總經(jīng)辦主任及計(jì)劃財(cái)務(wù)總監(jiān)、人力資源開發(fā)總監(jiān)、市場(chǎng)營銷總監(jiān)、總經(jīng)理秘書崗位職責(zé)在管理公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，帶領(lǐng)全體員工努力完成各項(xiàng)經(jīng)營、管理指標(biāo)，全面提高酒店的服務(wù)質(zhì)量和管理水平，不斷提高酒店的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。1. 確立酒店的經(jīng)營計(jì)劃（月、季、年）、發(fā)展規(guī)劃及經(jīng)營方3、針，制定酒店的經(jīng)營管理目標(biāo)，并指揮實(shí)施。2. 主持制定和完善酒店各項(xiàng)規(guī)章制度，建立健全內(nèi)部組織系統(tǒng)，協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，建立內(nèi)部合理而有效的運(yùn)行機(jī)制。3. 研究并掌握市場(chǎng)的變化和發(fā)展情況，制定市場(chǎng)拓展計(jì)劃價(jià)格體系，適時(shí)提出階段性工作重點(diǎn)，并指揮實(shí)施。4. 全面負(fù)責(zé)酒店的市場(chǎng)拓展、人力資源開發(fā)和計(jì)劃財(cái)務(wù)工作。5. 負(fù)責(zé)重要客人的接待工作，保持與社會(huì)各界的廣泛聯(lián)系，塑造企業(yè)良好的內(nèi)、外部形象。6負(fù)責(zé)中層以上管理人員的培養(yǎng)和使用、督導(dǎo)酒店的培訓(xùn)工作。7. 發(fā)動(dòng)廣大員工群策群力、搞好民主管理工作；關(guān)心員工生活，不斷改善員工的工作條件。8主持召開每日晨會(huì)、高級(jí)管理人員工作例會(huì)或部門經(jīng)理會(huì)議及每月一次職工代表4、大會(huì)。每月向管理公司及董事會(huì)以總經(jīng)理報(bào)告形式匯報(bào)工作，完成管理公司及董事會(huì)交給的各項(xiàng)任務(wù)。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，對(duì)企業(yè)有強(qiáng)烈的責(zé)任感。精通酒店管理業(yè)務(wù)，經(jīng)驗(yàn)豐富。善于學(xué)習(xí)，思想敏銳、超前，有開拓創(chuàng)新意識(shí)；講求效率，處事果斷，敢于競爭，勇于負(fù)責(zé)；作風(fēng)正派，辦事公道，不徇私情。自然條件：年齡3560歲，身體健康，相貌端正文化程度：具有酒店管理專業(yè)和旅游專業(yè)大專以上文憑，有高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱。全面掌握酒店管理、服務(wù)方面的系統(tǒng)知識(shí)，對(duì)旅游行業(yè)及其相關(guān)知識(shí)有全面的了解，并有自己的獨(dú)特見解。熟悉中外合資企業(yè)經(jīng)營法及經(jīng)營、管理、經(jīng)濟(jì)、財(cái)稅、安全等方面法律法規(guī)及涉外法律知識(shí)。外語水平：5、有熟練的英語聽、說、讀、寫能力。工作經(jīng)驗(yàn)：具有五年以上酒店總經(jīng)理或副總經(jīng)理的管理經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：決策能力強(qiáng)，具有艱苦奮斗的精神，無家庭負(fù)擔(dān)，在實(shí)際經(jīng)營管理中能夠團(tuán)結(jié)帶動(dòng)大多數(shù)人，具有較強(qiáng)的組織、協(xié)調(diào)管理能力，在同業(yè)務(wù)單位、社會(huì)各界進(jìn)行溝通協(xié)作方面具有較強(qiáng)的公關(guān)能力。二、駐店經(jīng)理 直接上級(jí)：總經(jīng)理 直接下屬：客務(wù)總監(jiān)、餐飲總監(jiān)、工程總監(jiān)、保安部經(jīng)理、行政部經(jīng)理、商場(chǎng)部經(jīng)理崗位職責(zé) 1協(xié)助總經(jīng)理做好酒店的日常經(jīng)營管理活動(dòng)，執(zhí)行酒店的各項(xiàng)決議，完成酒店的經(jīng)營計(jì)劃及總經(jīng)理分配的各項(xiàng)具體工作。 2檢查酒店崗位責(zé)任制等管理制度和服務(wù)程序的落實(shí)執(zhí)行情況。 3根據(jù)總經(jīng)理授權(quán)，對(duì)酒店的日常業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行檢查、6、協(xié)調(diào)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理，并采取必要措施予以解決。 4負(fù)責(zé)各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的組織協(xié)調(diào)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，重大問題應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)，并提供解決問題的方案。 5對(duì)酒店的日常運(yùn)行、服務(wù)質(zhì)量及員工的儀容儀表、勞動(dòng)紀(jì)律方面存在的問題進(jìn)行督導(dǎo)檢查，使之達(dá)到酒店要求的水準(zhǔn)。 6根據(jù)總經(jīng)理的安排，主持召開每日經(jīng)營例會(huì)或?qū)ｍ?xiàng)業(yè)務(wù)會(huì)議，對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行調(diào)查、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)。 7就酒店經(jīng)營管理方針及長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃提出合理建議。 素質(zhì)要求基本素質(zhì)：具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，對(duì)企業(yè)有強(qiáng)烈的責(zé)任感。經(jīng)驗(yàn)豐富，思路敏捷，勇于創(chuàng)新，敢于競爭，處事果斷，講求效率，為人正直，秉公辦事，不徇私情。自然條件：年齡30507、歲，相貌端正，身體健康。文化程度：具有酒店管理專業(yè)或旅游專業(yè)大專以上文憑，對(duì)酒店經(jīng)營管理及相關(guān)行業(yè)的知識(shí)有廣泛涉獵，全面了解國家有關(guān)方針、政策，熟悉國家的經(jīng)濟(jì)法規(guī)、合同法規(guī)j財(cái)經(jīng)紀(jì)律和中外合資經(jīng)營企業(yè)法等。外語水平：能夠熟練使用英文進(jìn)行聽、說、讀、寫。工作經(jīng)驗(yàn)：具有五年以上酒店主要業(yè)務(wù)部門總監(jiān)級(jí)的管理經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：具有較強(qiáng)的組織、協(xié)調(diào)、管理能力，在酒店經(jīng)營管理方面有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，有良好的社交能力，具有艱苦奮斗的精神，沒有家庭負(fù)擔(dān)。 三、總經(jīng)理室主任 直接上級(jí)：總經(jīng)理 直接下屬：機(jī)要秘書、接待文員 崗位職責(zé)1. 根據(jù)酒店?duì)I銷情況和接待服務(wù)工作實(shí)際，按照總經(jīng)理的要求，負(fù)責(zé)起草綜合性業(yè)務(wù)、行政工8、作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、請(qǐng)示、通知等公文函件并審核待簽發(fā)的文搞。2負(fù)責(zé)安排企業(yè)行政會(huì)議和總經(jīng)理辦公會(huì)議，編寫會(huì)議紀(jì)要和決議，并檢查各業(yè)務(wù)部門貫徹執(zhí)行情況。3.隨時(shí)收集市場(chǎng)信息，為總經(jīng)理決策提供咨詢，當(dāng)好參謀。 4在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)調(diào)、平衡各科室和各部門之間的關(guān)系，匯總各部門的規(guī)章制度，制訂全店的規(guī)章制度和規(guī)定，會(huì)同有關(guān)部門檢查各項(xiàng)工作的完成情況，做好綜合統(tǒng)計(jì)工作。 5負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員做好公文收發(fā)、打字、文印、通訊以及文書檔案的管理和印章的使用。6負(fù)責(zé)總經(jīng)理及總經(jīng)理室所控制車輛的調(diào)配使用。 7.負(fù)責(zé)做好來信來訪的有關(guān)工作和處理客人向總經(jīng)理室的投訴。8.注意開展調(diào)查研究，分析經(jīng)營管理情況，做好企9、業(yè)信息管理方面的有關(guān)工作，努力提高本企業(yè)的競爭能力、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。9. 加強(qiáng)本部門的自身建設(shè)，提高工作效率。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，遵章守紀(jì)，保守秘密、工作認(rèn)真、耐心、細(xì)致、周密。有較強(qiáng)的組織能力和協(xié)調(diào)能力，團(tuán)結(jié)同事，工作中能建立良好的人際關(guān)系。自然條件：年齡25歲以上，五官端正，身體健康。文化程度：具有大學(xué)本科以上學(xué)歷。 工作經(jīng)驗(yàn)：具有五年以上酒店管理工作經(jīng)驗(yàn)。外語水平：具有英語聽、說、讀、寫能力，有較強(qiáng)的口譯、筆譯能力。特殊要求：具有艱苦奮斗的精神，沒有家庭拖累。四、總經(jīng)理秘書直接上級(jí)：總經(jīng)理直接下屬：無 崗位職責(zé) 1根據(jù)總經(jīng)理的要求，協(xié)助總經(jīng)理室主任起草本企10、業(yè)綜合性的經(jīng)營管理報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃、決議等公文函件。 2組織安排總經(jīng)理辦公會(huì)議和行政例會(huì)，做好會(huì)議記錄，并檢查各項(xiàng)決議、決定的貫徹執(zhí)行情況，及時(shí)了解和反饋信息。 3負(fù)責(zé)審核對(duì)外發(fā)文，做到文字通順，符合公文規(guī)格。 4負(fù)責(zé)有關(guān)業(yè)務(wù)資料的收集、積累、分析、研究，掌握市場(chǎng)和本企業(yè)營銷管理狀況及動(dòng)向，組織專題調(diào)研，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。 5協(xié)助總經(jīng)理和辦公室主任做好日常接待來信來訪等有關(guān)事宜，督促貫徹總經(jīng)理的決定。 6完成總經(jīng)理交辦的日常業(yè)務(wù)及行政事務(wù)工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，遵章守紀(jì)，工作認(rèn)真、耐心、細(xì)致、周密，有一定的組織能力、協(xié)調(diào)能力和較強(qiáng)的保密意識(shí)，團(tuán)結(jié)同事，工作中能建立良11、好的人際關(guān)系。自然條件：年齡25歲以上，女性，身體健康，五官端正。身高，165169米。文化程度：具有大學(xué)本科以上學(xué)歷，有較強(qiáng)的中文寫作能力。外語水平：能夠熟練地運(yùn)用英語與外賓會(huì)話和起草文件，懂第二外語(法、德、日等)者最佳。工作經(jīng)驗(yàn)：具有三年以上酒店管理工作經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：能夠熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備。五、機(jī)要秘書直接上級(jí)：總經(jīng)理室主任直接下屬：無 崗位職責(zé) 1負(fù)責(zé)酒店總經(jīng)理室文稿的打印、發(fā)送、歸檔工作。 2負(fù)責(zé)處理來往信件、傳真，及時(shí)上傳下達(dá)，接聽電話并做留言記錄。 3負(fù)責(zé)內(nèi)部各類文件簽收、呈送、分發(fā)，做好記錄，確保無遺漏。 4做好總經(jīng)理室的有關(guān)行政接待事務(wù)。 5負(fù)責(zé)公司印章、介紹信的管理工作12、。 6負(fù)責(zé)總經(jīng)理室人員的考勤工作。 7完成酒店領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)。 8負(fù)責(zé)全酒店的主要文件檔案保管和借閱。素質(zhì)要求 基本素質(zhì)：具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，工作細(xì)致、認(rèn)真，保守秘密，團(tuán)結(jié)同事，工作中能建立良好的人際關(guān)系。自然條件：女性，22歲以上，五官端正，身體健康。身高，165169米。文化程度：具有大專以上學(xué)歷。外語水平：能夠熟練地閱讀英文資料并能迅速翻譯成中文。工作經(jīng)驗(yàn)：具有一年以上工作經(jīng)驗(yàn)，有酒店工作經(jīng)驗(yàn)者最佳。特殊要求：能夠熟練地使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，具有較強(qiáng)的文字處理能力。六、接待文員直接上級(jí)：總經(jīng)理室主任直接下屬：無崗位職責(zé)1. 重點(diǎn)做好來店重要領(lǐng)導(dǎo)、貴賓的接待工作。2. 協(xié)助做好酒13、店日常的行政接待工作。3打印、復(fù)印酒店領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)文件。4負(fù)責(zé)做好總經(jīng)理來訪客人的接待工作。5完成酒店總經(jīng)理室主任交付的其他任務(wù)。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：遵守酒店各項(xiàng)規(guī)章制度，保守機(jī)密，工作認(rèn)真、細(xì)致、熱情、周到。自然條件：2228歲，身高166170米，身體健康，五官端正。文化程度：大專以上學(xué)歷。外語水平：具有中級(jí)英語水平。工作經(jīng)驗(yàn)：具有兩年以上工作經(jīng)驗(yàn)，有公關(guān)、接待經(jīng)驗(yàn)者最佳。特殊要求：能夠熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，對(duì)有關(guān)重要貴賓、領(lǐng)導(dǎo)人的情況有較熟悉的了解。第三節(jié) 工作程序及標(biāo)準(zhǔn)一、會(huì)議工作程序及標(biāo)準(zhǔn) (一)會(huì)務(wù)工作程序1了解會(huì)議的性質(zhì)與目的。 2確定會(huì)議日期、出席者和主持人。 3開會(huì)前一天(緊急會(huì)14、議：會(huì)前一小時(shí))由辦公室以適當(dāng)?shù)男问较蛴嘘P(guān)人員通知會(huì)期(電話、請(qǐng)柬、信函、傳真)。 4準(zhǔn)備會(huì)議所需的材料及物品；會(huì)前一小時(shí)安排布置好會(huì)場(chǎng)。 5會(huì)前接待、簽到和分發(fā)會(huì)議材料。6會(huì)議記錄要發(fā)送到有關(guān)部門。(二)會(huì)議記錄標(biāo)準(zhǔn)1根據(jù)會(huì)議通知要求，攜帶必備的文具，提前五分鐘到會(huì)。2按要求記錄會(huì)議內(nèi)容，記錄格式準(zhǔn)確。3記錄內(nèi)容基本準(zhǔn)確，無遺漏，不發(fā)揮，如實(shí)記錄。4會(huì)后十小時(shí)內(nèi)，將記錄加以整理，形成會(huì)議紀(jì)要。二、公文收發(fā)程序及標(biāo)準(zhǔn)1公文收發(fā)由專人負(fù)責(zé)，處理要準(zhǔn)確及時(shí)，手續(xù)簡便、完善。2來文要簽收，注明收到的月、日，急件注明收到的月、日、時(shí)、分，以備查考。3來文拆封時(shí)應(yīng)保持原封完好，可將原封附在文件或信件后一15、并處理。4來文封緘標(biāo)明公文者，由被授權(quán)的專人拆封。5收文后嚴(yán)格登記，機(jī)要文件、管理公司業(yè)務(wù)文件、外來業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部文件應(yīng)分別登記。登記的項(xiàng)目包括收文日期、收文編號(hào)、來文機(jī)關(guān)、來文字號(hào)、份數(shù)、文件標(biāo)題或摘要、承辦部門等。6收文登記后，及時(shí)呈送酒店領(lǐng)導(dǎo)，機(jī)要文件、簡報(bào)、資料等按照有關(guān)規(guī)定分送和傳閱。7對(duì)需要批辦的文件，酒店領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)對(duì)文件的處理做出具體指示，批示的內(nèi)容包括：處理問題的原則，要求完成期限以及承辦部門或承辦人。8需酒店領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)指示的文件如超過三天，總經(jīng)理室人員應(yīng)予催批，并將 結(jié)果向呈報(bào)部門說明。9酒店領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，在完成期限到達(dá)時(shí)，要向承辦部門催辦并將結(jié)果及時(shí)向酒店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。10公文處理16、完畢后，由承辦部門歸存，并于次年初建檔后交回總經(jīng)理室。三、內(nèi)部行文程序及標(biāo)準(zhǔn)1 酒店有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)指令，各部門請(qǐng)示報(bào)告及部門之間的信息傳遞均屬內(nèi)部行文范疇。2內(nèi)部行文要標(biāo)明發(fā)文者、致達(dá)者、抄報(bào)者、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文編號(hào)、事由等項(xiàng)目。 3. 發(fā)文者、致達(dá)者必須是部門總監(jiān)(經(jīng)理)，標(biāo)明姓名、職務(wù)，不得越級(jí)行文。行文必須由發(fā)文者簽字生效。4呈送酒店有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的公文一律以打印稿形式，不許有涂改、污跡，否則重新打印。5要將擬稿、核稿、打字、校對(duì)者和批準(zhǔn)者的姓名一一打印在公文末頁下端，以明確責(zé)任者。四、接待拜訪總經(jīng)理的客人的工作程序和要求(一)客人到前廳通過服務(wù)人員(或迎賓員)要求會(huì)見總經(jīng)理時(shí)： 1服務(wù)人員(或迎17、賓員)先將客人介紹給大堂副理或前廳經(jīng)理。 2大堂副理或前廳經(jīng)理應(yīng)有禮貌地請(qǐng)客人就座，然后詢問客人所在單位及找總經(jīng)理有何事宜，使客人感到對(duì)其關(guān)心并愿意提供幫助。在證實(shí)客人身份情況下，大堂副理可以在自己權(quán)限范圍內(nèi)代表總經(jīng)理處理有關(guān)事宜。 3如客人執(zhí)意要見總經(jīng)理，應(yīng)請(qǐng)客人稍候，然后用電話與總經(jīng)理室聯(lián)系。 4總經(jīng)理室根據(jù)情況決定是否可以讓該客人會(huì)見總經(jīng)理，并通知前廳。 5對(duì)于總經(jīng)理預(yù)定接待的重要客人，由大堂副理或所指派服務(wù)人員引領(lǐng)至總經(jīng)理接待室。 6對(duì)于總經(jīng)理暫不能接待的客人，由大堂副理或前廳經(jīng)理婉轉(zhuǎn)地告知客人，然后根據(jù)客人情況，必要時(shí)將其介紹到相應(yīng)的部門，之后由該部門經(jīng)理接待并將情況反饋給總經(jīng)理室。18、 (二)客人直接到總經(jīng)理室要求拜見總經(jīng)理時(shí)： 1如客人系政府或有關(guān)部門的重要客人或總經(jīng)理非常熟悉的客人，總經(jīng)理室主任、秘書或接待文員應(yīng)首先請(qǐng)其在總經(jīng)理接待室等候，然后通報(bào)總經(jīng)理。 2對(duì)于執(zhí)意要會(huì)見總經(jīng)理的客人，應(yīng)先請(qǐng)客人在接待室稍候(茶水服務(wù))，問明情況后報(bào)告總經(jīng)理，再?zèng)Q定如何處理。如總經(jīng)理同意接待，即將客人介紹給總經(jīng)理(一般在接待室或會(huì)議室)；總經(jīng)理不同意接待時(shí)，可安排部門經(jīng)理出面接待。 3一般公務(wù)性客人，要求會(huì)見總經(jīng)理，在問明客人來由后，由辦公室人員直接處理或介紹到相應(yīng)的部門接待(應(yīng)在總經(jīng)理接待室或部門辦公室)，然后將情況反饋給總經(jīng)理。總經(jīng)理接待準(zhǔn)則： 1計(jì)劃安排接待的客人。 2臨時(shí)性、重19、大的接待(如政府有關(guān)部門、特殊事項(xiàng)以及管理公司和董事會(huì)等上級(jí))。 3其他客人由有關(guān)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)接待(如需總經(jīng)理接待，可另行安排時(shí)間)。第四節(jié) 管理制度一、關(guān)于建立四個(gè)例會(huì)制度的規(guī)定 為了進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)管理，全面提高企業(yè)素質(zhì)，提高效率，達(dá)到高質(zhì)量、高效率、高收入、降低成本費(fèi)用的“三高一低”的目的，酒店要建立經(jīng)營計(jì)劃、銷售報(bào)告例會(huì)、財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告例會(huì)、人力資源開發(fā)與管理分析報(bào)告例會(huì)以及安全例會(huì)。四個(gè)例會(huì)召開的時(shí)間安排和要求如下：(一)時(shí)間： 1 經(jīng)營銷售計(jì)劃報(bào)告例會(huì)：在每月的第一個(gè)周五召開(參加部門：總經(jīng)理辦公室、銷售部、財(cái)務(wù)部)。2經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告例會(huì)：在每月的第二個(gè)周五召開(參加部門：財(cái)20、務(wù)部)。3 人力資源開發(fā)與管理分析報(bào)告例會(huì)：在每月的第三個(gè)周五召開(參加部門：人力資源開發(fā)部)。4安全例會(huì)：在每月的第四個(gè)周五召開(參加部門：安全委員會(huì)、保安部)。(二)要求：1 四個(gè)例會(huì)的文字報(bào)告分別由主管部門(市場(chǎng)營銷部、財(cái)務(wù)部、人事部及有關(guān)部門)認(rèn)真準(zhǔn)備，并于召開例會(huì)的前一天(周四)中午12：00以前上報(bào)給總經(jīng)理。2 報(bào)告內(nèi)容包括上期計(jì)劃執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分析不足，找出差距，提出整改措施。報(bào)告力求簡扼要，言之有物，用事實(shí)和數(shù)據(jù)說話。 3四個(gè)例會(huì)中提出的重要事項(xiàng)將列入酒店的工作計(jì)劃及總結(jié)中去，各部門應(yīng)針對(duì)例會(huì)中所提出的問題認(rèn)真分析，限期改進(jìn)。二、印章、介紹信的管理規(guī)定第一條 1各部門的印21、章，由各部門經(jīng)理指定專人保管。2. 未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人員不得委托他人代為保管、使用印章。不得將印章攜出辦公室。第二條印章必須妥善保管、隨用隨取，用后立即存放原處，并及時(shí)上鎖。第三條下列情況可以使用印章：1以酒店名義對(duì)外發(fā)出的公文；2以酒店名義對(duì)外聯(lián)系、商洽業(yè)務(wù)工作的介紹信、證明信等；3以酒店名義與有關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議等；4本單位職工辦理私事，確需酒店出具的證明信等；5經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)其他需要使用印章者。第四條使用酒店印章必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)，使用部門印章必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)。第五條1. 開具印制好的介紹信，必須將存根所列項(xiàng)目填寫清楚；視情況，如需領(lǐng)導(dǎo)簽字，則請(qǐng)總經(jīng)理在“批準(zhǔn)人”一22、欄簽名后，再加蓋公章；2. 使用信箋開介紹信，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的底稿抄清后再蓋公章；3. 介紹信存根和底稿，必須妥善保管，以備核查。第六條 印章保管人員發(fā)現(xiàn)不符合上述規(guī)定的，應(yīng)拒絕用印并及時(shí)報(bào)告上級(jí)。第七條1. 各部門印章應(yīng)按有關(guān)部門規(guī)定的式樣、尺寸統(tǒng)一刻制，在使用前，根據(jù)工作需要向有關(guān)單位發(fā)送啟用通知。2酒店印章，要留印模存查。作廢的印章要及時(shí)上交存查。三、收發(fā)文管理制度1 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。2凡酒店及總經(jīng)理的收文，由總經(jīng)理室簽收登記。屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件，一律交收件人親自拆封。3. 公文登記后，由總經(jīng)理室根據(jù)總經(jīng)理的批示，23、轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由機(jī)要秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交。4. 閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到總經(jīng)理室閱讀，因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還。秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。5各部門或個(gè)人對(duì)承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓。6各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件有落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。7公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第二季度移交完畢。8各級(jí)職員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文24、件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送總經(jīng)理室登記保管。9沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由總經(jīng)理室定期銷毀。銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，不準(zhǔn)作廢品出售，一律用碎紙機(jī)打碎。四、檔案管理制度1 隨時(shí)收集各部門辦理完畢的文件(含會(huì)議文件)，資料按“條款類目”分別存放，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。2文件整理原則：1)制定一套能充分解決酒店文件記錄保存問題的檔案制度。無論歸檔方法是按字母順序排列，按題目類，還是按地區(qū)、時(shí)間等形式分類，其目的都是為了查找的迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明并把檔案保存好，對(duì)每一份文件都要清楚地注明它25、歸入的檔案類目。2)每天都要進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積。3)熟悉自己管理的檔案，了解各部門的歸檔制度。4)每年要清理一次檔案，及時(shí)清除不必要保存之材料。5)準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。6)歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進(jìn)行分類，可把材料按類別分組裝入一個(gè)待辦卷宗，以便要?dú)w檔時(shí)，所有材料都能隨手而得，避免盲目查找。7)立卷按永久、長期、短期分別組卷；卷內(nèi)文件要把正文和底稿，文件和附件，請(qǐng)示和批復(fù)放在一起；卷內(nèi)頁號(hào)一律在右角，案卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份。3. 案卷厚度一般在15公分至2公分為宜，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；裝訂部位26、過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小摺疊整齊；對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件；案卷標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。 4根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進(jìn)行系統(tǒng)排列、編頁號(hào)、擬寫案卷標(biāo)題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂、案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。 5案卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久與長、短期案卷分開保管，每個(gè)箱要編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。6注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅(jiān)固，做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。7每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、27、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。8對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。9. 銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。五、檔案文件借閱規(guī)定 1借閱檔案(包括文件、資料)，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。 2案卷不得借出，只供在檔案室閱；未立卷的文件及資料可借出。 3借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 4借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。 5借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 6外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離檔案室。，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。 7外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章