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1、上海綠地集團太原事業部 合同管理制度合同管理制度實施細則編制：太原事業部（2009年）版本：1.0第一章 總 則第一條 為了規范公司的合同行為，加強合同管理，防范經營風險，特制訂本制度。第二條 除非特別指出，本制度中的“集團”指“綠地集團”，“公司”指“太原事業部”。第二章 合同管理原則第三條 “事前簽訂”原則。即合同必須在業務發生前簽署，原則上禁止未簽署合同即開始履行經濟活動。第四條 主辦與執行部門劃分原則。即主辦與執行部門職責劃分，明確責任主體。1、 合同主辦部門職責 負責組織編制項目合約總體計劃表和項目近期發包計劃表； 負責擬定主辦合同的合同范本； 負責合同文本起草、流轉、會簽，其它部門2、配合。 負責組織合同的審核會簽以及分發； 負責填報主辦合同的相關信息； 參與審核合同進度付款和結算付款； 負責建立合同臺帳，并根據合同簽訂與執行情況及時更新； 參與供應商履約評價；并負責建立供應商名錄； 協助對合作方違約責任的追究工作。2、 執行部門職責 參與合同涉及工程或技術條款訂立的過程； 負責熟悉合同條款并按合同條款執行； 負責合同進度、質量以及成本的把控； 負責組織合同履約完成的驗收，竣工資料的收集、審核； 合同請款單的接收、審核、流轉催辦、付款通知； 負責合同結算申請的接收、審批； 組織執行合同的供應商履約評價； 負責組織相關部門對合作方違約責任的追究工作。第五條 合同的簽訂和執行應3、圍繞項目目標成本進行運作。超出目標成本時，合約部應負責召集合同主辦、執行部門分析原因并及時向上級匯報，具體參見集團動態成本管理制度。第三章 部室職責第六條 營銷部職責1、 營銷、推廣、物業類合同的主辦以及執行部門；2、 負責營銷、推廣類合同的起草、流轉、報批、執行與履約完成驗收；3、 負責營銷類、推廣類合同目標成本的確定以及合同價款的控制。第七條 技術部職責1、 勘察、設計類合同的主辦以及執行部門，工程類、材料設備類合同的協辦部門；2、 負責勘察設計類合同的起草、流轉、報批、執行與履約完成驗收；3、 負責勘察、設計類合同目標成本的確定以及合同價款的控制；4、 負責提供工程類、材料設備類合同的技4、術要求以及其他有關設計方面的要求；5、 負責工程類、材料設備類合同履約當中的技術支持、服務以及協助完工驗收。第八條 工程部職責1、 工程類、材料設備類合同的協辦及執行部門；2、 配套類合同的主辦部門及執行部門；3、 負責提供合同承包范圍及界面、工期要求、質量要求、驗收等要求；4、 參與技術要求、設計方面的討論；5、 參與工程類、材料、設備類合同的談判以及簽訂；6、 負責工程類、配套類、合同的執行以及合同履約當中的技術支持、服務以及協助完工驗收。第九條 開發部職責1、 前期報建類合同的主辦以及執行部門；2、 負責前期類合同的起草、流轉、報批、執行與履約完成驗收；3、 負責前期類合同目標成本的確定5、以及合同價款的控制；第十條 合約部職責1、 工程類、材料設備類合同的主辦部門；2、 配套類、設計類合同的協辦部門；3、 負責組織工程類、材料設備類合同的審核會簽；4、 負責填報工程類、材料設備類合同的相關信息；5、 參與審核工程類、材料設備類、配套類、設計類合同進度付款和結算付款；6、 負責建立工程類、材料設備類、配套類合同臺帳，并根據合同簽訂與執行情況及時更新；7、 負責合同信息的NC系統報備及歸檔整理工作；8、 參與供應商履約評價，并負責建立供應商名錄。第十一條 財務部職責1、 負責對貸款等財務類合同的簽定；2、 參與對合同價款、付款條件、違約責任等條款的審核；3、 參與審核合同進度付款、6、結算付款以及負責款項支付；4、 負責提供合同等相關信息協助合約部進行NC系統報備。第十二條 辦公室職責1、 負責合同編號；2、 負責辦公用品采購、招聘等辦公涉及的合同的簽訂及執行；3、 負責合同用章的管理工作；4、 負責合同正本的歸檔保存；5、 協助合同執行部門處理合同糾紛事宜。第十三條 總經理室職責1、 負責審批本事業部的合同管理制度實施細則；2、 負責監督落實有關合同管理的相關規定；3、 負責審批并簽署合同。第四章 合同訂立第十四條 合同形成1、 直接發包類合同是指由于政府或行業壟斷原因而形成的合同，如土地購置合同；或者情況緊急時直接授予的各類合同，或者是質優價廉服務好的長期戰略合作伙伴經7、公司審批直接授予的合同。此類合同如果由于各種原因，沒有合同文本或即使有合同文本，但合同要素不全的，合同主辦部門在準備待簽合同文本時必須附上政府或行業的收費文件，并就付款部門全稱、收費名目、計算方式、付款方式、洽談經過進行詳細說明。2、 議標類合同是指通過議標流程而形成的合同，參見工程發包管理制度實施細則。合同主辦部門根據議標過程形成的記錄匯總擬定待簽合同文本。3、 招標類合同是指通過招標流程而形成的合同，詳見工程發包管理制度實施細則。合同主辦部門在中標單位審批后，根據所有的考察、資格審查、招標、評標和中標資料，以及招標文件所附合同文本和相關部門提供的合同內容，匯總擬定待簽合同文本。4、 設計合8、同單位的選用按以下原則執行：4.1涉及到建筑方案、施工圖設計、景觀設計的設計合同，主辦部門應在至少兩家單位比選后確定，價格原則上不應超過集團同類項目的設計費用價格（同類項目設計費價格由主辦部門提供）。4.2其他類設計合同的單位選定、價格確定，原則上由技術部直接確定，合同流轉報總經理室批準。4.3技術部在準備會簽合同文本時必須附上比選單位的相關資料、及經比選的單位報價，并將洽談經過進行詳細說明。4.4合約部主要對設計單位的選用是否符合公司的管理辦法，對建筑方案、施工圖設計的價格進行審核（審核的依據為國家規定的設計費用收費文件及參考集團同類項目的設計費用，并提出意見，供總經理室審定）、對設計合同條9、款是否嚴謹方面進行審核把關，對于建筑方案、施工圖設計、景觀設計合約部為協辦部門，參與并配合設計合同的簽定。第十五條 項目合約總體計劃表1、在招標前期，工程部及各相關部門根據所需甲供材料、設備及工程的進場時間，應至少提前45個日歷天向合約部書面報出需招標的材料、設備及工程計劃（計劃應包括開工時間和竣工時間），以便合約部根據各部門要求提前準備招標工作（如果計劃有變，應及時通知合約部調整招標計劃）。在條件具備的情況下應盡早提出招標需求（計劃交接須有簽字手續）。在編制的工程施工進度計劃獲批準后或第一項發包工作開始前，合約部根據各部門的計劃，編制項目合約總體計劃表及項目近期發包計劃表，工程部協辦。2、項10、目合約總體計劃表的編制需要充分考慮各項分包工程劃分范圍、分包工程的技術難度對分包商資質要求、各項工程招標定標計劃、各專業分包工程對承建分包商的數量需求及劃分方案、指定分包工程合同關系安排、甲供物資種類確定、項目合約管理要點、其他部門對合約管理應協調配合的工作等。3、項目合約總體計劃表需經主管領導審批，由合約部發至事業部相關部門。項目合約總體計劃表應隨工程施工進度計劃變動而及時更新。第十六條 項目近期發包計劃表1、 由合約部發起，工程部、技術部配合，根據項目合約總體計劃表、項目實際情況及項目整體計劃草擬填寫項目近期發包計劃表，主要是針對編制近期內（23月內）急需完成、技術含量高、影響工程進度關鍵11、節點的工程。招標工作開始時間原則上必須比合同簽訂時間提前30天以上，招標計劃必須應充分考慮材料、設備加工供貨周期因素、現場安裝配合等因素。各分管領導簽字后，雙月20日前報公司總經理和集團技發部備案。第十七條 合同發起：具體合同簽訂前，如為直接委托合同，需合同指令發出部門以工作聯系單形式發給合同主辦部門，由合同主辦部門進入合同訂立程序；若為其他類型合同，則需銜接上部程序進行合同簽訂。第十八條 合同文本：合同中必須明確合同范圍、工期要求、質量標準、合同金額及組成、合同履行日期、付款方式、結算原則及方式、雙方或三方權責、違約責任、爭議解決方式及工程保修辦法等事項。經對方確認和公司內部審查后形成待簽的12、合同正本；裝訂完成的合同文本一般由對方單位先行簽字，并加蓋其單位的合同專用章及騎縫章，合作方加蓋的合同專用章應清晰可辨認。合同主辦部門負責檢查合作方的簽字蓋章是否符合要求。第十九條 填寫合同審批表：合同主辦部門負責組織填寫合同審批表，合同主辦人應填寫表格當中合同名稱、建設方、合作方、合同金額以及簡要填寫合同簽訂重點內容，是否招投標等基本情況；先在合同主辦部門內部進行審批流轉，并負責組織按順序報各級主管人員審核合同文本，認真回答各級主管人員提出的有關合同的相關問題并確保各級簽署意見得到落實。在合同文本審批流轉環節，如各審批部門提出修改意見，合同主辦部門應結合審核意見，及時將合同正本修正完畢，報總13、經理室審批確認。第二十條 合同蓋章：辦公室應對合同文本、合同簽訂審批單簽字的完整性進行認真核對，確認后方可加蓋合同專用章及法人章，合同文本在兩頁或兩頁以上時應加蓋騎縫章，用章完畢后及時做好相應用章登記。第二十一條 合同編號：合同簽訂后，由辦公室按規則進行統一編號。第二十二條 合同的備案和審查：經簽字蓋章成立后的合同需在規定的時間內由合約部按要求向集團備案。事業部配合集團對1000萬元以上合同以及重要合同的抽樣審計。第五章 合同履行第二十三條 合同在簽訂之后，根據工作需要，主辦部門可以發起組織合同交底會，各相關部門應參加會議，由合同主辦部門講解合同的起止時間、合同范圍、質量要求、金額、付款方式、14、雙方的權利義務及各部門配合中應注意的問題等。第二十四條 合同生效后，合同的主辦部門和執行部門必須指定經辦人監督合同雙方的履約情況，并及時更新合同臺賬，并按合同約定落實雙方的權利和義務。合同簽定后，財務部配合，由合約部負責輸入NC系統。第二十五條 執行部門負責把控合同進度、竣工結算資料的收集審核和款項支付申請。第二十六條 在合同履行過程中，一旦出現合同對方違約的情況，合同主辦部門和執行部門必須保留和收集有關證據，并及時報告相關部門、公司領導。第六章 合同變更和解除第二十七條 如因情況發生變化，需要對合同進行變更或解除時，主辦部門應立即請示公司領導，由其會同其它業務部門共同研討變更的風險和處理的方15、法，并與對方進行協商。最終按照原合同審批程序訂立補充合同或解除合同。第二十八條 合同主辦部門、執行部門及相關業務部門應對合同變更或解除過程中的有關事實進行證據收集，為通過仲裁、訴訟解決爭議做好準備。第七章 合同終止第二十九條 合同履行完畢或合同解除，合同即終止，合同執行部門在上報最后一筆結算款時，須附上公司相關部門共同填寫的供應商合同履約評價表，報集團備案。第三十條 供應商評估結果分為不合格和合格。第三十一條 不合格供應商是指有下列情形之一的供應商，公司一年內不得授予其合同。1、 在授予合同的過程中存在違規行為的；2、 經我方評價為不合格的；3、 與集團有訴訟的；4、 近期出現有負面影響的質量16、安全事故的；第三十二條 合格供應商將在同等情況下，享有如下優先權：1、 直接發包和議標工程優先授予合格供應商；2、 合格供應商免予發包前考察；3、 評技術標時，適當增加合格供應商的技術評分；4、 集團控購供應商、集中采購供應商和集團合格供應商將優先從各事業部的合格供應商中挑選；5、 合格供應商在合同款項撥付時，享有優先權。第八章 合同糾紛的處理第三十三條 合同糾紛由合同執行部門負責組織合同主辦部門等相關部門處理。 并在3日內將糾紛情況上報分管領導。第三十四條 處理合同糾紛應遵循以下原則：1、 尊重客觀事實，遵守法律法規，信守合同約定。2、 以協商為基本途徑。糾紛發生后，應及時與對方當事人友好協17、商，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。協商不成的，應及時通過仲裁或者訴訟程序處理。3、 合同糾紛通過仲裁或訴訟之前（我方作被告時除外），合同執行部門、主辦部門、分管領導應召集相關部門及法律專業人員對是否提交以及如何提交仲裁或訴訟進行全面評估、研究，提出應訴方案。第三十五條 合同糾紛如在仲裁、訴訟中采用和解或調解方式解決，簽訂和解協議或調解協議應按合同簽訂審批程序及權限辦理審批手續。第三十六條 合同糾紛處理或執行完畢后，合同主辦部門應及時通知財務部，并將有關資料匯總后歸檔備查。第九章 合同檔案管理第三十七條 合同履行過程中的所有書面材料（包括往來信函、證據等）原件，應由主辦部門存檔。合同資料至少一式18、肆份，合同執行部門、財務部、辦公室及合同主辦部門各一份。第三十八條 項目竣工入住并結算完畢后3個月內將全部存檔資料封存，其它保管、保密、銷毀等具體規定按照公司相關檔案管理制度規定執行。第十章 特殊情況第三十九條 特急情況是指在合同的簽訂過程由于各種特殊情況不能按以上正常流程完成審批，合同主辦部門分管領導須在第一時間報告總經理，經同意后方可執行。但必須在3日內補簽全部手續，同時合同主辦部門及相關業務部門必須詳細說明相關情況。第四十條 有些合同的結算和付款關系比較簡單，如大額一次性支付完成，有的金額比較小，如現場零星的小額支付等等，有的是作為事后補辦結算付款手續的，為提高效率和規范管理，可以由執行19、部門，填寫簡易審批表一次性完成合同的簽訂、結算和付款審批流程。 第十一章 獎懲規定第四十一條 合同洽談、簽訂人員應遵紀守法，嚴禁借工作之便收受賄賂，假公濟私，嚴禁簽訂違法合同、無效合同、權利義務不對等和執行后不利于本企業的合同。第四十二條 對有下列情況之一的，需根據情況追究有關責任人員的行政、經濟直至法律責任。1、 在合同簽訂過程中，違法本管理制度、玩忽職守，給本企業造成損失的；2、 未經授權或超越代理權限、不依規定權限程序濫簽合同、簽訂無效合同，給本企業造成損失的；3、 在本合同履行過程中，由于部門或個人失職，致使合同不能正常履行給本企業造成損失的；4、 在簽訂、履行合同過程中，利用職權和工作之便，索賄受賄、徇私舞弊，致使國家和本企業的利益受到損害的。第四十三條 以上工作的完成時間及質量，按太原事業部的考核制度進行考核。第十二章 附則第四十四條 本制度由合約部、辦公室負責修訂和解釋。第四十五條 本制度自頒布之日起執行。第十三章 相關表單LD-JFTY-03-01 項目合約總體計劃表LD-JFTY-03-02 項目近期發包計劃表LD-JFTY-03-03 合同審批表 LD-JFTY-03-04 供應商合同履約評價表LD-JFTY-03-05 供應商名錄共9頁 第9頁