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1、深圳市萬科物業管理有限公司程序文件編號VKWY7.2.2-Z01名稱合同管理程序版本C/1第1頁共4頁編制何曙華更改秦芝莉審核張躍敏批準馮霞生效期2005年9月15日1.目的規范和指引公司各部門對各種合同的訂立、變更、解除及保管。2.范圍適用于公司各部門。3.定義公司合同分為A、B、C三類：A類合同：是指向公司外提供服務的合同，如物業委托合同、物業顧問合同、智能化工程、綠化工程合同等。B類合同：是指為獲取服務和物資的合同，如各類物資采購合同、服務外包合同等。C類合同：除A、B類以外的合同，包括各部門與內部班組、與政府相關部門、與公司簽訂的各種管理責任書等。 勞動用工合同：專指與職員簽訂的深圳經2、濟特區勞動合同書。4.職責部門/崗位工作內容責任部門負責合同的草擬、初審及履行品質管理部負責從品質保證角度、法律風險角度進行審核負責常用合同的范本編制及修訂財務管理部負責從資金管理角度進行審核及權限內審批人力資源部負責從人力資源管理角度進行評審總經理辦公室負責公司合同的保管房產后勤部負責從后勤資源保障角度進行評審總經理、副總經理、分管領導、部門負責人負責權限范圍的合同審批5.方法和過程控制5.1合同的訂立5.1.1合同的訂立應遵循事先簽訂的原則，所有合同須按此程序規定通過評審、簽訂生效后方可履行。5.1.2公司所有格式化合同須在發布生效前進行評審。體系文件中格式化合同通過體系文件討論的方式評審3、，其他格式化合同評審時填寫策劃方案/合同評審記錄表，至少經品質管理部經理批準，在品質管理部網頁公布。5.1.3下列合同簽訂前不需評審：A. 各部門與內部班組、與政府相關部門、與公司簽訂的各種管理責任書。B. 除物業管理合同、設備/綠化養護承接合同、安防/綠化工程承接合同以外的所有格式化A類合同（含體系文件中格式化合同），所有格式化B類、C類合同（含勞動用工合同）。注：若簽訂前對格式化合同條款進行了增刪或修改，應填寫相關評審記錄按權限報批。C. 公司作為中介方的各類房屋委托、代理、租售合同。此類合同按相關租售業務管理規定訂立。5.1.4 A類合同的訂立深圳市萬科物業管理有限公司程序文件編號VKW4、Y7.2.2-Z01名稱合同管理程序版本C/1第2頁共4頁編制何曙華更改秦芝莉審核張躍敏批準馮霞生效期2005年9月15日5.1.4.1各部門接到客戶要約后，應充分與客戶溝通，并收集相關資料，在確定完全領會客戶需求后，由責任部門負責人會同本部相關人員擬定合同（公司有格式化合同的須采用或參照公司格式化合同），并就服務品質保證能力、效益、風險控制、對方主體資格、履約能力、資信、合同條款等進行評估，須評審時填寫策劃方案/合同評審記錄表發送品質管理部，經相關職能部門審核，分管領導/總經理審批后，由總經理或其授權人以公司名義簽訂合同，加蓋公司公章；總經理授權人詳見5.1.7常見合同簽署授權一覽表。5.15、.4.2對所有A類非格式化合同/協議，法律事務專員須全程參與合同/協議評審過程。同時，總經理簽署意見后必須經公司法律事務專員給予法律專業審核后方能簽訂。5.1.5 B類合同的訂立5.1.5.1簽訂B類合同前，須對供方的主體資格、履約能力、資信、價格、風險控制及合同條款等進行評估，須評審時，服務項目外包類合同填寫物資/服務申請報告（附合同草案），特約商戶合同填寫商業活動申請表（附合同草案），按審批權限報相關部門、領導審核/審批。本部門經理有權審批的合同，不須填寫相關評審記錄表。5.1.5.2屬公司內部各部門之間的合同，由服務雙方按審批權限報批，獲準后，雙方以部門名義簽訂合同,加蓋本部門公章。5.6、1.5.3審批權限如下： 權 限單宗采購額主任經理片區運營職能部門分管領導總經理2000（含）元以下審批/2000-5000（含）元審批申請/審批/5000-20000（含）元申請申請審核/審批（注2）/20000元以上及所有固定資產采購申請申請/復核（注1）審核審批30000（含）元以上組織招投標，按招投標管理辦法執行。注1：零星工程、改造、專項物資、大宗物資（非A類物資、20000元以上）分管領導審批，相關部門復核。注2：對智能化工程部、綠化工程部在指定合格供應商的工程材料采購審批權限：50000元以下部門經理審批50000-100000元分管領導審批100000元以上 總經理審批5.1.7、5.3對所有B類合同，合同的甲方統一格式為“公司名稱+部門名稱（簽部門合同時）”。5.1.5.4對采購協議、服務/工程外包合同、采購金額超過10萬元以上的合同、對條款進行了修改的格式化合同，須在審批最后環節發送法律事務專員審核后方能簽訂。5.1.5.5對所有經過審批的B類合同，以公司名義簽訂的合同，由總經理或其授權人簽訂（總經理授權人詳見5.1.7常見合同簽署授權一覽表），蓋公司合同章；以部門名深圳市萬科物業管理有限公司程序文件編號VKWY7.2.2-Z01名稱合同管理程序版本C/1第3頁共4頁編制何曙華更改秦芝莉審核張躍敏批準馮霞生效期2005年9月15日義簽訂的合同，由部門負責人簽訂，蓋部8、門公章。5.1.6以部門名義簽訂的合同須由部門負責人親自簽署，如部門負責人休假、外出等原因不在時，應委托分管領導簽訂。5.1.7常見合同簽署授權一覽表類型合同名稱簽署人A類物業管理合同總經理/授權人與萬科系統內其它公司簽訂的工程、服務合同固定資產經營合同其它服務類合同B類戰略合作合同/協議總經理/授權人服務項目分包合同部門負責人設施設備管理合同部門負責人/設備維護部經理綠化養護合同部門負責人/綠化部經理采購合同部門負責人其它類部門負責人5.1.8簽訂需預付一定款項的合同時，如對方簽署人不是法人代表，須要求對方提供法人授權書。5.1.9以公司名義簽訂的A類合同一般加蓋公司公章，B類、C類合同一般9、加蓋公司合同專用章。要求對方盡量加蓋公司公章。5.1.10特殊原因滯后簽訂的合同，經品質管理部、財務管理部確定后按公司合同備案管理辦法執行。5.2 合同的履行5.2.1合同訂立后，經辦部門負責對合同的履行進行跟蹤；財務部負責對合同的收、付款內容進行監督；其他相關部門給予必要協助。5.2.2當合同當事人發生或可能發生違約時，或者發生與合同有關的爭議時，經辦人員須及時向部門負責人報告并知會公司相關部門。5.2.3當合同須變更、中止、續簽時，責任部門應參照合同簽訂程序報審，另行簽訂合同或補充合同，或按審批意見執行。5.2.4 公司在管項目應具有有效的前期物業服務合同/物業服務合同，合同內容相關主管人10、員應當清楚并理解。 5.2.4.1各項目應把物業服務合同中相關要求向部門各級人員進行宣貫，確保各級人員理解服務合同的內容和要求；5.2.4.2各項目應把物業服務合同中的相關要求在各崗位職責中加以明確；5.2.4.3各項目應將物業服務合同中的相關要求分解到部門各業務人員的經營考核責任書。5.3 合同的管理5.3.1各部門應指定專人負責本部門合同及合同相關資料的保管，并登記在合同登記表上（勞動合同登記在公司人力資源管理軟件中，體系文件中格式化合同不需登記）；5.3.2公司合同由總經理辦公室、經辦部門（非格式化經濟類合同）各保存壹份原件；深圳市萬科物業管理有限公司程序文件編號VKWY7.2.2-Z011、1名稱合同管理程序版本C/1第4頁共4頁編制何曙華更改秦芝莉審核張躍敏批準馮霞生效期2005年9月15日勞動合同、職員外部培訓合同由人力資源部保管，相關部門因業務需要經總經理辦公室主任同意并在借閱登記表中登記可保存合同復印件。5.3.3部門A類合同須交財務管理部保存一份復印件。5.3.4保密合同的合同經辦人員、合同管理人員及所有有條件知悉合同內容的人員須對合同的保密負責；保密合同的查閱、復印須經保管部門第一負責人批準，并予以記錄。5.4合同的續簽 合同到期如需重新招投標的按招投標管理程序進行；如需續簽的，應至少提前一個月進行合同的重新報批（合同中有明確約定的除外）。6.記錄表格VKWY7.2.2-Z01-F1 策劃方案/合同評審記錄表VKWY7.2.2-Z01-F2 合同登記表VKWY7.4-Z01-F3 物資/服務項目申請報告VKWY7.5.1-G03-01-F1 商業活動申請表