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2024-09-10
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1、合同管理辦法合生創展集團 合生創展集團有限公司合同管理辦 法二OO三年六月目 錄第一章 總則第二章 合同管理機構第三章 合同范本第四章 合同的簽訂第五章 合同的履行第六章 合同的變更第七章 合同的終止第八章 合同的審計第九章 獎懲規定第十章 附則第一章 總 則第一條 為了規范本集團公司及本集團下屬各地區公司、各項目公司的合同行為,防范經營風險,特制定本辦法。 第二條 集團公司、地區公司及其下屬各項目公司與其他自然人、法人、其他組織所發生經濟業務原則上應以書面合同形式(暫不包括電報、電傳、傳真,電子數據交換和電子郵件)約定雙方權利義務。第三條 本辦法就整個集團的合同管理機構,合同簽訂、履行、變更2、終止環節的審批、跟蹤、審計、獎懲等管理內容做出了原則性的規定,集團總部、地區公司、項目公司與其他自然人、法人、其他組織之間以及本集團各公司之間簽訂的各類合同適用本辦法。第二章 合同管理機構第四條 集團總部設立合約管理中心,負責審批合同范本和非范本合同;并對各地區公司的合同管理給予業務指導和檢查監督。合約管理中心由集團工程副總裁分管。第五條 地區公司設立合同管理地區小組(以下簡稱地區小組),在合約管理中心的指導下負責本地區公司的合同管理工作,包括組織合同會審,組織制訂非范本合同,草擬合同范本或其修訂稿,檢查本地區合同履行情況,向合約管理中心匯報本地區公司合同情況等。各地區合同管理小組負責對本地3、區各單位的合同進行總體管理,由地區公司法律合約部在每月1日前將上一個月(截至25號)本地區的合同在簽訂、履行過程中出現的重大問題及相應解決措施按照合約管理中心提供的表格形式填寫并向集團合約管理中心匯報,地區公司未設法律合約部的,由地區公司行政人事部進行。合約管理中心于每月 5日前將相關情況匯總并對尚未解決的問題提出建議,上報到集團工程副總裁(簡稱管線副總裁),并按管線副總裁的指示指導相關單位解決問題。 地區小組的組長由地區公司分管工程的領導擔任,副組長由分管財務的領導擔任,成員由地區公司行政人事部負責人和法律部門等人員組成。第六條 地區公司下屬單位(包括職能部門、項目公司)應按本辦法規定落實本4、單位合同的經辦和跟蹤人員。 第三章 合同范本第七條 集團及各下屬單位在對外簽訂合同時,除下列情形外,必須采用集團的合同范本:1、政府部門規定必須套用國家規范文本;2、經合約管理中心批準同意使用對方的合同文本;3、按本辦法第十條規定制作的非范本合同。第八條 合同范本分為集團范本和地區范本,合約管理中心組織各級業務部門或地區小組起草并進行審查,由主管合約管理的管線副總裁對合約管理中心的審查修改稿進行審批。定稿后的合同范本在全集團或指定的地區內統一推行。地區范本包括適用不同地方性法規或有地區特殊性的合同(如商品房買賣合同),可由地區公司經辦單位起草后送地區小組審核,由地區小組報合約管理中心,合約管理5、中心按合同訂立實施細則的規定將其審批確定為該地區范本。第九條 在合同簽訂過程中有特殊情況需對合同條款進行修改,必須按下列規定報批: 1、合同范本的非選擇性條款(合同范本中以加粗字體標明)必須經合約管理中心批準后方能修改(但與經審批的招標結果相同或分批合同與已簽訂的總合同內容一致,或修改后條款明顯對我方有利的,不需經過合約管理中心,經地區法律合約部審批后可修改。地區公司未設法律合約部的,經地區小組組長審批后可修改),主要包括:(1) 合作條件或承包方式;(2) 付款方式;(3) 結算方式;(4) 驗收標準; (5) 其他重要條款。2、合同范本除以上條款外的其他條款須經地區法律合約部審批后方能修改6、。地區公司未設法律合約部的,經地區小組組長審批后修改,并應報合約管理中心備案,由合同經辦人在合同簽訂后三個工作日內以傳真等形式送至合約管理中心,采用郵寄方式的,應在前述期限內向合約管理中心寄出。第十條 無相應的合同范本可適用的項目,標的在100萬元以下的,由經辦單位和地區法律合約部共同制作非范本合同,經地區公司會審后可以簽訂,但簽訂后應送合約管理中心備案。標的在100萬元以上的(含100萬元),由經辦單位和地區法律合約部共同制作非范本合同,經地區公司會審后送合約管理中心批準方可簽訂。但是第十三條第2款中所指的與集中招標總合同一致的集中招標分批合同及與集團指定的長期合作公司(如珠江總承包公司、珠7、江建筑工程設計公司)簽訂的合同無須經合約管理中心批準。經辦單位為集團職能部門的,制作非范本合同送合約管理中心審定后送集團會審。依照前款需要送合約管理中心備案的合同,由地區公司行政人事部門在合同簽訂后三個工作日內以傳真等形式送至合約管理中心,采用郵寄方式的,應在前述期限內向合約管理中心寄出。第十一條 集團合約管理中心負責在每年年初組織對上年度的合同范本進行重新審查修訂,經集團領導批準后下發作為本年度合同范本。新的合同范本下發前,原來的合同范本照常使用。第四章 合同的簽訂第十二條 除下列合同外,其他所有合同必須經過會審方可簽訂。1、貸款、擔保合同。2、為辦理特殊手續或有特別需要而簽訂的合同。3、因8、特別緊急,董事局或其授權人安排必須先行簽訂的合同。4、承兌匯票合同。5、辦理報建、開戶手續及用于辦理準許使用及驗收手續的合同。主要是指:(1)電房供用協議;(2)供用電方案協議;(3)煤氣開戶合同;(4)信報箱(群)維護協議;(5)教育設施配套移交、接收協議書;(6)供水協議。6、其他經合約管理中心批準不須會審的合同(重大合同的,合約管理中心應報集團領導審批)。第十三條 合同簽定的審批權限:1、以下合同(無論是否有合同范本)必須經合約管理中心批準方能簽訂:(1) 合資、合作類合同及其相關補充協議;(2) 購地、征地、轉讓土地使用權等土地權屬變更合同及其相關補充協議;(3)股權轉讓合同;2、原則9、上金額500萬以上的合同及金額100萬元以上的非范本合同應由合約管理中心審定,金額500萬元以上的合同應報董事局批準。但與集中招標總合同一致的集中招標分批合同及與集團指定的長期合作公司(如珠江總承包公司、珠江建筑工程設計公司)簽訂的合同無論金額大小,不須經過合約管理中心及董事局;3、土地使用權出讓合同須經合約管理中心審定,報董事局批準。第十四條 一般情況下,必須簽訂合同后才能履行相關約定。只有同時具備下列條件,方可先履行,再補簽合同。1、合同標的額在 50 萬元以下;2、合同的主要內容(標的、數量、質量、價款或酬金、履行時間、履行地點、履行方式、違約責任等)已經基本明確,且經過地區公司審核部核10、價;3、時間緊急,不先予履行將嚴重影響工作進程;4、經項目公司或地區公司部門第一負責人以及地區公司主管老總批準。標的額在 50 萬元以上的合同,如時間緊迫,除同時具備以上第2至第4點條件外,須報地區公司第一負責人和集團合約管理中心審批。以上情況項目公司均應采用備用金支付有關款項。第十五條 合同訂立階段的具體操作程序按合同訂立實施細則執行。第五章 合同的履行第十六條 合同生效后,各類合同的跟蹤單位必須指定專人監督合同對方的履約情況,并按合同約定履行我方的合同義務(如付款、簽證、驗收等)。第十七條 合同跟蹤人必須及時將合同各方履行合同的情況詳細記錄到單項合同履行跟蹤表,并作為合同檔案妥善保存,合同11、跟蹤人變更時必須做好交接工作。第十八條 在合同履行過程中,一旦出現合同對方或者我方違約的情況,合同跟蹤人必須保留和收集有關證據,并及時報告地區小組,由其會同地區法律合約部及業務部門進行處理。第十九條 合同的履行跟蹤應實行嚴格的管理,分工明確,責任清楚,層層落實。具體按合同跟蹤實施細則執行。 第六章 合同的變更 第二十條 因情況發生變化,我方需要對合同進行變更時,跟蹤人應立即請示單位負責人及地區小組,由其組織地區法律合約部共同研討變更的風險和處理的方法,并與對方進行協商。第二十一條 如對方提出變更合同,跟蹤人應及時報告地區小組會同地區法律合約部研究是否同意其變更要求,并將情況報請有關領導決定。如12、我方拒絕對方變更要求但對方仍然實際變更的,應按違約處理。第二十二條 我方原則上應及時就合同變更情況與對方簽訂相應的補充協議,并按原合同的會審程序會審。第二十三條 跟蹤人和地區法律合約部應對合同實際變更過程中的有關事實進行證據收集,避免造成公司損失。第七章 合同的終止第二十四條 合同履行完畢、合同解除、權利義務免除或出現其他不必繼續履行合同的情況時,合同跟蹤人在支付最后一筆結算款時,須附上單項合同履行跟蹤表原件,地區公司審核部根據單項合同履行跟蹤表原件確認合同結算總價款后,方可辦理項目結算,單項合同履行跟蹤表送本地區公司行政人事部存檔。合同履行過程中的所有書面材料(包括往來信函、證據等),應交項13、目公司辦公室存檔,若地區或集團公司的職能部門為跟蹤單位的,則交該部門的資料員存檔。第八章 合同的審計 第二十五條 合同方面的違規監管部門為監事會及其下屬地區公司審計部。第二十六條 監事會有權對集團合同的簽訂、履行跟蹤情況進行審計。第二十七條 監事會不定期對標的額在10萬元以上的合同進行抽查。第二十八條 任何單位和員工發現合同簽訂或履行出現違規情況,可向監事會投訴舉報,由監事會進行調查。第九章 獎懲規定第二十九條 基本規定1、本規定分獎勵和處罰兩部份,獎勵分為通報表揚和物質獎勵,處罰分為警告、記過、降級、辭退。2、一年內受到兩次警告者作記小過一次處理,一年內受到兩次記小過者作記大過一次處理。依此14、類推。3、主管級以下員工的降級處罰按降低一級工資處理。4、對出現工作失職但拒不接受本處罰規定的,經公司查實后予以辭退處理。5、對未辦正常離職手續擅離崗位的員工,取消其當月及年度獎金。6、凡員工當月獎金不足以扣罰時以扣除當月全部獎金處理,不再累計到下月執行。7、造成公司經濟、信譽嚴重損失或其他嚴重損害公司利益的行為,除按制度辭退外,公司保留追究其經濟或法律責任。第三十條 獎勵細則一、通報表揚:對以下單位或個人予以通報表揚。1、積極向合約管理中心反饋合同管理辦法的執行情況,并提出合理化建議;2、發現合同范本或已簽訂的合同存在漏洞及時向合約管理中心或地區法律合約部反映,情況屬實,避免給我司可能造成損15、失五千元以下的;二、物質獎勵:對以下單位或個人,除給予通報表揚外并給予物質獎勵。發現已簽訂的合同存在嚴重漏洞,或對合同管理中的違章行為(如暗箱操作等)及時向監事會反映,舉報屬實,避免對公司造成損失五千至三萬元的,增發當月獎金50%;避免對公司造成損失三萬元以上至五萬元的,增發當月獎金100%;避免對公司造成損失五萬元以上至十萬元的,增發當月獎金100%及年度獎金50%;避免對公司造成損失十萬元以上的,增發當月及年度獎金100%,同時晉升工資一級。第三十一條 處罰細則一、凡因工作失職發生如下情形之一者,根據情節輕重給予處分:(一)警告,對第一責任人給予警告處分: 1、將非合同范本作為合同范本送會16、審的;2、會審單位每月超過三次不參與會審、逾期會審或當月逾期共超過十個工作小時,且無正當理由的;3、丟失合同會審文本;4、會審單位在會審過程中因過錯造成或可能造成公司損失五千元以下的; 5、其他在合同管理工作中存在過錯但情節較輕微者; 6、違反本辦法規定造成或可能造成公司損失五千元以下的。(二)記小過,并扣發第一責任人當月獎金50。1、未按本辦法規定向合約管理中心辦理審批或備案手續的;2、經辦單位在辦理合同會審時,應使用合同范本而不使用的或擅自使用對方提供的合同文本;3、使用非合同范本而未按本辦法規定報批的;4、違反本辦法規定修改非選擇性條款的;5、使用錯誤的會審表以逃避會審審批的;6、合同簽17、章后不及時將合同原件及合同會審表等資料送檔案室歸檔的;7、會審單位在會審過程中因過錯造成或可能造成公司損失五千至三萬元的;8、違反本辦法規定造成或可能造成公司損失五千至三萬元的。(三)記大過,并扣發第一責任人當月獎金1001、一份合同按金額分拆為多個合同以逃避監控的;2、未按本辦法規定或印章管理辦法給合同簽章的; 3、會審單位在會審過程中因過錯造成或可能造成公司損失三萬元以上至五萬元的;4、違反本辦法規定造成或可能造成公司損失三萬元以上至五萬元的。(四)降級,對第一責任人給予降低行政級別一級處理,扣發當月獎金100%及年度獎金50%。1、在合同履行過程中,不認真履行合同約定條款,導致我司違約而18、造成損失的;2、在合同履行過程中,不認真監督對方履約情況,在對方違約時未及時報告地區小組并采取相應措施的;3、會審單位在會審過程中因過錯造成或可能造成公司損失五萬元以上至十萬元的;4、違反本辦法規定造成或可能造成公司損失五萬元以上至十萬元的。(五)辭退,對第一責任人給予辭退處理,扣發當月獎金及年終獎金,公司保留追討有關經濟損失或提請司法機關追究刑事責任的權利。1、以簽訂合同為名抽逃、騙取、挪用、隱匿、侵占集團公司資產的;2、在對外簽訂合同中,利用職務上的便利,索取他人財物或者不正當地收受他人財物,為他人謀取利益的;3、以轉貸牟利為目的,套取金融機構信貸資金高利轉貸他人;4、在對外簽訂合同中,以19、非法占有為目的,騙取對方當事人財物的;5、會審單位在會審過程中因過錯造成或可能造成公司直接損失達十萬元以上的;6、其他有損公司形象,對公司利益造成嚴重損害者。7、造成或可能造成公司直接損失達十萬元以上的。(六)同一違規行為同時符合不同處理規定的,按處理較重規定處理。第三十二條 獎勵和處罰程序:1、當事人或責任人為地區公司人員的,不管其職位高低,均由集團監事會或地區公司審計部作出處理決定,由地區行政人事部進行獎懲。2、當事人或責任人是集團人員的,不管其職位高低,均由集團監事會作出處理決定,由集團行政人事中心進行獎懲。第三十三條 “第一責任人”指出現處罰細則中規定的失職情形的合同簽訂或跟蹤的經辦單20、位、項目公司負責人;“第二責任人”指出現處罰細則中規定的失職情形的合同簽訂或跟蹤的經辦人、會審單位責任人,其獎懲按“第一責任人”降低一個檔次(如是最低檔則不必再降);“第三責任人”指出現處罰細則中規定的失職情形的地區小組組長、合約管理中心主任、地區公司的管線老總、財務老總及合同會審最后審批人,其獎懲按“第二責任人”降低一個檔次(如是最低檔則不必再降)。第十章 附則第三十四條 集中招標項目分批合同的操作根據招投標的有關制度執行。第三十五條 本辦法所稱的“以上”包括本數;鑒于本辦法所指之職能部門非所有地區公司均是如此設置,因此具體應指地區公司內承擔相應職能的部門或組別。第三十六條 本辦法所稱的“集團”是指合生創展集團有限公司。第三十七條 本辦法所稱的“地區公司”是指本集團在中國境內各地區所成立之統管該地區(原則上以“市”為單位)經營業務的總公司。第三十八條 本辦法所稱的“項目公司”是指地區公司控股或參股的以項目經營為目標的房地產開發公司;地區公司如下設項目公司種類以外的其他業務類型公司也應參照本辦法執行。第三十九條 本辦法由集團合約管理中心解釋。第四十條 本辦法自正式頒發之日起執行,原合同及非合同立項管理辦法和合同會審管理辦法自本辦法正式頒發之日起廢止。12